電 話：18937133779
網 址：http://oaoy.cn
郵 箱：zboao@qq.com
一、紙質合同歸檔：
1、一份合同完全結束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統，可以通過合同系統線上進行歸檔。
合同檔案如何歸檔
現今社會公眾的法律意識不斷增強，我們用到合同的地方越來越多，它也是實現專業(yè)化合作的紐帶。知道嗎，寫合同可是有方法的哦，以下是我精心整理的合同檔案如何歸檔，歡迎大家分享。
一、合同、協議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分。
它是企事業(yè)單位對外進行經營活動、對內進行人事管理的有效憑證，在維護企事業(yè)單位合法權益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。
（一）合同協議檔案反映了企事業(yè)單位對外經營活動的情況，是處理經濟糾紛、切實維護自身合法權益的有效憑證。合同、協議檔案在我校的經營管理工作中發(fā)揮了重要作用，例如：2001年學校對外承包食堂，在承包期未滿時，承包方就以利潤微薄等理由要求退出，我校根據承包協議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設教學樓，8月份與某工程隊簽訂了《建筑施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價格，到了年底全國鋼材價格猛漲，工程隊向我校提出要給予鋼材價格補貼的要求，并以停工相威脅；我校根據合同據理力爭，最終工程隊只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學樓建設。
（二）合同、協議檔案也是處理人事問題的依據。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對考核標準、聘用時間、聘用待遇的事先約定，具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內部往往是正式員工、招聘人員、內退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員并存，現在我國加大了企事業(yè)單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內退人員的問題時，就必須以合同、協議檔案作為參考依據；在實施全員聘任工作時，就更要注重做好合同、協議的歸檔工作。
二、影響合同、協議歸檔的主要因素
（一）從業(yè)人員法律意識淡保1999年我國制定并頒布了全國統一的《合同法》，合同、協議成為了具有法律效力的有效憑證。可是有些職工不學法、不懂法、更不會用法，不懂得在市場經濟下合同所具有的法律效力，不了解市場與合同的必然聯系和相互依存的關系，只顧到市場承攬業(yè)務，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔，結果遇到糾紛就沒有協商與調解的依據，或者依據不足，只好“啞巴吃黃連，有苦說不出”。
（二）從業(yè)人員對歸檔合同和合同管理相互依存的.關系缺乏認識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產生在合同管理的前期階段，在開始履行合同后，從業(yè)人員往往以為合同、協議的作用就到此為止了，忽視了合同、協議的歸檔工作；可是合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段，如果在履行階段出現質量問題、經濟糾紛，企業(yè)就無法利用歸檔合同來維護自身的合法權益。
（三）企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場經濟的發(fā)展和人事制度改革的推進，各企事業(yè)單位產生的合同、協議越來越多，在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩(wěn)固的現狀下，缺乏對合同歸檔程序的明確規(guī)定，個別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。
（四）合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質合同，合同歸檔后仍然以傳統的紙質檔案形式存在，沒有按照現代化管理理念、應用先進的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。
檔案合同管理崗位職責
工作職責：
1、負責公司人力資源、行政事務、企業(yè)文化、團隊建設、管理體系等管理工作，保證公司內部管理工作順利進行；
2、根據公司發(fā)展目標，制定部門工作計劃，定期總結；
3、推行并完善公司的績效考核工作，統計核算員工工資，準時購買員工社保，及時發(fā)放員工福利；
4、合理制定公司招聘計劃，管理人才招聘渠道，做好人員招聘及人才儲備工作；
5、隨著公司發(fā)展，不斷編制、更新、修正管理制度，并督促制度的落實執(zhí)行；
6、定期組織公司培訓及員工活動，及時了解員工思想動態(tài)，提供員工的歸屬感和凝聚力，調動員工工作積極性；
7、負責行政人事檔案合同管理工作及領導安排的其他事務。
職位要求：
1、人力資源、行政管理、工商管理等相關專業(yè)大專以上學歷；
2、三年以上相關工作經驗；
3、熟悉人力資源6大模塊，熟悉國家各項勞動人事法規(guī)政策，熟悉相關的實際操作運用；
4、具備解決突發(fā)事件的能力和較強的分析解決問題能力，熟悉辦理社會保險、招聘、培訓、績效考核與績效管理等工作；
5、具有較強的計劃、組織、執(zhí)行、溝通協調能力和人際關系交往能力，對企業(yè)規(guī)范化運作具備一定的見解；
6、具有良好的職業(yè)道德，踏實穩(wěn)重，責任心強，有較強的溝通、協調能力，具備較強的書面和口頭表達能力。
合同檔案管理制度
為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標文件、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。
三、檔案資料的移交
1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。
2、工程項目在正式下發(fā)中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程項目過程資料，如工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續(xù)。
6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。
5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。
6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。
7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。
法律分析：1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。4、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。7、合同文檔必須專人負責管理。
法律依據：《中華人民共和國民法典》 第四百六十五條 依法成立的合同，受法律保護。
依法成立的合同，僅對當事人具有法律約束力，但是法律另有規(guī)定的除外。
如何進行合同檔案管理
合同的相應負責人應了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚地知道，合同必須有全面的關聯材料，不可隨意擬定，應該按照標準的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關的規(guī)定，每年在規(guī)定時間內進行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當中，因此我們應該進行改革與創(chuàng)新，根據每一個企業(yè)的不同特點進行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關規(guī)定進行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。
各個部門的相關負責人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴謹的工作態(tài)度，認知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應該對合同進行精細規(guī)劃，可以對合同進行統一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標號，方便查找與保管。
勞動合同檔案管理包括以下內容：勞動合同人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案進行分類、編號、排架；對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊；每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現問題及時解決；其他。
【法律依據】
《中華人民共和國檔案法》第十九條
檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。
檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?！倍滥壳皣鴥葢T例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發(fā)的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強對風險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務資料保管。當然,機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列?？梢?盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規(guī)定辦理有關審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發(fā)掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業(yè)界的共識。
積極開發(fā)合同檔案資源,找準切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發(fā)揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業(yè)、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業(yè)自身而言,通過收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構筑本企業(yè)信用體系架構,可以樹立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規(guī)范的合同管理,取得政府部門認證的“重合同守信用”企業(yè)稱號,無疑對樹立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會和企業(yè)“信用管理體系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利于提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執(zhí)行中,對合同執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督、分析評價,及時發(fā)現風險并采取應對措施;合同履行后,對合同執(zhí)行情況進行統計匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標準,建立動態(tài)的客戶信用等級等。從而使企業(yè)具有一定的識別、評估和規(guī)避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發(fā)一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發(fā)出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,并加以提煉開發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點。
