檔案柜資料如何分類整理

文秘如何進行檔案的分類

作為文秘必須能熟練地從事文書、秘書事務工作，那么文秘應該如何進行檔案的分類呢，一起來看看!

一、按字母排列的分類法

在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應該排在 Cryton Philip之后。

數(shù)量較少的、無須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標分，每一雜類卷的封面上應寫有該卷內裝放的文件資料的目錄。

1、按主題分類

文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據(jù)，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導片標示出各類文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業(yè)務相關的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數(shù)量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關該業(yè)務部的總的管理以及該業(yè)務部與其分部、代理商、貿易聯(lián)系單位的關系等等。各主題之間的排列可以根據(jù)字母排列順序進行。按主題分類立檔的優(yōu)點是所有有關資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。

2、按地區(qū)分類

在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的.字母順序排列的。這樣可以使有關地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業(yè)務部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

二、按數(shù)字分類

案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出某一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當?shù)臋n案柜中找到標有該數(shù)碼的案卷。

1、按十進位制數(shù)碼編排分類

這是數(shù)字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數(shù)碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數(shù)表示。

當該系統(tǒng)中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當?shù)奈恢?，然后編上小?shù)。這樣就可以不需要對已經建立的系統(tǒng)進行大的修改和變動。

使用十進位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

2、 按日期排列分類、

這種方法操作十分簡單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。

三、字母法和數(shù)字法的比較

1、 字母順序排列法的優(yōu)點

1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料費用較低。

2、字母順序排列法的缺點

1.查找常用名字時可能會遇到困難。

2.當需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。

3.需要擴充時不容易估算所需要的空間。

3、數(shù)字排列法的優(yōu)點

1. 標有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當文件用畢歸檔時，放錯位置的可能性較小。

2.標上數(shù)碼的文件方便查詢。

2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴充;建立起的相應索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

4、數(shù)字排列法的缺點

1.必須建立相應的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。

2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費錢、費時。

3.如果數(shù)碼標錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴重后果。

四、字母法和數(shù)字法的綜合運用

按字母順序排列和按數(shù)字排列對檔案進行分類各有其優(yōu)點和缺點，我們可以把這兩種方法結合起來運用。

在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。例如：假定A用回來表示，在該組中有5個案卷，那么第四個案卷的編號就是1/4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數(shù)字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時引用。

檔案室的資料怎么分類？

1、如果有“文件編號”，做一個《文件登記表》，按編號分類。
2、如果是無“文件編號”，按文件類型分類，擺放，最好做《文件登記表》。
3、最簡單的就是按資料類、合同類、制度類.....按種類放到文件柜中。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則：

在整理檔案分類的時候，我們應根據(jù)資料中的相關內容進行相關目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉定等工作有著不同的原則管理人員應根據(jù)檔案管理的準 則進行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關人員應明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機密程度之間存在著些許的差異但是相對于檔案管理人員而言檔案管理是 對檔案中的數(shù)據(jù)進行提取與整理。以此為相關人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關的規(guī)定對檔案進行分類、儲存、管理及銷毀, 企業(yè)應對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓使其具有一定的管理技巧進而提高管理質量。

檔案管理人員應該在檔案管理工作中應應該通過自主學習及參與培訓的方式及時的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實際情況來選擇整理分類。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

怎樣做檔案的收集，分類，整理

先把的收集的文檔整理一遍，然后分好類，再按時間或文號順序排列，按每收集打印頁碼，按順序填寫目錄，最后裝訂成冊，把每本檔案編號歸檔即可了。