合同檔案整理目錄

法律分析：1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。2、合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢。5、建立客戶評價系統(tǒng)。6、定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國勞動合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。

第十二條 勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同。

合同如何歸檔？

1、關(guān)于合同歸檔編號的問題，你可以按照年份、合同性質(zhì)、簽訂日期、序列號等組成。
2、關(guān)于合同的名稱與合同條款問題，這個比較的復(fù)雜，建議由法律專業(yè)人士起草修改。
3、關(guān)于合同如何存檔的問題，建議按照年份分別存檔，這樣查找方便一些，因為供應(yīng)商萬萬千，按照年份存檔，查找方便很多。

合同檔案如何編碼歸類

　　1.技術(shù)服務(wù)合同編號方法：
　　1.1一級編碼：根據(jù)項目名稱分類，一級編號代碼由二到四個大寫字母表示，大寫字母是項目名稱漢字拼音的第一個聲母。重大合同編號應(yīng)由綜合管理部對項目簡稱代碼進(jìn)行明確規(guī)定，并發(fā)布給各部門予以執(zhí)行。
　　1.2二級編碼：根據(jù)部門名稱分類。根據(jù)部門名稱分為“綜合”、“人力”、“規(guī)劃”、“技術(shù)”、“財務(wù)”，代碼分別為ZH、RL、GH、JS、CW。
　　1.3 三級編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號，在前三類的最小類范圍內(nèi)進(jìn)行連續(xù)編號，編號代碼為三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001自999分別連接至各二級代碼之后;
　　1.4編號舉例：
　　如公司簽訂的第一份技術(shù)服務(wù)合同，則其合同編碼為： JSFW-JS-001

　　2.管理類合同編號方法：
　　2.1一級編碼：部門代號。
　　2.2二級編碼：相應(yīng)編號按下列括號中漢字表示。
　　2.2.1.勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；
　　2.2.2.固定資產(chǎn)管理合同（資產(chǎn)）：包括固定資產(chǎn)（含辦公用品）采購、維修、維護(hù)等合同；
　　2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協(xié)議等合同；
　　2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰(zhàn)略性合同、按揭合作協(xié)議、集團(tuán)購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設(shè)立、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、委托薪金調(diào)查、培訓(xùn)、發(fā)布招聘廣告、聘請法律顧問、商標(biāo)申請代理等各種合同。
　　2.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯?dāng)?shù)字。
　　2.4四級編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍內(nèi)進(jìn)行連續(xù)編號，編號代碼為四位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001自9999。
　　2.5編號舉例：
　　人力資源部2004年第8份勞動合同，則編號為： RL-勞動-2004-0008

　　3.銷售租賃類合同編號方法：
　　3.1一級編碼：一級編號代碼由“銷售”二字漢字拼音的第一個聲母大寫字母表示。
　　3.2二級編碼：同技術(shù)服務(wù)合同編號方法1.1。
　　3.3三級編碼：根據(jù)銷售產(chǎn)品的品名型號及編號表示。

我們這合同太多了,每次老板說要哪一個份合同我都要找半天,我應(yīng)該怎么整理一下呢?

看來你需要學(xué)一下檔案管理。如果合同特別多，建議你購置必要的檔案柜，按常用合同的厚度訂購一些檔案袋、檔案盒、標(biāo)簽紙、替書卡之類的東西。首先應(yīng)建立合同分類和編號規(guī)則，按購、銷、投資、貸款等門類分類，按固定的編號規(guī)則依時序編號，在合同文本和檔案盒（袋）外露一側(cè)標(biāo)注編號，按時序入柜排放，必要時建立檔案目錄。合同不論什么原因取出你管轄的區(qū)域就放一張?zhí)婵?，記明誰批準(zhǔn)、誰拿走、什么時間拿走，歸還后記錄一下時間。如果完成上述工作本養(yǎng)成及時整理的習(xí)慣，即便你一年有20萬份合同，也可以在1分鐘內(nèi)找到特定的合同。