鐵路歸檔文件整理規(guī)范

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。

文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機(jī)關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機(jī)關(guān)文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。

《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。

因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

淺談鐵路企業(yè)如何做好檔案管理工作

鐵路企業(yè)如何做好檔案管理工作
（一）建立良好的管理制度。
首先，鐵路企業(yè)對檔案管理工作，需要確立一套良好的制度，從而便于管理人員能夠在實(shí)際執(zhí)行管理工作中有相關(guān)依據(jù)可以參考，其中，鐵路企業(yè)對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一管理，并通過部門立卷、歸口負(fù)責(zé)、定期移交以及綜合利用模式而不斷完善檔案管理的制度，進(jìn)而可以有效改善鐵路企業(yè)在檔案管理方面出現(xiàn)文件資料丟失的情況，充分保障檔案資料信息完整性。其次，建立檔案管理的綜合辦公室，通過加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員及相關(guān)的文書、工程工作人員的檔案知識的教育和培訓(xùn)，使得他們可以高效完成對應(yīng)的檔案管理工作。
（二）提升檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。
鐵路企業(yè)需要積極招聘檔案專業(yè)人才，從而可以將檔案管理方面的專業(yè)技能帶入企業(yè)中，幫助鐵路企業(yè)更好地提升檔案管理工作水平。由于檔案工作所涉及的信息多而繁雜，因此，這就要求工作人員能夠采用檔案專業(yè)技術(shù)不斷提升其規(guī)范化。例如在工作中需要嚴(yán)格地執(zhí)行鐵路部門對檔案信息的要求，同時在檔案整理過程中還需要嚴(yán)格審核以及把關(guān)，并且安排技術(shù)人員加強(qiáng)指導(dǎo)，從而使得檔案整理可以較好地在規(guī)范化方式中完成工作。這是提升檔案管理規(guī)范化的有效方式。除此之外，檔案管理人員還需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的情況，提升自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而能夠結(jié)合鐵路企業(yè)的實(shí)際情況而制定出科學(xué)的檔案管理模式，從而提升檔案管理人員的工作效率。
（三）加強(qiáng)對檔案管理資金的投入，完善硬件設(shè)施建設(shè)。
鐵路企業(yè)中的檔案機(jī)構(gòu)主要是充分保存鐵路發(fā)展中所形成的、有保存價值資料的歷史記錄，它們屬于鐵路企業(yè)中不可再生的資源，因此，檔案資料十分重要，對鐵路企業(yè)發(fā)展而言具有至關(guān)重要的作用，鐵路企業(yè)需要重視檔案管理工作，同時在實(shí)際工作中可以增加資金投入。第一，鐵路企業(yè)需要增加檔案用品、用具的資金投入，這便于檔案管理人員購買檔案管理所需要的先進(jìn)設(shè)備，進(jìn)而充分保障檔案資料可以得到良好的保護(hù)。第二，加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，由于檔案所需要的專用庫房以及存放檔案箱柜，隨著鐵路建設(shè)項(xiàng)目的增多，之前的存放空間已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，所以需要通過增加資金投入的方式為檔案管理提供便利。

文件歸檔整理規(guī)定

法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計(jì)劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局，中央和國家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實(shí)施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)目錄中可查到該標(biāo)準(zhǔn)全文內(nèi)容。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

《歸檔文件整理規(guī)則》主要體現(xiàn)出哪些特點(diǎn)?舉例說明.

　　歸檔文件整理規(guī)則
　　DA/T22-2000
　　中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn)2001-01-01實(shí)施
　　1 范圍
　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織。
　　2 定義
　　本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
　　2.1歸檔文件
　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
　　2.2歸檔文件整理
　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
　　2.3件
　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。
　　3 整理原則
　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
　　4 質(zhì)量要求
　　4.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
　　4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
　　5 整理方法
　　5.1裝訂
　　歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。
　　5.2分類
　　歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
　　5.2.1按年度分類
　　將文件按其形成年度分類。
　　5.2.2按保管期限分類
　　將文件按劃定的保管期限分類。
　　5.2.3按機(jī)構(gòu)(問題)分類
　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。
　　5.3排列
　　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
　　5.4編號
　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見圖A1。圖中“*”號欄為選擇項(xiàng)，不選用時無須設(shè)置。以下同)
　　5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
　　5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。
　　5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
　　5.4.4件號：文件的排列順序號。
　　件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。
　　5.4.5機(jī)構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。
　　5.5編目
　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
　　5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目(見圖A2)。
　　5.5.1.1件號：填寫室編件號。
　　5.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
　　5.5.1.3文號：文件的發(fā)文字號。
　　5.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號。
　　5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。
　　5.5.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，。
　　5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。
　　5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A?4型(長×寬297mm×210mm)。
　　5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
　　5.6裝盒
　　將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
　　5.6.1檔案盒
　　5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。
　　5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。
　　5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
　　5.6.2備考表
　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
　　5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
　　5.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
　　5.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
　　5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　題目中所說的歸檔文件整理過程中應(yīng)該必須分年度和保管期限兩項(xiàng)，而機(jī)構(gòu)和問題是可有可無的，現(xiàn)在檔案的管理都是有計(jì)算機(jī)輔助管理的，所以沒必要想以前那樣分的那樣細(xì)了。

　　希望對您有幫助
　　謝謝