對檔案工作的思考和建議

加強檔案管理工作的幾點建議

時至年底，各項考核工作紛至沓來。作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，檔案資料理所當(dāng)然地成為考核工作必須的檢查項目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關(guān)系到單位的機密和權(quán)益。因此，我們應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強管理，切實提高檔案資料的保密性和利用率。

一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問題

我結(jié)合實際工作經(jīng)驗，經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前基層縣(市)局檔案管理存在的突出問題有以下幾方面：

(一)重視程度不高。有的部門對檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等機會即被當(dāng)廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

(二)分工合作不協(xié)調(diào)。認為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

(三)基礎(chǔ)工作不夠扎實。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時的突擊準備、臨時造假等活動，不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財力、物力的浪費，而且好似用一天的時間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

(四)教育培訓(xùn)有待加強。目前接受上級組織檔案培訓(xùn)的范圍較窄，對象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識儲備，而且目前使用的中軟稅務(wù)辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。

二、對加強檔案管理工作的幾點建議

(一)統(tǒng)一思想、提高認識。各部門要切實認識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點來抓，使干部充分認識到檔案管理工作也是本職工作，推動檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護檔案資料的責(zé)任意識。

(二)明確分工、加強協(xié)調(diào)。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責(zé)。除了搞好綜合檔案室的.工作外，還要協(xié)調(diào)指導(dǎo)會計、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個部門指導(dǎo)收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

(三)健全制度、加強督導(dǎo)。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，組織各部門負責(zé)人和檔案人員進行學(xué)習(xí)，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門負責(zé)人定期進行督導(dǎo)檢查，注重平時檔案管理工作，使各項檔案工作日積月累、循序漸進，避免“臨時抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

(四)強化培訓(xùn)、提供保障。一是擴大培訓(xùn)范圍和知識面，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和解決實際問題的能力;二是從財力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準備的裝具、設(shè)備等物品，要預(yù)先列出配置計劃及時準備;對歸檔時可能需要調(diào)整的問題要給予關(guān)注和解決。

檔案管理工作要如何做好

導(dǎo)語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

1.當(dāng)前檔案管理中存在的問題

1.1對檔案的重視程度不夠，管理意識不強

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開發(fā)。

對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應(yīng)付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

2.檔案管理工作面臨問題的幾點建議

2.1強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用

對于檔案管理人員來說應(yīng)根據(jù)新時期的特點，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，打破傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)模式，建立開放型、超前性服務(wù)模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會提供高效能的檔案信息服務(wù)。這樣才能形成一個檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。

2.2做好檔案工作全程服務(wù)意識

2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務(wù)，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價值

在做好超前服務(wù)和參與服務(wù)工作后，及時總結(jié)、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，全程做好服務(wù)?？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務(wù)工作提供了哪些服務(wù)，解決了什么問題，取得了哪些社會和經(jīng)濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。

2.2.2做好全程服務(wù)，加強重點檔案信息資源的二次開發(fā)

在全程跟蹤服務(wù)過程中，通過對使用單位的調(diào)查、借閱內(nèi)容的統(tǒng)計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發(fā)利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今后若干個開發(fā)過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

為此，應(yīng)該在進一步的追蹤服務(wù)中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內(nèi)向型，并與相關(guān)的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總?cè)诤希M行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。

2.2.3做好全程服務(wù)，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預(yù)測

首先應(yīng)對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎(chǔ)。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業(yè)務(wù)特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎(chǔ)上，對下一階段開發(fā)利用的方向進行預(yù)測，包括具體業(yè)務(wù)部門的需求，發(fā)展動態(tài)分析，重點利用方向的跟蹤調(diào)查以及周期性需求變化等等。

2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應(yīng)加強開發(fā)利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學(xué)校各項工作提供全方位的服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案的作用。

在當(dāng)今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應(yīng)不了形勢發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。

2.4實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

2.4.2管理方式的創(chuàng)新

檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.4.3服務(wù)方式的創(chuàng)新

如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。

3結(jié)語

總之，檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國家機構(gòu)、社會組織和個人的社會實踐活動。檔案管理工作面臨很多問題，提高檔案人的檔案意識是根本，增強服務(wù)意識，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務(wù)。

談當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議

人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對策及思考
1.嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責(zé)。
2.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責(zé)、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
7.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。
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如何加強人事檔案管理工作提出一些可行的方法

如何加強人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進行檔案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個明確的規(guī)章制度進行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現(xiàn)問題時也能夠及時補救，及時補種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對線管人員進行培訓(xùn)，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發(fā)展的腳步，運用科學(xué)的管理方法進行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。
5.利用科學(xué)的管理方法
由于時代的進步現(xiàn)代的管理方法開始升級，計算機技術(shù)的進步有利于管理系統(tǒng)的升級。運用科學(xué)的管理方法實現(xiàn)數(shù)字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準確、高效。

對如何做好縣區(qū)級檔案工作的思考與建議

一、做好縣區(qū)級檔案工作的現(xiàn)實意義
在全面建設(shè)小康社會、構(gòu)造和諧社會的進程中，檔案工作越來越深入地滲透到人類活動的方方面面，檔案工作是基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，有獨特的價值和作用?？梢哉f檔案是歷史、檔案是財富、檔案是憑證。重視檔案工作，對于實踐“三個代表”重要思想，提高黨的執(zhí)政能力，構(gòu)建和諧社會具有重要意義。對縣區(qū)級檔案來說，尤為如此。從法律主體地位看，縣區(qū)級檔案局是基層的執(zhí)法主體、處于金字塔的基座；從現(xiàn)實來看，由于種種原因，縣區(qū)級檔案工作總體來說基礎(chǔ)較差，工作水平還較低，服務(wù)能力不很強；從工作任務(wù)來看，承擔(dān)的任務(wù)很重，一方面要完成上級交給的各種工作任務(wù)，同時要完成本級的各項工作任務(wù)，更為艱難是要完成本轄區(qū)行政、事業(yè)、企業(yè)以及村、社區(qū)的檔案工作指導(dǎo)和監(jiān)管；從服務(wù)對象來看，縣區(qū)級檔案服務(wù)工作點多面廣，直接服務(wù)于經(jīng)濟和社會發(fā)展主戰(zhàn)場。因此，做好縣區(qū)級檔案，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，也是最為關(guān)鍵的一環(huán)，它起承上啟下的作用。
二、縣區(qū)級檔案工作存在的主要問題
1、對檔案工作認識總體不是很高。相對于經(jīng)濟主戰(zhàn)場，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門。對考察黨政主要領(lǐng)導(dǎo)工作政績的指標來說，檔案工作是軟指標，無關(guān)輕重，不象計生工作，社會穩(wěn)定工作一票否定，領(lǐng)導(dǎo)不敢不重視。對檔案工作認識不高主要表現(xiàn)在：一是檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)心中地位不高；二是對檔案工作人、財、物投入不夠；三是從事檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。檔案工作往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。
2、基礎(chǔ)設(shè)施差。一是館庫建設(shè)發(fā)展不平衡。有些經(jīng)濟較發(fā)達的縣區(qū)館庫建設(shè)較好，而經(jīng)濟發(fā)展緩慢的縣區(qū)館庫條件很差，且短期無錢建設(shè)館庫。二是部分館庫面積偏小，條件較差。有的館庫由于面積小，館庫容量已超飽和，部分館庫不符合《檔案建筑設(shè)計規(guī)范》，有些館甚至已為危房。三是檔案館的功能單一，除保管與借用，再無其他功能，根本談不上多功能，如進行學(xué)術(shù)交流，科學(xué)報告，教育基地，文化休閑等。四是大部分館庫設(shè)施設(shè)備簡陋。一般縣區(qū)檔案館僅配備了簡易的去濕機、排風(fēng)扇、溫濕度計、消防筒等。部分檔案館有空調(diào)、電腦。裝具以木柜、鐵柜和戰(zhàn)備柜為主。密集柜的安裝是近幾年才出現(xiàn)的，且數(shù)量有限?，F(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備配備明顯落后于沿海及發(fā)達省市的檔案館庫，遠不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3、人才缺乏，隊伍不穩(wěn)定。一是專業(yè)技術(shù)人才偏少，據(jù)統(tǒng)計，縣區(qū)級專職檔案員有專業(yè)技術(shù)職稱的只占20%左右。二是檔案專業(yè)人才貧乏，縣區(qū)級專職檔案員中畢業(yè)于檔案專業(yè)的只占3%左右。特別是熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏。
4、館藏結(jié)構(gòu)不合理?？h區(qū)級綜合檔案館作為一個保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵，然而由于種種原因，館藏在質(zhì)量方面仍存在較多的問題：一是門類單一，文書檔案所占比重過大，一般超過65%；二是載體單一，紙質(zhì)檔案所占比重過大，一般超過99%；三是內(nèi)容單一，主要是黨政公務(wù)活動的檔案；四是玉石混雜，存在重份文件歸檔立卷問題，保存期限過長問題，重復(fù)進館問題；五是信息陳舊，清理不及時。
5、檔案開發(fā)利用工作沒有很好的開展起來。一般縣區(qū)級檔案館只起到保管、查閱的作用，對檔案信息的研究開發(fā)工作，服務(wù)經(jīng)濟、服務(wù)社會工作還沒有很好開展起來，或者效果還不很明顯。
三、對做好縣區(qū)級檔案工作的建議
1、以人為本，以法開路，構(gòu)造檔案工作的良好環(huán)境。一是爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視什么工作，什么工作就好做，要把有為才有位和有位才有為二者很好的結(jié)合起來，實現(xiàn)二者的良性互動。二是深入開展法制宣傳，《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》是檔案工作者的法律武器，要深入法制宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)者、檔案工作者、群眾知法、懂法，提高其認識。三是建立健全組織網(wǎng)絡(luò)，要有領(lǐng)導(dǎo)管事，基層要有人員做事，檔案局不能成為單打獨斗的光桿“司令”。四是建立健全制度。沒有規(guī)矩不成方圓，檔案工作是一項專業(yè)性、政策性很強的工作，各縣區(qū)委根據(jù)各自實際，制定確實可行的規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作。五是加大執(zhí)法力度，依法查處違法案件，維護檔案法規(guī)的權(quán)威。
2、加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)。檔案館基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)關(guān)鍵是投入，是建設(shè)經(jīng)費問題。在目前情況下，只能采取以本級財政預(yù)算為主，多方籌集的辦法。縣區(qū)級檔案館建設(shè)已逐步引起省委、省政府的重視，已下發(fā)了《關(guān)于進一步加強新時期檔案工作的意見》（湘辦發(fā)[2005]5號文件）已明確提出了“檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)費用要按照省、市州、縣市區(qū)三級投資的方式，分別列入本級基礎(chǔ)建設(shè)資金計劃”的要求，關(guān)鍵是抓好落實。
內(nèi)部設(shè)施設(shè)備的配置與安裝是館庫建設(shè)的重要組成部分。如何保護好檔案，讓檔案信息的利用價值充分發(fā)揮出來，設(shè)施設(shè)備的配置就成了關(guān)鍵因素。一類是技術(shù)設(shè)備系統(tǒng)，另一類是檔案裝備系統(tǒng)。目前，縣區(qū)館庫建設(shè)在技術(shù)設(shè)備的配置上起碼要注重三個方面：一是要注意消防系統(tǒng)設(shè)備的配置；二是要注意溫濕度設(shè)備的配置；三是注重空調(diào)設(shè)備的配置。檔案裝具也是檔案保護的基本設(shè)備，包括柜架箱和包裝材料。目前，檔案架有三種，固定的檔案架、活動式密集架、積層架。
各級檔案部門在館庫內(nèi)部設(shè)施設(shè)備配置安裝時，還必須具有前瞻性和戰(zhàn)略性眼光。即要把數(shù)字檔案館的硬件配置考慮進去。數(shù)字檔案館的硬件主要包括終端設(shè)備（微機）、處理設(shè)備（服務(wù)器）、存儲設(shè)備（磁盤陳列、大容量硬盤、光盤等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機、路由器、網(wǎng)卡等）、打印機、視頻音頻信息采集編輯設(shè)備等。這些硬件的配置要根據(jù)經(jīng)濟能力作出預(yù)算，再根據(jù)建設(shè)進展和需要進行分期購置。硬件設(shè)備不要一次性到位。因為建設(shè)工程長、計算機設(shè)備換代快，如果閑置不用，則會造成浪費的損失。
另外，在建設(shè)數(shù)字檔案時，網(wǎng)絡(luò)及其相關(guān)計算機設(shè)備也是重要的硬件投入，從安全和便于管理的角度來看，網(wǎng)絡(luò)設(shè)計宜采用“三網(wǎng)一庫”的形式。三網(wǎng)即分別是為檔案館局域網(wǎng)、地方政務(wù)網(wǎng)和公眾網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)），一庫是保存檔案資源的大型數(shù)據(jù)庫。為了檔案信息安全保密，數(shù)字檔案館在設(shè)計三網(wǎng)時都會考慮將其物理隔離。
3、依靠人才，加強檔案隊伍建設(shè)
（1）注重人才
社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
一是把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。
二是注重人才的使用，要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年輕干部，對他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導(dǎo)教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點和長處，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。
三是穩(wěn)定檔案干部隊伍。檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。檔案干部的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作。
（2）加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育
面對目前檔案部門人員知識老化，新技術(shù)知識貧乏的狀況，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾個方面：一是注重實用性。二是拓寬知識面。三是因材施教。四是提高外語水平。
4、創(chuàng)新方式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量
縣區(qū)級綜合檔案館作為一個保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵所在。要優(yōu)化館藏。一是走“特色”之路。地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內(nèi)容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色。其一，是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處，或工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學(xué)研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風(fēng)俗習(xí)慣······，將這些“獨特之處”的各種資料收集全，就是這個檔案館與其他館的不同之處。一個地區(qū)的“獨特之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調(diào)整收集對象。其二，館藏特色。館藏特色是指，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機關(guān)及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充。
二是走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手。第一，對現(xiàn)有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。第二，嚴把進館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷，保管期限劃定不準確以及重復(fù)進館等問題杜絕在進館前。第三，加強館藏信息資源的開發(fā)。做好檔案開放工作，編研工作和建立好科學(xué)檢索體系。
　　三是拓寬館藏信息領(lǐng)域。首先，根據(jù)《檔案館通則》中對縣區(qū)級檔案館接收時限在“１０年左右”的規(guī)定，可以考慮對一些重點部門或機關(guān)的接收時間適當(dāng)提前，其提前的“度”掌握在３－５年為宜。其次，應(yīng)建立本館的目錄中心，將各立檔單位室藏中未進館的永久和長期保管期限的各門類檔案，包括未到進館時間的和不在進館范圍的目錄集中起來。第三，收集與館藏檔案有關(guān)的各種資料，使之成為檔案信息不可或缺的一種補充。這類資料包括：本館根據(jù)館藏編寫的各種文件匯集和檔案參考資料，其他部門或單位編寫的與本地區(qū)有關(guān)的地方志、專業(yè)志、年鑒、統(tǒng)計數(shù)字匯集以及口碑性、傳說性的文章、書籍。最后，在做好前三種的基礎(chǔ)上，應(yīng)該考慮走檔案、情報一體化的道路。
5、貼近社會，創(chuàng)新服務(wù)，力求檔案事業(yè)跨越發(fā)展
檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的生命力在于服務(wù)。圍繞服務(wù)做文章，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機制，增強服務(wù)效果，擴大社會影響，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現(xiàn)實。
一是為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。堅持經(jīng)濟建設(shè)到哪里，檔案工作就延伸到哪里。抓好機關(guān)企業(yè)、社會組織、個人建立誠信和致富等檔案。抓好國有改制企業(yè)檔案處置工作，各級檔案部門積極參與檔案的處置與企業(yè)改制工作，妥善解決轄區(qū)內(nèi)破產(chǎn)、改制企業(yè)檔案的處置與流向問題。抓好重點建設(shè)項目檔案管理，為提高重點工程的建設(shè)，投資和管理服務(wù)。二是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，建立黨政領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動檔案庫。開展現(xiàn)行文件服務(wù)工作，為政府分憂，為百姓解難。開展現(xiàn)行文件查閱服務(wù)工作，是檔案部門創(chuàng)新服務(wù)機制、拓展檔案館社會功能、積極投身政治文明建設(shè)的一項重要舉措。三是為基層服務(wù)，抓好基層建檔工作，為維護基層穩(wěn)定和發(fā)展服務(wù)。

如何做好新時期檔案工作的思考

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術(shù)加工，嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。