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公文整理歸檔是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后,按有關(guān)規(guī)定,對(duì)其中有查考保存價(jià)值的文件,按照他們?cè)谛纬蛇^程中的自然規(guī)律和特點(diǎn),進(jìn)行分類、排列、編目,使之有序化,并向檔案室或檔案人員移交的過程。
公文整理歸檔原則:
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在整個(gè)大環(huán)節(jié)中,公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三大內(nèi)容。
細(xì)分下來則是:
一、辦理收文
(1)擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析,提出建議性的處置意見,供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。
(2)批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文提出處置意見。
(3)承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問題。
(4)注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況,以備忘待查。
二、組織傳閱與催辦查辦
(1)組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí),使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。
(2)催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。
(3)查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。
三、處置辦畢公文
(1)立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。
擴(kuò)展資料:
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》:
第二十四條 收文辦理主要程序是:
(一)簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對(duì)無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時(shí)間。
(二)登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
(三)初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽,是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。
(四)承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;
需要兩個(gè)以上部門辦理的,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
(五)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
(六)催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
(七)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
參考資料:百度百科-公文處理
參考資料:百度百科-公文處理程序
公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)三個(gè)程序。
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔三個(gè)程序。
收文。收文包括登記、傳閱、交辦、督辦、催辦。
歸檔。文件處理結(jié)束后要及時(shí)歸檔,包括立卷、整理、歸檔。
發(fā)文。指按照要求起草公文然后發(fā)出。包括擬稿、審閱、校對(duì)、打印、用印。
公文的處理方式
(一)收文處理程序與方法
收文處理的一般過程
1.簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對(duì)無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時(shí)間。
2.登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
3.初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。
4.承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個(gè)以上部門辦理的,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
5.傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
6.催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
7.答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
(二)發(fā)文處理程序與方法
發(fā)文處理的一般過程
1.復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文,印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文
種、格式等進(jìn)行復(fù)核;需作實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。
2.登記。對(duì)復(fù)核后的公文,應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
3.印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。
4.核發(fā)。公文印制完畢,應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
(三)公文的整理和歸檔
1.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
2.需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。
公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三個(gè)環(huán)節(jié)。公文處理程序一般指的是機(jī)關(guān)公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷毀,其中擬辦、催辦是公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。
公文處理包括哪三個(gè)環(huán)節(jié)
公文擬制是公文處理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié),主要包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序,要求內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)果嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范等。
公文辦理是公文處理工作的第二個(gè)環(huán)節(jié),指的是公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié),主要包括收文辦理、發(fā)文辦理、整理歸檔。
公文管理指的是公文從形成、辦理、傳遞、存貯、轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的過程,需要以特定的方法對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)制加工,使其完善并獲得功效。
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