如何整理客戶檔案

顧客檔案管理，營銷管理中舉足輕重，那美容院如何做好客戶檔案管理呢?下面由我為大家搜集的美容院如何管理好顧客的檔案，希望對大家有用!

一/客戶檔案管理對象

客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即美容院的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應(yīng)納入美容院的客戶管理系統(tǒng)。

從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點管理對象。

2. 從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對于第一類客戶，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類的客戶，需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容;對于第三類客戶，檔案管理的重點是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準備資料。

3. 從客戶性質(zhì)來劃分：包括政府機構(gòu)(以國家采購為主)、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司、顧客(個人)和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

4. 從交易數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力客戶(交易時間長、交易量大等)，一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點應(yīng)放在主力客戶上。

總之，每個美容院都或多或少的擁有自己的客戶群，不同的客戶具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng)。

二/客戶管理內(nèi)容

正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項：

1. 客戶基礎(chǔ)資料。

即美容院所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的`起點和基礎(chǔ)?？蛻糍Y料的獲取，主要是通過業(yè)務(wù)員進行的客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)。 客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;所有者、經(jīng)營管理者、法人(這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、美容院組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

2. 客戶特征。

服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、美容院規(guī)模(職工人數(shù)、銷售額等)、經(jīng)營管理特點等。

3. 業(yè)務(wù)狀況。

主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

4. 交易活動現(xiàn)狀。

主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策;美容院信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。

以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點內(nèi)容，管理檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。

三/客戶檔案管理方法

建立客戶檔案卡

作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立客戶檔案卡(又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等)。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

①. 由業(yè)務(wù)員進行市場調(diào)查和客戶訪問時整理匯總。

②. 向客戶寄送客戶資料表， 請客戶填寫。

③. 委托專業(yè)調(diào)查機構(gòu)進行專項調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。

在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某種動機夸大某些數(shù)字(如美容院實力等)，所以對這些資料應(yīng)加以審核。但一般來說，由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費用。

如何管理客戶檔案

建立顧客檔案，很多企業(yè)認為是一件很普通的事，不就是記錄一下顧客的聯(lián)系方式、聯(lián)系人、地址嗎。其實不是這樣，顧客檔案管理也需要數(shù)據(jù)化、精細化、系統(tǒng)化，這樣的檔案才對營銷管理工作有指導(dǎo)性。要完善每一個顧客檔案，需要對顧客進行一次全面體檢。　　顧客檔案管理的內(nèi)容包括：顧客基礎(chǔ)資料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、市場競爭狀況及市場競爭能力、與我方交易狀況，結(jié)合其資信能力、市場容量、經(jīng)營業(yè)績、客戶組織結(jié)構(gòu)、競爭對手狀況等一系列的相關(guān)資料，并進行分析、歸類、整理、評價，有能力的企業(yè)可以建立數(shù)學模型、用計算機來進行管理。

以下方法僅供參考：

如何建立有效客戶檔案

1、客戶檔案原始資料?！】蛻魴n案原始資料是客戶檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容，常見的客戶檔案原始資料主要有：交易過程中的合同、談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；客戶的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件；客戶履約能力證明資料復(fù)印件；客戶的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；客戶擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；簽證、公證等文書材料；合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；標的的驗收記錄；交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。在對客戶檔案資料進行保管分析的過程中，各類原始資料的保管和整理是最基本的工作。因為在交易過程中逐漸形成的客戶檔案原始資料是非常多的，為了避免今后的經(jīng)濟糾紛，這些書面的原始檔案資料應(yīng)該被完好的保存起來，切實防范企業(yè)與客戶經(jīng)濟往來中發(fā)生的合同風險、法律風險和信用風險。 　　2、客戶資信調(diào)查報告。 　　客戶資信調(diào)查報告是客戶檔案的核心內(nèi)容，它是對客戶檔案原始資料進行整理和分析基礎(chǔ)上形成的綜合反映客戶資信情況的檔案材料。從資信調(diào)查報告的形成過程和主要用途來看，它是由企業(yè)資信調(diào)查人員撰寫的一種反映客戶信用動因和信用能力的綜合報告，是詳細記錄客戶資信信息的載體。資信調(diào)查報告的主要內(nèi)容有：被調(diào)查公司的概況；股東及管理層情況；財務(wù)狀況；銀行信用；付款記錄；經(jīng)營情況；實地調(diào)查結(jié)果；關(guān)聯(lián)企業(yè)及關(guān)聯(lián)方交易情況；公共記錄；媒體披露及評語；對客戶公司的總體評價；給予客戶的授信建議等。此外，資信調(diào)查報告還可以包括經(jīng)過分析得到的分類類別、交易的趨勢、客戶的購買模式和偏好特征等內(nèi)容。企業(yè)資信調(diào)查報告的格式?jīng)]有嚴格的規(guī)定，在實踐中可以根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇不同的格式，通常在撰寫過程中可以參考專業(yè)資信調(diào)查機構(gòu)的標準報告來進行。

怎樣建立一個客戶檔案

通常情況下，小編比較喜歡用筆記本來建立客戶檔案。尤其是當我們的工作不需要每天面對電腦的時候，紙質(zhì)的客戶檔案更利于我們查閱或者隨時記錄，攜帶起來也是非常方便的。

比如已經(jīng)成交的會員客戶，這個可以叫做VIP客戶，需要我們建立一個完整的檔案。客戶的姓名，聯(lián)系方式，住址，公司信息，家庭成員信息，什么時候成交的，成交的類型是什么等等，客戶的檔案盡可能的詳細。這樣在做服務(wù)的時候才有內(nèi)容可談。

請問大家都是如何整理客戶資料的？

　　朋友，這種客戶資料的信息，主要是看你們需要的具體內(nèi)容而定了。
　　一般情況下，需要注明以下信息，以方便以后你們查詢、使用、聯(lián)系等。
　　國家、公司名稱、聯(lián)系人、職務(wù)、手機、電話1、電話2、傳真、電子郵件1、電子郵件2、公司網(wǎng)站、公司地址、郵編、主營產(chǎn)品/主要服務(wù)　　說明：　　1. 公司電話一般不只有一部，所以多留兩部，方便你在對方占線，無人應(yīng)答時，撥打另外的電話號碼；同理，電子郵件也應(yīng)該不只有一個；
　　3. 客戶聯(lián)系人信息表，最好是用EXCEL來制作。這個將方便你以后，對一些信息的分類查詢、導(dǎo)出（可制作信函打印等）。
　　4. 此外，你還可以根據(jù)你自己的需要，隨意添加一些內(nèi)容?？傊?，方便、實用是制作客戶資料的最大竅門。
　　以上信息，僅供參考！