機關(guān)人事檔案管理

一、人事檔案管理政策依據(jù)

v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)

v《濟南市人事代理暫行辦法》(濟政辦字﹝1998﹞81號)

v《山東省流動人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)

v《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)

v《中華人民共和國檔案法》

v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)

二、流動人員人事檔案的范圍

v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;

v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

v外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

v其他流動人員的人事檔案;

v注：按照組織部現(xiàn)行規(guī)定，機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。

三、流動人員人事檔案的管理

v流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。

v 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

四、檔案工作人員職責(zé)

v一、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。

v四、登記干部職務(wù)、工資等變動情況。

v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。

v六、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ，搞好干 部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案

v十、辦理其他有關(guān)事項。

五、人事檔案保管保密制度

v一、牢固樹立安全保密觀念、增強保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》

v二、干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。

v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對濕度45-65﹪)，安全防護(hù)措施要經(jīng)常檢查，杜絕隱患。

v四、檔案管理人員離開庫房時要及時關(guān)燈、鎖好門窗，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫房。

v五、任何個人不得私自保存他人檔案，禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場所。

v六、保管干部檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

六、人事檔案查閱檔案制度

v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。

v2、閱檔人員必須是中共黨員。

v3、任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。

v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

v5、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟私者，按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

v7、閱檔人員在查閱干部檔案時嚴(yán)禁吸煙

如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

如何做好事業(yè)單位人事檔案管理
目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱評審無紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。
一、關(guān)于材料的收集與歸檔
人事檔案管理而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。
主要應(yīng)做好以下工作：
1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。
2、加強與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(各級組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。
二、關(guān)于檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。
1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。
2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準(zhǔn)確。
三、關(guān)于檔案的保管方式
人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復(fù)拆訂易對紙張造成損壞。
人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績工作表現(xiàn)，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

法律分析：應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。

經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。

各級干部人事檔案如何進(jìn)行管理?

1、中央和國家機關(guān)各部委、參照公務(wù)員法管理的機關(guān)（單位）組織人事部門，中管金融企業(yè)、中央企業(yè)、黨委書記和校長列入中央管理的高校組織人事部門，負(fù)責(zé)集中管理黨委（黨組）管理的干部（領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員、專業(yè)技術(shù)人員，下同）和本單位其他干部的人事檔案。
2、?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、市（地、州、盟）黨委組織部門負(fù)責(zé)集中管理本級黨委管理干部的人事檔案；省、市級直屬機關(guān)和國有企事業(yè)單位組織人事部門集中管理黨委（黨組）管理的干部和本單位其他干部的人事檔案。
3、縣（市、區(qū)、旗）以下機關(guān)（單位）的干部人事檔案可以按不同類別、身份，由縣（市、區(qū)、旗）黨委組織部門、人力資源社會保障部門等分別集中管理。