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一、檔案管理人員要具備什么條件
1、檔案管理人員要具備的條件如下:
(1)大學(xué)本科畢業(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿1年;大學(xué)??飘厴I(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿2年;
(2)大專畢業(yè)擔(dān)任管理員職務(wù)滿1年;中專畢業(yè)后,從事檔案專業(yè)工作滿4年,或中專畢業(yè)擔(dān)任管理員職務(wù)滿3年。
2、法律依據(jù):《中華人民共和國勞動法》第三條
勞動者享有平等就業(yè)和選擇職業(yè)的權(quán)利、取得勞動報(bào)酬的權(quán)利、休息休假的權(quán)利、獲得勞動安全衛(wèi)生保護(hù)的權(quán)利、接受職業(yè)技能培訓(xùn)的權(quán)利、享受社會保險(xiǎn)和福利的權(quán)利、提請勞動爭議處理的權(quán)利以及法律規(guī)定的其他勞動權(quán)利。
勞動者應(yīng)當(dāng)完成勞動任務(wù),提高職業(yè)技能,執(zhí)行勞動安全衛(wèi)生規(guī)程,遵守勞動紀(jì)律和職業(yè)道德。
二、檔案管理人員素質(zhì)要求是什么
1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),要努力學(xué)習(xí)有關(guān)的方針政策,努力學(xué)習(xí)文化科學(xué)知識;
2、熟悉本單位業(yè)務(wù)職責(zé)范圍和工作規(guī)律,提高工作能力,努力學(xué)習(xí)有關(guān)的業(yè)務(wù)知識,認(rèn)真總結(jié)檔案管理人員工作的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律,精益求精,提高檔案管理人員工作的質(zhì)量和效率;
3、養(yǎng)成良好的工作作風(fēng),實(shí)事求是,認(rèn)真踏實(shí),一絲不茍;
4、遵守保密紀(jì)律,執(zhí)行保密制度,確保文件的安全。
檔案管理工作做得如何,是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,大家一起來看看吧。
一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)
檔案就是完成了書面工作處理程序,將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步,要規(guī)范的處理公文,細(xì)致的審查公文,公文形成的過程要嚴(yán)格把關(guān),這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。
公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié),有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步,不同單位的草案擬制部門各不相同,有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制,有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異,對于公文擬制所需的要求理解分析不一致,可能會導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題:
1、體裁使用不正確,比如請示公文和報(bào)告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運(yùn)動文種。
2、一些公文的附件標(biāo)識不明確,一些公文有附件,沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識,也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號,整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標(biāo)注不明確,不便查閱。
4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。
以上情況,對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此,負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員,有責(zé)任和義務(wù)對各個部門的公文進(jìn)行查看,仔細(xì)審核,尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān),在有問題的情況下,要盡快通知提供公文初稿的單位,告知對方具體情況,將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。
二、檔案整理工作,從公文的評估分類做起
在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后,便可以將公文進(jìn)行保存,并把公文的類別進(jìn)行整理和分類,將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存,不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文,例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文,這類公文就需要明確標(biāo)注,以備隨時查閱。要做好這項(xiàng)工作,務(wù)必要遵守以下幾個條件:
1、對于這項(xiàng)檔案整理工作,需要有清晰的認(rèn)知,要把管理檔案工作做好,就要把公文的管理規(guī)范熟知,才能將公文員工作真正融合,還要提前對所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查,掌握所有檔案信息,保證檔案有高質(zhì)量,以防檔案重復(fù),使檔案管理更便捷、科學(xué)。
2、作為檔案工作人員,必須要有職業(yè)責(zé)任感,對工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,將檔案記載在大腦中,對每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心,對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?;?。
3、作為公文文秘要時常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識,及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作,在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識,隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍,時常范圍,做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn),在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料,做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候,需要先檢查形成公文的前期材料,在過程中,需要翻閱其他附屬資料,如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要,過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的,要跟蹤回收,堅(jiān)決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中,這不但可能會對檔案造型損壞、遺失,也會因?yàn)闀r間過長而遺忘檔案的收歸,對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中,要不斷的復(fù)查過去的歷史進(jìn)程,對檔案流向掌握清晰,在過程中,需要注意以下幾個方面:
1、檔案整理工作必須從平時做起
對于上級發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲存價值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時查閱。
2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)
對于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,一定要及時的將所有的文件資料收集完整,按照資料的內(nèi)容順序,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件,過程務(wù)必不能有所遺漏,否公文檔案不完整,會給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo),影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運(yùn)作,不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱,了解單位目前的大致情況以外,還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù),為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明,和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。
做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益,對于整個社會檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下,不斷對檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新,以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案,可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。
四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享
一個檔案管理的工作人員,需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn),對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教,不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類,需要結(jié)合實(shí)際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合,也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔,但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間,檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識感,建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息,擴(kuò)寬知識面,將知識經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。
五、結(jié)語
檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán),是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善,提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感,全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化,更好的完成與各部門的工作配合,提高整個工作流程效率,減少繁瑣的環(huán)節(jié),為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。
高速公路的運(yùn)營不僅對高速公路的建設(shè)負(fù)責(zé),還對高速公路的管理以及維護(hù)負(fù)責(zé),因此,高速公路系統(tǒng)單位需要動用到大量的人力物力資源,在運(yùn)營管理規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中,也面臨著大量的人事變動。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對系統(tǒng)內(nèi)人力資源開發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù),具有非常重要價值。
1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述
人事檔案是以個人為單位根據(jù)人員的自身情況、個人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料,起著憑證、依據(jù)和參考的作用,在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時,都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進(jìn)行分析和總結(jié),提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議,使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。
2.目前高速公路人事檔案管理中的問題
2.1 檔案管理的信息化程度低
高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低,是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代,無論是人事檔案查閱、調(diào)動,還是應(yīng)用,都離不開網(wǎng)絡(luò),但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應(yīng)用的要求,使得檔案管理工作本身的效率大大降低。
2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足
在現(xiàn)代企業(yè)管理中,人本管理是最主要的.思路,這就意味著,高速公路系統(tǒng)單位各項(xiàng)工作都應(yīng)該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征,員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務(wù)性較差,主要是因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)不足造成的,這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問題。
2.3 檔案管理制度不完善
高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足,檔案調(diào)用程序復(fù)雜、檔案利用率不高的問題,同時,還有許多人事檔案因?yàn)楦袷讲灰恢滦枰匦抡恚哟罅藱n案工作的難度。究其根本原因,在于檔案管理制度不完善,現(xiàn)行的檔案管理制度并沒有對檔案管理工作人員的績效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)。
3. 做好人事檔案工作的策略
3.1 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)
高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術(shù)落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因,采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取,也可以有效提高檔案的安全性。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理,首先需要增加對檔案管理的資金投入,購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施,如最基本的辦公室常用設(shè)備,打印機(jī)、掃描儀、電腦等,檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設(shè)備;其次,應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略,包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、檔案工作軟件的應(yīng)用、系統(tǒng)單位檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等,并真正實(shí)施這些信息化管理戰(zhàn)略,設(shè)立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進(jìn)行全程掌控。
3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)
提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì),是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先,應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn),使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸,以提高工作效率;其次,應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn),以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行;最后,應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn),對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn),讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識,維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。
3.3 完善檔案管理制度
進(jìn)一步完善檔案管理制度。首先,高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該就人事檔案的類型進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)格式制定,要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案,以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次,系統(tǒng)單位應(yīng)該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責(zé)任制定明確的崗位說明書,并對人事檔案工作人員制定相應(yīng)的、合理的績效考評制度,保證在績效考評制度之下,人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責(zé)任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻(xiàn)不同得到不同的薪酬待遇,只有這樣,才能對檔案工作人員起到有效的激勵。
4. 結(jié)語
綜上所述,高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對本單位各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展都起到重要的輔助作用,而目前系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理還存在管理方法不夠先進(jìn)、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問題。高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該根據(jù)自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行一系列的改革,使檔案工作真正達(dá)到高效、有用,體現(xiàn)出其對高速公路運(yùn)營發(fā)展的服務(wù)作用。
如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質(zhì)
要想將綜合檔案的管理工作更好的實(shí)施下去,那么首先需要引起領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視,這樣才可以促進(jìn)工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認(rèn)同,才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應(yīng)該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來,奧正檔案管理工作更加順利的進(jìn)行下去,讓領(lǐng)導(dǎo)明確這項(xiàng)工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面:
1.管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度,將自己的本質(zhì)工作做好,要獲得領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的 滿意,領(lǐng)導(dǎo)對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè),給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。
2.加強(qiáng)宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作,他們認(rèn)為檔案工作是可有可無的,這是因?yàn)樗麄儗τ跈n案管理工作缺乏基本的認(rèn)知度,以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看,使領(lǐng)導(dǎo)可以對于檔案工作留下深刻的印象,并且受到一定的啟發(fā),在實(shí)踐工作當(dāng)中得到有效的利用。工作人員也可以找機(jī)會交流檔案工作,發(fā)揮出管理工作的重要性,這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作產(chǎn)生極大的認(rèn)同感。
二、綜合利用各種資源,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
當(dāng)前各個領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展,檔案工作也由此發(fā)生很大的改變,出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大,因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復(fù)雜,對于管理者的要求也逐漸提高,需要利用各種現(xiàn)代管理手段,將檔案管理當(dāng)中存在的問題信息進(jìn)行解決。
1.加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì):檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求,工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識,并且具備職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)道德,加強(qiáng)樂于奉獻(xiàn)的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料,使自身的知識領(lǐng)域得到拓展,從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高,使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。
2.提高綜合管理素質(zhì):針對傳統(tǒng)的檔案管理工作,通常都是利用手工抄寫的方式,雖然很容易操作,但是其工作效率卻比較低,很容易出錯。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展,傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用,檔案管理工作需要利用科技手段,檔案管理人員需要熟練掌握這些先進(jìn)的科技手段,使自身的職業(yè)技能進(jìn)行提高個,在崗位上一邊工作一邊學(xué)習(xí),對于最新的管理方法及時的掌握,并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注,成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。
3.充分利用現(xiàn)有的資源:檔案當(dāng)中涉及到豐富的信息,這也是重要的信息資源。但是這樣一來,檔案整理工作就會變得更加沉重,具有很多重復(fù)的工作,加大了勞動強(qiáng)度?,F(xiàn)代的工作通常都是利用計(jì)算機(jī)完成,使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習(xí)慣,雖然工作標(biāo)準(zhǔn)都是統(tǒng)一的,但是由于個人的主觀因素是不同的,這會為立卷工作帶來很大的不便,這樣看來計(jì)算機(jī)管理具有不可代替的優(yōu)勢,避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤,使工作效率得到極大的提高。
三、加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度
檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應(yīng)該適應(yīng)工作的需要,將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來,使其知識水平和掛歷能力得到全面提高,要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應(yīng),將工作強(qiáng)度進(jìn)行簡化,從而認(rèn)識工作觀念得到轉(zhuǎn)變,放棄傳統(tǒng)的工作方式,不斷學(xué)習(xí)新的管理方式和管理工具。
1.加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度:不斷發(fā)展繼續(xù)教育,使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進(jìn)一步的適應(yīng),在檔案管理過程中,繼續(xù)教育的實(shí)際意義需要得到充分的認(rèn)識,可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應(yīng),從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。
2.加強(qiáng)制度建設(shè):開展檔案工作的培訓(xùn)需要建立良好的運(yùn)行機(jī)制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度,并且嚴(yán)格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ),建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵機(jī)制,從而對于繼續(xù)教育運(yùn)行機(jī)制得到有效的監(jiān)督和保障。
3.開展綜合培訓(xùn):以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ),在培訓(xùn)的過程中,需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學(xué)習(xí)機(jī)會,從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進(jìn)行提高。對于相關(guān)的知識進(jìn)行普及,例如哲學(xué)、歷史學(xué)等等,與此同時,需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)科學(xué)信息知識,在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù),從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現(xiàn)代的檔案資料
檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中,需要明確的分類所有的文件,對其實(shí)現(xiàn)編號。與此同時,需要科學(xué)的分類所有的文件資料,以不同部門為基礎(chǔ),對所有的資料進(jìn)行分類。以資料的屬性和作用進(jìn)行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費(fèi)的時間,同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況,使服務(wù)質(zhì)量得到提高,使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。
檔案整理的基本要求
歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全,不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量優(yōu)化,具有特色
加強(qiáng)檔案調(diào)查和指導(dǎo)
各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案,一方面負(fù)責(zé)對本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo);另一方面,檔案管理部門要采取多種措施,通過各種途徑大力加強(qiáng)調(diào)查,強(qiáng)化征集民間特色檔案,促進(jìn)檔案資源建設(shè),以豐富館藏內(nèi)容,改善館藏結(jié)構(gòu),將應(yīng)接收的檔案及時接收進(jìn)館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個立黨單位形成的全部檔案,一個單位的各項(xiàng)活動是密切聯(lián)系的,因此在活動中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整,在收集檔案時必須堅(jiān)持全宗不可分散的原則,一個單位所形成的檔案應(yīng)集中到一個檔案室,不能人為地分散處理。
加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案載體和書寫材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)和裝訂的要求。應(yīng)當(dāng)使用符合耐久性要求的書寫材料,嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的,應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并存檔。
如何做好檔案管理工作
在從事了兩年多的檔案管理工作中,深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量,可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此,檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么,如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員,在實(shí)踐中通過不斷總結(jié),尋找其中的規(guī)律,得到了一些粗淺的見解,愿與大家共同分享。
一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)
檔案一般是完成了文書處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者,由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面:
1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報(bào)告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等
2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識,也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號,行文程序很混亂。
3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。
4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此,作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員,平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的.公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問題都解決在核稿階段,決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。
二、檔案整理工作,從公文的評估分類做起
公文形成后,經(jīng)過一段時間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價值評估,根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來,以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個方面進(jìn)行:
1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識,要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。
2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時化、平?;?。因此,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對每一份文件做出科學(xué)的評估。
3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書工作,因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。。
三、完善公文材料,做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來文件未按時上交的要跟蹤收回,以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:
1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲存價值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時查閱。
2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門,不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識,樹立精品意識,培育職業(yè)意識。不斷接受新信息,擴(kuò)大知識視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會,主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等,從而達(dá)到資源共享的目的。
總之,檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中,我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來,不斷提高檔案管理質(zhì)量,提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后,正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡,這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。我深信,只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對待檔案管理工作,就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展,從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。