文書檔案整理規(guī)范

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!
      　　文書檔案管理細則一  
   　　第一條　為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。
 
   　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。
 
   　　第三條　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。
 
   　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。
 
   　　第五條　各級水行政主管部門的執(zhí)法機構(gòu)應配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。
 
   　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔
 
   　　(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;
 
   　　(二)歸檔的文書材料應完整、齊全，具有保存價值;
 
   　　(三)應歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;
 
   　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結(jié)案報告等;
 
   　　2. 行政復議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復議申請書，行政復議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復議申請書，行政復議裁定書、決定書，送達回證等;
 
   　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;
 
   　　4. 統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;
 
   　　5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復、通知等以及相應的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;
 
   　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。
 
   　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確，字體要工整。
 
   　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管
 
   　　(一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;
 
   　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應的保管設備;
 
   　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應辦好移交手續(xù)。
 
   　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用
 
   　　(一)為便于查找，檔案管理人員應當編制檔案總目錄，并根據(jù)實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;
 
   　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應經(jīng)主管部門領(lǐng)導批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。
 
   　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。
      　　文書檔案管理細則二  
   　　1、文書立卷
 
   　　每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。
 
   　?、俜帜甓取⑽募雌湫纬傻哪甓确珠_。
 
   　　②分級別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。
 
   　　③分機構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。
 
   　?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
 
   　?、莘制谙?。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。
 
   　　在文書分類的基礎上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關(guān))，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。
 
   　　2、檔案管理
 
   　　將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
 
   　　3、檔案利用
 
   　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
 
   　　4、檔案統(tǒng)計
 
   　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。
 
   　　5、檔案鑒定
 
   　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
      　　文書檔案管理細則三  
   　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務,為現(xiàn)代化建設服務,為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實際情況,制定如下實施細則.
 
   　　一、文書檔案管理體制
 
   　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.
 
   　　2.由部門負責人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.
 
   　　二、文書檔案管理職責
 
   　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.
 
   　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.
 
   　　3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.
 
   　　4.積極開展檔案的利用服務,提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導服務.
 
   　　5.負責本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.
 
   　　三、文書檔案兼職檔案員職責
 
   　　1.了解本部門工作業(yè)務,掌握文書歸檔文件整理的基本方法.
 
   　　2.負責本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.
 
   　　3.主動做好預立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.
 
   　　4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統(tǒng),按時移交檔案室.
 
   　　四、文件材料的收集和歸檔
 
   　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.
 
   　　2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔.
 
   　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.
 
   　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限
 
   　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.
 
   　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.
 
   　　3.確定檔案保管期限的原則:
 
   　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結(jié)、批復,計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構(gòu)設置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)針對本所主管業(yè)務并要貫徹實施的重要文件材料.
 
   　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
 
   　　3.3 凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務性的文件材料,上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
 
   　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.
 
   　　六、文書檔案整理要求
 
   　　1.整理原則
 
   　　歸檔文件整理應遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.
 
   　　2.質(zhì)量要求
 
   　　2.1 歸檔文件應齊全、完整、準確.已破損的文件應予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制.
 
   　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求.
 
   　　3.整理方法
 
   　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.
 
   　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.
 
   　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復在前,請示在后.
 
   　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準.跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.
 
   　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時間順序排列.
 
   　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標注.
 
   　　3.7 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.
 
   　　3.8 歸檔文件應逐件編目.針對同一問題的來文與復文,應在備注欄內(nèi),互作備注.
 
   　　3.9 責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者.
 
   　　3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略.
 
   　　3.11 題名:填寫文件標題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應寫明會議的時間和重要內(nèi)容.
 
   　　3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.
 
   　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.
 
   　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.
 
   　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.
 
   　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應放入同一檔案盒.
 
   　　3.18 檔案盒應標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.
 
   　　3.19 歸檔文件整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".
 
   　　七、文書檔案的歸檔
 
   　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.
 
   　　2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.
 
   　　3.歸檔時,應編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.
 
   　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關(guān)工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.
 
   　　八、文書檔案的保管和利用
 
   　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.
 
   　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.
 
   　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.
 
   　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務.
 
   　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).
 
   　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責任.
 
   　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).
 
   　　九、文書檔案的鑒定和銷毀
 
   　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.
 
   　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領(lǐng)導審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).
 
   　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.
 
   　　十、獎勵和處罰
 
   　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.
 
   　　2.凡沒有完成年度歸檔任務或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關(guān)執(zhí)行.
 
   　　十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.
 
   　　十二、本細則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設單位歸檔。

3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設工程文件歸檔整理規(guī)范

如何整理文書檔案？急急急！

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護的原則,
種方式能取得更好的效果,就應該選擇哪種方式來進行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學專家來我國傳授檔案學知識與檔案管理經(jīng)驗,也派出很多人到前蘇聯(lián)學習檔案工作的知識和經(jīng)驗.經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機現(xiàn)代化管理手段大量應用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業(yè)務部門也難以掌握.為了更科學地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調(diào)卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調(diào)整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進行裝訂,批復和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機構(gòu)(問題)"欄處相應地標明多個分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.
4.容易調(diào)卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機中輸入關(guān)鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.
缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!
參考文獻:
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計類
保管期限
2005年度
文書檔案代號

文書檔案整理標準基礎標準要求是

項目文件的整理原則，建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。建設單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理，勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或?qū)I(yè)整理，施工技術(shù)文件應按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項目文件質(zhì)量要求，需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡，工程項目文件資料必須使用原件歸檔，并應加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應在備考表中注明原件存放處，工程竣工報告、驗收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應為正本歸檔，不應是復印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復寫紙的必須復印，與原件一同歸檔，設計變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應圖面整潔，線條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿足計算機掃描要求，圖紙折疊前均要按藍圖線裁切整齊。