檔案全宗卷如何整理

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案全宗卷的全宗卷的管理

6-1　檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內(nèi)文件材料過多時，可分裝數(shù)盒，形成若干分卷，并在全宗號后面加短橫和分卷序號，如50-1、50-2。卷內(nèi)文件材料封面的全宗號也應(yīng)與之相一致。?6-2　館藏全宗采取分若干個部類(如按政權(quán)性質(zhì)等)管理的，可按部類分別排序，編制全宗卷目錄，相對集中保管。?6-3　檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個全宗排列的卷首。6-4　全宗向檔案館或向有關(guān)單位移交時，其全宗卷亦隨同移交。

全宗卷包括哪些內(nèi)容

包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用。

編制原則

檔案館(室)對其所管的每個全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。

全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊、報表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。

全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。

全宗卷整理

1、全宗卷文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時，及時進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。

2、整理組卷時，必須認(rèn)真檢查，鑒定文件材料的完整程度及其保存價值，對于有重要遺缺或無保存價值的應(yīng)予以補齊或剔除。

3、卷內(nèi)文件材料按問題——時間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序為：全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。

4、卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號、年號、全宗名稱、文件題名、時間、責(zé)任者。

5、卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm的規(guī)格，卷盒面、脊印“全宗卷”三字。并分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期。

參考資料來源：百度百科-全宗卷

全宗卷的主要內(nèi)容有哪些？

全宗卷的主要內(nèi)容包括：
1、檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。
2、檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。
3、檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。
4、檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況匯報等。
5、檔案統(tǒng)計：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計表等。
6、檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯集和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。
7、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用：縮微復(fù)制和計算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。

檔案全宗卷的全宗卷的主要內(nèi)容?

4-1　檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。4-2　檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。4-3　檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。?4-4　檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告、重點檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。4-5　檔案統(tǒng)計：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。4-6　檔案利用：全宗指南(全宗介紹)，開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。4-7　檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。

紙質(zhì)檔案庫房在日常管理中應(yīng)注意的事項

庫房的管理

庫房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。

檔案架、柜的排放與編號：

庫房中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求：

1、排列整齊，橫豎成行。

2、避免光線直射，注意通風(fēng)。

3、節(jié)約庫房面積和空間，存取方便。

為了便于對庫房內(nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號，如果架、柜有欄，也是從左向右編號，格與五節(jié)箱則自上向下編號。

全宗排列與檔案存放：

全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。

檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對保護(hù)檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

全宗卷：

在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。

全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊，全宗指南等。