檔案整理的核心是

單位檔案怎么整理
檔案的整理工作就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。
檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個相對獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)( 要素) 組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目錄的編制。
一、區(qū)分全宗
企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營及其他各項(xiàng)活動的歷史過程中形成、積累下來的，是由各種原始記錄所構(gòu)成的、不可分割的有機(jī)體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個企業(yè)的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財務(wù)上和組織人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。即要具備以下條件：
( 1) 該組織可以獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對外行文。
( 2) 該組織是一個預(yù)算會議機(jī)構(gòu)或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算機(jī)構(gòu)，自己可以編制預(yù)算或財務(wù)計劃。
( 3) 該組織設(shè)有管理人力資源的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人力資源任免權(quán)。
有的立檔機(jī)構(gòu)并不完全具備這三個條件，其中最基本的是第一個條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核心，從實(shí)際出發(fā)，具體問題具體分析，靈活地、辯證地運(yùn)用其構(gòu)成條件。
判定檔案具體屬于哪個全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)，即形成檔案全宗的企業(yè)或個人。需明確的概念是，一個全宗的成分，包括該立檔機(jī)構(gòu)的各種形式和各種來源的檔案。對檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構(gòu)成中的文件的基本類型。全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文( 存本、原稿) 和收文三種類型的文件，應(yīng)主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機(jī)構(gòu)的收文，其實(shí)際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實(shí)際接受者，也就確定了其所屬全宗。
二、全宗內(nèi)檔案的分類
對一個企業(yè)來說，企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個條理化的、具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。分類是企業(yè)檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類( 文件的歸類) 和案卷排列等具體內(nèi)容。
具體來說，企業(yè)檔案的分類方法主要包括分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇、分類標(biāo)準(zhǔn)的組合與分類層次的確定等內(nèi)容。
1. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇
分類標(biāo)準(zhǔn)有時被直接稱為“分類方法” 。由于企業(yè)檔案類型復(fù)雜，所以其分類標(biāo)準(zhǔn)也有很多。
( 1) 職能分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。它是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中，均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級類目的設(shè)置。
( 2) 問題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。
( 3) 組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)，即企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。它可以客觀地反映企業(yè)內(nèi)部各個機(jī)構(gòu)的工作活動的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。
( 4) 年度分類標(biāo)準(zhǔn)，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業(yè)檔案的類目。它能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。
( 5) 型號分類標(biāo)準(zhǔn)，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。它可以將同一型號的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個型號的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號成套地利用有關(guān)檔案。
( 6) 課題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的研究課題來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。它可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。
( 7) 工程項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。它可以反映一個工程項(xiàng)目的全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)檔案。
( 8) 專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它便于企業(yè)從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。
( 9) 檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。
2. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合
當(dāng)企業(yè)檔案的分類有兩個或兩個以上的層次時，就要采用分類標(biāo)準(zhǔn)組合的方法進(jìn)行檔案分類，但這些分類標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用是有先后次序的。當(dāng)一個分類標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時，那么企業(yè)的檔案材料必然會優(yōu)先按照這個標(biāo)準(zhǔn)加以集中。所以，企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，實(shí)際上是要解決按什么分類標(biāo)準(zhǔn)集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問題。
企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)組合的具體方法如下：
( 1) 企業(yè)檔案一級類目設(shè)置方法。一級類目是企業(yè)檔案分類的第一個層次。《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類，設(shè)置九個一級類目：行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、領(lǐng)導(dǎo)員工檔案類。但這不是絕對的，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一些調(diào)整。如一些特大型企業(yè)或是生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構(gòu)成的特殊性，適當(dāng)增設(shè)有關(guān)的一級類目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關(guān)的一級類目；對于一些非生產(chǎn)性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設(shè)有關(guān)的一級類目。
( 2) 企業(yè)檔案二級及二級以下類目設(shè)置方法。企業(yè)檔案二級及二級以下類目的設(shè)置，同一級類目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。
3. 企業(yè)檔案分類層次的確定
企業(yè)檔案分類層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定，沒有一個絕對模式。
( 1) 不同性質(zhì)企業(yè)的檔案分類層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內(nèi)容不復(fù)雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類時，可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，適當(dāng)簡化分類層次，必要時可以只設(shè)置一級。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類層次一般為三級甚至四級。
( 2) 同一企業(yè)的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營管理檔案體現(xiàn)著這類企業(yè)的基本職能，其工作復(fù)雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要劃分三級或三級以上，而它的設(shè)備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級就夠用了。
三、編立保管單位( 立卷)
案卷是按照一定的主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位?，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，但檔案部門應(yīng)該對立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。
四、案卷排列
指根據(jù)一定的方法，確定每類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。
( 2) 按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列。
( 3) 按照案卷所屬起止日期( 時間) 來排列。
( 4) 按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。
( 5) 人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。
前兩種方法是最常用的，也是比較好的方法。上述方法，可以單獨(dú)使用，但實(shí)際上往往是幾種方法結(jié)合使用。其中，第一、二、四種，往往又都結(jié)合重要程度使用。一個全宗內(nèi)各類案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一個類內(nèi)的案卷的排列，在一個層次上只能用一種方法，以下再依次結(jié)合其他方法排列，而不能同時平列運(yùn)用幾種方法排列案卷。對于具有不同類型和保管期限的檔案的全宗，在案卷排列中應(yīng)予以區(qū)分。
五、編制案卷目錄
案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。
設(shè)置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制，一個全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編制的綜合目錄；以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊目錄。
分冊目錄按其門類的特征，其編制方法又可分為以下幾種：
( 1) 以全宗檔案分類的類別為單位編制。
( 2) 按保管期限編制。
( 3) 按保管期限結(jié)合分類方案編制。這種方法又可分為兩種形式：按全宗內(nèi)案卷的不同保管期限，各編制一本或幾本案卷目錄；按全宗內(nèi)擋案分類的類別，各編制一本或幾本案卷目錄。
( 4) 按檔案的機(jī)密程度分別編制。
一般，案卷目錄的冊數(shù)和案卷號碼的位數(shù)不宜過多，以將案卷數(shù)控制在千位以內(nèi)為宜。

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)

充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對外行文；

2.是一個的會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；

3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補(bǔ)充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權(quán)更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3.?立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補(bǔ)充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內(nèi)檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

分類應(yīng)遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機(jī)構(gòu)分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標(biāo)列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。

1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制

機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2.?企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應(yīng)遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．?dāng)U充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結(jié)構(gòu)。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

4.項(xiàng)目號的編制方法

項(xiàng)目號一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進(jìn)行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

檔案整理的意義

　　檔案整理的意義：
　　1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程
　　檔案記錄著企業(yè)成長的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。
　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。
　　3、決策制訂的參謀和幫手
　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
　　4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。
　　5、企業(yè)宣傳的資料庫
　　檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。
　　6、員工成長的斷代史
　　很多企業(yè)員工進(jìn)來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實(shí)在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

檔案管理主要內(nèi)容是什么？

檔案管理主要內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。

擴(kuò)展資料：

檔案的分類管理：

1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。

4、常用的分類方法有：按產(chǎn)品型號分類；按設(shè)備型號分類；按科研課題分類；按工程項(xiàng)目分類；按專業(yè)性質(zhì)分類；按組織機(jī)構(gòu)分類；按時間分類。

參考資料來源：百度百科-檔案管理

參考資料來源：百度百科-企業(yè)檔案管理辦法