電子檔案怎么管理

論如何做好電子檔案的管理工作

在各領(lǐng)域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學(xué)術(shù)界進(jìn)行成果交流的工具。相信寫論文是一個(gè)讓許多人都頭痛的問(wèn)題，以下是我整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

【摘要】 就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述，希望能夠通過(guò)這些倡議和策略來(lái)改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

【關(guān)鍵詞】 電子文件；檔案管理；策略。

計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來(lái)電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字，而且還有計(jì)算機(jī)軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過(guò)歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對(duì)于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)公信力都會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響

1.1電子文檔成為了過(guò)去的紙質(zhì)文檔代替品

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，無(wú)疑是電子文檔興趣的開(kāi)始，電子文檔是借助計(jì)算機(jī)終端來(lái)將資料進(jìn)行磁盤的記錄，因此其內(nèi)容都是存儲(chǔ)在磁盤、光盤等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性，在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計(jì)算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ)，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

1.2電子文檔的應(yīng)用可以對(duì)文檔進(jìn)行自由組合

利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類整理。

1.3電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改.便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

1.4電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。

1.5電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響，檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對(duì)象所決定的

以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來(lái)開(kāi)展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

2、如何改善電子檔案管理工作

2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位

電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過(guò)程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作，對(duì)這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識(shí)別處理上的。對(duì)于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對(duì)電子文檔原始性的'保護(hù)和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì)作用。

2.2加思考想認(rèn)知性

首先我們?cè)趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對(duì)于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)非常的淺薄。即便后來(lái)我們開(kāi)展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒(méi)有重視其管理，則無(wú)疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，加上信息化時(shí)代的信息增加速度過(guò)快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè)，還需要加強(qiáng)思想建設(shè)，加思考想認(rèn)知性，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。

2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作

信息技術(shù)需要我們對(duì)其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容，我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過(guò)程都規(guī)范化，使用身份驗(yàn)證來(lái)獲取不同的檔案調(diào)用資格，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。

2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性

電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對(duì)于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會(huì)導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)，通過(guò)制度來(lái)保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改，因此在計(jì)算機(jī)中可能存在不同的版本，這個(gè)時(shí)候就應(yīng)該對(duì)這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。

3、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對(duì)目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢驗(yàn)并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實(shí)保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來(lái)看，二者存在一定差異，應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)將其存入計(jì)算機(jī)硬盤中，并進(jìn)行清晰標(biāo)記，確認(rèn)已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取可行措施對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號(hào)上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過(guò)同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

拓展內(nèi)容：

電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時(shí)間和方式以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2、并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)實(shí)行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，我們可采取既簡(jiǎn)單又保險(xiǎn)的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時(shí)，電子檔案要用可脫機(jī)保存的載體備份下來(lái)。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實(shí)行各種管理時(shí)都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動(dòng)、易修改問(wèn)題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時(shí)，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過(guò)彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學(xué)合理的管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

如何進(jìn)行檔案信息化管理

導(dǎo)語(yǔ)：在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點(diǎn)，人們對(duì)于檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。

要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。

信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

電子檔案管理

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)：

涵蓋檔案全生命周期管理的專業(yè)功能

提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。