檔案的管理方式有幾種

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深經(jīng)理指出：

作為檔案管理從業(yè)人員，檔案分類是基本內(nèi)容之一。做好檔案分類工作，就可以使檔案管理工作效率提高。那么檔案分類應該遵循哪些原則，才能讓檔案管理工作更專業(yè)，更科學呢？小編就給大家簡單介紹一下國家關于檔案管理分類應遵循原則供大家參考！

國家檔案分類，是以國家機構和社會組織從事社會實踐活動的分工為基礎，按照檔案的內(nèi)容和特點，分門別類組成的科學體系。它是對概括檔案內(nèi)容特征的概念進行邏輯分類和系統(tǒng)排列形成的一種概念標識系統(tǒng)。檔案分類法的表現(xiàn)形式是檔案分類表。檔案分類表是進行檔案分類標引的依據(jù)，用于編制分類檢索工具，提供分類檢索途徑。檔案分類法以職能分工為主要分類標準，并結合檔案記述和反映的事物的屬性，選擇其他輔助分類標準。如行業(yè)分類、載體分類、學科分類等。

檔案是人類社會實踐活動的歷史記錄，而人類社會實踐活動是以國家機構、社會組織和個人的職能分工形式來進行的，因此，職能特性是檔案特有的最主要的屬性，以職能分工為基礎建立起來的分類體系能反映出社會實踐分工情況，與檔案實體的全宗管理原則相協(xié)調(diào)，具有穩(wěn)定性和客觀性，也便于檔案利用者有效地檢索和利用檔案。職能分工原則是檔案分類區(qū)別于其他文獻分類法的主要標志。

檔案分類法采用的是體系分類法的原理。所謂“類”， 是許多具有某種共同屬性的事物的集合。用以表示一類事物的名稱，稱為類名，在文獻分類中，稱為類目。類目是分類法的基本單位，類目的代號稱為分類號，分類法是以分類號做標識，按分類號的順序排列的。類是可分的，一事物除了具有與同類事物共同的屬性外，還具有其他屬性，因此，可以用另外的屬性作為分類標準對一類事物進行劃分，即分類。經(jīng)過一次劃分所形成的一系列概念稱為子類或下位類，被劃分的概念稱為母類或上位類，它們之間的關系是隸屬關系，各子類之間互稱同位類，它們之間是并列關系。分類可以連續(xù)進行，經(jīng)過一次劃分所得的子類，還可以用其他分類標準再次劃分。這樣層層劃分，層層隸屬，便構成了一結構嚴密的等級體系。

畢業(yè)生檔案一般有哪些保管方式？

一是，將檔案轉至生源地或經(jīng)學校同意暫時留在學校,按照政策,學校只代為保管2年。超過2年未落實工作單位,學校會將檔案發(fā)回原戶籍所在地公共就業(yè)和人才服務機構保管。
二是，高校畢業(yè)生到具有檔案管理權限的機關、事業(yè)單位、國有企業(yè)就業(yè)的,由單位直接接收、管理檔案。
三是，到無檔案管理權限的單位(私營企業(yè)、外資企業(yè)等)就業(yè)的,可由各地公共就業(yè)和人才服務機構負責提供檔案管理等人事代理服務。

檔案管理方法 檔案管理方法有什么

1、各種檔案按組卷要求，由立整理，按規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。

5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。檔案統(tǒng)計制度。

檔案實體管理的方法

1、抽屜式直立檔案。
2、開放式橫向檔案管理。
3、穿孔式活頁夾。
4、檔案盒。
5、金屬文件夾。
6、透明資料袋。
7、兩層或四層資料盒。不管是在學校還是在工作中，都離不開信息，有個人信息，也有工作信息。信息一多，檔案也越多。檔案里記載的不僅有個人資料文件，而且還有工作上的須知等。

1、抽屜式直立檔案。所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠將種類繁多的檔案詳細地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。
2、開放式橫向檔案管理。所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊。
3、穿孔式活頁夾。穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點就是易于保存資料，不必擔心資料次序錯亂或遺失。
4、檔案盒。這種檔案盒的特點是能實現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。
5、金屬文件夾。金屬文件夾里面有一個彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。
6、透明資料袋。透明資料袋一般被用來暫時保存文件資料，使得資料不會被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取。
7、兩層或四層資料盒。這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。

檔案管理的內(nèi)容是什么
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。

檔案管理的對象是什么
檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。
總之，檔案管理有利于查閱、管理，大大提高了單位的工作效率；檔案管理實質上來說也是一項管理性、服務性的工作，在構成社會的科學系統(tǒng)中占有重要地位。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國檔案法》第一條??為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，制定本法。
第二條??本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。
《中華人民共和國檔案法實施辦法》第一條??根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的規(guī)定，制定本辦法。
第二條??《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。

檔案管理的有效方法

導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標準化

檔案管理，要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執(zhí)行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標準上。

檔案管理人員都應承擔起所負責任，要明確責任范圍。以國家檔案管理工作目標作為標的物、嚴格要求自己，評定自身工作好壞，實行目標管理最大化，根據(jù)標的物的管理工作要求制定自己的具體目標及工作計劃，力求使檔案管理工作達到具體化、規(guī)范化、標準化并落實到自身所負其責。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運行

1.加強檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進的技術手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強檔案管理系統(tǒng)的建設，科學規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負責管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學高效管理。做好庫房通風工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設施和措施以保護檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調(diào)閱網(wǎng)絡，在領導的統(tǒng)一負責指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務檔案在內(nèi)，一定要切合實際，具體制定檔案管理的各項規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權限和保密工作，對檔案管理進行層級監(jiān)督管理、指導，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應深入各科室，了解各科室主要業(yè)務活動，以便對各科室的業(yè)務檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務科室具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強領導、分級集中、各負其責。通過統(tǒng)一的領導、達到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應愛崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責;因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應根據(jù)檔案材料來源廣，使用范圍大的特點：

1.把握文件收集的主動權，不留余力應做到腿勤、嘴勤、手勤，主動上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時收集隨時整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

2.加強與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進行交接，避免借閱歸檔時錯記、遺漏。同時階段工作結束或年度工作結束，檔案管理人員應主動上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時有效的歸置入檔。

3.應加強宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，不僅增強檔案管理員的檔案意識，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進檔案工作的開展。

四、加強檔案管理人員的業(yè)務能力和素質

在當今的科技信息網(wǎng)絡發(fā)達時代， 隨著社會經(jīng)濟的不斷提高發(fā)展，科學技術的進步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應掌握專業(yè)知識，開拓進取，優(yōu)化知識結構，要積極參加教育培訓，全面提高業(yè)務能力和素質培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結合工作實際情況，拓寬并更新知識面，不斷學習掌握現(xiàn)代技術網(wǎng)絡系統(tǒng)檔案管理平臺，尤其是計算機知識和信息知識，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實提高檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設備技術現(xiàn)代化、管理標準化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標準性的現(xiàn)代化技術包括：微機檢索技術和網(wǎng)絡技術等，可是能夠充分利用這些技術來作為保護好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價值的資料，來滿足當今企業(yè)對檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點工作，作為目標工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲檔案內(nèi)容，增新有價值的信息儲存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。