如何整理員工檔案

可以按照以下方式進(jìn)行整理，僅供參考：
一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類(lèi)
★第一類(lèi):履歷材料
職工履歷表,簡(jiǎn)歷表以及反映職工個(gè)人履歷情況的各類(lèi)登記表
1.履歷表(書(shū)),簡(jiǎn)歷表;
2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學(xué)生等各類(lèi)人員登記表;
4.更改姓名材料;
5.就業(yè)登記申請(qǐng)書(shū);
6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);
7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.
★第二類(lèi) 自傳材料
工作經(jīng)歷
思想發(fā)展性質(zhì)的自傳
其它屬于自傳性質(zhì)的材料
凡是本人書(shū)寫(xiě)的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過(guò)程,家庭情況,社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.
★第三類(lèi) 鑒定,考核,考察材料
職工鑒定,調(diào)動(dòng),考核,民主評(píng)議等內(nèi)容的考察材料,登記表
1.鑒定表(含自我鑒定);
2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;
3.考核登記表.
★第四類(lèi) 學(xué)歷,培訓(xùn)和評(píng)定崗位技術(shù)(技能)材料
學(xué)歷,學(xué)位,畢業(yè)生登記表,培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表,成績(jī)登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;
晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))審批表,聘任呈報(bào)表及考績(jī)材料,職業(yè)資格證書(shū);
職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專(zhuān)利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.
★第五類(lèi) 政審材料
審查職工政治歷史情況的調(diào)查報(bào)告,審查結(jié)論,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn),檢查交代或說(shuō)明情況的材料,主要證明材料;
甄別,復(fù)查結(jié)論(意見(jiàn),決定),調(diào)查報(bào)告,批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;
入黨,入團(tuán),參軍,出國(guó)等政審材料;
更改職工的民族,年齡,國(guó)籍,入黨,入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn),上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料.
★第六類(lèi) 參加中國(guó)共產(chǎn)黨,共青團(tuán)及民主黨派的材料
中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū),入黨申請(qǐng)書(shū)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū),中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見(jiàn)及所依據(jù)的材料;
民主評(píng)議黨員中形成的組織意見(jiàn)或黨員登記表,認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn);
中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū),申請(qǐng)書(shū),團(tuán)員登記表,退團(tuán)材料;加入民主黨派的有關(guān)材料.
★第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)材料
各種先進(jìn)人物登記表
先進(jìn)模范事跡
嘉獎(jiǎng),通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料
★第八類(lèi) 處分材料
處分決定(免予處分的處理意見(jiàn)),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查,交待材料;
通報(bào)批評(píng)材料;
甄別,復(fù)查報(bào)告,決定,上級(jí)批復(fù)及本人意見(jiàn);
公安機(jī)關(guān)和紀(jì)檢部門(mén)處理違紀(jì)違法材料;
法院審判工作形成的判決書(shū).
★第九類(lèi) 勞動(dòng)關(guān)系和工資,待遇審批材料
工資級(jí)別登記表,職務(wù)工資變動(dòng)登記表,調(diào)資審批表,定級(jí)和解決待遇的審批材料;
招用職工登記表,任免呈報(bào)表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動(dòng)合同,終止或解除勞動(dòng)合同報(bào)告書(shū),解聘,辭退材料;
保險(xiǎn)福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;
從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時(shí)間及連續(xù)工齡核定表,計(jì)劃生育審批表;
退(離)休審批表;
復(fù)員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;
大中專(zhuān)院校畢業(yè)生派遣證;
工作調(diào)動(dòng)介紹信
出國(guó),出境人員審批表;
黨代會(huì),人代會(huì),政協(xié)會(huì)議,工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì),民主黨派代表會(huì)代表登記表.
★第十類(lèi) 其他可供組織參考的材料
招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動(dòng)等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級(jí)材料;
非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū);個(gè)人誠(chéng)信材料等.
二、歸檔要求
完整,齊全,準(zhǔn)確,手續(xù)完備
注:
歸檔文件的書(shū)寫(xiě)和制作材料應(yīng)能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙;(185×260)
保證書(shū)寫(xiě)質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書(shū)寫(xiě)材料一般應(yīng)使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不利于檔案長(zhǎng)久保管的書(shū)寫(xiě)材料
三、鑒別
1 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對(duì)象的職工檔案或是否屬于應(yīng)歸入職工檔案的內(nèi)容,對(duì)不屬于職工檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理;
2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實(shí)的不得歸入職工檔案;
3 ,審查材料是否齊全,完整,對(duì)不完整,來(lái)源和時(shí)間不明的材料,應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論,調(diào)查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),主要證明材料,本人的交待等.
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),個(gè)人對(duì)處分的意見(jiàn)等.以上材料屬于成套的,必須齊全.
4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;
審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面.
任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān),批準(zhǔn)時(shí)間和文號(hào).
出國(guó)出境審批表,須注明出去的任務(wù),目的及出去與返回的時(shí)間.
5 ,鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充.
四、組件
原則: 每份文件為一件
注:
正文與定稿為一件,正文在前
正件與附件為一件,正件在前
原件與復(fù)制件為一件,復(fù)制件在前
原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前
五、排序
1,按歸檔文件形成時(shí)間排序
第一類(lèi) (履歷) 第二類(lèi) (自傳) 第三類(lèi)(鑒定考核考察) 第四類(lèi)(評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料)第七類(lèi)(獎(jiǎng)勵(lì)) 第九類(lèi)(招用等) 第十類(lèi)(其他)
2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序
第五類(lèi)(政審) 第八類(lèi)(處分)
注:
材料的排列順序?yàn)?上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等.
3,第六類(lèi)
排列順序?yàn)?按入團(tuán),入黨,入民主黨派排
入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其它材料之前
入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序.
4,第九類(lèi)
材料既可按形成時(shí)間排序,也可按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序.
按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是:
工資情況的材料
錄用,任免材料
保險(xiǎn)福利待遇材料
出國(guó),出境材料
每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列
六、修整裝訂
總要求:
· 以件為單位 16開(kāi)(185×260)
· 裝訂應(yīng)結(jié)實(shí),整齊,不掉頁(yè),不倒頁(yè),不壓字,
不損壞文件,不妨礙閱讀
(一)對(duì)超出16開(kāi)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪裁;不能剪裁的材料,須進(jìn)行折疊.折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀.
(二)對(duì)破損,卷角,折皺和小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲(chóng)蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤.
(三)對(duì)過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.
(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.
裝訂要求:
每個(gè)職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:
(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.
(二)理齊檔案材料.材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.
(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個(gè)孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.
(四)使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮.檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名.
(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫(xiě)姓名,檔案號(hào)和籍貫.
(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查.
(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫(xiě)到相應(yīng)的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫(xiě)在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.
七、編目
1,頁(yè)號(hào)編寫(xiě)
在有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的每頁(yè)歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標(biāo)注頁(yè)號(hào)
注:
托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁(yè)進(jìn)行編號(hào)
2,類(lèi)件號(hào)編寫(xiě)
在歸檔文件首頁(yè)右上方空白位置加蓋"類(lèi)件號(hào)"章
類(lèi)號(hào):"一"到"十"
件號(hào)為同一類(lèi)材料內(nèi)的順序號(hào),按時(shí)間順序或主次關(guān)系確定
頁(yè)數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字
3,卷(袋)內(nèi)目錄
·置于每個(gè)職工檔案材料卷(袋)首
·用耐久材料書(shū)寫(xiě)或計(jì)算機(jī)打印
·各項(xiàng)目應(yīng)填寫(xiě)應(yīng)完整,準(zhǔn)確
注一
:每類(lèi)之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用
類(lèi)件號(hào):按照類(lèi)別排列順序,如:"一類(lèi)第一(或1)件"
責(zé)任者:歸檔文件形成單位或個(gè)人,即文件的署名者
題名:填寫(xiě)歸檔文件的標(biāo)題,應(yīng)完整,準(zhǔn)確;對(duì)沒(méi)有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應(yīng)另行編寫(xiě),用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯?dāng)?shù)字8位表示,可分兩行書(shū)寫(xiě)
頁(yè)數(shù):該件材料總頁(yè)數(shù)
要求:
每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫(xiě).具體要求:
(1),按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫(xiě);
(2),根據(jù)材料題目填寫(xiě)"題名".無(wú)題目的材料應(yīng)擬定題目.題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化.擬定題目或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn).凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間.復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間.
(4),書(shū)面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)目錄.填寫(xiě)目錄后,要檢查核對(duì),做到準(zhǔn)確無(wú)誤;
(5),書(shū)寫(xiě)目錄時(shí),每類(lèi)目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用.
★卷內(nèi)備考表的填寫(xiě):后面填初次整理時(shí)間及人員姓名
中間填每年整理人,檢查人,整理時(shí)間
4,檢索工具
要求
企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立職工檔案檢索工具或管理臺(tái)賬(案卷目錄).項(xiàng)目包括:姓名,檔號(hào),存放地址,備注等.按姓氏筆畫(huà)多少或第一個(gè)字母的順序排列.每個(gè)姓氏后預(yù)留部分空格,常用姓要預(yù)留多一些."王,劉,李,張,"
職工檔案用"10"或"ZG"來(lái)表示,下設(shè)1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號(hào)的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、檔案裝具
檔案卷皮 檔案袋
卷皮規(guī)格:
長(zhǎng)27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個(gè)裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米
材料:
一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過(guò)厚,以減輕檔案重量
顏色:
應(yīng)采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍(lán),紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色
項(xiàng)目:
"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:
"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米
"姓名"用大一號(hào)宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字
2 ,檔案袋
規(guī)格:
長(zhǎng)30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米
材料質(zhì)量:
可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙
袋面項(xiàng)目:
"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"
字體和字的顏色
與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

其他的內(nèi)容你可以看一下國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和自己?jiǎn)挝挥袡n案的，你可以參考其樣式進(jìn)行整理就行！

人事檔案怎么整理

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢(xún)、易管理的的人事檔案，下面我們做簡(jiǎn)單介紹。

二、步驟

1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁(yè)碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類(lèi)角分類(lèi)，并按照不同的類(lèi)別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類(lèi)和小類(lèi)，并寫(xiě)好每份材料的頁(yè)碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專(zhuān)人管理。

三、資料整理

1、第一步，確定文件檔案的分類(lèi)

大面上劃分為兩塊，也就是我上面說(shuō)的日常文件檔案記錄一類(lèi)，員工檔案一類(lèi)。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級(jí)，在實(shí)際操作中，要第二級(jí)文件要按照后勤和車(chē)間進(jìn)行分開(kāi)保存。分開(kāi)的.原因在于：車(chē)間人員流動(dòng)大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時(shí)以群面居多，面試資料無(wú)法細(xì)分到人。如果之后有新的類(lèi)型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級(jí)或者二級(jí)。

2、第二步，定出文件存放規(guī)格

（1）本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；

（2）往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；

（3）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類(lèi)的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；

（4）因無(wú)保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

第三步，臺(tái)帳

我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來(lái)越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺(tái)帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀 等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷(xiāo)；填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類(lèi)證件。

這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開(kāi)始入職沒(méi)有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

員工個(gè)人檔案管理

員工個(gè)人檔案管理

員工個(gè)人檔案管理是怎么樣的?下面由我為大家整理的員工個(gè)人檔案管理，希望可以幫到大家!

一、首次參保職工如何辦理新建個(gè)人檔案?

新招用員工如果在“金?！毕到y(tǒng)中無(wú)微機(jī)檔案(即無(wú)個(gè)人編號(hào))，需要通過(guò)網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)建立個(gè)人微機(jī)檔案。

操作方法：

(一)點(diǎn)擊“個(gè)人檔案申報(bào)”菜單下的“個(gè)人建檔”，進(jìn)入個(gè)人建檔頁(yè)面。

(二)點(diǎn)擊“個(gè)人建檔申請(qǐng)新增”。選擇戶(hù)籍類(lèi)別、證件類(lèi)型、輸入身份證件號(hào)碼，點(diǎn)擊“校驗(yàn)”，系統(tǒng)通過(guò)身份證件號(hào)碼進(jìn)行合法性和未參保驗(yàn)證。校驗(yàn)通過(guò)的，據(jù)實(shí)輸入個(gè)人檔案的有關(guān)項(xiàng)目后，點(diǎn)擊“保存”。

注意事項(xiàng)：

1.“戶(hù)籍類(lèi)別”填寫(xiě)規(guī)則：若職工戶(hù)口為大連地區(qū)的則選擇“本地”，非大連地區(qū)戶(hù)口選擇“外地”;身份證號(hào)碼最后一位若是“X”，必須輸入大寫(xiě)“X”。

2.個(gè)人新建信息頁(yè)面中，單位填寫(xiě)時(shí)需注意帶紅色*為必填項(xiàng)，其它“人員基本信息”和“人員參保信息”也應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)(直接關(guān)系到用工備案的相關(guān)基本信息)。

3.用人單位錄用的.農(nóng)村戶(hù)籍職工可由單位與職工協(xié)商確定繳納五險(xiǎn)或兩險(xiǎn)。如果參保職工需要參加農(nóng)民工工傷、農(nóng)民工醫(yī)療保險(xiǎn)(兩險(xiǎn))，建檔時(shí)在“身份臨時(shí)標(biāo)識(shí)”處應(yīng)選擇“農(nóng)保農(nóng)民工”;反之選擇“非農(nóng)保農(nóng)民工”(五險(xiǎn))。

4.“用工形式”填寫(xiě)規(guī)則：若戶(hù)口為農(nóng)業(yè)戶(hù)口則選擇“農(nóng)村合同制工人”(失業(yè)保險(xiǎn)不繳納個(gè)人1%部分);若戶(hù)口為城鎮(zhèn)戶(hù)口則選擇“城鎮(zhèn)合同制職工”(農(nóng)村戶(hù)籍職工選擇繳納失業(yè)保險(xiǎn)1%部分時(shí)，用人單位需填寫(xiě)《大連市企業(yè)職工社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息變更申報(bào)表》到所屬經(jīng)辦機(jī)構(gòu)窗口辦理);

5.大連市內(nèi)四區(qū)、高新園區(qū)、旅順口區(qū)、原金州區(qū)內(nèi)各類(lèi)企業(yè)、民辦非企業(yè)單位及其具有上述區(qū)域城鎮(zhèn)戶(hù)籍的職工應(yīng)同時(shí)繳納采暖費(fèi)補(bǔ)貼專(zhuān)項(xiàng)基金。符合上述政策規(guī)定的職工，需在“采暖費(fèi)標(biāo)識(shí)”處選擇“參保”;不符合的，選擇“未參保”。

(三)社保中心初審即生成個(gè)人編號(hào)后(點(diǎn)擊“個(gè)人建檔”，輸入身份證件號(hào)碼等查詢(xún)條件，點(diǎn)擊“查詢(xún)”，頁(yè)面顯示審核狀態(tài))，用人單位辦結(jié)新錄用員工的用工備案后，社保中心再進(jìn)行二次審核。審核通過(guò)后，個(gè)人檔案建立成功。個(gè)人建檔數(shù)據(jù)在初審未審核(即未生成個(gè)人編號(hào))情況下可以刪除。

怎么整理員工檔案？

一般人事檔案，在檔案袋和檔案中都有目錄，主要記錄檔案關(guān)鍵信息索引。另外，還應(yīng)推行檔案數(shù)字化管理。即將關(guān)鍵信息，錄入電腦?？赡艿幕?，將紙制材料全部掃描存入點(diǎn)子檔案。
離職員工人事檔案，應(yīng)盡快移交下一個(gè)用人單位或者當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)。職工退休后，直到死亡，用人單位都應(yīng)妥善保管其人事檔案。

急求 公司員工檔案應(yīng)該怎么管理

　　員工檔案管理辦法
　　目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。
　　2 范圍
　　公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。
　　3解釋
　　人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來(lái)的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。
　　4 權(quán)責(zé)
　　4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專(zhuān)員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
　　4．2 員工的人事資料由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。
　　4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級(jí)部部長(zhǎng)（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。
　　5 工作內(nèi)容
　　5.1人事檔案
　　5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)
　　5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。
　　5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。
　　5.1.2 人事檔案的管理
　　人力資源部負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。
　　5.2 人事管理檔案
　　5.2.1人事管理檔案的建立
　　5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過(guò)，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。
　　5.2.1.2 人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類(lèi)目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。
　　5.2.1.3 對(duì)營(yíng)銷(xiāo)人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對(duì)外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱(chēng)證原件；對(duì)營(yíng)銷(xiāo)人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。
　　5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。
　　5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專(zhuān)員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫(xiě)員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類(lèi)目錄順序排列，各類(lèi)資料以形成時(shí)間為序，分類(lèi)裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。
　　5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類(lèi)存放、嚴(yán)格保管。
　　5.2.2 人事管理檔案的健全、更新
　　5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。
　　5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類(lèi)外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。
　　5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類(lèi)外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類(lèi)。
　　5.2.2.4人力資源部人事管理專(zhuān)員在對(duì)收集上來(lái)的各項(xiàng)人事資料審核無(wú)誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。
　　5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》。
　　5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。
　　5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理
　　5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案：
　　a. 了解所屬員工基本情況；
　　b. 員工晉升、降職；
　　c. 員工獎(jiǎng)懲；
　　d. 員工調(diào)動(dòng)。
　　5.3.2查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)
　　5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù)
　　a. 須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長(zhǎng)簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
　　b. 查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。
　　5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)
　　a. 須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。
　　b. 人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長(zhǎng)至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。
　　c. 借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。
　　d. 歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。
　　e. 因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。
　　5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長(zhǎng)核準(zhǔn)方可進(jìn)行。
　　5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。
　　5.4 離職人員檔案的處理
　　5.4.1 退檔手續(xù)的辦理
　　離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。
　　5.4.2 人事管理專(zhuān)員需將離職人員離職資料歸檔，按分類(lèi)目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。
　　5.5 證件的借用、歸還程序
　　5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)所屬一級(jí)部部長(zhǎng)或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
　　5.5.2證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。
　　5.5.3證件的歸還
　　5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門(mén)、借用證件名稱(chēng)、借出日期、歸還日期等資料，備查。
　　5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)
　　5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。
　　5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。
　　5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行年度清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。
　　5.6.4人事管理檔案保存期限：
　　a. 已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；
　　b. 未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開(kāi)公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門(mén)出具的書(shū)面報(bào)告中標(biāo)稱(chēng)的離開(kāi)公司時(shí)間為依據(jù)開(kāi)始計(jì)算。
　　5.6.5 每年三月份，對(duì)上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。
　　5.7 本辦法自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。
　　6. 相關(guān)表單
　　6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》
　　6.2 《人事管理檔案分類(lèi)目錄》
　　6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》
　　6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》