工程項(xiàng)目檔案整理

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程

②歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

如何做好工程項(xiàng)目管理中工程檔案的收集和整理工作

在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過(guò)程中形成的材料應(yīng)收集齊全。例如：征用地申請(qǐng)，紅線圖、坐標(biāo)圖、征地拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件等。應(yīng)注意招投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標(biāo)人員在評(píng)議標(biāo)過(guò)程中，針對(duì)具體項(xiàng)目不同標(biāo)段形成的評(píng)分表等材料，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)未中標(biāo)標(biāo)書的收集。在項(xiàng)目施工階段，注意檢查施工基礎(chǔ)資料收集是否齊全，尤其要注意設(shè)計(jì)變更與測(cè)試、沉降、位移、變形監(jiān)測(cè)記錄、質(zhì)量檢查等材料，同時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查施工基礎(chǔ)資料的修改方式是否符合有關(guān)規(guī)定。監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理月報(bào)、開停工令、設(shè)備材料報(bào)審、計(jì)量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。工程竣工驗(yàn)收后及試運(yùn)行期間，注意試運(yùn)行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實(shí)狀況，與變更是否符合。預(yù)、決算形成的文件材料等應(yīng)直接整理歸入工程項(xiàng)目檔案。聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設(shè)前原始地形、地貌；開工典禮、領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物參加相關(guān)活動(dòng)照片；項(xiàng)目相關(guān)評(píng)審、紀(jì)要會(huì)議等具有保存價(jià)值的照片檔、錄音案。

工程檔案整理的步驟

主要步驟為：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過(guò)程整理。

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。

對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對(duì)由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整，對(duì)必須接收和征集的零散檔案，進(jìn)行包括整理工作全部?jī)?nèi)容的系統(tǒng)化和編目。

擴(kuò)展資料：

檔案整理要求：

1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

2、這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。

3、其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)。

4、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

參考資料來(lái)源：百度百科-檔案整理

工程檔案整理應(yīng)該注意哪些

一、注意歸檔范圍全面性
歸檔范圍可細(xì)分為十二項(xiàng)，但一般分五大項(xiàng)即可：1、工程準(zhǔn)備階段文件，此階段的文件主要是立項(xiàng)、建設(shè)用地、征地合同、職能部門審批文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)及各類合同，關(guān)鍵是要求保存好原件，有可能的話盡量保存二份以上原件，特別是前期的項(xiàng)目建議書，可行性報(bào)告，項(xiàng)目申請(qǐng)及批復(fù)等，移交時(shí)均需要原件；2、工程施工文件，此部分的文件較多，容易蔬忽的往往是施工的過(guò)程記錄，設(shè)計(jì)變更記錄、技術(shù)變更聯(lián)系單，材料簽證的及時(shí)得保存，還有水電設(shè)備安裝的測(cè)試記錄，試運(yùn)行記錄，平時(shí)沒有及時(shí)收集保存資料，將在整檔移交時(shí)帶來(lái)很大的補(bǔ)救工作量；3、監(jiān)理文件，此類文件特別是監(jiān)理月報(bào)、一定要原件并及時(shí)存檔，監(jiān)理規(guī)劃，實(shí)施細(xì)則按要求保存原件；4、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件此兩類文件容易保存，但往往對(duì)工程概算書與工程驗(yàn)收會(huì)議記錄的保存容易疏忽，要注意。
二、注意平時(shí)歸檔的方法
在整理工程檔案材料時(shí)，平時(shí)一定要按歸檔范圍的要求分類，分階段保管文件，按照單體分別編號(hào)，標(biāo)識(shí)要明顯,易于保管查找,凡生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程發(fā)生的文字記錄均應(yīng)保存，歸檔及時(shí)并平時(shí)做好目錄整理，同時(shí)及時(shí)督促各項(xiàng)目部資料員及時(shí)報(bào)送資料,相互配合,在以后移交文件整理時(shí)起到事半功倍的效果。
三、工程檔案管理過(guò)程中，資料保管最好由專人負(fù)責(zé)，輕意不要換人，資料員要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，最好是全程跟蹤工程的進(jìn)展，對(duì)材料的試驗(yàn)報(bào)告，出廠證明合格證等在平時(shí)就應(yīng)及時(shí)保存，在對(duì)工程檔案的保存要有大體狀況的了解，做到心中有數(shù)。
四、臨近移交日期積極與建設(shè)檔案局聯(lián)系，根據(jù)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同)，減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請(qǐng)延期，做到及時(shí)溝通,避免不必要處罰。
五、行政檔案員與工程資料員要相互配合，及時(shí)溝通，工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管，中后期主要是工程資料員保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整個(gè)檔案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是對(duì)南國(guó)名城工程檔案整理、移交的點(diǎn)滴體會(huì)，希望對(duì)從事此項(xiàng)工作的同仁有所幫助。

如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理

1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案
　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅(jiān)持持證上崗，明確崗位責(zé)任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位，以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。
　　2、 必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集
　　工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料，如中標(biāo)通知書，定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會(huì)出現(xiàn)缺少資料的情況。施工過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來(lái)，不能堆積到一起再做，這樣就會(huì)造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能及時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問(wèn)題和錯(cuò)誤，及時(shí)得以糾正。工程收尾階段，要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測(cè)資料，消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)資料、沉降觀測(cè)資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測(cè)資料等。及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。
　　3、 確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性
　　真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問(wèn)題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。
　　準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說(shuō)明部分要規(guī)范用語(yǔ)，不能采用口語(yǔ)或?qū)I(yè)語(yǔ)言，要讓外行人也能看懂，不會(huì)產(chǎn)生任何歧義。對(duì)于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，做出來(lái)的資料大都會(huì)出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過(guò)有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場(chǎng)是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評(píng)定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對(duì)應(yīng)。有部分人知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個(gè)過(guò)程用文字來(lái)描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過(guò)程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場(chǎng)干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內(nèi)業(yè)就無(wú)所謂，應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí)，切記偽造，有些資料員平時(shí)懶于動(dòng)手，等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴(yán)重失實(shí)的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對(duì)技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當(dāng)面核對(duì)工程及用材情況，認(rèn)為準(zhǔn)確無(wú)誤后，方可填寫。如：技術(shù)安全交底是否屬實(shí)，是否落實(shí)到人；管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行，是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認(rèn)真填寫資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。
　　4、 確保工程技術(shù)資料的完整性
　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會(huì)導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。除了質(zhì)量證明材料，我們平時(shí)的施工日志、測(cè)量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評(píng)定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。
　　5、 職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全
　　《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定程序及組織”各級(jí)質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級(jí)評(píng)定，馬虎過(guò)關(guān)。自檢要通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長(zhǎng)共同檢查，對(duì)混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評(píng)定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；對(duì)于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認(rèn)。堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒有落實(shí)到位。及時(shí)對(duì)各種工程會(huì)議如：圖紙會(huì)審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會(huì)簽并簽字蓋章齊全。
　　6、 做好技術(shù)資料的整理保管
　　由于現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。拿一般房建工程的資料來(lái)說(shuō)，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理（文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁(yè)，以便于查閱），在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，要用的時(shí)候能立即調(diào)出來(lái)，有了這樣一個(gè)電子版的臺(tái)帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi)，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來(lái)了，等工程竣工的時(shí)候，竣工資料也就完成了。
　　做好施工過(guò)程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過(guò)程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會(huì)驗(yàn)收照片，各種性能檢測(cè)實(shí)測(cè)照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?，?yīng)此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長(zhǎng)一點(diǎn)。
　　7、 有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神
　　資料員要養(yǎng)成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風(fēng)，勤于問(wèn)質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時(shí)了解工程施工及用材情況；勤于及時(shí)地通過(guò)三方見證、報(bào)驗(yàn)、送檢；勤于及時(shí)填寫各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。勤于隨時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)落實(shí)工程施工情況，比如：基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行，核對(duì)需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行，真實(shí)地記載工程施工的全過(guò)程。
　　8、 統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度
　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點(diǎn)，目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵(lì)軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實(shí)同步，就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí)，資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實(shí)現(xiàn)未來(lái)電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。