《人事檔案管理辦法》

第一條 為規(guī)范公司人事檔案管理，維護(hù)公司和員工權(quán)益，特制定本辦法。

第二條 XXX是公司人事檔案（含公司退休員工檔案）的歸口管理部門，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、歸檔、保管、借閱及傳遞的管理。

第三條 XXX按人事檔案歸檔的內(nèi)容有計(jì)劃、定期向各部門收集人事檔案資料，經(jīng)整理后入檔。

第四條 各部門按人事檔案歸檔要求的內(nèi)容和規(guī)定及時(shí)向XXX報(bào)送員工的有關(guān)檔案材料。XXX收到人事檔案材料后，須經(jīng)整理、鑒別認(rèn)定后入檔。

第五條 各部門因工作需要需查閱人事檔案時(shí)，須持本部門開具的《查閱檔案材料介紹信》，且至少要有兩個(gè)人到XXX檔案室內(nèi)查閱，少于兩人的不予提供查閱。對(duì)于非公司內(nèi)職工查閱公司相關(guān)人員檔案時(shí)，需填寫《查閱人事檔案材料審批表》，經(jīng)XXX領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后按程序辦理。

第六條 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

（一）未經(jīng)人事檔案員允許，查閱人不準(zhǔn)摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容；

（二）查閱人不準(zhǔn)查閱本人或直系親屬檔案材料；

（三）查閱人不準(zhǔn)泄露被查閱人檔案內(nèi)容。

第七條 人事檔案借閱管理

（一）凡需要辦理人事檔案借閱手續(xù)的，經(jīng)辦部門須至少提前一天向XXX提交所需內(nèi)容、時(shí)間、目的等情況，以便XXX及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)；

（二）經(jīng)辦部門借用人事檔案須經(jīng)XXX主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借用時(shí)間不得超過三天，確需超期借用時(shí)必須補(bǔ)辦延長手續(xù)。

（三）查閱、借用人事檔案，經(jīng)辦人雙方必須履行交接手續(xù)。查閱、借用后XXX人事檔案員須查對(duì)檔案無任何問題后收回歸檔。不履行交接手續(xù)和不經(jīng)查對(duì)即歸檔的，追究人事檔案員責(zé)任。

（四）對(duì)借用的檔案，借用人必須妥善保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、傳閱、涂改、復(fù)印、拍照、不準(zhǔn)抽撤張頁及泄露檔案內(nèi)容。對(duì)違反規(guī)定視其情節(jié)和造成后果，予以行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰。

第八條 凡經(jīng)公司批準(zhǔn)由公司調(diào)出的人員，XXX負(fù)責(zé)其人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的辦理，將其人事檔案發(fā)送調(diào)往單位或轉(zhuǎn)交調(diào)出人員自帶。

單位人事檔案管理辦法(2)

單位人事檔案管理辦法

(二)查閱公司中層管理人員人事檔案，須經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查閱。

(三)人事檔案只限在檔案庫房查閱，一般不得借出。特殊情況需要借出，須按人事管理權(quán)限征得有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(四)查閱檔案人員要愛護(hù)檔案，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全，不得私自將檔案卷折疊、拆卸調(diào)換、涂改、劃道、復(fù)制、更不得遺失。

(五)查閱檔案人員要遵守有關(guān)保密工作規(guī)定，不得隨意將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄露。如違反規(guī)定造成不良影響應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

(六)因工作需要從人事檔案中取證的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，才能復(fù)制有關(guān)檔案材料。

(七)對(duì)利用信函了解檔案有關(guān)內(nèi)容的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，只能提供與信函有關(guān)的項(xiàng)目。

(八)任何個(gè)人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

第六條 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

(一)因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變化、退休等需將人事檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞手續(xù)，以保證人事檔案的絕對(duì)安全。

(二)轉(zhuǎn)出人事檔案，要認(rèn)真對(duì)其清理并整理，填寫轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)出時(shí)間和原因，在名冊(cè)上注銷。

(三)轉(zhuǎn)出的人事檔案均應(yīng)包裝密封，貼好封條并按管理權(quán)限加蓋部門印章。

(四)轉(zhuǎn)遞人事檔案，不得以平信、掛號(hào)、包裹等公開郵寄，必須通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或由組織指定專人遞送，不準(zhǔn)本人自帶。

(五)對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案，超過一個(gè)月未收到回執(zhí)，應(yīng)及時(shí)催問。

(六)接收轉(zhuǎn)入的檔案要核對(duì)是否是本單位所屬人員檔案，認(rèn)真核對(duì)檔案材料數(shù)量，確認(rèn)無誤后，將轉(zhuǎn)入的檔案詳細(xì)登記，在轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上蓋章，將回執(zhí)及時(shí)退回寄出單位。

第七條 人事檔案的統(tǒng)計(jì)

人事檔案要定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保所管理的檔案與所管人數(shù)相符。人員調(diào)動(dòng)、離退休、死亡后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類保管，隨時(shí)做好接收、轉(zhuǎn)出變動(dòng)情況的登記以及檔案數(shù)字統(tǒng)計(jì)。

第八條 檔案材料的銷毀

(一)經(jīng)鑒別屬于重復(fù)或不應(yīng)歸檔的材料，要進(jìn)行清退或銷毀。銷毀材料要進(jìn)行登記，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后進(jìn)行。

(二)銷毀檔案材料必須到保密部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，其中要有兩名正式黨員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第九條 本辦法的解釋權(quán)屬公司人力資源部。

人事檔案管理規(guī)定

法律分析：人事檔案管理?xiàng)l例包括：總則，整理工作的基本要求，檔案材料的鑒別，檔案材料的分類，檔案材料的排序與編目，復(fù)制與技術(shù)加工，裝訂與驗(yàn)收入庫，整理工作的注意事項(xiàng)及附則。

法律依據(jù)：《人事檔案管理?xiàng)l例》

第四條 整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條 整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條 整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。

人事檔案如何管理

一、人事檔案管理政策依據(jù)

v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號(hào))

v《濟(jì)南市人事代理暫行辦法》(濟(jì)政辦字﹝1998﹞81號(hào))

v《山東省流動(dòng)人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號(hào))

v《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號(hào))

v《中華人民共和國檔案法》

v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號(hào))

二、流動(dòng)人員人事檔案的范圍

v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;

v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

v外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

v其他流動(dòng)人員的人事檔案;

v注：按照組織部現(xiàn)行規(guī)定，機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。

三、流動(dòng)人員人事檔案的管理

v流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。

v 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

四、檔案工作人員職責(zé)

v一、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。

v四、登記干部職務(wù)、工資等變動(dòng)情況。

v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。

v六、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ，搞好干 部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案

v十、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

五、人事檔案保管保密制度

v一、牢固樹立安全保密觀念、增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》

v二、干部檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。

v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對(duì)濕度45-65﹪)，安全防護(hù)措施要經(jīng)常檢查，杜絕隱患。

v四、檔案管理人員離開庫房時(shí)要及時(shí)關(guān)燈、鎖好門窗，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫房。

v五、任何個(gè)人不得私自保存他人檔案，禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計(jì)干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場(chǎng)所。

v六、保管干部檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年全面檢查核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

六、人事檔案查閱檔案制度

v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。

v2、閱檔人員必須是中共黨員。

v3、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。

v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

v5、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

v7、閱檔人員在查閱干部檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙