專業(yè)檔案怎么整理

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。

二、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進(jìn)行管理。

五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會(huì)議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

十五、編頁號(hào)。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號(hào)，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

專業(yè)檔案未達(dá)到。館藏40%以上的要求怎么整

整理方法如下：
首先，檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系，全面反映各種活動(dòng)的本來面貌，從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用；其次，專業(yè)檔案整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整，體現(xiàn)對(duì)檔案來源的尊重；最后，采用簡潔有效的方法，使整理后的檔案便于保管和利用。

只有整理好的檔案，才能為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，為準(zhǔn)確地鑒定檔案的價(jià)值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。

如何整理檔案

文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級(jí)下發(fā)文件、單位帶字號(hào)文件、單位無字號(hào)文件，中央的單位還有地方上報(bào)文件，重要的事件整理為專題卷宗。以上分類還要冠以年份，如2014年上級(jí)下發(fā)文件。每一個(gè)文件夾內(nèi)，按照機(jī)關(guān)排序，同一機(jī)關(guān)以字號(hào)區(qū)別排序，同一機(jī)關(guān)同一字號(hào)按時(shí)間排序。做好以后，每頁用鉛筆寫上頁碼，每個(gè)卷宗或文件夾上做好目錄，標(biāo)明頁碼。最后再做一個(gè)借閱文件登記表。人事檔案比較嚴(yán)格，分為10大類。必須按照規(guī)則來，這個(gè)老人事干部肯定會(huì)教你，我暫時(shí)也記不清楚了。

如何管理檔案

檔案管理制度1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔 案 統(tǒng) 計(jì) 制 度1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。檔案安全保密制度1 、嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強(qiáng)管理，防止丟失、泄密。2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借，不準(zhǔn)帶入公共場所。4、外單位來查閱和抄錄檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。檔案查閱借閱制度1、外單位查閱檔案時(shí)，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。2、查閱黨組、局長辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。3、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。4、查閱檔案者要愛護(hù)案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點(diǎn)，嚴(yán)防污染檔案；查閱時(shí)不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。7、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)追究責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。檔案庫房管理制度1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動(dòng)用火種，嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入。3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。5、檔案裝具要堅(jiān)實(shí)、耐用、整潔大方。機(jī)關(guān)檔案歸檔制度一、凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移交。二、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。三、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。五、機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。六、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門應(yīng)把會(huì)議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機(jī)關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù) 。國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統(tǒng)一立卷。2、要保證歸檔材料齊全完整，堅(jiān)持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項(xiàng)目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫。5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。6、編頁號(hào)。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號(hào)，不能有誤和遺漏。7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。8、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。4、采用年度---保管期限---問題分類法進(jìn)行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問題、保管期限。6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的組成部分，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。1、機(jī)關(guān)會(huì)議檔案的整理原則是：財(cái)務(wù)部門每年形成的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊，整理立卷。2、機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)內(nèi)其職能活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單、工資表等有關(guān)會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。3、整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)鑒于過去沒有在報(bào)表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計(jì)檔號(hào)的，在整理時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上，檔號(hào)主要包括機(jī)關(guān)名、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。4、對(duì)于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)修補(bǔ)和裝訂，使其達(dá)到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。5、會(huì)計(jì)檔案案卷的編號(hào)，應(yīng)以每一本報(bào)表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號(hào)。6、會(huì)計(jì)檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中的報(bào)表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。7、擬制案卷標(biāo)題，要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案每卷的具體內(nèi)容進(jìn)行批制，使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。8、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。9、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間是當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可在財(cái)務(wù)科保管二年期滿后，由會(huì)計(jì)部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。聲像檔案立卷歸檔制度聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。檔案利用制度1.凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)后方可帶出。4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。5.如查（借）閱秘密、機(jī)密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn);查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管局長批準(zhǔn)。6.對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。檔案利用效果登記制度一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對(duì)不能當(dāng)場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請利用者當(dāng)場填寫利用效果，并簽名確認(rèn)。三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場確定利用效果時(shí)，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表”。四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時(shí)整理。