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基層物業(yè)管理處日常運作形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、服務、經營活動情況，具有查考選用價值的各種形式的文件材料都作為物業(yè)檔案資料的歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。
根據收集、積累的物業(yè)文書進行歸類整理如下：
（1）物業(yè)清冊：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權屬狀況的文書材料。包括房屋的棟數、戶數、面積、結構、完損情況、產權歸屬、使用性質等文件材料等；
（2）物業(yè)維修材料，物業(yè)中各單元在進行維修時所產生的一系列文書材料。包括單元范圍內的維修申請審批表、工程預決算表、用料單、施工圖、驗收證明材料，公共范圍內的維修、大修材料歸入基本建設檔案內等；
（3）物業(yè)租賃材料，物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務時所形成的原始的文書材料。包括租賃審批表、租賃合約、計租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產權證明材料等；
（4）業(yè)主、住戶資料，反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文書材料。包括房屋交吉單、樓房驗收交樓表、住戶入住合約、業(yè)主身份證復印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報表、發(fā)證情況登記表戶主類型（業(yè)主或租戶）等。
（5）工程技術檔案資料（含產權）：規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文/ 建筑許可證、投資許可證、開工許可證/ 拆遷安置資料/ 竣工總平面圖/ 地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告/ 工程合同、工程預決算/ 工程設計變更通知/ 竣工圖（單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖，消防、燃氣等工程及地下管網竣工圖）/ 房屋消防、燃氣竣工驗收證明書/ 主要材料質量保證書，新材料、購配件的簽訂合同證書/ 水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料/ 砂漿、混凝土塊試壓報告/ 綠化工程竣工圖；各類房屋清單/ 出售房屋的產權范圍或成本核算清單/ 公用設施設備及公共場地清單；未完工房屋公用設施設備及公共場地的竣工日期/ 產權方面的資料/ 其他工程技術資料。
（6）服務檔案資料：服務檔案，一般又可細分為業(yè)戶服務檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設備設施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。
（7）業(yè)主及住戶服務檔案：業(yè)戶意見調查、統計結果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/ 裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責任書；施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表；室內裝修設計平面圖；裝修竣工圖等/ 維修檔案資料：維修申請記錄、回房記錄；維修派工單；公共設施巡檢記錄等/ 治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統錄像帶；進出人記錄、應急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細資料等/ 設備設施管理檔案：公用設備設施維修保養(yǎng)計劃；公用設備設施維修保養(yǎng)記錄；機電設備運行、巡查記錄；設備分承包方資料；公用設備設施臺賬及更新記錄等/ 綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄等；社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構想、組織活動計劃及實施情況記錄/ 社區(qū)文化活動圖片等記錄內容；傳媒報道資料；文化活動場所、設施臺賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書材料，經確定為沒有查考價值或利用價值的不列入檔案范圍。）
（8）其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務性、行政性、指導性的管理文件資料。①行政文件：財務文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內部管理規(guī)章制度、通知、簽報等文件； ②管理指導文件：質量手冊；程序文件（質量）；環(huán)境手冊；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等；③業(yè)委會相關資料：下屬管理處業(yè)委會籌備成立文件及業(yè)委會成立后的運行文件等。
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：
1．公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2．有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6．物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9．物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：
1．在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2．業(yè)主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。
3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務
4．應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6．發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。
8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三．物業(yè)管理公司檔案資料：
1、物業(yè)管理公司驗收檔案：
1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；
2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；
3）機電設備保養(yǎng)合約；
4）公共區(qū)域設施設備驗收記錄（管理公司）；
5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；
6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：
1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；
2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；
3、業(yè)戶資料：
1）入伙情況記錄；
2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：
1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊；
2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；
3）物業(yè)管理公司各項管理分包合約；
5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類：
1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施；
2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；
3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；
4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄；
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類：
1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；
2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；
3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明；
4）避雷系統要有定期檢測報告；
5）應有定期沉降檢測報告；
6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄；
7）其它設施設備檢測記錄資料；
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類：
1）正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄；
2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3）物業(yè)管理公司管理費財務報告
4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告；
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議）
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設備管理計劃與報告
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
……
詳細請參考物業(yè)管理網
物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分,在物業(yè)管理企業(yè)復雜的經濟服務活動中具有十分重要的作用。下面是我為大家整理的物業(yè)檔案管理論文，供大家參考。
摘 要：“物業(yè)檔案管理研究”是北京聯合大學應用文理學院與北京金隅集團有限責任公司(以下簡稱“金隅集團”)的合作項目。以規(guī)范物業(yè)檔案管理為重點，通過對金隅集團等企業(yè)物業(yè)檔案管理狀況的深入調查，掌握目前物業(yè)檔案管理現狀、 經驗 與存在的問題，結合提高物業(yè)管理水平的要求，提出了一整套物業(yè)檔案管理 方法 ，系統地闡述加強物業(yè)檔案管理的必要性與方法。
關鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理
一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性
物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動時形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進物業(yè)服務水平與效率的提高。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。
二、物業(yè)檔案的構成
物業(yè)檔案的基本構成如下：
1.物業(yè)清冊：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權屬狀況。包括房屋數量、戶數、面積、結構、完好情況、產權歸屬、使用性質等;
2.物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉)租文件、公證書等。
3.業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數量及結構、聯系電話、入住通知。
4.物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預結算表、材料單。
5.物業(yè)服務檔案：物業(yè)部門在開展公共服務和專門服務中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、代理出租等產生的檔案。
6.物業(yè)收費臺帳(冊)：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費情況一覽檔案。
7.物業(yè)經營檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經營和物業(yè)延伸服務時形成的檔案。
在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務質量提供保障，必須尤其重視。
三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的
基本要求和實施方法
我們通過調研發(fā)現，當前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：
首先，缺少統一管理制度和標準，基礎工作不規(guī)范(分類不統一，案卷形態(tài)不統一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強。即便同一物業(yè)集團內部的各下屬公司也如是。
其次，多數物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統一管理，而是按內部機構的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財務檔案則由財務部單獨管理。
第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主(客戶)矛盾的主要原因之一。
第四，對兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。
通過深入細致的研究，依據檔案管理理論與操作規(guī)范，結合物業(yè)管理特點，金隅集團制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實施控制要點如下：
1.要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責。
“制定一套規(guī)范，明確一個管理責任者”，并且做到制度配套，操作性強，責任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點。
檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機制，發(fā)揮物業(yè)檔案對提升物業(yè)管理水平的促進作用;其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。
物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務范圍、物業(yè)檔案分類標準、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責規(guī)范等。
在金隅集團下屬物業(yè)企業(yè)中，100%都有物業(yè)檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時，通過專門的指導和培訓，提高檔案人員的素質，規(guī)范檔案工作，從而促進物業(yè)檔案管理工作。
2.做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點，也是重要的物業(yè)基礎工作。
物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等?？紤]到當前物業(yè)檔案管理的實際狀況，我們特別強調物業(yè)文件的形成與歸檔兩個環(huán)節(jié)。
①讓每一個物業(yè)管理與服務人員有意識地、按規(guī)范形成文件，并注意積累
要提高物業(yè)管理與服務質量，就要求每個業(yè)務人員在從事各項工作時，必須遵循業(yè)務流程，有意識、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據和績效憑證。
對“文件形成”的控制有兩個方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件;二是明確每份物業(yè)文件的內容和質量(文件上要填寫哪些內容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。
②嚴格執(zhí)行文件歸檔制度
要將文件歸檔作為業(yè)務流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項物業(yè)管理與服務業(yè)務的收尾。要真正落實這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項服務工作完成后要逐項或定期的驗收、檢查、績效評估，同時也檢查應該形成的文件質量。
3.突出行業(yè)特點，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態(tài)。
物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強，案卷形態(tài)多種多樣。
物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有的，實際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠遠超過其他檔案，其數量也會逐年增加，理所當然應該作為管理重點。
“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對物業(yè)專門檔案中的以戶為對象的部分。雖然90%企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。
實行一戶一檔管理，不僅便于對“戶”的針對性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個性化服務，促進物業(yè)公司的管理質量與服務品位提升，是體現物業(yè)行業(yè)特色、保護業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權益的好方式。在法律允許的范圍內，還應盡量豐富一戶一檔的內容，包括收集業(yè)主、住戶的 愛好 、習慣、聯系方式等個人信息資料。
4.以物業(yè)管理前期介入為契機，打好物業(yè)檔案基礎，將動態(tài)管理落到實處。
在業(yè)主委員會與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時與物業(yè)管理公司簽訂 委托合同 ，履行該物業(yè)的管理職責。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設計和施工環(huán)節(jié)，加強對物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。
檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產開發(fā)企業(yè)及時協調，提高檔案人員的參與度，切實負起檢查、監(jiān)督和指導的責任。
在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個要點是做好動態(tài)管理。因為物業(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強的動態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進行保養(yǎng)、維修，這都要求相應的物業(yè)檔案及時隨之改變，保持與實際相符。物業(yè)公司在管理過程中應采取定期檢查、日常維護、跟蹤項目等方式來保證動態(tài)信息填補及時、無遺漏，保持檔案的現實有效性。檔案人員及時收集變更的物業(yè)文件。
此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對檔案的利用，主動公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務。
總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認識到這一點，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質上的支持，對物業(yè)管理整體水平再上新臺階將大有裨益。
摘要：隨著物業(yè)管理在我國的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理的重要性也日益體現。 文章 從物業(yè)檔案管理的特點，現狀及提升建議三個方面闡述加強物業(yè)檔案管理的意義。
關鍵詞：物業(yè)檔案管理 物業(yè)管理 加強
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-263-02
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現而產生的，物業(yè)管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經營活動等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁;裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強物業(yè)檔案管理尤為重要。
一、物業(yè)檔案管理的特點
1.動態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護;業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權屬變更而變更;住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準確，動態(tài)性較強。
2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等;另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務檔案等。物業(yè)檔案是以―個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。
3.相關性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。
4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業(yè)有關的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。
二、物業(yè)檔案管理中存在的問題
1.企業(yè)領導對物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領導認為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業(yè)檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識不強。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
2.物業(yè)檔案管理人員素質有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情;物業(yè)檔案管理人員平時缺乏一些專業(yè)知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質和管理水平都有待提高。
3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準確性、系統性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業(yè)檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等;另一方面對物業(yè)檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現象，從而會導致收集資料不齊。
4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是檔案綜合管理力度不夠;三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議
1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態(tài)度和全心全意的服務思想。
2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立 愛崗敬業(yè) 精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質服務”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治
檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導;積極參加各項業(yè)務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。
3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規(guī)范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。
4.完善 規(guī)章制度 ，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認真貫徹落實物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項規(guī)章制度，對物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴格的規(guī)定，建立動態(tài)的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重的要追究有關人員的責任;二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
5.大力提高物業(yè)檔案管理現代化水平。隨著信息技術的發(fā)展，物業(yè)管理手段也越來越先進。當前，不少物業(yè)企業(yè)在日常工作中已實施“無紙化辦公”模式，即通過系統軟件開展工作。通過信息技術在物業(yè)檔案管理中的運用，可以系統地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運行等各個環(huán)節(jié)與辦公有機地銜接起來;利用信息技術整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。
1、年度分類法。2、組織機構分類法。3、事件分類法。
物業(yè)管理檔案分7大類
1、項目建設資料，如六圖二書，建設五證，竣工備案表，面積核準單等等
2、業(yè)主和住戶資料，房屋銷售（租賃）合同，業(yè)主住戶及其他居住人員的身份證明、情況簡介、通訊方式、業(yè)主住戶機動車登記表等等
3、裝修資料
4、物業(yè)管理服務中，各項工作記錄、單據、維修保養(yǎng)計劃表、各項檢查表格等等
5、合約、合同
6、業(yè)主住戶各項收費情況記錄、憑證
7、企業(yè)內部檔案，如員工檔案、培訓資料、各項管理制度、行文記錄等等
