人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進(jìn)行考察和評價(jià)的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實(shí)際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎勵(lì)材料。這一類主要包括對干部給予獎勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點(diǎn)說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級分類分為：

1、學(xué)歷學(xué)位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

4、培訓(xùn)材料等。

第九類材料二級分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、參加會議的代表登記表等其它材料。

今后，報(bào)送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級分類。

（二）內(nèi)容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

5、中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時(shí)，在采用二級分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫。空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號”改為“序號”；

二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；

三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

5、“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術(shù)加工

技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅(jiān)持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計(jì)檔案等基本知識，培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。總之，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先，要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次，還要強(qiáng)調(diào)主動服務(wù)，在對用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭，承建一級路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。

在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價(jià)檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

人事檔案怎么整理

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

二、步驟

1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

三、資料整理

1、第一步，確定文件檔案的分類

大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實(shí)際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時(shí)以群面居多，面試資料無法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

2、第二步，定出文件存放規(guī)格

（1）本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；

（2）往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；

（3）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；

（4）因無保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

第三步，臺帳

我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

人事檔案怎么歸檔

人事檔案怎么歸檔

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，那么人事檔案怎么歸檔?以下我為大家整理了人事檔案怎么歸檔的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

人事檔案怎么歸檔

1、員工基本信息登記

通常包括但不限于：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會包括五險(xiǎn)一金購買情況、勞動合同起始時(shí)間、勞動合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會不同內(nèi)容的選擇;

這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(例如：入職員工基本信息表、入職登記表等)，還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn);需注意，員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)(如不屬實(shí)，公司可解除勞動合同)。

2、員工入職相關(guān)審批文件

包括但不限于：入職審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計(jì)劃等;入職面試測評量表、面試評價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

3、員工各類證件

包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等;

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4、員工各類在職資料

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等;

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表

通常包括但不限于：入職培訓(xùn)、制度類會議簽到表、新員工培訓(xùn)計(jì)劃書、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績，無論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)的履歷表，崗位職責(zé)及要求(入職、調(diào)整)、崗位激勵(lì)機(jī)制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以用復(fù)印件與電子檔;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄

包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務(wù)命書、解除勞動合同證明文件等;電子檔與紙檔各執(zhí)一份。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄

所有調(diào)薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認(rèn)，無論線上OA流程備案抑或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關(guān)鍵。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件

【拓展】存檔方式

國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的.大學(xué)生的檔案，一般采取三種管理辦法：

一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個(gè)人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

二、是把檔案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。

這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用，其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題，缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

人事檔案管理的七大環(huán)節(jié)?

1、檔案接收

檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，窗口工作人員會及時(shí)拆封檔案，審核檔案資料是否齊全，對缺少必備資料的，會第一時(shí)間告知補(bǔ)齊所缺材料，這事關(guān)您檔案今后的轉(zhuǎn)接、利用及退休，一定要積極配合，抓緊補(bǔ)齊。

2、錄入系統(tǒng)

檔案審核通過后，會將您的檔案基本信息錄入浙江省公共就業(yè)服務(wù)信息系統(tǒng)，提升檔案管理信息化水平。

3、編號裝袋

檔案信息錄入系統(tǒng)后，會自動生成專有檔案號，會據(jù)此進(jìn)行定位編號并將所有紙質(zhì)檔案材料裝入人事檔案袋中。

4、入庫保管

將整理好的檔案放入檔案庫房相應(yīng)位置。檔案入庫后，會對檔案進(jìn)行專業(yè)保管，檔案庫房配備有專業(yè)的空調(diào)、消防滅火器、防腐劑、防盜設(shè)備等，管理員經(jīng)常進(jìn)行安全巡檢，達(dá)到檔案庫房到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等“六防”要求，定期開展檔案核對工作，確保檔案安全保管。

5、檔案利用

一是出具各類證明，主要有人事檔案保管證明，黨員檔案存放證明，無犯罪記錄證明，無就業(yè)記錄證明等；

6、是為相關(guān)單位提供檔案查（借）閱服務(wù)，主要指為機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)等對入圍考察環(huán)節(jié)的存檔人員提供政審閱檔，預(yù)備黨員因轉(zhuǎn)正需要暫借入黨志愿書等。這里小編需要提醒的是，個(gè)人是不能查閱本人檔案的，單位需要閱檔的，須由查閱單位持介紹信和有效身份證件，并提供存檔人姓名及身份證號，方可查閱。

7、是復(fù)印檔案材料。主要有學(xué)習(xí)成績單、職稱評審材料、畢業(yè)生登記表等。

8、諸暨市人力資源市場管理辦公室現(xiàn)建有300平米標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫房，保管著71000余份各類人事檔案。近兩年，每年新接收檔案近7000份，辦理檔案轉(zhuǎn)出1500份左右，出具各類證明6500多份。