如何整理合同檔案

一、紙質(zhì)合同歸檔：
1、一份合同完全結(jié)束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進(jìn)行歸檔。

合同整理歸檔最有效的辦法

合同整理歸檔最有效的辦法是歸檔、匯總、留存電子版，然后建立客戶評價系統(tǒng)，并定期匯總、整理、分類、分析。合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢。然后，建立客戶評價系統(tǒng)，并定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類、分析。
《中華人民共和國民法典》 第四百六十九條 當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。書面形式是合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書面形式。
合同歸檔對企業(yè)的作用是什么
企業(yè)的目標(biāo)是對利潤的追求，合同是企業(yè)對外行為的規(guī)則。企業(yè)的利潤是企業(yè)一個經(jīng)營期間的勞動成果，在這個經(jīng)營過程中企業(yè)會訂立各種各樣的合同，如果每份合同通過履行都能帶來利潤，那么企業(yè)便實現(xiàn)了自己長期經(jīng)營管理的目標(biāo)，因此加強合同的動態(tài)管理，防止在合同的訂立、履行，監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)發(fā)生各類法律風(fēng)險才能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)盈利。因此，合同是企業(yè)經(jīng)營管理的載體、是企業(yè)的利潤之舟。企業(yè)是通過自己的行為來獲取盈利的。企業(yè)的行為可分為外部行為和內(nèi)部行為。作為企業(yè)在對外實施行為時應(yīng)當(dāng)遵循合同的約定，也就是按照協(xié)議雙方簽訂的協(xié)議辦事，而協(xié)議的簽訂所依照的是國家的法律法規(guī)，因此，加強企業(yè)的合同管理可以保證企業(yè)依法治企，不至于在實施對外行為時受到不必要的各類懲罰。

合同怎么歸檔整理

法律分析：合同的歸檔整理方法如下：在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺賬，同時，法務(wù)部專人每兩周應(yīng)查對已經(jīng)用印并錄入合同編號的合同的歸檔情況，對于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時上報。

法律依據(jù)：《中華人民共和國民法典》第四百六十九條 當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。書面形式是合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書面形式。

如何進(jìn)行合同檔案管理

如何進(jìn)行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個企業(yè)的不同特點進(jìn)行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進(jìn)行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號，方便查找與保管。