采購(gòu)合同整理歸檔

合同歸檔可以參考如下機(jī)種方法進(jìn)行：
1.合同的項(xiàng)目分類(lèi)
2.合同的簽訂時(shí)間
注：在歸檔之前，對(duì)合同編號(hào)，登錄合同有效期限。以便于后續(xù)查閱。

合同簽訂之后，重點(diǎn)在于對(duì)合同的履行進(jìn)行管理：
即對(duì)合同進(jìn)行登記，分解和落實(shí)各階段的合同具體任務(wù)（權(quán)利與義務(wù)）。
對(duì)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督
隨時(shí)掌握對(duì)方的履行狀況，防止自身債權(quán)的落空。
及時(shí)采取保全措施，切實(shí)保障自身的債券實(shí)現(xiàn)。

如何進(jìn)行合同檔案管理

如何進(jìn)行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門(mén)，從合同的特點(diǎn)可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門(mén)也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類(lèi)型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類(lèi)管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類(lèi)中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類(lèi)，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過(guò)于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類(lèi)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個(gè)部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來(lái)，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。

采購(gòu)合同檔案保存期限

法律分析：具體情況而定。如果是定期保存的話，期限是10年或者30年。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

法律依據(jù)：《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

第六條 凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第七條 企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

如何加強(qiáng)采購(gòu)合同的管理

提到傳統(tǒng)的采購(gòu)合同管理，可能大家會(huì)想到在供應(yīng)商選擇完成后，草擬合同、審批、與供應(yīng)商簽訂合同、合同變更，直到合同存檔的過(guò)程。在給國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)做采購(gòu)咨詢的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)合同管理是個(gè)很低效的工作，大家認(rèn)為簽訂采購(gòu)合同心里沒(méi)底，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的合同模板，擔(dān)心會(huì)不會(huì)有漏掉的條款，幾乎每次尋源都要重新簽訂一堆合同。在簽訂以后，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)并未按合同執(zhí)行也未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，另外合同存檔后，去查找條款也相當(dāng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
那么，怎樣才能做好采購(gòu)合同管理呢，要做好以下兩件事情：
首先，做好采購(gòu)合同管理的基礎(chǔ)工作，只要是合同層級(jí)架構(gòu)的設(shè)計(jì)工作，主線包括主合同、工作說(shuō)明書(shū)（SOW）、參與協(xié)議、采購(gòu)訂單（PO）等，輔線由技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議、環(huán)保協(xié)議等等基礎(chǔ)協(xié)議。把這些合同種類(lèi)之間的關(guān)系理清楚了，并把相應(yīng)的合同條款設(shè)計(jì)清楚，將合同文本進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，什么時(shí)候該簽訂什么合同，該怎么簽，就一目了然，心里也會(huì)比較有底氣。
其次，具體到尋源項(xiàng)目簽訂采購(gòu)合同時(shí)，將主要精力放在將合同執(zhí)行工作線性化，并將關(guān)鍵合同條款電子化，以系統(tǒng)管理的方式進(jìn)行合同管理工作，提升工作效率。
接下來(lái)，將把以上兩件事情分別展開(kāi)闡述一下。
首先是采購(gòu)合同管理的基礎(chǔ)部分，合同的層級(jí)從上之下主要分為主合同（MA，Master Agreement）、工作說(shuō)明書(shū)(SOW,Statement of Work)、參與協(xié)議（ParticipateAgreement），訂單（PO，Purchase Order），某些情況下，需要針對(duì)具體項(xiàng)目簽訂具體的協(xié)議，但基礎(chǔ)仍然是以上幾種協(xié)議。
1、主合同是與供應(yīng)商簽訂的覆蓋基本合作意向，雙方的權(quán)利與義務(wù)，一些基本的法律條款，期限和終止條件等，不涉及具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，但主合同的簽訂可以一勞永逸，不用再將類(lèi)似條款一遍又一遍與供應(yīng)商簽訂，一般供應(yīng)商準(zhǔn)入后就可以簽訂主合同。
2、工作說(shuō)明書(shū)的簽訂意味著買(mǎi)賣(mài)雙方雙方就具體的業(yè)務(wù)合作進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段，包括產(chǎn)品或服務(wù)的具體規(guī)格要求，交付要求，通用驗(yàn)收條件，采購(gòu)方責(zé)任，供應(yīng)商責(zé)任，付款條件，以及一些標(biāo)準(zhǔn)文件，保修條款等等。
3、參與協(xié)議指的是在某一地區(qū)簽署的協(xié)議可在其他區(qū)域同時(shí)有效，這對(duì)全球采購(gòu)尋源業(yè)務(wù)至關(guān)重要。由于各地的分公司是獨(dú)立的法人主體，需要獨(dú)立結(jié)算，因此，參與協(xié)議就具有非常重要的意義。
4、訂單，是供應(yīng)商開(kāi)始提供產(chǎn)品和服務(wù)的開(kāi)始，也是供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票的書(shū)面證明，同時(shí)也是采購(gòu)方付款的條件之一。某些間接采購(gòu)中，訂單可以獨(dú)立出具，并起到替代合同的作用。

以上幾種合同組合有多種方式，有些情況需要全部簽訂，有些情況則可以按需要選擇。
另外一些基礎(chǔ)協(xié)議，如技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議等也是伴隨著主合同的簽訂而簽訂的。這些基礎(chǔ)打扎實(shí)以后，對(duì)后面的采購(gòu)合同管理執(zhí)行工作起到事半功倍的作用。
其次，講到采購(gòu)合同管理執(zhí)行部分就比較順理成章了，包括合同草擬、審批、簽訂、存檔、變更/終止幾個(gè)步驟。

1、合同草擬：通常以基礎(chǔ)部分提到的標(biāo)準(zhǔn)合同模板及條款為基礎(chǔ)，針對(duì)具體項(xiàng)目的要求，主要進(jìn)行商務(wù)條款的修訂，包括產(chǎn)品/服務(wù)具體需求、交付要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，終止條件/日期等等，與需求方和供應(yīng)商進(jìn)行需求和條款確認(rèn)。

2、合同審批：如果涉及到法律條款的變更，需要公司法務(wù)同事進(jìn)行審批，再經(jīng)過(guò)具有授權(quán)的相關(guān)管理層的審批。

3、合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行合同簽訂，雙方簽字蓋章。

4、合同存檔：將簽訂過(guò)的合同進(jìn)行電子化存檔。如果有相關(guān)采購(gòu)管理SRM系統(tǒng)，則可以將關(guān)鍵條款電子化，如價(jià)格、付款條件、起止日期等，以方便后續(xù)的合規(guī)性檢查。

5、合同變更/終止：一旦合同變更/終止條件被觸發(fā)，則需要進(jìn)行合同的變更及終止，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批后，進(jìn)行歸檔管理

相信經(jīng)過(guò)這些基礎(chǔ)管理梳理后，采購(gòu)合同管理會(huì)變得更加高效，并對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行及合規(guī)管理起到有效的支撐作用。