如何整理照片檔案

建設(shè)工程照片資料檔案歸檔整理方法

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。下面是我為大家分享建設(shè)工程照片資料檔案歸檔整理方法，歡迎大家閱讀瀏覽。

一、 編制單位

建設(shè)單位作為檔案責(zé)任人應(yīng)在施工、監(jiān)理合同中明確參建及管理各方形成工程照片資料的義務(wù)，明確工程照片匯總的歸檔單位，落實(shí)具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的檔案員及技術(shù)負(fù)責(zé)人。

二、 歸檔形式

建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工歸檔時(shí)將施工全過(guò)程的照片檔案以電子檔案光盤(pán)形式進(jìn)行歸檔。

(1)數(shù)碼照片原始分辨率應(yīng)不低于600萬(wàn)像素，電子文件采用 TIF或JPG格式。

(2)普通照片需進(jìn)行數(shù)字化掃描成電子文件，分辨率不低于600萬(wàn)像素。

(3)建設(shè)單位檔案員在《城建檔案在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)》上進(jìn)行項(xiàng)目登記后可下載《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》，在施工過(guò)程中實(shí)時(shí)收集整理工程照片。

(4)歸檔照片電子文件采用光盤(pán)介質(zhì)存儲(chǔ)歸檔，按規(guī)則整理完成后，制作光盤(pán)一式三份歸檔。。

三、 歸檔內(nèi)容

1、 開(kāi)工前：

(1)原址、原貌。

(2)周邊狀況包括已有建(構(gòu))筑物情況。

2、 基礎(chǔ)工程：

(1)基礎(chǔ)范圍及相對(duì)位置關(guān)系。

(2)地質(zhì)土壤情況，特殊地基處理措施等，基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過(guò)程等情況;

(3)基礎(chǔ)類型及施工技術(shù)、保障措施、特殊施工技術(shù)工藝等。

(4)基礎(chǔ)隱蔽工程，包括鋼筋、管線、預(yù)埋件、防水設(shè)施等。

(5)建筑物位移、沉降、變形及處理等。

3、 主體工程：

(1)主體工程施工過(guò)程。

(2)隱蔽工程包括鋼筋結(jié)構(gòu)、水電預(yù)埋管線等。

(3)砌體、砼、構(gòu)造柱、抗震避雷設(shè)施等。

(4)主體結(jié)構(gòu)布局特點(diǎn)、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場(chǎng)。

(5)屋面工程及防水、保溫、防腐工程工藝現(xiàn)場(chǎng)。

(6)采用新材料、新技術(shù)、新工藝的施工情況。

(7)工程質(zhì)量事故及其處理情況。

4、 竣工部分：

(1)建筑外立面及景觀拍攝：要求完整反映建筑物全貌，其中至少三張全景照片必須能代表該建筑物特征。

(2)室外環(huán)境及市政工程拍攝：要求反映主入口、小區(qū)環(huán)境、市政道路、后三通設(shè)施、管道閥井等配套設(shè)施。

(3)消防設(shè)施：室內(nèi)外消防通道、室內(nèi)外消防設(shè)施。

(4)室內(nèi)：大廳、主要通道、樓梯等。

(5)上人屋面：屋面防水及細(xì)部構(gòu)造，避雷設(shè)施、屋面水箱及管道等設(shè)施。

(6)水暖電設(shè)施：給排水管道等外露節(jié)點(diǎn)、電器控制設(shè)備。

5、 其它

(1)關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵部位;

(2)開(kāi)工、竣工儀式;

(3)施工建設(shè)中的重要活動(dòng)、重大事件;

(4)工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收情況;

(5)竣工驗(yàn)收情況。

其中，開(kāi)工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣

工后新貌為竣工照片檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。

四、 質(zhì)量要求

圖片清晰、主題明確、過(guò)程清楚、內(nèi)容真實(shí)。

1、圖片清晰：在手持拍攝不能滿足照片清晰情況下，應(yīng)使用三腳架拍攝。

2、主題明確：所要反映的拍攝內(nèi)容應(yīng)表現(xiàn)在照片主體位置。

3、過(guò)程清楚：施工階段要反映施工過(guò)程，竣工階段要有明確的'拍攝路線，通過(guò)照片體現(xiàn)相關(guān)專業(yè)設(shè)施，從局部到整體、從內(nèi)到外體現(xiàn)建筑工程竣工實(shí)景。

4、內(nèi)容真實(shí)：拍攝有代表性的內(nèi)容，不能以偏概全，不得錯(cuò)拍項(xiàng)目或交錯(cuò)成果。

五、組卷要求

1、組卷排列形式：

建設(shè)工程竣工照片按形成順序及工程施工順序排列，同一階段按從局部到整體、由內(nèi)到外的原則排列，采用《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》進(jìn)行組卷整理。

2、數(shù)碼照片光盤(pán)編制：

采用《竣工項(xiàng)目照片檔案收集整理工具軟件》為數(shù)碼照片文件命名，按數(shù)字-文字.后綴(01-場(chǎng)地原貌東南部.jpg)形式，數(shù)字為排列序號(hào)，文字為照片內(nèi)容標(biāo)題，系統(tǒng)輔助填寫(xiě)題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝人等要素。進(jìn)行組卷整理后系統(tǒng)生成《數(shù)碼照片檔案歸檔目錄及備考表》。

3、數(shù)碼照片檔案封面制作：

(1)歸檔光盤(pán)的標(biāo)簽面應(yīng)為可書(shū)寫(xiě)型油墨印刷或打印。所使用的油墨應(yīng)通過(guò)光盤(pán)耐候性試驗(yàn)。

(2)歸檔光盤(pán)盤(pán)面標(biāo)簽樣式及內(nèi)容：盤(pán)面應(yīng)標(biāo)注工程項(xiàng)目名稱、工程項(xiàng)目地址、建設(shè)單位、刻錄日期、檔號(hào)、套別。

(3)歸檔光盤(pán)盒封面標(biāo)簽樣式及內(nèi)容：封頁(yè)應(yīng)標(biāo)注歸檔類別、工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、檔案編號(hào)條形碼及特征立面照片，封頁(yè)背面標(biāo)注光盤(pán)檔案?jìng)淇夹畔ⅲ喉?xiàng)目名稱、項(xiàng)目地址、建設(shè)單位、報(bào)送單位、檔案員姓名及編號(hào)，建筑面積、幢數(shù)、幢號(hào)、開(kāi)工日期、竣工日期、立卷人、刻錄日期等。封底應(yīng)標(biāo)注歸檔類別、工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、特征照片全景。

4、編制立卷：

編制立卷工作由報(bào)驗(yàn)單位負(fù)責(zé)，檔案標(biāo)簽由檔案管理人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)。

照片檔案的整理步驟有哪些?排列方法是什么

文件一般是有保存期限的，先按年份分開(kāi)，然后按類別分，制作目錄以及電子目錄。照片屬于特種載體檔案，要有照片和電子版的，還要有底片。按活動(dòng)分，完整的，一步步來(lái)，按照活動(dòng)順序來(lái)..

宅在家里，如何高效快速的整理照片？

您好！很榮幸能夠?yàn)槟獯稹?

我見(jiàn)過(guò)最極致的照片整理方式，是一個(gè)朋友拍滿一張儲(chǔ)存卡就留起來(lái)，貼個(gè)橡皮膏寫(xiě)上拍攝時(shí)間，然后再買一張，我想象著他一個(gè)抽屜裝滿了SD卡，如檔案一樣……現(xiàn)在相機(jī)的無(wú)線傳輸功能都很發(fā)達(dá)，有一些朋友的照片是存在手機(jī)里，我經(jīng)?？吹揭恍┡笥咽謾C(jī)內(nèi)存滿滿的，里面有近萬(wàn)張照片。

這里我分享一下自己在電腦上整理照片的方法，大家在家里可以嘗試這么做，看到某張照片突然來(lái)了感覺(jué)，那就修一修。

照片整理方法

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

01 文件夾

也許朋友們會(huì)覺(jué)得必須用軟件管理，其實(shí)文件夾這個(gè)看似比較笨的方法非常好用，首先文件夾是最通用的，你轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，拷貝到硬盤(pán)，都是最方便的；第二，文件夾的命名有助于你用系統(tǒng)的搜索功能快速找到某一天或者某個(gè)事件。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

我選擇的方法是這樣的，每個(gè)事件建立一個(gè)文件夾，命名方法采用“時(shí)間+事件”的方式，每個(gè)月、每年再統(tǒng)一歸檔。比如我想找在寺廟拍攝的照片，可以直接搜索，可以看到我的文件夾結(jié)構(gòu)是：硬盤(pán)>照片>2018>201802>20180214-26滇藏>20180217拉薩day4>哲蚌寺。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

再舉個(gè)例子，比如我2019年3月9日去拍天鵝，最后經(jīng)過(guò)篩選得到了500多張照片（JPEG+RAW雙格式），之后我只是用了Camera Raw修圖，所以我在其中建立jpg和xmp兩個(gè)文件夾，其中jpg是修好圖，xmp是Camera Raw修圖的步驟文件，只要將它和源文件放在一起，就能看到效果了。

關(guān)鍵：文件夾命名要詳細(xì)，且需要借助電腦的系統(tǒng)搜索。

優(yōu)點(diǎn)：方便備份和復(fù)制，可以快速找到某個(gè)事件。

缺點(diǎn)：無(wú)法快速找到某張照。

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02 Lightroom Classic

很多朋友會(huì)將照片都導(dǎo)入到某個(gè)軟件，比如蘋(píng)果自帶的“照片”，我比較推薦使用的是Adobe Lightroom Classic，但我不太建議完全用它來(lái)管理所有照片，建議是管理某個(gè)事件或者一段時(shí)間的作品，因?yàn)樵谑褂肔ightroom Classic的時(shí)候，照片的位置不能變，而跨系統(tǒng)、快平臺(tái)的時(shí)候又比較麻煩，需要進(jìn)行catlog文件拷貝等操作。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

比如我2019年8月去新疆，就會(huì)在Lightroom Classic中管理照片，我會(huì)在圖庫(kù)模塊給照片加入關(guān)鍵詞，這樣在導(dǎo)出之后，照片的屬性中就會(huì)帶有這些關(guān)鍵字，你依然可以通過(guò)系統(tǒng)級(jí)搜索，快速找到這些照片。這個(gè)方法適合處理過(guò)的照片，而非每張照片。你可以定期清理Lightroom Classic中的照片，一些關(guān)鍵作品可以放在軟件的文件夾和收藏夾里。還有就是，我用的是Mac，十幾年沒(méi)用過(guò)Win了，我不知道Win系統(tǒng)能否這么按照屬性搜索，知道的朋友可以留言分享經(jīng)驗(yàn)。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

你還可以利用Lightroom Classic的人臉識(shí)別功能（圖庫(kù)面板照片下方的人臉標(biāo)志），給帶有某人的照片打上名字的關(guān)鍵字，就能快速找到一次旅行中某個(gè)朋友的全部照片了，so easy！大家感興趣我之后可以寫(xiě)詳細(xì)操作的文章。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

關(guān)鍵：在Lightroom Classic軟件內(nèi)加入屬性級(jí)的關(guān)鍵字。

優(yōu)點(diǎn)：可以迅速找到某張修好的作品，并根據(jù)其名字找到原照。

缺點(diǎn)：操作比較麻煩，不適合超大批量的總結(jié)式整理。

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03 照片備份

照片拍好導(dǎo)入電腦后，一定要進(jìn)行備份，一次作品數(shù)據(jù)丟失就夠你遺憾好久了……我建議起碼要備份兩份。也就是拍攝后電腦中進(jìn)行處理，然后拷貝到常用的硬盤(pán)，并備份到桌面硬盤(pán)，之后有一些關(guān)鍵作品再在網(wǎng)盤(pán)里存一份，多一分保證也方便調(diào)用。其實(shí)最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖?23原則：1份資料用2種介質(zhì)備份3次，兩種介質(zhì)，可以是網(wǎng)盤(pán)或者刻成光盤(pán)之類。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

關(guān)鍵：及時(shí)備份以免丟失。

優(yōu)點(diǎn)：放心，舒心，關(guān)鍵時(shí)刻不后悔。

缺點(diǎn)：需要花錢購(gòu)買大量?jī)?chǔ)存設(shè)備。

宅家不虛度，教你如何整理大量照片

以上就是我建議的照片整理方式，你可以先把作品按照時(shí)間、時(shí)間分類，然后關(guān)鍵主力的作品打上關(guān)鍵字。在家待著，我們忙碌起來(lái)吧！

使用家庭云的智能相冊(cè)，相冊(cè)智能分類，瞬間整理出照片的時(shí)間軸，還可以生成回憶相冊(cè)。

宅在家里用手機(jī)下載電子相冊(cè)，自己制作帶音樂(lè)，可制作小視頻設(shè)置曰期，編輯文章都可以

如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書(shū)檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對(duì)本級(jí))的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開(kāi)，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問(wèn)題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問(wèn)題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級(jí)別分類，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

(3)問(wèn)題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類，每各問(wèn)題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來(lái)水公司)，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問(wèn)題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國(guó)銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤(pán);

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書(shū)資料按照類別---年度分類法。圖書(shū)資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(hào)(全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)(件號(hào))、頁(yè)號(hào))的編制

(一)全宗號(hào)的編制 全宗號(hào)填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”， 標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.

(二)目錄號(hào)編制。 填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫(xiě)類別特征代碼 。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即W代表文書(shū)檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號(hào)編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號(hào) y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長(zhǎng)期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號(hào)、頁(yè)號(hào)

1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級(jí)類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫(xiě)案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫(xiě)件號(hào)(填寫(xiě)在順序號(hào)欄)和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫(xiě)案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開(kāi)始編寫(xiě)件號(hào)。

3、頁(yè)號(hào)是填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

B.來(lái)源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤(pán)等與內(nèi)容相關(guān)的文書(shū)檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說(shuō)明。在按問(wèn)題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。

A、文書(shū)檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開(kāi) 。

(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開(kāi)的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來(lái)比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來(lái)考慮。

(2)定期保管的文書(shū)檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見(jiàn)等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年

B、會(huì)計(jì)檔案。

(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年

。

C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。