采購檔案的整理辦法

合同歸檔可以參考如下機種方法進行：
1.合同的項目分類
2.合同的簽訂時間
注：在歸檔之前，對合同編號，登錄合同有效期限。以便于后續(xù)查閱。

合同簽訂之后，重點在于對合同的履行進行管理：
即對合同進行登記，分解和落實各階段的合同具體任務（權利與義務）。
對進度進行監(jiān)督
隨時掌握對方的履行狀況，防止自身債權的落空。
及時采取保全措施，切實保障自身的債券實現(xiàn)。

整理檔案的方法與步驟

整理檔案的方法是編號分類法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內(nèi)容，整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

物資采購檔案管理制度

　　我給你提供兩篇也是從網(wǎng)上搜別人的，希望能對你有所幫助
　　第一篇
　　供應部工作職責和工作標準
　　一、目的作用：
　　1.1可作為供應部開展工作的規(guī)范依據(jù)。
　　1.2可作為公司領導考核供應部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。
　　1.3可作為供應部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。
　　二、管理歸口
　　總經(jīng)理是供應部的上級直接領導。
　　供應部的工作直接對總經(jīng)理負責。
　　三、工作職責
　　1、采購計劃的編制
　　負責根據(jù)生產(chǎn)、總務、設備及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，并組織具體的實施，保證經(jīng)營過程中的物資供應。
　　2、物資供應：
　　2.1負責原輔材料、中藥材、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的采購供應工作。
　　2.2認真做好市場調(diào)查和預測。掌握物資供應情況。
　　2.3及時采購物資采購計劃中提出的各類物資，做到既要價格合理，又要保證質(zhì)量。
　　2.4負責各類采購合同的簽訂與管理、落實工作，并制訂相應的管理制度。
　　2.5嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的物資供應制度，按照采購原則進行采購作業(yè)，根據(jù)生產(chǎn)安排做好物資供應的進度控制，實現(xiàn)物流的優(yōu)化管理。
　　3、采購物資的入庫與結算：
　　3.1負責辦理購進物資的到貨后的相關手續(xù)的辦理工作。

　　3.2對不合格產(chǎn)品及時退貨。
　　4、供貨單位的質(zhì)量審核：
　　4.1參加對供貨單位進行質(zhì)量管理體系的審核工作。
　　4.2加強物資供應檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應網(wǎng)絡，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應渠道。
　　4.3負責制訂物資采購工作各項管理制度。
　　4.4建立可靠的物資供應基地，會同質(zhì)量管理部等有關部門做好供應商評估、優(yōu)化選擇、關系處理等工作。使之按時、按質(zhì)、按量進行物資供應。
　　5、負責企業(yè)外委托加工的出入庫業(yè)務。
　　6、與企業(yè)內(nèi)各部門加強溝通配合，處理好生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各物流管理需求協(xié)調(diào)平衡的事項和突發(fā)問題。
　　7、完成公司領導交辦的其他工作任務。
　　四、職責權限：
　　4.1對于未經(jīng)批準的計劃有權拒絕供應。
　　4.2有權要求倉庫保管員提供報庫存表。
　　4.3采購權：
　　4.3.1食堂用具的采購權。
　　4.3.2辦公用品、用具及勞動保護用品、工裝的采購權。
　　4.3.3衛(wèi)生用品、用具的采購權。
　　4.3.4公司內(nèi)備品、備件、生產(chǎn)用品用具及維修用料的采購權。
　　4.3.5檢驗用品及用具的采購權。
　　4.3.6企業(yè)用燃料的采購權
　　五、工作標準
　　5.1堅決執(zhí)行總經(jīng)理下達的各項工作指令，并且圓滿地完成。
　　5.2根據(jù)生產(chǎn)需求計劃和物資庫存情況編制合理的采購計劃，按時、按質(zhì)、 按量地供應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的各種物資，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了物資保障。
　　5.3嚴格執(zhí)行企業(yè)物資供應制度，遵守企業(yè)制定的采購原則，采購作業(yè)及供應商管理、供應渠道的建立等方面的工作均符合企業(yè)規(guī)定要求。
　　5.4與其他部門能夠很好地溝通和協(xié)作配合，對物資供應發(fā)生異常情況或生產(chǎn)任務的臨時調(diào)整變動，均能較好地與有關部門協(xié)調(diào)處理。
　　5.5根據(jù)各部門需注計劃，實行定期訂購和定量訂購方式，達到最小限度地占用流動資金，提高資金使用效益。
　　5.6對供應商的管理辦法行之有效，所建立的物資供應渠道及供應網(wǎng)絡牢固
　　可靠，對物資供應的情報工作及物資供應檔案資料管理均達到了規(guī)范要求。
　　5.7對業(yè)務員的日常管理嚴格，外出工作人員沒有出現(xiàn)損害企業(yè)利益及違章違紀現(xiàn)象，工作效率普遍反映均好。
　　5.8日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高。
　　5.9與其他部門在工作上能較好地溝通和協(xié)作配合。

　　供應部工作流程
　　供應部主要負責生產(chǎn)性物料及辦公用品、生產(chǎn)相關輔助用品、檢驗用品的采購工作及外委加工工作。
　　依據(jù)生產(chǎn)管理部下達的生產(chǎn)物料采購計劃、各部門提交的物品使用計劃及庫存報表，供應部計劃員分解采購計劃，報生產(chǎn)管理部負責人、部門負責人、主管經(jīng)理審批確認后，分解下達采購計劃給各相關采購員。采購員依據(jù)質(zhì)量管理部下發(fā)的物料質(zhì)量標準及采購計劃進行比價后，確定供應商進行采購。
　　物料到貨時業(yè)務員填寫到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進行初檢，確認數(shù)量，核實無誤后，在到貨通知上簽字確認，將到貨通知第三聯(lián)由倉庫保管員保存，第二聯(lián)送交財務，第一聯(lián)返回供應部，物料入庫待驗。
　　月底結帳時如發(fā)票未到，由采購員辦理暫入庫手續(xù)，發(fā)票到達后辦理正式入庫沖回暫入庫，業(yè)務員填寫入庫單，供應部負責人審核簽字，倉庫保管員填寫本批物料批號、代碼、檢驗報告單號并簽字確認，財務部依據(jù)入庫單及合格報告單辦理入庫及結算業(yè)務。
　　為保證供貨質(zhì)量，企業(yè)應建立供應商評估小組，由質(zhì)量管理部、財務部、供應部等有關部門參與，并定期對供應商進行評估。主要物資的采購應確定兩個以上的定點單位，以保證物資渠道的暢通。

　　供應部管理制度
　　直接上級：總經(jīng)理；
　　部門性質(zhì)：負責采購、供應材料、備品配件其他物資；
　　管理權限：受辦公室委托，行使對采購、供應的管理權限，并承擔執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務；
　　管理職能：合理地組織采購，并及時供應生產(chǎn)所需的物資；
　　供應部職責：
　　1 從辦公室的統(tǒng)一指揮，嚴格執(zhí)行工作指令，一切管理行為向辦公室負責；
　　2．負責編制原、輔材料及備品配件的供應計劃。認真組織原輔材料、包裝材料的供應與采購，做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進、出、存庫統(tǒng)計核算工作；
　　3．制訂本部的工作計劃和目標；
　　4．了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況；
　　5．調(diào)查研究本行業(yè)采購物資、備品的規(guī)律；
　　6．采購方式設定；
　　7．對主要供應商進行等級、品質(zhì)、交貨期、價格、服務、信用等能力的評估；
　　8．采購前要詢價、比價、議價；
　　9．合理編制采購計劃、實施采購；
　　10．處理與協(xié)調(diào)和供應商之間的關系；
　　11．組織對物資市場信息的搜集和分析；
　　12．檢查、考核、評比采購人員的業(yè)務水平和工作能力；
　　13．完成臨時交辦的其他事項；
　　1 供應部在職人員行為規(guī)范：
　　1.1 本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏
　　輯判斷做依據(jù)。
　　1.2 本職務說明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應執(zhí)行由采購經(jīng)理在任何時間所指派之任何公務。
　　1.3與賣場的充分溝通與密切配合的合作關系，是本職位成功的必要條件。
　　1.4 采購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應確實做好：
　?。?） 操守廉潔
　?。?） 掌握市場
　?。?） 積極認真
　?。?） 適應性強
　　（5） 精打細算
　?。?） 精打細算
　　2 采購程序 ：
　　2.1 采購工作以“采購計劃”和“認證結果”為依據(jù)。
　　2.2 采購安全性關鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認可。
　　2.3 在可行時，可以委托物料加工者或采購代理方進行進貨檢驗，但應與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。
　　2.4 采購人員必須具備采購活動需要的專業(yè)知識，能熟練運用電腦在信息網(wǎng)上進行數(shù)據(jù)處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。
　　2.5 根據(jù)生產(chǎn)計劃，采購部下達經(jīng)批準的基本物料采購計劃、零星采購計劃，該計劃是采購活動中“采購什么？采購多少？何時到貨？”的基本依據(jù)。
　　2.6 采購部根據(jù)器件的分類，把基本物料采購計劃分配給不同的采購責任人。
　　2.7 采購責任人員在收到采購計劃后，應認真核對計劃的可執(zhí)行性，如有不可執(zhí)行的項目，應以書面形式反饋給計劃制訂部門，以便計劃部門及時調(diào)整計劃。
　　2.8 采購人員將采購計劃逐項核對評定的供應商相關信息，擬制采購訂單，采購訂單應清楚列明采購物料對應的本公司編碼、生產(chǎn)廠家、相應的廠家規(guī)格/型號、采購數(shù)量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時，需注明新的定約時間。
　　2.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進行規(guī)范化和審批，采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權人批準的訂單發(fā)給供應商，并要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)簽返以示確認。采購訂單簽返后即生效，其復印件應由采購部存檔并妥善保管。
　　2.10 簽返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改，采購人員應重新評議。
　　2.11 采購計劃中，未列入評定合格供應商的物料，則屬風險采購；風險采購必須在申請單獲得準許后，方可實施采購。此物料的使用應由相關技術人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應在受控狀態(tài)下進行。
　　2.12 訂單下達后，采購人員負責跟單，不斷提醒供應商按期交貨。
　　2.13 貨到暫存庫，采購員應告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時送檢。
　　2.14 采購安全關鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認可，未獲認可不得采購；因技術改進或其他特殊要求需作物料替換時，必須履行規(guī)定的認可審批手續(xù)。
　　2.15 當顧客特別要求時，可在本公司或供應商處對采購物料進行符合性驗證。
　　2.16 外協(xié)加工控制
　　a)外協(xié)加工采購小組負責及時、正確地申請、傳送外協(xié)加工所需技術文件、專用工裝和儀器；
　　b)對重點物料，由外協(xié)采購人員組織對外協(xié)供應商相關人員進行技術培訓、生產(chǎn)現(xiàn)場技術指導和并進行首次加工評審。外協(xié)物料可以由質(zhì)檢部檢驗員或授權人在供應商現(xiàn)場檢驗，也可以送回檢驗，具體檢驗方式由技術工程部提出、實施；
　　c)由采購部負責保持和外協(xié)加工供應商的日常溝通和聯(lián)絡，協(xié)調(diào)解決外協(xié)加工過程中的品質(zhì)、工藝等問題。
　　d)由技術工程部組織對外協(xié)供應商實施定期考評，組織工藝輔導和品質(zhì)稽查，監(jiān)督供應商落實糾正、預防措施。
　　e)外協(xié)供應商必須按公司的要求提供產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的有關品質(zhì)數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)由質(zhì)量工程部管理并納入公司質(zhì)量月報中。
　　3 驗貨控制程序
　　3.1 供應商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來的物料時，應對其品種、數(shù)量和包裝進行核對和登記。
　　3.2 暫存庫管理人員填寫送檢單并送到質(zhì)檢部，由質(zhì)檢人員實施驗證，對于風險采購物料質(zhì)檢部應按加嚴方式驗證或檢驗方可入庫。
　　3.3 對于已經(jīng)在外協(xié)廠或其他場所檢驗的物料，暫存庫根據(jù)質(zhì)檢部開具的合格單據(jù)進行“直接接收”操作。

　　第二篇

　　物資采購管理制度
　　一、采購管理制度

　?。ㄒ唬┎少徱罁?jù)

　　1、本公司各類物資采購均需提出申請，填寫“采購通知單”，由采供部統(tǒng)一采購。

　　2、凡食堂食品采購，憑食堂報單采購；如由公司經(jīng)費報銷商品的采購，憑需求單位填寫并經(jīng)公司領導簽字批準的“采購通知單”接受采購任務，否則應拒絕接受任務。反之，以失職處罰。

　　3、采供部憑“采購通知單”采購，不得隨意變換物資的品種、規(guī)格、數(shù)量，否則，后果自負；如因“采購通知單”有誤而購錯了物資，由簽發(fā)“采購通知單”的負責人負責。

　?。ǘ┎少徳瓌t

　　1、嚴禁非專職采購員采購物資。

　　2、洽談采購交易業(yè)務，必須有兩人以上共同進行。

　　3、堅持貨比三家，如庫存期貨（指庫存一個月以上的商品）進貨800元以上，2000元以內(nèi)，必須將貨比三家的情況向分管領導報告，取得同意后，方可進貨；2000元以上，需報總經(jīng)理同意后，方可進貨；以減少庫存積壓，有利于資金周轉(zhuǎn)。

　　4、大宗物資采購，由總公司組織公開招標采購。米、面、油原則兩月一次；煤炭兩月一次。采購程序按《淮陰師范學院飲食服務總公司物資招標工作暫行規(guī)定》（見付件）執(zhí)行。

　　5、實行采購回避制度。凡涉及與親屬進行業(yè)務交往的要主動回避。

　　6、采購中嚴禁接受“送點”“帶點”或“拿點”“吃點”行為。

　　7、加強物資招標的監(jiān)控管理工作。

　?。ㄈ┎少徱?br>
　　1、物資采購必須從批發(fā)市場或產(chǎn)地進貨。

　　（1）米、面必須從具備加工條件，符合衛(wèi)生要求的大型正規(guī)廠家進貨；

　?。?）干貨在保證質(zhì)、價前提下，必須從批發(fā)市場或產(chǎn)地進貨；

　?。?）調(diào)味品必須在先查驗衛(wèi)生許可證，質(zhì)量合格證（保留復印件）、產(chǎn)品生產(chǎn)日期后采購；

　　2、嚴禁購變質(zhì)、變味及未經(jīng)食品衛(wèi)生檢驗的私人葷食，對推銷搭配食品嚴格控制；

　　3、物資采購必須開具正規(guī)統(tǒng)一發(fā)票（農(nóng)貿(mào)市場除外）；采購中涉及的稅費一律由賣方承擔，采購進價一律為含稅價；

　　4、如一時采購不到的短缺商品，要及時向需求單位說明原因，并采取補救措施，保證工作正常運轉(zhuǎn)；

　　5、采購率要達到80%以上；部分采購數(shù)量（蔬菜類的）可在要求的數(shù)量上下浮動20%；

　　6、采購員需保管好隨身所帶的現(xiàn)金、支票，如有缺少，后果自負。

　?。ㄋ模┎少彆r間

　　1、每日早上5：30分到淮海菜場采購葷菜（餐廳采購單務必于前一天下午六點前開出）下午1：00到南門菜場采購蔬菜（各餐廳采購單務必于當天上午十點半前開出）。

　　2、北校區(qū)周六周日的蔬菜于當天凌晨2：30在星光菜場采購（餐廳采購單務必于前一天下午六點前開出）。

　　3、各餐廳到總公司倉庫打單領物資。

　　4、周二上午為日常采購。

　　5、周三上午第六餐廳小賣部物資采購。

　　6、周四到王營糧食市場采購雜糧。

　　7、周五晚上買魚。

　　8、周六上午第六餐廳小賣部物資采購。

　　9、大宗物資憑出庫單供貨，在24小時內(nèi)將物資送到。

　　二、物資驗收、保管管理制度

　　（一）驗收制度

　　1、驗收員在驗收商品時，要注意檢驗、核對商品的數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、商標、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期和質(zhì)量等。

　　2、有下列情況之一，保管員可以拒絕驗收入庫；

　　（1）無生產(chǎn)廠家、地址、商標者，或有但不詳不全者。

　　（2）商品有效期已過期或已變質(zhì)；

　?。?）商品品牌與生產(chǎn)廠家不符；

　?。?）商品非本公司所需；

　　（5）商品規(guī)格不符；

　?。?）其他不符合入庫條件者；

　?。ǘ┍９苤贫?br>
　　1、采購回的物資均由驗收員、保管員驗收數(shù)量、質(zhì)量，驗收后入庫并及時打印入庫單、登記入帳。

　　2、庫內(nèi)物資要合理分類，擺放整齊，明碼標簽，先進先出，防止霉變，防止鼠害。

　　3、物品出庫要有出庫單，建立物資出入庫帳冊，做到帳物相符，手續(xù)齊全。

　　4、每天進出物品要及時記帳，定期編報收支結存表，月終盤點表，每月2日前將上月倉庫報表上報總帳會計，對盤盈盤虧物品要查明原因，報領導批準登記入帳。

　　5、凡進庫的原料、半成品概不對外供應轉(zhuǎn)讓。管好固定資產(chǎn)和各種炊餐具，固定資產(chǎn)借出需有經(jīng)理批準，易碎物品等借出需留下足夠押金。對新購設備及時登記固定資產(chǎn)帳。報廢時經(jīng)有關人員鑒定報主管部門批準后方可銷帳。

　　6、做好周轉(zhuǎn)容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。庫房內(nèi)不準為私人存放物品。

　　7、庫房內(nèi)不準閑人進入。

檔案整理的步驟

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過程

1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2、折疊來源原則：把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實體分類：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

4、折疊立檔單位：構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。