電子版檔案整理

1.同一事件的檔案材料收集到一起，形成一個文件夾。（上級文件，校級文件，事件過程材料，結(jié)果材料）

2.沒有電子版的材料排成照片作為電子版。

3.把這些材料合并成一個word文件。做好重新命名。

插入-頁碼-頂端居中。（如果遇到頁眉中有橫線，處理方法為ctrl+a全選頁眉，ctrl+shift+n）

按照編輯好的文檔雙面打印出來整理好的這一文檔

打開共享里面（A:)的檔案管理excel表格。

根據(jù)內(nèi)容新建一個文檔，打開鏈接。

在錄入項里面錄入內(nèi)容。

舉例：石樓中心校2020年人民滿意教師標兵評選

所屬工作：人事

標題：石樓中心校2020年人民滿意教師標兵評選相關(guān)材料

年度：2021年2月19日至2021年2月22日

保管期限：50年

本卷檔案共4件 12頁

（1）關(guān)于教育系統(tǒng)文明單位、人民滿意標兵學校和* 人民滿意教師標兵評選工作的 通知 1

（2）石樓中心校黨支部關(guān)于人民滿意教師標兵評選工作安排 6

（3）人民滿意教師標兵評選過程性資料 8

（4）人民滿意教師標兵登記表 12-12

目錄號：看六類中的一種 本卷為2 案卷號：接原來還編號

立卷人：范連啟

檢查人：高貴興

立卷時間：2021年2月22日

如何整理建立電子檔案并歸類

可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標準。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編
目的過程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學
技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建
工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、
編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：

電子檔案的歸檔方式有哪些

電子檔案的歸檔方式有哪些

我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。以下是我為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、選擇電子文件信息的匯集點

由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的.系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。

由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負責學生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。

計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、借助計算機資料管理系統(tǒng)

開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。

對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過程中，應(yīng)當認真檢驗并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時進行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應(yīng)當注意的是，電子檔案歸檔時應(yīng)當將其存入計算機硬盤中，并進行清晰標記，確認已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當采取可行措施對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實際利用價值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

拓展內(nèi)容：

電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1、建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2、并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點實行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實行各種管理時都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學合理的管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

登記電子版的檔案資料時，怎么做才能科學合理，而且便于查詢呢？

電子檔案的整理：
電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。
（一）歸檔要求
1、文件形成部門應(yīng)隨時對電子文件進行邏輯歸檔（邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔隨時歸檔），定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔（物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時間進行），并按檔案管理的要求進行登記。
2、歸檔電子文件應(yīng)按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。
3、電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。
4、文件形成部門應(yīng)將經(jīng)過檢驗的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機載體上。
5、檔案館（室）應(yīng)對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。
（二 ）歸檔方法
1、一個歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。
2、推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。
3、存儲電子文件的裝具上應(yīng)貼有標簽，注明電子檔案號、歸檔年度、盤號等。如下圖：
4、信息組織結(jié)構(gòu)
每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應(yīng)目錄中。各級目錄按照樹狀結(jié)構(gòu)排列。
（1）說明文件。文件名：README。文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲載體的各種信息。應(yīng)包括分類號、立檔單位名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間。 文件格式：說明文件為字符文件。每行的左邊為標題，右邊為說明內(nèi)容，中間用冒號分開。
（2）．歸檔電子文件登記表。文件名：REGISTER。文件內(nèi)容：歸檔電子文件登記表的電子版本。
（3）歸檔電子文件目錄。目錄名：DATA。目錄內(nèi)容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個子目錄中。
（4）．對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。
（三）電子文件的歸檔標準
電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：
1、字處理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應(yīng)轉(zhuǎn)換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。對于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。
2、圖像文件。TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。
由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。
3、圖形文件 。圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。
5、聲音文件。WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。
6、多媒體文件。多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。
7、數(shù)據(jù)庫文件。DBF格式數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存儲。對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應(yīng)一并存檔。
9、計算機程序。計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并歸檔。
10、數(shù)據(jù)文件 。數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。數(shù)據(jù)文件應(yīng)對數(shù)據(jù)來源進行說明并一同歸檔。
在符合軟、硬件平臺條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并歸檔。保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準確、可靠的標識關(guān)系。
用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并歸檔。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設(shè)計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同歸檔。
（四）電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，至少一式三套，一套封存（C），一套供查閱利用（Y）。一套（S），異地保存。對于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。存儲電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放。

簡要說明電子文件歸檔的基本方法

1、將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入光盤，光介質(zhì)上，脫機后可存放在別處
2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一、規(guī)范。
3、將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上，對備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。
4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永杰和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時保存規(guī)范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。