檔案管理的規(guī)范性

要做好一個(gè)合格的檔案管理員，首要要了解以下幾點(diǎn)檔案管理員工作職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)管理公司各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。
2、建立和完善檔案管理的相關(guān)制度。
3、責(zé)任心強(qiáng)，維護(hù)公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實(shí)性和安全性，據(jù)實(shí)用檔，切實(shí)履行保密義務(wù)。
4、對(duì)公司各個(gè)部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案收集工作的規(guī)范性，并督促各部門(mén)及時(shí)歸檔。
5、完整接收各部門(mén)移交的檔案，對(duì)未及時(shí)移交的檔案資料主動(dòng)向使用或產(chǎn)生該檔案的部門(mén)催收。
6、做好公司檔案編研工作，整理公司大事記，為公司宣傳工作提供數(shù)據(jù)和信息。 7、完成領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)。
另外要對(duì)檔案整理工作流程及要求 了解清楚
一、 收集
了解部門(mén)職能職責(zé)，將平時(shí)在工作活動(dòng)中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來(lái)。
二、 鑒定
對(duì)收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門(mén)文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門(mén)歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。
三、 分類(lèi)
根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律，將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類(lèi)別。
四、 組卷
組卷的具體做法：項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、臺(tái)件組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)件、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
五、案卷及卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列； 2、竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列；
3、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
六、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)
1、卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面都要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
2、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)的位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右下角，或標(biāo)題欄外右下方；成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
七、加蓋檔號(hào)章與檔號(hào)的編寫(xiě)
檔號(hào)章蓋在每件材料的右上角空白處。檔號(hào)由三部分組成：項(xiàng)目代號(hào)+分類(lèi)代號(hào)+案卷流水號(hào)，如：中國(guó)鐵建〃國(guó)際城（ZGTJ〃GJC）+部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱(chēng)（如ZHB）+案卷流水號(hào)。
八、卷內(nèi)目錄的編制（卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)圖A.3）
文件排列與編號(hào)之后，每份文件在卷內(nèi)的位置已固定，為了便于文件利用，按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄的內(nèi)容包括以下內(nèi)容：
1、序號(hào),用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個(gè)號(hào)。正件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文在整理時(shí)視為一件。
2、文件編號(hào)，填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。不能簡(jiǎn)寫(xiě)。沒(méi)有文號(hào)或圖號(hào)的文件，此欄不填寫(xiě)。
3、責(zé)任者，填寫(xiě)文件形成部門(mén)或主要責(zé)任者。填寫(xiě)的責(zé)任者應(yīng)是全稱(chēng)或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱(chēng)。
4、文件題名，填寫(xiě)標(biāo)題的全稱(chēng)，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。
5、日期，填寫(xiě)文件形成日期，格式為八位數(shù)，如“20110712”。 6、頁(yè)數(shù)，頁(yè)數(shù)的填寫(xiě)有幾頁(yè)填幾頁(yè)。
7、備注，可填寫(xiě)該份文件的密級(jí)，如無(wú)密級(jí)則不填寫(xiě)。 九、檔案盒
檔案盒一律采用無(wú)酸牛皮紙的科技檔案盒，其規(guī)格為：310㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部門(mén)根據(jù)需要統(tǒng)一規(guī)格相同的檔案盒.
十、案卷封面和案卷脊背的編制（案卷封面、案卷脊背式樣見(jiàn)圖A.1、A.2）
1、擬寫(xiě)案卷題名，即案卷標(biāo)題，由三部分組成：①項(xiàng)目的名稱(chēng)或代字、代號(hào)；②項(xiàng)目的專(zhuān)業(yè)、階段的名稱(chēng)、代號(hào)；③項(xiàng)目文件的名稱(chēng)。
2、立卷單位：填寫(xiě)檔案的形成單位。
3、起止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)項(xiàng)目文件形成的起止日期。具體的方法是通過(guò)查閱卷內(nèi)目錄，找到最早的一個(gè)時(shí)間，即為起日期；找到最晚的一個(gè)時(shí)間，即為止日期。
4、保管期限：保管期限根據(jù)《文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定劃分，保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期（文書(shū)類(lèi)有永久、30年、10年）三類(lèi)。
5、密級(jí)：填寫(xiě)依據(jù)保密規(guī)定確定的卷內(nèi)文件的最高密級(jí)，如無(wú)保密文件，則不填寫(xiě)。
6、檔號(hào)：把編寫(xiě)好的檔號(hào)填在案卷封面上。
十一、填寫(xiě)案卷目錄（案卷目錄式樣見(jiàn)圖A.4）
案卷目錄項(xiàng)目有序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁(yè)數(shù)、保管期限、備注6項(xiàng)，根據(jù)檔案盒和卷內(nèi)目錄內(nèi)容逐一填寫(xiě)，裝訂成冊(cè)，以便查閱。
十二、上架。檔案整理完畢后，根據(jù)盒號(hào)順序依次放入檔案密集架，便于查找利用

檔案的管理有哪些要求？

（1）完整性要求。一方面要保證檔案數(shù)量安全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗的完整；另一方面要盡量保持檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
（2）安全性要求。盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免檔案中的機(jī)密泄漏，這是檔案管理的基本任務(wù)之一。
（3）科學(xué)性要求。采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)管理，使檔案管理工作邁向更高水平。
（4）規(guī)范性要求。即檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，制訂各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施。通過(guò)法規(guī)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使檔案信息資源得以共享。
（5）經(jīng)濟(jì)性要求。經(jīng)濟(jì)因素在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行中起決定作用。
（6）現(xiàn)代化要求。檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率。

做好檔案管理的有效措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專(zhuān)業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對(duì)檔案管理的重視，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開(kāi)展需要專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)地和專(zhuān)門(mén)的設(shè)施。有利于資料的存儲(chǔ)和管理，從而實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開(kāi)檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

為了不被時(shí)代浪潮淘汰，專(zhuān)業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識(shí)程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開(kāi)培訓(xùn)[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)也是開(kāi)展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[5]。

其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補(bǔ)充。對(duì)于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)要主動(dòng)吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?，F(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問(wèn)題的原因

在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問(wèn)題都對(duì)檔案管理的規(guī)范性帶來(lái)不小的影響。

3.2 觀念認(rèn)識(shí)有偏差

一些單位對(duì)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)還不到位。一是主動(dòng)性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒(méi)有受到過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理關(guān)注不高，對(duì)于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒(méi)有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對(duì)于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒(méi)有真正落實(shí)到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題十分突出。

3.4 監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專(zhuān)業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問(wèn)題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)

針對(duì)當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識(shí)入手，用制度規(guī)定作保證，落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)

無(wú)論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹(shù)立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來(lái)檔案管理規(guī)范性的必然要求。對(duì)此，檔案管理部門(mén)要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

4.3 落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來(lái)促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。一是要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)。同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無(wú)論是上級(jí)部門(mén)，還是單位自身，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。注重對(duì)檔案管理工作的檢查，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題要建立規(guī)范的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

4.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬的管理人才;其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對(duì)其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來(lái)，提高他們的工作積極性。

5、結(jié)束語(yǔ)

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實(shí)現(xiàn)的。要緊隨時(shí)代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動(dòng)，通過(guò)自身實(shí)際行動(dòng)去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項(xiàng)制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

企業(yè)應(yīng)如何管理員工檔案？

員工檔案管理是企業(yè)人力資源管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。每個(gè)員工都有一份完善的人事檔案，通過(guò)查閱檔案，可以對(duì)員工的一些個(gè)人信息有比較清楚的了解。但是，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，員工放棄檔案，或者單位對(duì)“棄檔”、“死檔”不聞不問(wèn)，以及企業(yè)人力資源部門(mén)不重視檔案管理，勞動(dòng)合同解除后用人單位扣留勞動(dòng)者檔案，已成為目前比較普遍的現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善員工檔案管理制度，在管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵守法律規(guī)定。 企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則 現(xiàn)行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部、國(guó)家人事部發(fā)布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》 (以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》)。根據(jù)該《規(guī)定》，企業(yè)在員工檔案管理工作中應(yīng)遵循以下原則： 集中統(tǒng)一、歸口管理的原則。《規(guī)定》第三條規(guī)定：“流動(dòng)人員人事檔案管理遵循‘集中統(tǒng)一、歸口管理’的原則，接受同級(jí)黨委組織部門(mén)、政府人事行政部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)?！蓖瑫r(shí)，《規(guī)定》明確：“流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門(mén)和政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案；嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案?！敝砸獔?jiān)持這個(gè)原則，因?yàn)椋旱谝?。統(tǒng)一管理檔案有利于國(guó)家統(tǒng)一掌握各類(lèi)人才的總量、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、分布情況，從而制定科學(xué)的培養(yǎng)、吸引、使用、規(guī)劃人才的宏觀調(diào)控政策。第二，只有堅(jiān)持統(tǒng)一管理，才能維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，在單位用人時(shí)能起到依據(jù)作用。 安全、保密的原則。人事檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，又是一項(xiàng)機(jī)要性工作。人事檔案要為人才的求職擇業(yè)、享受有關(guān)待遇、參與社會(huì)活動(dòng)等提供服務(wù)，要為用人單位選人用人提供服務(wù)，如果沒(méi)有服務(wù)性，人事檔案工作就毫無(wú)意義。但人事檔案工作不同于一般的服務(wù)工作，它是一項(xiàng)保密性工作，人事檔案工作機(jī)構(gòu)屬于機(jī)要部門(mén)，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強(qiáng)調(diào)安全。 公共服務(wù)的原則。在組織人事部門(mén)成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門(mén)集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)。為了方便工作，經(jīng)批準(zhǔn)，一些干部人事機(jī)構(gòu)健全的大型國(guó)有企事業(yè)單位可以管理屬于本單位管理的人員的檔案，一定層次領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案仍然要由黨委組織部門(mén)或政府人事部門(mén)管理。 出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類(lèi)比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變?nèi)耸聶n案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。 非公企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)人事檔案管理的意識(shí) 企業(yè)人事檔案是企業(yè)歷史地、全面地考察、了解、管理、使用員工的一個(gè)重要依據(jù)。近幾年來(lái)，隨著我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，非公有企業(yè)迅速發(fā)展。由于企業(yè)性質(zhì)、管理模式的不同，非公有企業(yè)人事檔案管理中的矛盾和問(wèn)題也越來(lái)越突出，表現(xiàn)在： 企業(yè)管理者檔案意識(shí)薄弱。由于企業(yè)與員工是“雇用”關(guān)系，員工的人事檔案管理在企業(yè)管理中不受重視，往往是人員不到位、硬件設(shè)施不到位、管理制度不到位。企業(yè)管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象。 檔案管理面臨責(zé)任落實(shí)難、材料收集難、管理規(guī)范難的情況。具體表現(xiàn)在非公有企業(yè)在勞動(dòng)用工上，無(wú)暇顧及檔案工作，缺乏一套適應(yīng)非公有企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度。 事實(shí)上，非公有企業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣得到企業(yè)的重視和加強(qiáng)，為此，建議非公有企業(yè)應(yīng)注重以下幾個(gè)方面： 深化認(rèn)識(shí)，企業(yè)的人力資源部門(mén)應(yīng)切實(shí)把企業(yè)人事檔案管理工作擺上重要位置。企業(yè)人事檔案管理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來(lái)越顯示出它的重要地位和作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，最終還是人才的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)管理者，應(yīng)自覺(jué)提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔意識(shí)，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理。 根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立健全制度，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性。針對(duì)非公有企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。使人事檔案不僅反映一個(gè)人的歷史和過(guò)去，而且更應(yīng)客觀、及時(shí)地反映現(xiàn)實(shí)情況，配合企業(yè)的“識(shí)人”、“用人”。 一個(gè)企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，能否構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有效地開(kāi)發(fā)利用信息資源，從一定程度上講，決定著其競(jìng)爭(zhēng)的成敗。人才乃企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)之本。因此，要重視運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備手段，對(duì)人事檔案進(jìn)行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業(yè)決策者提供必要的、充分的、準(zhǔn)確的個(gè)人信息資料，確保企業(yè)更合理地開(kāi)發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能。

房地產(chǎn)檔案管理制度

　　第一條 目的:為加強(qiáng)公司各類(lèi)檔案管理的規(guī)范性,特制定本辦法。
　　第二條 適用范圍:公司的全部文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案。
　　第三條 管理權(quán)限:各相關(guān)部門(mén)
　　第四條 檔案的立卷歸檔:
　　1.行政檔案的立卷:
　　(1)立卷范圍:公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的收文及批辦過(guò)程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件(定稿、存本、附件);各種會(huì)議文件及會(huì)議記錄;公司內(nèi)部管理類(lèi)文件(日常工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度等);公司內(nèi)部形成的除人事、財(cái)務(wù)方面之外的其它請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù);公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同原
　　件(工程部一份,由財(cái)務(wù)部門(mén)一份存檔及多余份數(shù)綜合辦公室保存;只有一份原件的,由財(cái)務(wù)部門(mén)保存,其他報(bào)名保
　　存復(fù)印件,并在其上注明原件存放處);在工作過(guò)程中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)及光盤(pán)、工具類(lèi)書(shū)籍;公司領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)經(jīng)理外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)帶
　　回的文字、聲像、科技資料。
　　(2)有關(guān)部門(mén)須保留檔案原件時(shí),綜合辦公室應(yīng)保存復(fù)印件,并在復(fù)印件上注明原件存放處。
　　2.工程檔案的立卷:
　　(1)立卷范圍:與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的各類(lèi)工程文件資料(工程前期資料、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料;工程竣工驗(yàn)收資料等)。
　　(2)工程部應(yīng)派專(zhuān)人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準(zhǔn)確,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、編目后由工程部負(fù)責(zé)人審查后歸檔。
　　(3)工程結(jié)束后,由工程部負(fù)責(zé)移交有關(guān)部門(mén)存檔。
　　第五條 檔案的保管:
　　1.凡公司在各類(lèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門(mén)和個(gè)人不得擅自留存。
　　2.凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書(shū)寫(xiě)格·式必須符合要求,書(shū)寫(xiě)工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應(yīng)保證其完整、齊全、分類(lèi)清楚。
　　3.檔案管理實(shí)行一月一整理制度,所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。
　　4.各檔案管理有權(quán)部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)全部檔案的保管及借閱登記狀況進(jìn)行核查,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便及時(shí)采取措施確保檔案的安全。
　　5.對(duì)破損和變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行復(fù)制和修補(bǔ)。
　　第六條 檔案的借閱:
　　1.借閱檔案時(shí)需填寫(xiě)《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室。
　　2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后檔案被借出時(shí),檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位置上,放一張代替卡,卡上應(yīng)標(biāo)明檔案卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時(shí)催還,防止檔案丟失。
　　3.秘密檔案的借閱應(yīng)由綜合辦公室主任在借閱登記表中簽字認(rèn)可;機(jī)密檔案由檔案管理有權(quán)部門(mén)主管副總簽字認(rèn)可;絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可借閱。
　　4.保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印,如確實(shí)需要時(shí),應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門(mén)最高負(fù)責(zé)人在借閱登記表中簽字認(rèn)可。
　　5.借閱檔案的部門(mén)和個(gè)人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進(jìn)行涂改、勾劃、折疊、抽頁(yè)等損壞性行為,也不得轉(zhuǎn)借他人使用。
　　6.借閱人歸還檔案時(shí)必須經(jīng)檔案管理人認(rèn)真檢查后方可進(jìn)行銷(xiāo)號(hào)。
　　第七條 檔案的銷(xiāo)毀:
　　檔案銷(xiāo)毀由辦公室報(bào)請(qǐng)公司主管副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,并須由公司指派專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督。