檔案整理 采購

政府采購檔案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的總稱，反映政府采購活動的重要記錄。采購代理機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
01檔案管理原則

全面性

收集檔案要具有完整性，政府采購由于與部門預算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會計憑證的內涵，使發(fā)票原始憑證項下的會計信息清楚和明了，解決了發(fā)票與實際品目不符的問題。因此檔案管理要盡量避免殘缺不全、支離破碎，以免削弱檔案應有的資料功能。

客觀性

檔案必須真實客觀地反映政府采購全過程，關鍵內容不得涂改、調換、遺失、殘破，需要特別強調的是現場記錄的真實性，記錄人必須掌握當事人的原話精神，若當事人拒絕現場簽字認可，要取得旁證者的證明。

保密性

采購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結束的采購數據與評審意見，更加需要嚴格保密，非開標人員不得接觸采購資料；公開中標結果期間所有資料一律不得外借，待公示結束以后再轉給專職檔案管理人員。

02檔案管理“管”什么

項目的前期準備材料

1.采購項目計劃書；

2.采購項目計劃批復書（含采購方式批復書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標文件論證資料；

5.招標文件確認函。

項目的招標（詢價、談判等）文件材料

1.已發(fā)出采購文件（包括招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的有關文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標公告、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函等）；

4.購買招標（談判、詢價等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應商的資格審查情況報告；

6.邀請招標的供應商邀請過程記錄；

7.詢價及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料；

8.答疑會議記錄和紀要；

9.現場實勘記錄；

10.繳交投標保證金情況表。

項目的開標文件材料

1.收取投標文件的登記記錄；

2.參加開標會議的供應商簽到名單（或開標情況確認表）；

3.開標會議議程（含主持人、唱標人、監(jiān)標人名單）；

4.開標時間、地點、過程的有關記錄；

5.評審專家形成過程和名單；

6.投標人不足三家的廢標材料記錄；

7.不足三家申請繼續(xù)開標的有關申請、審批材料。

項目的投標（報價等）文件材料

1.投標文件的正本（包括投標、報價、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標文件的補充、修改或已經撤回的文件記錄。

項目的評審文件材料

1.確定采購供應商的文件材料（含采購人對采購結果的確定文件、采購結果通知書等）；

2.質疑投訴處理材料（包含供應商質疑書、采購代理機構質疑答復、投訴處理決定等材料）；

項目采購階段的文件資料

1.政府采購項目合同（包括合同的訂立、補充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項目的驗收文件材料；

3.資金支付文件及證明。

其他文件材料

1.項目工作總結；

2.項目效益評估書；

3.其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件材料。

03 契合原則，檔案管理如何“管”？

明確管理內容與職責與分工

采購項目檔案內容要明確，項目負責人應根據實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效；財務、采購、檔案分工要明確，由于崗位分設，一個采購項目涉及的資料會分布在各個工作人員手中，各項采購任務結束后，收集的一整套政府采購文件，必須及時移交給檔案管理部門統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊，并要與其他日常公務檔案分開歸檔管理。

建立政府采購檔案管理制度

檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時、全面、方便的特點，為政府采購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應按照年度編號順序進行組卷，卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。

推行政府采購檔案電子信息化管理

統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內容和格式，實施以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案存檔方式，因為電子化管理系統(tǒng)能做到以下幾點：確認并記錄所有真實的采購交易活動；及時且充分詳細地描述交易；準確計量交易的價值；確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當的會計期間；在報表中適當表達交易相關事項。以反映政府采購會計制度要全面反映政府采購的價值運動和實物運動，從而完整、準確、高效地進行對政府采購檔案進行信息化管理。

如何正確整理公司的檔案與資料!

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊) 和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。

設備檔案如何管理？

設備檔案管理流程：
一、采購設備的檔案管理
1、計劃、選購階段
（1） 用戶申請，可行性方案論證報告；
（2） 購買儀器設備的審批文件；
（3） 協(xié)議、合同；
（4） 意向書、訂購貨通知單；
（5） 重要來往函件、電文；
（6） 談判備忘錄、附錄、附件。
2、開箱驗收階段
（1） 裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；
（2） 圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊；
（3） 開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；
（4） 運單、發(fā)票。
3、安裝、調試階段
（1） 安裝調試計劃；
（2） 安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；
（3） 試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；
（4） 存在問題及處理意見；
（5） 安裝調試技術總結報告、驗收報告；
（6） 計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料；
（7） 培訓材料。
4、運行及維護修理階段
（1） 設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；
（2） 設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程；
（3） 履歷本、運行記錄；
（4） 設備儀器保養(yǎng)情況記錄；
（5） 設備儀器檢查、普查記錄；
（6） 設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書；
（7） 大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；
（8） 設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。
5、改造、更新階段
（1） 合理化建議及處理結果；
（2） 設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；
（3） 改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件；
（4） 設備儀器報廢技術鑒定書，請示及批復文件；
（5） 技術鑒定及成果申報獎勵文件。
二、 自制設備的檔案管理
1、方案論證及設計階段
（1） 設備任務書、協(xié)議、合同；
（2） 調研報告、可行性方案論證報告；
（3） 有關問題的請示及批復；
（4） 計算文件、試驗文件、圖樣
（5） 技術條件、技術說明書、設計技術總結。
2、制造加工階段
（1） 工藝規(guī)程、工藝說明書；
（2） 重要的工藝裝備圖紙及說明書；
（3） 重要零、組件超差、代料單；
（4） 工藝總結。
3、安裝調試及鑒定驗收階段
（1） 安裝、調試計劃
（2） 安裝基礎圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；
（3） 試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；
（4） 存在問題及處理意見；
（5） 安裝、調試技術總結報告、驗收報告；
（6） 計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料；
（7） 培訓材料；
（8） 技術鑒定及審批文件；
（9） 成果申報及獎勵文件；
（10）使用維護說明書、操作規(guī)程。
4、運行及維護修理階段
（1）設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；
（2） 設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程；
（3） 運行記錄；
（4）設備儀器保養(yǎng)情況記錄；
（5） 設備儀器檢查普查記錄；
（6）設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書；
（7） 大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；
（8）設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。
5、改造及更新階段
（1）合理化建議及處理結果；
（2） 設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；
（3）改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件；
（4） 設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件；
（5）技術鑒定及成果申報獎勵文件。
三、設備檔案的管理和利用
1、 設備檔案的管理，必須堅持集中統(tǒng)一思想管理的原則，確保設備檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全。所有設備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對于只有一套的設備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復印。
2、 各儀器、設備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專人負責，對于不具備以上條件的，設備檔案仍由檔案室保管。
3、 設備檔案應進行科學系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬。
4、 檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。校檔案室保管的設備檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經該設備使用單位負責人同意后，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時間不得超過兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案人員當面點清。
5、 使用單位保管的檔案借閱時也應辦理登記手續(xù)，以便管理。
6、 對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用單位復印。
7、 儀器、設備報廢后，采購設備的檔案也要鑒定銷毀，自制設備的檔案由校檔案室長期保管。

檔案管理員簡單崗位職責

檔案管理員簡單崗位職責（精選12篇）

隨著社會不斷地進步，越來越多人會接觸到崗位職責，崗位職責包括崗位職務范圍、實現崗位目標的責任、崗位環(huán)境、崗位任職資格及各個崗位之間的相互關系等。那么崗位職責的格式，你掌握了嗎？以下是我為大家收集的檔案管理員簡單崗位職責，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

1.負責整理公司所有合同和資料的管理;

2.負責公司日常簽字生效的制度管理;

3.協(xié)助各部門資料存檔的制度建立和監(jiān)督;

4.負責保存公司相關資質的管理;

5.負責提供各部門所需要的檔案資料準備;

6.領導安排的其他工作內容。

1、負責檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索工作編制等工作。

2、負責與集團對接，走合同流程

3、檢查檔案安全保管情況，發(fā)現對檔案有害因素時，要及時上報采取措施。做到以防為主，防治結合，保證檔案的完整與安全。

4、明確檔案利用工作的目的，積極主動地做好接待工作，不斷提高服務質量。

5、正確處理好利用和保密的關系，增強保密觀念，嚴守黨和國家機密，嚴格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。

6、負責檔案、資料調借工作。做到提供準確、及時主動。用后及時清退，按時入庫歸位。

7、應用電子計算機編目檢索、存貯及調用檔案;利用裱糊及復印技術，對紙張破損、字跡褪變、擴散的現行檔案進行搶救。

8、負責檔案、資料利用效果的信息反饋工作，收集利用典型事例，年終寫出利用分析綜合報告，及實例選編。

9、完成領導交辦的臨時性工作任務。

10、年末認真總結本崗位工作及制訂下年工作計劃，寫出書面材料。

1.負責公司租戶合同、行政文件、合同的管理工作，并對各類檔案進行科學系統(tǒng)管理，便于查閱;

2.建立健全檔案借閱登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全、完整;

3.定期整理檔案，確保檔案資料時效性、完整性、規(guī)范可查，并做好文件、資料、檔案的保密及保管工作;

4.負責公司固定資產采購及管理工作;

5.負責行政費用報銷管理及各部門費用報銷的跟進;

6.負責公司辦公用品采購、發(fā)放工作，并做好領退記錄，保證賬實相符。

1、認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規(guī)及有關政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監(jiān)督，檢查。

2、按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3、積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。

4、積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質量和工作效率。

5、樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

1、檔案員在學校辦公室主任領導下開展工作，對學校各種檔案負責。

2、嚴格按各項規(guī)章制度辦事，確保檔案工作正常開展。

3、按時做好各類檔案的接收、整理、歸檔、入庫工作，并做好防火、防盜、防潮、防鼠、防光、防塵、防高溫、防蟲工作，發(fā)現問題及報告并妥善處理。

4、熱情做好查閱檔案接待工作，并如實作好記載。

5、負責學校上級來文、來函的收發(fā)和各文件資料的保管、歸檔、編號、傳閱工作。

6、完成領導交辦的其他工作。

一、熱愛本職工作，嚴守黨和國家的機密，認真執(zhí)行《檔案法》及有關檔案工作制度。

二、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好全校各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理。

三、負責檔案的借閱、復制和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為全校各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄。

四、及時收集各類檔案，做好平時的預立卷工作，每學期第二個月收集上學期全校各部門應歸檔的各類文件材料，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作。每年四月做好隔年度會計檔案的入庫工作。每年年終做好情況統(tǒng)計。

五、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整，簽署齊全，裝訂整齊，分類科學，使用方便。

六、定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到帳物相符。負責做好銷毀檔案的意見報告，批準后，送往指定單位監(jiān)銷。

七、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防高溫、防塵、防蟲、防霉等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和復制。

八、做好檔案室的安全保衛(wèi)工作，室內禁止吸煙，節(jié)假日上好保險，貼好封條。

九、及時向分管領導匯報檔案工作情況，及時對各部門檔案聯絡人員進行業(yè)務指導。

十、參與同檔案有關的業(yè)務會議和記錄，認真完成領導交辦的其他工作。

一、檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、嚴守機密、勇于創(chuàng)新、具備檔案專業(yè)知識和一定的科學文化知識。

二、熱愛檔案工作，學習檔案工作的基本知識和方法，接受部門分管檔案工作負責人的領導和學校檔案室的業(yè)務指導，積極參加檔案培訓。

三、負責指導本部門其他人員做好文件材料的形成、積累和整理等預立卷工作，最后完成立卷工作，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

四、注意文件材料的安全和保密，按規(guī)定時間集中本部門形成的所有檔案向校檔案室移交，并提供移交目錄，辦理交接手續(xù)。

1、檔案管理員要誠實、守信、保密、堅持原則、忠于職守。

2、檔案管理員負責收集、整理、保管本單位各種證件、文件、資料、圖紙和上級主管部門下發(fā)的各種文件、批復等重要檔案資料。

3、各種檔案資料要登記造冊，編寫目錄，注明檔案名稱、編號、存檔時間、份數。

4、辦公室、技術科、調度室、財務科等部門編寫的各種文件紀要、圖紙、資料和收到的文件等要及時送交檔案室，有檔案管理員簽收，并登記造冊。

5、檔案資料要嚴格管理，嚴禁私傳亂借。所有需要借閱、帶出、轉出、銷毀的檔案、證件，必須經企業(yè)法人批準。

6、每月對檔案資料進行一次整理，把當月收集的檔案資料分類歸檔。

7、經常打掃檔案室衛(wèi)生，嚴防檔案資料潮濕、鼠咬、蟲蛀。

1、熱愛檔案管理工作，努力學習檔案工作業(yè)務，虛心接受上級檔案機關和校長辦公室領導的業(yè)務指導。

2、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的'檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。

3、對各類檔案進行科學分類、加工、保管，按保管期限分別存放。每年進行一次全面清點檢查，發(fā)現問題及時報告主管領導，妥善處理。

4、增強工作責任感，提高保密意識，切實履行涉密人員的保密義務。

5、嚴格執(zhí)行上級檔案主管部門《文書檔案室檔案管理的制度》和《檔案、資料的借閱、查閱暫行辦法》，做好檔案資料的保密、安全衛(wèi)生、防潮、防蟲和科學管理工作。

6、有計劃編制專題索引等檢索工具，提高查閱檔案的效率，為檔案使用者提供方便。

7、接待閱檔人員要熱情周到，主動提供優(yōu)質高效服務。

8、對全校各產生檔案部門進行檔案業(yè)務指導。

9、完成有關領導交辦的其它工作。

1、努力學習，熱愛本職，認真鉆研檔案業(yè)務，不斷提高業(yè)務管理能力。

2、搞好本局各類檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作，主動協(xié)助領導和各科室正確利用檔案，適時提出存毀意見。

3、負責檔案的查閱、借閱、函調和保管工作，收集、匯編檔案利用效果。

4、熟悉本局室藏檔案，編制必要的檢索工具和專題資料，積極提供利用。做好平時信息反饋的記載和利用效果典型事例的收集、整理、匯編工作。

5、加強政治責任心，嚴格執(zhí)行保密制度，搞好庫房管理，經常做到“八防”(防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲)，嚴防失、泄密。

6、在調動工作或離局十天以上委托他人代理時，認真辦好移交手續(xù)后方能離開崗位。

崗位描述：

1、負責檔案資料保密工作，并嚴格職守資料檔案的保密制度；

2、負責檔案入庫，對檔案進行分類登記，檔案的分類應做到科學合理，便于查找；

3、辦理檔案借閱登記手續(xù)，檢查到期歸還的資料是否完整無缺，發(fā)現問題及時報告和處理；

4、按有關規(guī)定對檔案進行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。

任職資格：

1、圖書情報、行政管理或相關專業(yè)大專以上學歷；

2、一年以上相關工作經驗；

3、熟悉檔案管理辦法，掌握計算機檔案管理信息系統(tǒng)；

4、嚴謹、有責任心，有團隊合作精神，工作認真負責，細致認真，保密性強；

5、熟練使用辦公軟件。

崗位職責：

1、做好嚴守公司商業(yè)秘密保管工作；

2、對合同進行分類管理，及時錄入電腦中，注銷到期合同，對借閱合同進行登記；

3、負責審查各類合同的證照齊全,以及合同的查詢工作；

4、建立貸后管理信息，定期對貸后數據進行整理、分析、歸檔

5、負責公司各類檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、歸檔、查閱、保管等工作

6、完成領導交辦的其他事情。

任職要求：

1、大?；蛞陨蠈W歷，一年以上檔案管理經驗；

2、熟練使用各種辦公自動化設備；

3、工作認真負責,細心耐心、誠實守信,責任心強。