數(shù)字檔案建設(shè)背景

為什么要檔案數(shù)字化
檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。
傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費時。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網(wǎng)絡(luò)化特點從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)乃是大勢所趨。

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

檔案數(shù)字化的簡介

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

基于知識管理下的數(shù)字檔案館信息服務(wù)構(gòu)建

數(shù)字檔案館建設(shè)環(huán)境下不僅要加強館藏實體檔案的數(shù)字化，更要注重提升檔案信息服務(wù)的深度，本文介紹了基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務(wù)的特點，分析了其服務(wù)類型與模式，最后提出了基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)體系建設(shè)策略。

一、基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務(wù)特點

（1）“以人為本”，以服務(wù)用戶為中心知識服務(wù)是滿足用戶知識需求的信息活動,要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為追求是知識服務(wù)的根本原則。數(shù)字檔案館的一切服務(wù)要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為出發(fā)點,根據(jù)用戶實際需求搜集選擇各種檔案信息,為用戶的檔案信息需求提供索引指南。因此，數(shù)字檔案館知識服務(wù)一切都要以用戶為核心，制定相關(guān)的制度和服務(wù)策略。

(2)注重發(fā)現(xiàn)“檔案隱性知識”，提升檔案潛在價值數(shù)字環(huán)境下用戶所需信息中所隱含的潛在知識內(nèi)容對檔案知識服務(wù)來說是非常重要的，通過分析用戶提出的問題,再根據(jù)集成現(xiàn)有或歷史數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)并找出有價值的檔案信息,對這類信息進行分類、組織與加工,分析各類信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)間隱含的知識鏈,最終找到與用戶需求相吻合的檔案信息,并對外提供利用。

(3)以“服務(wù)創(chuàng)新”為根本目標知識創(chuàng)新是數(shù)字檔案館服務(wù)的潛在動力,因此數(shù)字檔案館知識服務(wù)的本質(zhì)特征就是創(chuàng)新。這一方面需要根據(jù)用戶需求,不斷收集提供相關(guān)檔案信息,在解決問題的過程中,不斷發(fā)現(xiàn)新知識；另一方面,檔案工作人員對知識進行加工整理、分類與重組,使得這些檔案信息變得更加有條理性、針對性，進而使用新方法新方式將這些檔案信息對外提供利用。

(4)強調(diào)“服務(wù)內(nèi)容個性化”傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式太過單一，無法解決利用者的實際要求或深層次的檔案信息需求，而基于知識的服務(wù)則以用戶角度出發(fā),根據(jù)用戶的實際需求為其提供一對一的實際問題的解決途徑。

(5)基于檔案資源的“綜合集成”數(shù)字檔案館背景下的知識服務(wù)是要將各類資源(硬件資源、人力資源、信息資源和技術(shù)資源)有機結(jié)合起來,發(fā)揮數(shù)字檔案館在人力和智力、信息與技術(shù)等資源方面的整合優(yōu)勢。“綜合集成”的檔案資源將基于開放式的對外服務(wù)模式,并提供多元化的知識服務(wù)。

二、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)類型與模式

數(shù)字檔案館資源利用服務(wù)方式是多元化的，主要包括基于門戶網(wǎng)站的檔案服務(wù)利用方式，基于檔案信息發(fā)布利用平臺的自助式方式，基于現(xiàn)代通訊手段的檔案信息咨詢服務(wù)方式，基于電子閱覽室和傳統(tǒng)查閱室的本地服務(wù)方式等等。

1、高?；谥R管理的.檔案信息資源服務(wù)方式可以歸納為以下幾類：

（1）條件性、自助式服務(wù)高校存在的最普通的檔案查詢服務(wù)。用戶可以依據(jù)自己的不同權(quán)限查詢本單位歷年歸檔的檔案，還能查詢開放的數(shù)字化檔案信息全文。實現(xiàn)廣大教師員工足不出戶就可以查閱到開放檔案目錄及數(shù)字化掃描全文。同時還提供在線預(yù)約、電話、電子郵件等條件性的檔案服務(wù)。

（2）及時性、瀏覽式服務(wù)針對廣大一般不了解館藏，但又有利用需要的普通用戶。根據(jù)用戶需求，按檔案專題分類，進行自動化組織，形成專題匯編等深層次的檔案信息產(chǎn)品。通過網(wǎng)站等多樣化形式的展示，比如很多高校在檔案網(wǎng)站上設(shè)有畢業(yè)照、專題匯編、干部任免、教學(xué)獎、管理獎、科研獎等專題欄目。

（3）科研性、推送式服務(wù)對檔案查詢有一定要求的學(xué)?？蒲腥藛T。檔案工作人員通過編研陳展平臺，組織用戶感興趣的檔案信息，按照專題深層次研究為基礎(chǔ)，挖掘館藏相關(guān)信息，提供深層次的檔案信息，例如檔案網(wǎng)站推出的專題匯編服務(wù)。

（4）涉民檔案服務(wù)主要針對廣大學(xué)生群體。歷屆畢業(yè)生可通過檔案網(wǎng)站提交學(xué)位學(xué)歷認證的申請，上傳相關(guān)的證件，并經(jīng)審核通過后予以辦理，大大方便了用戶。

（5）陳展性檔案服務(wù)陳展性服務(wù)是以檔案數(shù)字化成果為基礎(chǔ)，圍繞大學(xué)文化建設(shè)等學(xué)校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽形式，舉辦主題明確的網(wǎng)上展覽，開展宣傳教育工作。

2、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)模式

（1）檔案信息整合服務(wù)模式隨著數(shù)字檔案館信息共享程度的不斷提高,各類檔案信息資源匯集起來數(shù)量驚人，不同形式的數(shù)字檔案資源庫也應(yīng)運而生。檔案利用者獲取檔案信息的方式增多,導(dǎo)致信息過量無法正常選擇，這就要求數(shù)字檔案館必須向廣大用戶提供集成化的檔案信息資源,按來源將這些信息進行分類并有序整合,將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體,再向廣大利用者提供一站式服務(wù)。

（2）檔案信息增值服務(wù)模式數(shù)字檔案館環(huán)境下形成了巨大的信息體系，為了使得檔案用戶體驗到無差別的信息服務(wù),檔案工作人員需對海量的信息進行篩選,生成有一定價值的全新檔案信息資源,使得檔案用戶獲得具有一定知識含量的信息產(chǎn)品，從而實現(xiàn)對檔案信息的增值。

（3）自助式服務(wù)模式這是一種以用戶為主體的服務(wù),用戶根據(jù)自身的需要,通過點擊檔案館的網(wǎng)站來尋找自己所需相關(guān)檔案信息。這種模式需要用戶具有一定的檔案基本常識及自我服務(wù)的能力。

（4）個性化服務(wù)模式又稱為定制服務(wù)，是一種以用戶為中心，根據(jù)用戶需求量身定做的服務(wù)模式，它以用戶滿意為根本出發(fā)點，提供主動服務(wù)，通過研究用戶的行為和習(xí)慣，與用戶進行雙向交流，從而設(shè)計出用戶期望的個性化服務(wù)模型，主動提供滿足用戶的特色服務(wù)，最終實現(xiàn)用戶全方位的信息需求。

三、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)體系建設(shè)策略

1、建立“主動交互式”服務(wù)模式

知識服務(wù)最重要原則的就是根據(jù)不同的用戶，提供不同的服務(wù)，高校檔案館要按照層次劃分用戶類型，再根據(jù)不同的用戶提供不同的服務(wù)。例如：(1)普通檔案用戶，是檔案信息服務(wù)中的一般用戶,檔案知識層次不高,所進行的檔案信息利用基本是查閱紙質(zhì)的、直觀性的檔案信息。(2)科研型檔案用戶，一般指高校的科研人員或承擔(dān)科研的教學(xué)人員。他們的利用目的是為了科研或教學(xué)，目標性很強,一般是圍繞某個科研主題或教學(xué)內(nèi)容查詢檔案信息。(3)業(yè)務(wù)型檔案用戶，一般指歸檔的各個部門,他們主要是為了復(fù)印檔案原件來滿足日常工作上的需求。(4)社會檔案用戶,往往是高校歷屆畢業(yè)生，他們的利用目的是為了工作需求而開具畢業(yè)證明，成績翻譯等。

2、構(gòu)建并豐富檔案信息資源庫

檔案信息的知識管理要注重檔案信息資源的收集,內(nèi)容豐富的的信息資源庫是知識服務(wù)的源泉。數(shù)字檔案館要為社會提供深層次的檔案信息服務(wù),就必須構(gòu)建內(nèi)容豐富的檔案信息資源庫。例如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統(tǒng)信息庫等。

3、健全檔案信息服務(wù)法律法規(guī)

檔案信息環(huán)境安全的幾個關(guān)鍵點包括:檔案信息錄入安全、檔案信息存儲安全、檔案信息傳遞環(huán)境安全,因此要針對不同的環(huán)節(jié)制定不同的安全制度。例如，針對檔案數(shù)字化掃描和檔案信息網(wǎng)站等制定的一系列制度：①《數(shù)字檔案館電子文件元數(shù)據(jù)實施要則》；②《檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；③《數(shù)字檔案館檔案信息著錄與標引規(guī)則》；④《檔案館計算機網(wǎng)絡(luò)安全及病毒防治手冊》；⑤《檔案館門戶網(wǎng)站管理暫行辦法》等。

4、加大檔案人力資源開發(fā)力度

人才是知識服務(wù)體系的重要因素,知識服務(wù)的創(chuàng)新能力取決于人才的創(chuàng)新意識，做好檔案專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)工作是提高檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵。檔案人員要有計劃地參加各類信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案工作人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識?？梢愿鶕?jù)實際情況有步驟、有計劃的引進既懂檔案管理知識又懂計算機技術(shù)的復(fù)合型人才，從而為提高檔案信息服務(wù)能力添磚加瓦。

5、建立檔案知識共享平臺

知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識共享和創(chuàng)新,檔案信息只有在利用與共享過程中才體現(xiàn)其社會價值。檔案信息服務(wù)的意義就是為廣大利用者的信息需求創(chuàng)造有利條件,實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，要加強對檔案隱性知識的開發(fā)、管理和利用,創(chuàng)造能夠使隱性知識與顯性知識產(chǎn)生互動的機制和平臺，構(gòu)建數(shù)字檔案館內(nèi)部共享的知識庫和信息交流平臺,將隱性知識顯性化,并轉(zhuǎn)換為服務(wù)產(chǎn)品。

6、建立檔案信息服務(wù)評價體系

為保證檔案信息服務(wù)工作的高效開展,數(shù)字檔案館需要經(jīng)常對整個服務(wù)體系進行綜合評價。為此，需構(gòu)建檔案信息服務(wù)反饋平臺,通過此平臺檔案用戶可以在結(jié)束服務(wù)前對本次服務(wù)進行打分或留言（類似銀行辦理業(yè)務(wù)的評價服務(wù)）,并定期對檔案用戶進行問卷調(diào)查以獲得更為詳細的反饋信息。檔案管理人員在分析反饋信息的同時找出工作中的缺陷及問題,用以改進信息服務(wù)方式。