檔案整理驗收方案

一.建設(shè)項目檔案概念： v是指從建設(shè)項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）全過程形成的經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。 v項目文件是指在建設(shè)項目全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。內(nèi)容包括：立項審批文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、設(shè)備文件、財務(wù)文件、竣工圖、竣工驗收文件等。 二.基建檔案工作基本要求： 一、熟知基建項目檔案工作的有關(guān)法規(guī)、標準和規(guī)范。 二、建立健全基建檔案工作的規(guī)章制度 三、采取措施，加強前端和過程控制 四、嚴把驗收關(guān)，認真做好檔案的預驗收工作，這是保證檔案質(zhì)量的重要步驟。 三.建立“四納入”制度，是指將檔案工作納入項目法人制、招投標制、工程監(jiān)理制和合同管理制。 1、納入項目法人制，各級領(lǐng)導崗位責任制（達標考核內(nèi)容之一） 2、納入合同管理制，充分發(fā)揮合同的法律作用（檔案專項驗收考核內(nèi)容之一） 3、納入工程監(jiān)理制，充分發(fā)揮監(jiān)理的控制手段作用 4、納入項目管理程序，實施同步管理 v主要措施體現(xiàn)在檔案工作的“三同步”、“三參加”。 四.檔案工作法規(guī)： 1、《檔案法》及《檔案法實施辦法》 2、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號） 3、《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字[1997]15號） 4、《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字[1997]20號） 5、 《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》 （國檔發(fā)[2006]2號） 五.檔案工作標準（主要） 1、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T 28-2002 2、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》 GB/T 11822-2000 v電力檔案工作標準： 1、《電力工程達標投產(chǎn)考核標準（2006版）》（工程檔案篇） 2、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表》 3、《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》 DL/T5229—2005 v建設(shè)部檔案工作標準： 1、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》 GB/T 50328-2001 六.建設(shè)單位： 建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，對各參建單位負有組織、協(xié)調(diào)、檢查和指導的職責。并應(yīng)將檔案工作納入項目計劃和崗位責任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。主要職責： 1、落實領(lǐng)導責任制，組建有監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位、調(diào)試單位等參建單位參加的檔案管理領(lǐng)導小組；建立健全基建檔案管理制度；統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準和規(guī)范；構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對建設(shè)項目的文件形成、檔案編制、驗收與移交的全過程進行監(jiān)督、協(xié)調(diào)、指導和檢查。 2、按《國家重點建設(shè)項目檔案登記辦法》規(guī)定，做好登記工作。將建設(shè)項目各階段檔案工作進展和變化情況，以及項目檔案驗收情況，報送國家或地方檔案管理機構(gòu)。 3、對建設(shè)項目的前期文件、施工管理性文件、竣工驗收文件和生產(chǎn)準備及試生產(chǎn)等階段形成的文件負責收集、整理和歸檔。 4、對各參建單位移交的竣工檔案進行檢查、驗收，并匯總統(tǒng)一編目，編制檔案檢索工具。 5、按《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，組織申報建設(shè)項目檔案驗收工作。

南京棲霞區(qū)檔案驗收流程及驗收要求

檔案驗收流程及規(guī)定
①擬移交檔案單位每年第四季度向市檔案館申報下一年度進館計劃；或市檔案館下達進館任務(wù)通知。
②市檔案館每年度2月底前確定擬接收檔案進館單位（移交檔案單位）數(shù)量。
③市檔案館（在與業(yè)務(wù)科、計算機部充分溝通基礎(chǔ)上）與移交檔案單位做好前期交流溝通、指導工作。
④移交單位經(jīng)檢查傳統(tǒng)載體和電子檔案質(zhì)量，認為符合進館質(zhì)量后，完成移交檔案全宗指南（全宗介紹）擬寫工作，并形成移交檔案涉密鑒定的工作報告或說明后，開展組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)工作，向市檔案館提出進館申請。
⑤市檔案館第一次派出工作人員對移交單位的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案開展檢查驗收工作?？傢摂?shù)在10萬頁以下5個工作日檢查時間；10-15萬頁，8個工作日檢查時間；15-20萬頁，10個工作日檢查時間內(nèi)向移交單位出具書面檢查結(jié)論，以此類推。
⑥檢查合格，移交單位按照⑦、⑧工作程序辦理，不合格，轉(zhuǎn)流程⑨。
⑦電話通知移交單位開始啟動移交檔案實體進館的消殺、上架；目錄、全宗指南、組織機構(gòu)沿革、涉密檔案鑒定報告及目錄移交工作，同時按照《攀枝花市檔案實行雙套制移交與接收的通知》（攀檔發(fā)〔2016〕31號）的要求將檔案數(shù)字化成果存儲于光盤或者移動硬盤，同時移交進市檔案館。
⑧以上工作程序經(jīng)市檔案館保管利用部經(jīng)辦人員簽字認可，辦理《檔案交接文據(jù)》、《電子檔案數(shù)據(jù)交接表》，經(jīng)分管領(lǐng)導簽字確認后，雙套制檔案進館驗收工作結(jié)束。
⑨不合格。移交單位開展整改工作1個月后，市檔案館再電話通知第二次檢查時間。
⑩市檔案館第二次派出工作人員對移交單位的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案開展檢查驗收工作?？傢摂?shù)在10萬頁以下，5個工作日檢查時間；10-15萬頁，8個工作日檢查時間，15-20萬，10個工作日檢查時間內(nèi)向移交單位出具書面檢查結(jié)論。以此類推。

重大建設(shè)項目檔案驗收辦法的驗收要求

第十二條 項目檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收3個月之前完成。第十三條 項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。第十四條 項目檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議，項目的建設(shè)單位（法人）、設(shè)計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會議。第十五條 項目檔案驗收會議的主要議程包括：（一）項目建設(shè)單位（法人）匯報項目建設(shè)概況、項目檔案工作情況；（二）監(jiān)理單位匯報項目檔案質(zhì)量的審核情況；（三）項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況；（四）項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評價；（五）項目檔案驗收組形成并宣布項目檔案驗收意見。第十六條 檢查項目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。第十七條 項目檔案驗收應(yīng)根據(jù)DA/T 28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行評價。第十八條 項目檔案驗收意見的主要內(nèi)容包括：（一）項目建設(shè)概況；（二）項目檔案管理情況，包括：項目檔案工作的基礎(chǔ)管理工作，項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，檔案的種類、數(shù)量，檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全性評價，檔案驗收的結(jié)論性意見；（三）存在問題、整改要求與建議。第十九條 項目檔案驗收結(jié)果分為合格與不合格。項目檔案驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。第二十條 項目檔案驗收合格的項目，由項目檔案驗收組出具項目檔案驗收意見。第二十一條 項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設(shè)單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關(guān)部門對項目建設(shè)單位（法人）通報批評。造成檔案損失的，應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責任。

水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法的內(nèi)容

第一章　總　則第一條　根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）和國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號），為進一步加強對水利工程建設(shè)項目檔案驗收工作的監(jiān)督、指導，規(guī)范檔案驗收工作行為，統(tǒng)一檔案驗收標準，確保檔案驗收質(zhì)量，特制定本辦法。第二條　本辦法所稱的檔案驗收是指各級水行政主管部門，依法組織的水利工程建設(shè)項目檔案專項驗收。第三條　檔案驗收依據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準》（見附件，以下簡稱《評分標準》）對項目檔案管理及檔案質(zhì)量進行量化賦分，滿分為100分。驗收結(jié)果分為3個等級：總分達到或超過90分的，為優(yōu)良；達到70—89.9分的，為合格；達不到70分或“應(yīng)歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”項達不到60分的，均為不合格。第四條　大中型以上和國家重點水利工程建設(shè)項目，應(yīng)按本辦法要求進行檔案驗收。檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。第五條　水利重大信息化建設(shè)項目及其他水利工程（含改建、擴建、除險加固等建設(shè)項目），可參照本辦法進行檔案驗收。第二章　驗收申請第六條　申請檔案驗收應(yīng)具備的條件：（一）項目主體工程、輔助工程和公用設(shè)施，已按批準的設(shè)計文件要求建成，各項指標已達到設(shè)計能力并滿足一定運行條件。（二）項目法人與各參建單位已基本完成應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔與移交工作。（三）監(jiān)理單位對本單位和主要施工單位提交的工程檔案的整理情況與內(nèi)在質(zhì)量進行了審核，認為已達到驗收標準，并提交了專項審核報告。（四）項目法人基本實現(xiàn)了對項目檔案的集中統(tǒng)一管理，且按要求完成了自檢工作，并達到《評分標準》規(guī)定的合格以上分數(shù)。第七條　項目法人在確認已達到第六條規(guī)定的條件后，應(yīng)早于工程計劃竣工驗收的3個月前，按以下原則，向項目竣工驗收主持單位提出檔案驗收申請：主持單位是水利部的，應(yīng)按歸口管理關(guān)系通過流域機構(gòu)或省級水行政主管部門申請；主持單位是流域機構(gòu)的，直屬項目可直接申請，地方項目應(yīng)經(jīng)省級水行政主管部門申請；主持單位是省級水行政主管部門的，可直接申請。第八條　檔案驗收申請應(yīng)包括項目法人開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分數(shù)、自檢結(jié)論等內(nèi)容，并將項目法人的檔案自檢工作報告和監(jiān)理單位專項審核報告附后。檔案自檢工作報告的主要內(nèi)容：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況，檔案自檢工作的組織情況，對自檢或以往階段驗收發(fā)現(xiàn)問題的整改情況，按《評分標準》自檢得分與扣分情況，目前仍存在的問題，對工程檔案完整、準確、系統(tǒng)性的自我評價等內(nèi)容。專項審核報告的主要內(nèi)容：監(jiān)理單位履行審核責任的組織情況，對監(jiān)理和施工單位提交的項目檔案審核、把關(guān)情況，審核檔案的范圍、數(shù)量，審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題與整改情況，對檔案內(nèi)容與整理質(zhì)量的綜合評價，目前仍存在的問題，審核結(jié)果等內(nèi)容。第三章　驗收組織第九條　檔案驗收由項目竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負責組織。第十條　檔案驗收的組織單位，應(yīng)對申請驗收單位報送的材料進行認真審核，并根據(jù)項目建設(shè)規(guī)模及檔案收集、整理的實際情況，決定先進行預驗收或直接進行驗收。對預驗收合格或直接進行驗收的項目，應(yīng)在收到驗收申請后的40個工作日內(nèi)組織驗收。第十一條　對需進行預驗收的項目，可由檔案驗收組織單位組織，也可由其委托流域機構(gòu)或地方水行政主管部門組織（應(yīng)有正式委托函）。被委托單位應(yīng)在受委托的20個工作日內(nèi)，按本辦法要求組織預驗收，并將預驗收意見上報驗收委托單位，同時抄送申請驗收單位。第十二條　檔案驗收的組織單位應(yīng)會同國家或地方檔案行政管理部門成立檔案驗收組進行驗收。驗收組成員，一般應(yīng)包括檔案驗收組織單位的檔案部門，國家或地方檔案行政管理部門、有關(guān)流域機構(gòu)和地方水行政主管部門的代表及有關(guān)專家。第十三條　檔案驗收應(yīng)形成驗收意見。驗收意見須經(jīng)驗收組2/3以上成員同意，并履行簽字手續(xù)，注明單位、職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職稱。驗收成員對驗收意見有異議的，可在驗收意見中注明個人意見并簽字確認。驗收意見應(yīng)由檔案驗收組織單位印發(fā)給申請驗收單位，并報國家或省級檔案行政管理部門備案。第四章　驗收程序第十四條　檔案驗收通過召開驗收會議的方式進行。驗收會議由驗收組組長主持，驗收組成員及項目法人、各參建單位和運行管理等單位的代表參加。第十五條　檔案驗收會議主要議程：（一）驗收組組長宣布驗收會議文件及驗收組組成人員名單；（二）項目法人匯報工程概況和檔案管理與自檢情況；（三）監(jiān)理單位匯報工程檔案審核情況；（四）已進行預驗收的，由預驗收組織單位匯報預驗收意見及有關(guān)情況；（五）驗收組對匯報有關(guān)情況提出質(zhì)詢，并察看工程建設(shè)現(xiàn)場；（六）驗收組檢查工程檔案管理情況，并按比例抽查已歸檔文件材料；（七）驗收組結(jié)合檢查情況按驗收標準逐項賦分，并進行綜合評議，討論、形成檔案驗收意見；（八）驗收組與項目法人交換意見，通報驗收情況；（九）驗收組組長宣讀驗收意見。第十六條　檔案驗收意見應(yīng)包括的內(nèi)容：（一）前言（驗收會議的依據(jù)、時間、地點及驗收組組成情況，工程概況，驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容簡述）；（二）檔案工作基本情況：工程檔案工作管理體制與管理狀況；（三）文件材料的收集、整理質(zhì)量，竣工圖的編制質(zhì)量與整理情況，已歸檔文件材料的種類與數(shù)量；（四）工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價；（五）存在問題及整改要求；（六）得分情況及驗收結(jié)論；（七）附件：檔案驗收組成員簽字表。第十七條　對檔案驗收意見中提出的問題和整改要求，驗收組織單位應(yīng)加強對落實情況的檢查、督促；項目法人應(yīng)在工程竣工驗收前，完成相關(guān)整改工作，并在提出竣工驗收申請時，將整改情況一并報送竣工驗收主持單位。第十八條　對未通過檔案驗收（含預驗收）的，項目法人應(yīng)在完成相關(guān)整改工作后，按本辦法第二章要求，重新申請驗收。第五章　附　則第十九條　本辦法由水利部負責解釋。第二十條　本辦法自2008年10月10日起施行。附件：水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準（略）

如何整理檔案

文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級下發(fā)文件、單位帶字號文件、單位無字號文件，中央的單位還有地方上報文件，重要的事件整理為專題卷宗。以上分類還要冠以年份，如2014年上級下發(fā)文件。每一個文件夾內(nèi)，按照機關(guān)排序，同一機關(guān)以字號區(qū)別排序，同一機關(guān)同一字號按時間排序。做好以后，每頁用鉛筆寫上頁碼，每個卷宗或文件夾上做好目錄，標明頁碼。最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格，分為10大類。必須按照規(guī)則來，這個老人事干部肯定會教你，我暫時也記不清楚了。