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檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。下面是我整理的檔案管理論文，希望你能從中得到感悟!
淺談新時期檔案管理工作
中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1009-4202(2011)04-359-02
摘 要 檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。當(dāng)今知識 經(jīng)濟新時代，檔案 工作者必須認(rèn)清形勢、結(jié)合實際、開拓創(chuàng)新、勇于 實踐。檔案 管理通過與 計算機、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，促進檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)利用效率。
關(guān)鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施
一、做好檔案管理工作的實際意義
檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人從事 政治、經(jīng)濟、科學(xué) 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機構(gòu)、檔案室(團體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機構(gòu))、檔案館等機構(gòu)組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。
檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識單位的工作成果，為單位與各有關(guān)方面進行有意合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。
二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題
隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。
1.檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。
2.檔案的分類變化
檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運用。
3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變
在電子 環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)。
4.電子檔案工作面臨的問題
(1)電子檔案原件的真實性問題
在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權(quán)威性。
(2)電子檔案保存的長久性問題
很多單位將會實現(xiàn)無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
(3)電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
三、提高新時期檔案管理水平的具體措施
我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手：
1.加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識
加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。
2.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化
計算機技術(shù)的 應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
3.增強檔案信息獲取能力
長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，增強鑒定和評估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點：
(1)分清輕重緩急，循序漸進
在推進 計算機 管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
(2)分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
(3)分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。
5.加強電子文件檔案的管理
電子文件是社會進步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強立法，確保電子文件的法律效力。
6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域
檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識 教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識 經(jīng)濟和各項事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。社會的發(fā)展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機制，適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進步貢獻力量。
總之，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，利用各種資源進行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備，以勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。
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檔案管理論文:加強基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提
理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入?計算機 的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充
分滿足計算機工作的技術(shù)要求。 那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢?哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢?總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面?一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多?二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍?三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用?四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)?五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的?六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。
1?全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2?重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3?結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4?統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5?規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是?在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委?北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委?還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種?必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作
不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1?分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2?分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄?對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄?而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3?分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引?而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4?用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊?我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯?關(guān)鍵詞 進行標(biāo)識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如?擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”有人寫“基建”有人寫“廠房建設(shè)”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題?分屬關(guān)系 。
近年來我們在推進檔案管理現(xiàn)代化的進程中通過實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分,在物業(yè)管理企業(yè)復(fù)雜的經(jīng)濟服務(wù)活動中具有十分重要的作用。下面是我為大家整理的物業(yè)檔案管理論文，供大家參考。
摘 要：“物業(yè)檔案管理研究”是北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院與北京金隅集團有限責(zé)任公司(以下簡稱“金隅集團”)的合作項目。以規(guī)范物業(yè)檔案管理為重點，通過對金隅集團等企業(yè)物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查，掌握目前物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、 經(jīng)驗 與存在的問題，結(jié)合提高物業(yè)管理水平的要求，提出了一整套物業(yè)檔案管理 方法 ，系統(tǒng)地闡述加強物業(yè)檔案管理的必要性與方法。
關(guān)鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理
一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性
物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動時形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進物業(yè)服務(wù)水平與效率的提高。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。
二、物業(yè)檔案的構(gòu)成
物業(yè)檔案的基本構(gòu)成如下：
1.物業(yè)清冊：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權(quán)屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完好情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等;
2.物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權(quán)屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉(zhuǎn))租文件、公證書等。
3.業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、入住通知。
4.物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、材料單。
5.物業(yè)服務(wù)檔案：物業(yè)部門在開展公共服務(wù)和專門服務(wù)中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、代理出租等產(chǎn)生的檔案。
6.物業(yè)收費臺帳(冊)：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費情況一覽檔案。
7.物業(yè)經(jīng)營檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經(jīng)營和物業(yè)延伸服務(wù)時形成的檔案。
在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量提供保障，必須尤其重視。
三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的
基本要求和實施方法
我們通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：
首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作不規(guī)范(分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強。即便同一物業(yè)集團內(nèi)部的各下屬公司也如是。
其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內(nèi)部機構(gòu)的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財務(wù)檔案則由財務(wù)部單獨管理。
第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主(客戶)矛盾的主要原因之一。
第四，對兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。
通過深入細(xì)致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結(jié)合物業(yè)管理特點，金隅集團制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實施控制要點如下：
1.要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責(zé)。
“制定一套規(guī)范，明確一個管理責(zé)任者”，并且做到制度配套，操作性強，責(zé)任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點。
檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機制，發(fā)揮物業(yè)檔案對提升物業(yè)管理水平的促進作用;其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責(zé)任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。
物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設(shè)包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍、物業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責(zé)規(guī)范等。
在金隅集團下屬物業(yè)企業(yè)中，100%都有物業(yè)檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時，通過專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，從而促進物業(yè)檔案管理工作。
2.做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點，也是重要的物業(yè)基礎(chǔ)工作。
物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎(chǔ)工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等。考慮到當(dāng)前物業(yè)檔案管理的實際狀況，我們特別強調(diào)物業(yè)文件的形成與歸檔兩個環(huán)節(jié)。
①讓每一個物業(yè)管理與服務(wù)人員有意識地、按規(guī)范形成文件，并注意積累
要提高物業(yè)管理與服務(wù)質(zhì)量，就要求每個業(yè)務(wù)人員在從事各項工作時，必須遵循業(yè)務(wù)流程，有意識、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績效憑證。
對“文件形成”的控制有兩個方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件;二是明確每份物業(yè)文件的內(nèi)容和質(zhì)量(文件上要填寫哪些內(nèi)容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。
②嚴(yán)格執(zhí)行文件歸檔制度
要將文件歸檔作為業(yè)務(wù)流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務(wù)人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項物業(yè)管理與服務(wù)業(yè)務(wù)的收尾。要真正落實這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項服務(wù)工作完成后要逐項或定期的驗收、檢查、績效評估，同時也檢查應(yīng)該形成的文件質(zhì)量。
3.突出行業(yè)特點，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態(tài)。
物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強，案卷形態(tài)多種多樣。
物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有的，實際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他檔案，其數(shù)量也會逐年增加，理所當(dāng)然應(yīng)該作為管理重點。
“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對物業(yè)專門檔案中的以戶為對象的部分。雖然90%企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。
實行一戶一檔管理，不僅便于對“戶”的針對性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個性化服務(wù)，促進物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權(quán)益的好方式。在法律允許的范圍內(nèi)，還應(yīng)盡量豐富一戶一檔的內(nèi)容，包括收集業(yè)主、住戶的 愛好 、習(xí)慣、聯(lián)系方式等個人信息資料。
4.以物業(yè)管理前期介入為契機，打好物業(yè)檔案基礎(chǔ)，將動態(tài)管理落到實處。
在業(yè)主委員會與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時與物業(yè)管理公司簽訂 委托合同 ，履行該物業(yè)的管理職責(zé)。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設(shè)計和施工環(huán)節(jié)，加強對物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。
檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及時協(xié)調(diào)，提高檔案人員的參與度，切實負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個要點是做好動態(tài)管理。因為物業(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強的動態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進行保養(yǎng)、維修，這都要求相應(yīng)的物業(yè)檔案及時隨之改變，保持與實際相符。物業(yè)公司在管理過程中應(yīng)采取定期檢查、日常維護、跟蹤項目等方式來保證動態(tài)信息填補及時、無遺漏，保持檔案的現(xiàn)實有效性。檔案人員及時收集變更的物業(yè)文件。
此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對檔案的利用，主動公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務(wù)需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務(wù)。
總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認(rèn)識到這一點，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對物業(yè)管理整體水平再上新臺階將大有裨益。
摘要：隨著物業(yè)管理在我國的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理的重要性也日益體現(xiàn)。 文章 從物業(yè)檔案管理的特點，現(xiàn)狀及提升建議三個方面闡述加強物業(yè)檔案管理的意義。
關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理 物業(yè)管理 加強
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-263-02
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁;裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強物業(yè)檔案管理尤為重要。
一、物業(yè)檔案管理的特點
1.動態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務(wù)的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對象的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護;業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更;住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準(zhǔn)確，動態(tài)性較強。
2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等;另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。
3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。
4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和一定的公司機密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。
二、物業(yè)檔案管理中存在的問題
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，對物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識不強。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情;物業(yè)檔案管理人員平時缺乏一些專業(yè)知識的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。
3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業(yè)檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等;另一方面對物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現(xiàn)象，從而會導(dǎo)致收集資料不齊。
4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是檔案綜合管理力度不夠;三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強全員檔案管理意識。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實責(zé)任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設(shè)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。
2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立 愛崗敬業(yè) 精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治
檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo);積極參加各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。
3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據(jù)內(nèi)容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表。
4.完善 規(guī)章制度 ，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項規(guī)章制度，對物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動態(tài)的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴(yán)格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任;二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
5.大力提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)管理手段也越來越先進。當(dāng)前，不少物業(yè)企業(yè)在日常工作中已實施“無紙化辦公”模式，即通過系統(tǒng)軟件開展工作。通過信息技術(shù)在物業(yè)檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運行等各個環(huán)節(jié)與辦公有機地銜接起來;利用信息技術(shù)整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。
人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對于基層企事業(yè)單位來講，人事檔案集中反映了一個人在不同時期或不同單位的經(jīng)歷，政治狀況、業(yè)務(wù)狀況，具有集合性、認(rèn)可性、真實性、機密性、現(xiàn)實性、權(quán)威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。
一、基層單位人事檔案管理存在的問題
1、人事檔案材料內(nèi)容失真
真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復(fù)、不真實等問題。例如，將工作時間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，甚至對人員的調(diào)資、定職、離退休等工作均造成了極大的負(fù)面影響。
2、人事檔案案卷質(zhì)量低下
不少單位的人事檔案沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時，存在有頭無尾的問題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現(xiàn)象；許多干部的檔案除個別，因調(diào)動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應(yīng)近期表現(xiàn)的材料。
3、人事檔案交接不規(guī)范
首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現(xiàn)檔案責(zé)任不明、界限不清等問題；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。而有些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
4、人事檔案管理技術(shù)落后
目前，我國人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，技術(shù)落后，盡管耗費了大量的`時間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，在全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調(diào)等設(shè)備的庫房也只占7%左右，大多數(shù)都沒有計算機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，多是手工操作，技術(shù)手段極為落后。
二、加強人事檔案管理的措施
1、注重人事檔案材料收集
隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴(yán)格的要求。對此，檔案管理者應(yīng)及時收集、認(rèn)真整理有關(guān)的檔案資料，并認(rèn)真細(xì)致的進行鑒別，及時處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對個別手續(xù)不全的材料要退回補辦，以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性和權(quán)威性。只有及時的對材料進行補充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應(yīng)干部德、能、勤、績的全貌。
2、完善人事檔案管理制度
要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
3、運用信息化管理手段
實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
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我國人事檔案管理創(chuàng)新研究，基于新公共服務(wù)理論的
摘要：
1)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和民主政治意識的增強,登哈特夫婦所提出的新公共服務(wù)理論正以一種全新的價值理念滲入到當(dāng)代政府管理活動中。人事檔案管理部門作為政府組織人事部門的重要信息機構(gòu),在這種全新的理念沖擊下面臨發(fā)展的機遇與挑戰(zhàn)
2)通過結(jié)合我國人事檔案管理工作實踐,綜合分析我國人事檔案管理現(xiàn)狀,本文認(rèn)為,我國面向公共服務(wù)的人事檔案管理中存在的問題可以歸納為以下四組“矛盾”表現(xiàn)形式,即缺乏個性的人事檔案內(nèi)容與多樣化的社會公共需求間的矛盾、人事檔案封閉式管理模式與公民基本權(quán)利獲得的矛盾、人事檔案管理的嚴(yán)格控制與人事檔案信息分散、“人”與“物”的矛盾。
3)而產(chǎn)生這些“矛盾”的主要原因,除了政治體制,歷史文化積淀與經(jīng)濟投入等因素影響外,還與目前我國人事檔案管理觀念的落后、理論指導(dǎo)的匱乏、部門利益驅(qū)動和監(jiān)督不力、人事檔案管理流程的欠科學(xué),以及人事檔案成本與收益失衡等因素有關(guān)。
4)隨著環(huán)境的變化,作為社會發(fā)展過程中一個重要組成要素的人事檔案管理工作也展現(xiàn)出新的內(nèi)涵與特征。我國人事檔案管理服務(wù)體系和服務(wù)職能,在《政府信息公開條例》和“8”號令的指導(dǎo)下,需要進行重新思考、定位并進一步拓展。
5)文章通過比較分析國內(nèi)外關(guān)于人事檔案與人事文件的定義和人事檔案的重要信息價值體現(xiàn),明確了新環(huán)境下我國人事檔案管理的新內(nèi)涵,即在人事檔案管理過程中要堅持“以人為本”,儲存、開發(fā)和利用公共人事檔案信息資源,不僅為政府機構(gòu)、組織服務(wù),還要為廣大社會公眾生活和公民參與社會經(jīng)濟、政治、文化活動提供保障和創(chuàng)造條件,切實保障廣大人民的根本利益。
6)針對我國目前人事檔案管理機構(gòu)多樣化的特征,本文在明確我國人事檔案管理機構(gòu)作為一種公共服務(wù)性信息管理機構(gòu)的基礎(chǔ)上合理界定了人事檔案管理中的權(quán)責(zé)范疇,并就提高人事檔案管理機構(gòu)的信息管理服務(wù)效能,
7)重塑我國人事檔案管理服務(wù)體系,實現(xiàn)人事檔案的共建共享和拓展人事檔案管理服務(wù)職能等問題進行了有益地探討
論文的主要結(jié)構(gòu)：
第1章 緒論8-14
1.1 選題背景及意義8-9
1.2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀9-11
1.3 基本內(nèi)容及創(chuàng)新點11-12
1.4 主要研究方法12-14
第2章 新公共服務(wù)理論對我國傳統(tǒng)人事檔案管理的沖擊14-21
2.1 新公共服務(wù)理論的基本內(nèi)涵14
2.2 新公共服務(wù)理論對我國傳統(tǒng)人事檔案管理的突出影響14-16
2.2.1 重構(gòu)我國人事檔案管理理念15
2.2.2 強化我國人事檔案管理責(zé)任意識15
2.2.3 推進我國人事檔案管理服務(wù)工作重心的轉(zhuǎn)移15
2.2.4 推動我國人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)化15-16
2.3 人事檔案管理中的新公共服務(wù)理念及其特征16-21
2.3.1 人事檔案管理的新內(nèi)涵16-18
2.3.2 人事檔案管理中的新公共服務(wù)理念18-19
2.3.3 人事檔案管理中新公共服務(wù)理念的特征19-21
第3章 基于新公共服務(wù)視角的我國人事檔案管理問題及原因分析21-28
3.1 基于新公共服務(wù)視角的我國人事檔案管理問題表現(xiàn)21-24
3.1.1 缺乏個性的人事檔案內(nèi)容與多樣化的社會需求之間的矛盾21-22
3.1.2 人事檔案的封閉式管理體制與公民基本權(quán)利獲得的矛盾22-23
3.1.3 人事檔案管理制度上的嚴(yán)格控制與人事檔案信息內(nèi)容的分散23
3.1.4 “人”與“物”的矛盾23-24
3.2 導(dǎo)致我國人事檔案管理服務(wù)水平較低的原因24-28
3.2.1 人事檔案管理觀念落后24-25
3.2.2 理論指導(dǎo)的匱乏25
3.2.3 部門利益驅(qū)動和監(jiān)督不力25-26
3.2.4 人事檔案管理流程欠科學(xué)26-27
3.2.5 人事檔案成本與收益失衡27-28
第4章 基于新公共服務(wù)理論的人事檔案管理創(chuàng)新路徑28-43
4.1 強化面向公共服務(wù)的人事檔案管理理念28-30
4.1.1 協(xié)同合作的理念28-29
4.1.2 以人為本的理念29-30
4.1.3 法制化管理理念30
4.2 夯實面向公共服務(wù)的人事檔案管理服務(wù)體系30-37
4.2.1 合理界定人事檔案管理機構(gòu)的權(quán)責(zé)范疇30-32
4.2.2 構(gòu)建公民參與人事檔案管理服務(wù)模式32-35
4.2.3 推進人事檔案信息資源的共建與共享35-37
4.3 完善面向公共服務(wù)的人事檔案管理原則37-40
4.3.1 系統(tǒng)管理原則37-38
4.3.2 動態(tài)管理原則38-39
4.3.3 適度保密原則39
4.3.4 人本管理原則39-40
4.4 拓展面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能40-43
4.4.1 拓展面向公共服務(wù)的人事檔案管理服務(wù)職能的內(nèi)容40-41
如果還有問題，可以咨詢下鍵盤論文的老師哦~
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TEL：18937133779
