檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營管理，推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺而系統(tǒng)地應(yīng)用質(zhì)量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設(shè)。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點：

1.全員參加

檔案全面質(zhì)量管理，要求與檔案形成過程有關(guān)的所有人員，樹立“檔案質(zhì)量、人人有責(zé)”的觀念，嚴(yán)格按照法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時傳輸和及時歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項目的立項、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3.科學(xué)的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案質(zhì)量管理對人員的要求

1.牢固樹立檔案質(zhì)量意識

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，最為關(guān)鍵的就是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識，領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開展。因此，每個從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)必須牢固樹立檔案質(zhì)量管理意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)

良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識和無私奉獻的.精神。同時，檔案工作也是一項業(yè)務(wù)性較強的工作，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。此外，領(lǐng)導(dǎo)要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學(xué)習(xí)培訓(xùn)的計劃，創(chuàng)造業(yè)務(wù)交流的機會，使他們的業(yè)務(wù)水平能更好地達到檔案質(zhì)量管理的要求。

三、加強檔案質(zhì)量管理的措施

1.建立健全各項檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使之規(guī)范化、流程化，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式，把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來。從事檔案工作的人員必須嚴(yán)格遵守各項管理制度和崗位責(zé)任制。

2.加強檔案質(zhì)量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等各個環(huán)節(jié)是一個有機的整體，是由多個部門、多個人員共同完成的。任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量勢必影響下一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”上來，從管結(jié)果變成管過程，實行“預(yù)防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實提高檔案質(zhì)量管理水平。

3.積極推進企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。信息化可以對信息資源進行有效控制，使企業(yè)實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。

4.加強對信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回信息化系統(tǒng)，并由此引起各項工作內(nèi)容和規(guī)章制度的調(diào)整。反饋信息的獲取渠道如下：

①建立網(wǎng)上預(yù)約登記制度。通過技術(shù)手段及時記錄利用者對信息資源的訪問情況，檔案系統(tǒng)部門可以系統(tǒng)全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調(diào)查表，了解對各種提供利用方式的滿意度及對檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學(xué)。

總之，必須樹立質(zhì)量第一的思想，把質(zhì)量意識嚴(yán)格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學(xué)、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應(yīng)用到檔案管理中來，才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個新的臺階，才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。

檔案管理的工作流程與內(nèi)容

　檔案管理工作流程：
　　一、立卷歸檔
　　檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
　　二、借閱
　　1、本單位人員借閱檔案
　　由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
　　2、外單位人員查閱檔案
　　查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
　　三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作
　　1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整
　　2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷
　　3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）
　　4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)
　　5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷
　　6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案
　　7、檔案室對案卷進行分類、整理
　　8、編制檔號
　　9、編制案卷目錄等各種檢索工具
　　10、入庫
　　11、做好檔案的統(tǒng)計、保安
　　12、開展檔案的利用
　　13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工
　　四、鑒定銷毀
　　檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

檔案管理的六大步驟

檔案管理的六大步驟：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

要素：

1、檔案與工齡：

很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

2、檔案與福利：

畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

3、檔案與因公出國政審：

因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構(gòu)就會拒絕審查。

4、補辦檔案與原始材料：

雖然有的單位可以補辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢必造成一定損失。

以上內(nèi)容參考：百度百科-檔案管理

建筑施工質(zhì)量管理人員網(wǎng)絡(luò)圖和職責(zé)

1.6項目經(jīng)理部各崗位的主要職責(zé)：1.6.1項目經(jīng)理的職責(zé)是公司派駐現(xiàn)場的全權(quán)代表，是公司各種政策的具體實施者，負(fù)責(zé)科學(xué)合理地組織和管理生產(chǎn)各要素，協(xié)調(diào)與業(yè)主、地盤監(jiān)理、地方政府相關(guān)職能部門、設(shè)計人、分承包商等的關(guān)系，深入現(xiàn)場及時解決施工中出現(xiàn)的問題。1.6.2項目副經(jīng)理（兼質(zhì)量經(jīng)理）的職責(zé)負(fù)責(zé)項目現(xiàn)場各作業(yè)班組的調(diào)配工作、落實項目部制作的各項制度、進度計劃；負(fù)責(zé)建立項目的質(zhì)量保證體系，并負(fù)責(zé)對質(zhì)量保證體系的運作情況進行跟蹤檢查。1.6.3技術(shù)負(fù)責(zé)人的職責(zé)在技術(shù)經(jīng)理的指導(dǎo)下，完成各項具體的技術(shù)工作：編制施工所需的技術(shù)方案、分項工程作業(yè)指導(dǎo)書；辦理工程的設(shè)計修改和技術(shù)變更核定手續(xù)；處理現(xiàn)場施工中出現(xiàn)的一般性技術(shù)問題；負(fù)責(zé)鋼筋翻樣，編制材料需用計劃；負(fù)責(zé)編制施工進度計劃；負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的收集、審查、整理和保管工作。1.6.4預(yù)算員的職責(zé)負(fù)責(zé)及時地向業(yè)主報告現(xiàn)場工程量的完成情況并結(jié)算相應(yīng)的工程款；負(fù)責(zé)對合同的管理，對違約行為進行索賠。負(fù)責(zé)對工程成本的管理，及時向項目經(jīng)理傳遞有關(guān)工程成本的信息，以便項目經(jīng)理能采取有效的控制措施。1.6.5施工員（各專業(yè)工長）的職責(zé)負(fù)責(zé)組織各專業(yè)施工隊的人員嚴(yán)格按照設(shè)計圖紙、施工方案、施工及驗收規(guī)范、施工安全技術(shù)操作規(guī)程等文件的要求施工，是工期、質(zhì)量、安全、成本等目標(biāo)的具體組織實施者。1.6.6機電工長的職責(zé)負(fù)責(zé)現(xiàn)場的機械設(shè)備管理，使機械設(shè)備保持良好的運行狀態(tài)，滿足施工生產(chǎn)需要。1.6.7材料員的職責(zé)負(fù)責(zé)工程所需物資的采購供應(yīng)、現(xiàn)場倉儲等工作，協(xié)助搞好現(xiàn)場的文明施工。1.6.8質(zhì)安員的職責(zé)負(fù)責(zé)各工序施工中的質(zhì)量監(jiān)督工作，隨工程進展而及時地組織對工程質(zhì)量的檢查并核定分項工程的質(zhì)量等級；監(jiān)督不合格分項工程進行返修、返工處理。監(jiān)督各級安全技術(shù)交底工作的開展情況并檢查交底的執(zhí)行情況；監(jiān)督施工現(xiàn)場的安全狀況。1.6.9試驗員的職責(zé)負(fù)責(zé)原材料、半成品及成品的取樣和送檢工作，及時傳遞有關(guān)原材料、半成品及成品的質(zhì)量信息；負(fù)責(zé)工程定位測量、標(biāo)高控制、沉降觀測等工作。