物業(yè)檔案整理的重點(diǎn)

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實(shí)行新的管理制度。物業(yè)管理是新興行業(yè),這就要求物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、體制、管理的創(chuàng)新。
一、做好檔案管理工作，為物業(yè)管理企業(yè)提高水平助力
　　1、檔案是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維護(hù)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中，其組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)管理人員、經(jīng)營(yíng)范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)之間在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過程中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化并不斷產(chǎn)生債權(quán)、債務(wù)，如何保護(hù)好企業(yè)的即得利益和合法權(quán)益，解決好債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動(dòng)糾紛等問題，企業(yè)檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。
　　2、檔案是企業(yè)再發(fā)展的重要信息資源：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)知識(shí)
……（新文秘網(wǎng)省略775字，正式會(huì)員可完整閱讀）……
經(jīng)濟(jì)法規(guī)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字和市場(chǎng)信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級(jí)管理干部加強(qiáng)企業(yè)管理的重要參謀。
　　5、檔案可以提升企業(yè)信用水平：
　　誠(chéng)信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會(huì)誠(chéng)信越來越被社會(huì)所重視。誠(chéng)信有經(jīng)濟(jì)效益，講誠(chéng)信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會(huì)的共識(shí)。隨著誠(chéng)信社會(huì)的建立，信用檔案顯得越來越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經(jīng)營(yíng)狀況就好，經(jīng)濟(jì)效益就好。建立信用檔案，即可以擴(kuò)大、提升企業(yè)的信用，有利于推動(dòng)社會(huì)信用檔案的建設(shè)，也是整頓規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的根本之策。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎(chǔ)性的資源，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是信用經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)密切相關(guān)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無形的推動(dòng)力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。
　　二、加強(qiáng)公司檔案管理的措施
　　加強(qiáng)檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理的達(dá)標(biāo)升級(jí)正處于必然。結(jié)合公司實(shí)際，我以為加強(qiáng)檔案管理應(yīng)從以下四個(gè)方面入手：
　　1、加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。從物業(yè)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜建立館藏面積達(dá)150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強(qiáng)、自動(dòng)化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標(biāo)考慮，應(yīng)將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購(gòu)買必要的書柜書架，專存圖書，實(shí)行檔案、圖書一體化管理；購(gòu)買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購(gòu)買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。
　　2、建立合理的檔案管理模式。根據(jù)物業(yè)公司目前工種多、服務(wù)時(shí)間長(zhǎng)、項(xiàng)目多的實(shí)際，要建立“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理模式，實(shí)行集中式管理和網(wǎng)點(diǎn)式管理相結(jié)合?？偛繉?duì)總部各部門檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內(nèi)資料列出清單報(bào)檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中?？偣緦?duì)各項(xiàng)目檔案實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
　　3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
　　4、不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營(yíng)客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
　　三、積極做好物管檔案的利用服務(wù)工作
　　檔案為用戶所用是檔案工作的最終目的。隨著社會(huì)的進(jìn)步，房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。為企業(yè)評(píng)定資質(zhì)、資質(zhì)升級(jí)、保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密、提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益、服務(wù)水平、甚至在物管企業(yè)推出項(xiàng)目時(shí)，物管檔案都能提供第一手資料。因此，物管檔案中的每一份材料、每一張表格、每一份憑證、甚至于每一個(gè)具體日期，都可能關(guān)系到員工或業(yè)主的切身利益。如果由于工作失誤或粗心大意很可能給某位業(yè)主造成一定的損失。如入住日期的填寫必須字跡清楚，涉及到房屋保修時(shí)效問題。以前發(fā)生過業(yè)主填寫不全、字跡不清致使發(fā)生不必要的維修責(zé)任糾紛。所以要求檔案管理人員必須作到一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

怎樣如何進(jìn)行物業(yè)檔案管理？

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實(shí)在的資料的.
簡(jiǎn)單地說吧:
1\將業(yè)主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,并在文件袋上注明里面有的內(nèi)容(注意要編號(hào))
2\公司外來文件的整理,同上
3\公司內(nèi)部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來人員登記記錄等等)同上.

淺談物業(yè)檔案管理論文

物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分,在物業(yè)管理企業(yè)復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)服務(wù)活動(dòng)中具有十分重要的作用。下面是我為大家整理的物業(yè)檔案管理論文，供大家參考。

摘 要：“物業(yè)檔案管理研究”是北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院與北京金隅集團(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“金隅集團(tuán)”)的合作項(xiàng)目。以規(guī)范物業(yè)檔案管理為重點(diǎn)，通過對(duì)金隅集團(tuán)等企業(yè)物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查，掌握目前物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、 經(jīng)驗(yàn) 與存在的問題，結(jié)合提高物業(yè)管理水平的要求，提出了一整套物業(yè)檔案管理 方法 ，系統(tǒng)地闡述加強(qiáng)物業(yè)檔案管理的必要性與方法。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理

一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性

物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時(shí)地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)水平與效率的提高。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對(duì)物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對(duì)提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。

二、物業(yè)檔案的構(gòu)成

物業(yè)檔案的基本構(gòu)成如下：

1.物業(yè)清冊(cè)：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權(quán)屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完好情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等;

2.物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權(quán)屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉(zhuǎn))租文件、公證書等。

3.業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、入住通知。

4.物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、材料單。

5.物業(yè)服務(wù)檔案：物業(yè)部門在開展公共服務(wù)和專門服務(wù)中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、代理出租等產(chǎn)生的檔案。

6.物業(yè)收費(fèi)臺(tái)帳(冊(cè))：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費(fèi)情況一覽檔案。

7.物業(yè)經(jīng)營(yíng)檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經(jīng)營(yíng)和物業(yè)延伸服務(wù)時(shí)形成的檔案。

在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨(dú)有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量提供保障，必須尤其重視。

三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的

基本要求和實(shí)施方法

我們通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：

首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作不規(guī)范(分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強(qiáng)。即便同一物業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的各下屬公司也如是。

其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內(nèi)部機(jī)構(gòu)的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級(jí)公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財(cái)務(wù)檔案則由財(cái)務(wù)部單獨(dú)管理。

第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對(duì)稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主(客戶)矛盾的主要原因之一。

第四，對(duì)兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。

通過深入細(xì)致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結(jié)合物業(yè)管理特點(diǎn)，金隅集團(tuán)制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實(shí)施控制要點(diǎn)如下：

1.要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責(zé)。

“制定一套規(guī)范，明確一個(gè)管理責(zé)任者”，并且做到制度配套，操作性強(qiáng)，責(zé)任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點(diǎn)。

檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮物業(yè)檔案對(duì)提升物業(yè)管理水平的促進(jìn)作用;其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責(zé)任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。

物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設(shè)包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍、物業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責(zé)規(guī)范等。

在金隅集團(tuán)下屬物業(yè)企業(yè)中，100%都有物業(yè)檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時(shí)，通過專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，從而促進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。

2.做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點(diǎn)，也是重要的物業(yè)基礎(chǔ)工作。

物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎(chǔ)工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等?？紤]到當(dāng)前物業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，我們特別強(qiáng)調(diào)物業(yè)文件的形成與歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。

①讓每一個(gè)物業(yè)管理與服務(wù)人員有意識(shí)地、按規(guī)范形成文件，并注意積累

要提高物業(yè)管理與服務(wù)質(zhì)量，就要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員在從事各項(xiàng)工作時(shí)，必須遵循業(yè)務(wù)流程，有意識(shí)、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績(jī)效憑證。

對(duì)“文件形成”的控制有兩個(gè)方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個(gè)物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件;二是明確每份物業(yè)文件的內(nèi)容和質(zhì)量(文件上要填寫哪些內(nèi)容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個(gè)要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。

②嚴(yán)格執(zhí)行文件歸檔制度

要將文件歸檔作為業(yè)務(wù)流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務(wù)人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項(xiàng)物業(yè)管理與服務(wù)業(yè)務(wù)的收尾。要真正落實(shí)這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項(xiàng)服務(wù)工作完成后要逐項(xiàng)或定期的驗(yàn)收、檢查、績(jī)效評(píng)估，同時(shí)也檢查應(yīng)該形成的文件質(zhì)量。

3.突出行業(yè)特點(diǎn)，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態(tài)。

物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強(qiáng)，案卷形態(tài)多種多樣。

物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨(dú)有的，實(shí)際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他檔案，其數(shù)量也會(huì)逐年增加，理所當(dāng)然應(yīng)該作為管理重點(diǎn)。

“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對(duì)物業(yè)專門檔案中的以戶為對(duì)象的部分。雖然90%企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個(gè)一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。

實(shí)行一戶一檔管理，不僅便于對(duì)“戶”的針對(duì)性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護(hù)業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權(quán)益的好方式。在法律允許的范圍內(nèi)，還應(yīng)盡量豐富一戶一檔的內(nèi)容，包括收集業(yè)主、住戶的 愛好 、習(xí)慣、聯(lián)系方式等個(gè)人信息資料。

4.以物業(yè)管理前期介入為契機(jī)，打好物業(yè)檔案基礎(chǔ)，將動(dòng)態(tài)管理落到實(shí)處。

在業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時(shí)與物業(yè)管理公司簽訂 委托合同 ，履行該物業(yè)的管理職責(zé)。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設(shè)計(jì)和施工環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。

檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗(yàn)收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及時(shí)協(xié)調(diào)，提高檔案人員的參與度，切實(shí)負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個(gè)要點(diǎn)是做好動(dòng)態(tài)管理。因?yàn)槲飿I(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進(jìn)行保養(yǎng)、維修，這都要求相應(yīng)的物業(yè)檔案及時(shí)隨之改變，保持與實(shí)際相符。物業(yè)公司在管理過程中應(yīng)采取定期檢查、日常維護(hù)、跟蹤項(xiàng)目等方式來保證動(dòng)態(tài)信息填補(bǔ)及時(shí)、無遺漏，保持檔案的現(xiàn)實(shí)有效性。檔案人員及時(shí)收集變更的物業(yè)文件。

此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對(duì)業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對(duì)檔案的利用，主動(dòng)公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務(wù)需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務(wù)。

總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進(jìn)物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對(duì)物業(yè)管理整體水平再上新臺(tái)階將大有裨益。

摘要：隨著物業(yè)管理在我國(guó)的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理的重要性也日益體現(xiàn)。 文章 從物業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，現(xiàn)狀及提升建議三個(gè)方面闡述加強(qiáng)物業(yè)檔案管理的意義。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理　物業(yè)管理　加強(qiáng)

中圖分類號(hào)：G271　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914(2011)09-263-02

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國(guó)引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時(shí)間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁;裝修方案還包括改動(dòng)原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y(cè)量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強(qiáng)物業(yè)檔案管理尤為重要。

一、物業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.動(dòng)態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對(duì)象的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù);業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更;住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動(dòng)。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時(shí)準(zhǔn)確，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。

2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、榮譽(yù)檔案等;另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業(yè)檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳。長(zhǎng)期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫(kù)房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識(shí)不強(qiáng)。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺(tái)接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對(duì)本職工作缺乏熱情;物業(yè)檔案管理人員平時(shí)缺乏一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。

3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會(huì)收集不齊，一方面工作人員對(duì)物業(yè)檔案收集流程不熟，會(huì)忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等;另一方面對(duì)物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請(qǐng)表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時(shí)業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時(shí)催繳，時(shí)間的延誤就會(huì)造成失檔的現(xiàn)象，從而會(huì)導(dǎo)致收集資料不齊。

4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是檔案綜合管理力度不夠;三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》。加強(qiáng)檔案管理、保護(hù)檔案資料的宣傳工作，并不斷加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。

2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立 愛崗敬業(yè) 精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實(shí)干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強(qiáng)化依法治

檔意識(shí)。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo);積極參加各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來自各個(gè)方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時(shí)一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡(jiǎn)潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對(duì)原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對(duì)原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對(duì)于經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點(diǎn)是要根據(jù)內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表。

4.完善 規(guī)章制度 ，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時(shí)更新，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對(duì)檔案的使用實(shí)行嚴(yán)格的管理，借閱時(shí)必須登記后才能借出，歸還時(shí)須本人來歸還簽字，檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任;二是對(duì)檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時(shí)要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。

5.大力提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)管理手段也越來越先進(jìn)。當(dāng)前，不少物業(yè)企業(yè)在日常工作中已實(shí)施“無紙化辦公”模式，即通過系統(tǒng)軟件開展工作。通過信息技術(shù)在物業(yè)檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)與辦公有機(jī)地銜接起來;利用信息技術(shù)整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。

如何進(jìn)行物業(yè)管理文書材料的歸檔整理？

基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，具有查考選用價(jià)值的各種形式的文件材料都作為物業(yè)檔案資料的歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項(xiàng)目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。
根據(jù)收集、積累的物業(yè)文書進(jìn)行歸類整理如下：
（1）物業(yè)清冊(cè)：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文書材料。包括房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等文件材料等；
（2）物業(yè)維修材料，物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時(shí)所產(chǎn)生的一系列文書材料。包括單元范圍內(nèi)的維修申請(qǐng)審批表、工程預(yù)決算表、用料單、施工圖、驗(yàn)收證明材料，公共范圍內(nèi)的維修、大修材料歸入基本建設(shè)檔案內(nèi)等；
（3）物業(yè)租賃材料，物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務(wù)時(shí)所形成的原始的文書材料。包括租賃審批表、租賃合約、計(jì)租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產(chǎn)權(quán)證明材料等；
（4）業(yè)主、住戶資料，反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文書材料。包括房屋交吉單、樓房驗(yàn)收交樓表、住戶入住合約、業(yè)主身份證復(fù)印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報(bào)表、發(fā)證情況登記表戶主類型（業(yè)主或租戶）等。
（5）工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）：規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文/ 建筑許可證、投資許可證、開工許可證/ 拆遷安置資料/ 竣工總平面圖/ 地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告/ 工程合同、工程預(yù)決算/ 工程設(shè)計(jì)變更通知/ 竣工圖（單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖）/ 房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書/ 主要材料質(zhì)量保證書，新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書/ 水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及設(shè)備技術(shù)資料/ 砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告/ 綠化工程竣工圖；各類房屋清單/ 出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單/ 公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單；未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期/ 產(chǎn)權(quán)方面的資料/ 其他工程技術(shù)資料。
（6）服務(wù)檔案資料：服務(wù)檔案，一般又可細(xì)分為業(yè)戶服務(wù)檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。
（7）業(yè)主及住戶服務(wù)檔案：業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/ 裝修檔案資料：二次裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖；裝修竣工圖等/ 維修檔案資料：維修申請(qǐng)記錄、回房記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等/ 治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進(jìn)出人記錄、應(yīng)急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料等/ 設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄；設(shè)備分承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬及更新記錄等/ 綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄等；社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄/ 社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報(bào)道資料；文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書材料，經(jīng)確定為沒有查考價(jià)值或利用價(jià)值的不列入檔案范圍。）
（8）其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。①行政文件：財(cái)務(wù)文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)等文件； ②管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊(cè)；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊(cè)；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等；③業(yè)委會(huì)相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會(huì)籌備成立文件及業(yè)委會(huì)成立后的運(yùn)行文件等。

日常物業(yè)管理檔案主要包括哪些方面？

日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。
1、物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。
2、物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。
3、物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及公用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝飾裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。