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通常通常檔案管理需要1至3人
?每管理1000人檔案,至少配備一名專職人事檔案人員;管理1000-200人檔案,可配備一名專職或兼職人事檔案人員;200人以下的單位,人事檔案可以委托管理。
組織人事部門應(yīng)當明確負責(zé)干部人事檔案工作的機構(gòu)(以下簡稱干部人事檔案工作機構(gòu)),每管理1000卷檔案一般應(yīng)當配備1名專職工作人員;
有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的干部人事檔案工作機構(gòu),還應(yīng)當配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員;
管理檔案任務(wù)較少且未設(shè)立工作機構(gòu)的單位,應(yīng)當明確崗位,專人負責(zé)。
導(dǎo)語:檔案是信息資源的重要組成部分,檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能,是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體,是知識的存儲器,是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介,是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。
1、配備專職人員和齊全的管理設(shè)施
檔案管理工作是細致又繁瑣的工作,必須配備合適的專職管理人員,要求工作細致,做好保密工作,有較強的工作責(zé)任心。同時配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計算機,檔案管理工作必要的辦公用品及電子設(shè)備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷,對檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也大大縮短了時間。
2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效能,充分調(diào)動檔案人員的積極性,充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動性,努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外部交流學(xué)習(xí),不斷提高檔案人員的知識理論水平和業(yè)務(wù)技能。
由于檔案種類和載體的多樣化,檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化和信息化,需要盡快引進一些技能熟練掌握計算機和信息技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才,同時對現(xiàn)有相關(guān)人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面、及時地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能,通過平衡和提高員工的人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu),形成合力高效的人才團隊,從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺階。
3、嚴格執(zhí)行檔案管理制度
企業(yè)檔案具有政治性和機密性的特點,不能隨意公開和向外擴散。為確保企業(yè)檔案的安全,嚴守企業(yè)檔案的秘密,充分體現(xiàn)檔案的嚴肅性和權(quán)威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律,加強制度建設(shè),不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查(借)閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對等制度。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。
4、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實體管理” 與“信息開發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實體管理為基礎(chǔ),以信息的開發(fā)為宗旨和方向,為企業(yè)的各項工作提供憑證和參考作用。
但是,據(jù)調(diào)查表明,占企業(yè)所有知識46% 的企業(yè)檔案中蘊含的知識,“被很好地歸類,并及時提供給需要這些知識的人,從而發(fā)揮作用的只有12% ?!逼髽I(yè)檔案蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識,因此,企業(yè)檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息,更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識,將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識,實現(xiàn)企業(yè)的知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說,企業(yè)的檔案管理和知識管理具有共同的目標和動機。
5、進一步加強爭先創(chuàng)新意識
企業(yè)檔案的價值在于利用,是通過服務(wù)社會取得實效來體現(xiàn),檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作,服務(wù)性強,以往是坐等利用者上門,我們被動提供服務(wù)模式,很難適應(yīng)改革發(fā)展的新形式,這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動性,化被動為主動,主動上門服務(wù),并簡化檔案的利用手續(xù),推行檔案利用一條龍服務(wù),為需求者提供準確有效地服務(wù)。
我們要不斷總結(jié)新經(jīng)驗、新做法,結(jié)合檔案部門的工作實際情況從經(jīng)濟社會發(fā)展的需要出發(fā),根據(jù)實踐發(fā)展的要求,及時修正不合時宜的制度,并將符合實際需要的新經(jīng)驗和做法以制度的.形式固定下來,依據(jù)制度管人理事,推進工作制度化、規(guī)范化、程序化。
以創(chuàng)新服務(wù)水平、更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)方式、服務(wù)水平為目標,密切關(guān)注重大活動、重大事件,準確把握檔案工作的重點、熱點,及時、主主動地管理檔案,努力實現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新,從而使檔案管理工作及時跟上時代步伐。
檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用,而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑,經(jīng)濟效益和社會效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢下,檔案工作更應(yīng)跟上時代步伐,掌握現(xiàn)代化先進技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能,進一步凝聚共識、凝聚力量,把十八大精神落實到檔案工作上來,埋頭實干,全面推進檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展,為早日實現(xiàn)“中國夢”貢獻自己的全部力量。
6、結(jié)語
企業(yè)檔案是一種重要的知識資源,是企業(yè)各項決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽的基礎(chǔ),是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn).因此,企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作,在企業(yè)發(fā)展過程中,要充分認識到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義,從而在日常的管理過程中積極去應(yīng)對和解決各種可能出現(xiàn)的問題,求實創(chuàng)新,使企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化,從而進一步推動企業(yè)的快速發(fā)展。
高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立檔案館:(一)建校歷史在50年以上;(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上;(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立綜合檔案室。 高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu),應(yīng)當具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案,可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。 高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)是:(一)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作;(二)擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度,并負責(zé)貫徹落實;(三)負責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料;(四)編制檢索工具,編研、出版檔案史料,開發(fā)檔案信息資源;(五)組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作;(六)開展檔案的開放和利用工作;(七)開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發(fā)揮檔案的文化教育功能;(九)開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。有條件的高校檔案機構(gòu),可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。第九條 高校檔案館設(shè)館長一名,根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名,根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任,以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負責(zé)人),應(yīng)當具備以下條件:(一)熱心檔案事業(yè),具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷;(二)有組織管理能力,具有開拓創(chuàng)新意識和精神;(三)年富力強,身體健康。第十條 高等學(xué)校應(yīng)當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)該校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當遵紀守法,愛崗敬業(yè),忠于職守,具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。第十二條 高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。第十三條 高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員,應(yīng)當按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。
第一章 總則第一條 為了實現(xiàn)全國稅務(wù)機關(guān)檔案的科學(xué)管理,提高檔案工作的水平,維護檔案的完整與安全,更好地為稅務(wù)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《機關(guān)檔案工作條例》,結(jié)合稅務(wù)機關(guān)的工作實際,制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案,是指全國稅務(wù)系統(tǒng)各級機關(guān)在工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 全國稅務(wù)檔案工作,由國家檔案局在宏觀上統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督指導(dǎo);由國家稅務(wù)總局制定規(guī)劃,建立制度,實施檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)。省以下各級稅務(wù)機關(guān)的檔案工作由機關(guān)的辦公室主管,在業(yè)務(wù)上接受上級稅務(wù)機關(guān)和地方同級檔案行政管理機關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)。第四條 各級稅務(wù)機關(guān)在工作活動中形成的檔案,均應(yīng)當集中到本機關(guān)的檔案管理部門統(tǒng)一保管,不得分散保存。第五條 各級稅務(wù)機關(guān)都必須在辦公廳(室)內(nèi)建立檔案室,配備必要的專職檔案管理人員。檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。第六條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案機構(gòu)的基本職責(zé)是:
?。ㄒ唬┙⒔∪緳C關(guān)檔案工作的各項規(guī)章制度。
?。ǘ┍O(jiān)督、指導(dǎo)本機關(guān)各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
?。ㄈ┘薪y(tǒng)一管理本機關(guān)各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為機關(guān)各項工作服務(wù)。
(四)指導(dǎo)、監(jiān)督本機關(guān)所屬單位和下級稅務(wù)機關(guān)的檔案工作。
?。ㄎ澹┌匆?guī)定向同級國家檔案館移交應(yīng)當進館的檔案。
(六)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。第七條 檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)的方針、政策與法規(guī)。檔案工作人員要遵紀守法,保守檔案機密,熱愛檔案工作,精通檔案業(yè)務(wù),熟悉稅收業(yè)務(wù),努力把檔案工作做好,為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策和各項稅收工作服務(wù)。第二章 文書的立卷和歸檔第八條 各級稅務(wù)機關(guān)工作活動中形成的具有使用和保存價值的文件材料在辦理完畢后,由各單位文書部門整理、立卷,并向本機關(guān)檔案管理部門移交歸檔。第九條 立卷任務(wù)的劃分:
?。ㄒ唬└鲉挝回撠?zé)自行承辦文件的立卷。
(二)機關(guān)內(nèi)部會辦的文件,由主辦單位立卷。
?。ㄈ┍緳C關(guān)與外單位會辦的文件,屬本單位主辦的,由本單位主辦部門立卷;外單位主辦的,本單位主辦部門以副本立卷。本單位代上級機關(guān)草擬的文件及其定稿,由上級發(fā)文機關(guān)立卷,草稿和副本由本單位立卷。第十條 歸檔范圍按照本辦法所附的《全國稅務(wù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。第十一條 文書立卷應(yīng)當遵循文件的自然形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體要求是:
(一)應(yīng)當歸檔的文件材料,必須齊全完整。
?。ǘw檔的文件材料,應(yīng)當按照問題、組織機構(gòu)、作者、時間、文種的通訊者等特征立卷。
?。ㄈ┰跉w檔的文件材料中,應(yīng)當將相應(yīng)的正件與附件、正本與定稿、請示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起立卷;文電應(yīng)當合一立卷。
?。ㄋ模┎煌甓鹊奈募话悴坏梅旁谝黄鹆⒕?,但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷,沒有復(fù)文的放在請示年立卷;跨年度的計劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;如果計劃、總結(jié)在同一文件中,應(yīng)當視文件內(nèi)容的主次確定歸卷年度;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;合同性文件放在簽字年度立卷;各類案件材料放在結(jié)案年度立卷。
?。ㄎ澹┚韮?nèi)文件材料應(yīng)當按照其內(nèi)部聯(lián)系、重要程度、問題或者時間順序科學(xué)排列,正本在前,定稿在后;批復(fù)、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后;法規(guī)性文件和其他重要文件的定稿在前,歷次修改稿在后;案件材料,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。再按照排列順序,用鉛筆認真編寫頁碼。
?。┱J真填寫卷內(nèi)文件目錄。文件沒有標題或者標題不明確的,要另擬標題;文件責(zé)任者、時間不清楚的,要查清楚后填入,并備注說明。
?。ㄆ撸┌妇矸馄?yīng)當按照規(guī)定逐項填寫清楚。案卷題名要簡明、準確地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容與成分(一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱等),體式一致,文字簡練,使用簡稱應(yīng)當通用易懂,并用毛筆或者鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
?。ò耍┯嘘P(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明應(yīng)當逐項填寫在備考表內(nèi);若無情況可說明,也應(yīng)當將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)當置于卷尾。
?。ň牛┚韮?nèi)文件材料要去掉金屬物,破損的文件應(yīng)當裱糊,字跡擴散的應(yīng)當復(fù)制與原件一并立卷。
?。ㄊ﹤髡嫖募詮?fù)印件立卷歸檔。
?。ㄊ唬┞曄癫牧蠎?yīng)當單獨存放卷盒、像冊中,并用文字標出攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
?。ㄊ┧妇硪茖W(xué)地劃分保管期限。
下級單位文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構(gòu)成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、認真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4、負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、各部門配備一名兼職檔案員,負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構(gòu)成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員,負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃,相對濕度要持續(xù)在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6、庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時,不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴肅處理并追究其職責(zé)。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的職責(zé)。