工程檔案資料整理

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

工程檔案整理的步驟

主要步驟為：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。

對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進行新的系統(tǒng)化調(diào)整，對必須接收和征集的零散檔案，進行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。

擴展資料：

檔案整理要求：

1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

2、這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。

3、其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)。

4、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

參考資料來源：百度百科-檔案整理

如何整理工程歸檔資料？

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DBJ01-51-2003.pdf
建筑施工管理資料全套表格（GB2002，609張）.rar
建設(shè)工程
全套資料表格.rar
建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范
（GB／T50328-2001）.pdf
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工程檔案資料歸檔及保管知識

工程檔案資料歸檔及保管知識

工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進行具體編制、收集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。下面是我為大家分享工程檔案資料歸檔及保管知識，歡迎大家閱讀瀏覽。

一、工程檔案資料歸檔責任劃分

1、工程準備資料(包括開發(fā)報建、招投標資料等)，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。

2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負責編制并歸檔。

工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。

已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對監(jiān)理資料的`形成進行監(jiān)督和檢查。

3、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進行具體編制、收集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。

4、工程竣工驗收資料，由工程部組織，施工單位進行驗收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報送城建檔案館。

5、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團公司工程結(jié)算目錄進行收集整理，經(jīng)工程部審核，報工程主管領(lǐng)導審批，加蓋工程部公章，提交給預決算部，由預決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。

二、工程部資料員日常保管的資料

1、監(jiān)理規(guī)劃、細則及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負責人審核，報公司主管領(lǐng)導審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。

2、工程開工報告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。

3、分包單位資質(zhì)報驗：分包單位進場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復印件加蓋責任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、(主體)施工單位、設(shè)計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。

5、監(jiān)理月報、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報表報工程部(或監(jiān)理單位項目)負責人審批后蓋章，向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理月報是否規(guī)范及符合要求。工程完工后，由項目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報工程主管(或監(jiān)理單位)領(lǐng)導審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔。

6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復下發(fā)給相關(guān)單位。同時工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復要合并一起存檔。

7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負責收發(fā)，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號后當天存檔。

8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。

9、單位工程坐標定位測量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報資料室存檔，測量記錄必須有建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計等單位簽字并加蓋公章。

10、簽證、委托、進度申請：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負責人簽字，報公司主管領(lǐng)導審批;進度申請經(jīng)工程部負責人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位，同時工程部資料室存檔1份。

11、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

12、檢測報告、勘察報告：相關(guān)項目檢測完畢由相關(guān)單位在1個月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。

13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項目證照復印件：施工現(xiàn)場保存復印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。

14、結(jié)算資料：施工單位報送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，項目經(jīng)理、工程部負責人、公司主管領(lǐng)導審批后，由相關(guān)單位給預決算部報一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時，資料室存檔1份。

15、材料報驗：施工單位上報的材料報驗資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報工程部負責人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。

16、施工報驗資料(包括各種施工記錄)：施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負責人在報驗資料臺帳上審批，報驗資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。

17、圖紙會審及設(shè)計變更：圖紙會審及設(shè)計變更要按照單位工程進行分類歸檔，設(shè)計院下發(fā)的設(shè)計變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收，簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。

18、施工組織設(shè)計及分部工程施工方案：施工單位上報的《施工組織設(shè)計》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔?！妒┕そM織設(shè)計》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章。“編制人”和“審批人”等欄內(nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負責人。不對外報送的工程《施工組織設(shè)計》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項目章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。

工程檔案整理應(yīng)該注意哪些

一、注意歸檔范圍全面性
歸檔范圍可細分為十二項，但一般分五大項即可：1、工程準備階段文件，此階段的文件主要是立項、建設(shè)用地、征地合同、職能部門審批文件，勘察、測繪、設(shè)計、招投標及各類合同，關(guān)鍵是要求保存好原件，有可能的話盡量保存二份以上原件，特別是前期的項目建議書，可行性報告，項目申請及批復等，移交時均需要原件；2、工程施工文件，此部分的文件較多，容易蔬忽的往往是施工的過程記錄，設(shè)計變更記錄、技術(shù)變更聯(lián)系單，材料簽證的及時得保存，還有水電設(shè)備安裝的測試記錄，試運行記錄，平時沒有及時收集保存資料，將在整檔移交時帶來很大的補救工作量；3、監(jiān)理文件，此類文件特別是監(jiān)理月報、一定要原件并及時存檔，監(jiān)理規(guī)劃，實施細則按要求保存原件；4、竣工圖、竣工驗收文件此兩類文件容易保存，但往往對工程概算書與工程驗收會議記錄的保存容易疏忽，要注意。
二、注意平時歸檔的方法
在整理工程檔案材料時，平時一定要按歸檔范圍的要求分類，分階段保管文件，按照單體分別編號，標識要明顯,易于保管查找,凡生產(chǎn)經(jīng)營過程發(fā)生的文字記錄均應(yīng)保存，歸檔及時并平時做好目錄整理，同時及時督促各項目部資料員及時報送資料,相互配合,在以后移交文件整理時起到事半功倍的效果。
三、工程檔案管理過程中，資料保管最好由專人負責，輕意不要換人，資料員要有強烈的工作責任心，最好是全程跟蹤工程的進展，對材料的試驗報告，出廠證明合格證等在平時就應(yīng)及時保存，在對工程檔案的保存要有大體狀況的了解，做到心中有數(shù)。
四、臨近移交日期積極與建設(shè)檔案局聯(lián)系，根據(jù)當?shù)亟ㄔO(shè)檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同)，減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請延期，做到及時溝通,避免不必要處罰。
五、行政檔案員與工程資料員要相互配合，及時溝通，工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管，中后期主要是工程資料員保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整個檔案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是對南國名城工程檔案整理、移交的點滴體會，希望對從事此項工作的同仁有所幫助。