人事檔案 整理

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

二、步驟

1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

三、資料整理

1、第一步，確定文件檔案的分類

大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

2、第二步，定出文件存放規(guī)格

（1）本年度文件，以藍(lán)色文件盒進行保存；

（2）往年文件，以牛皮紙袋進行保存；

（3）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進行裝側(cè)區(qū)分；

（4）因無保密制度，文件不進行加密管理，之后以實際保密制度進行細(xì)分、標(biāo)注。

第三步，臺帳

我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運而出了。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級分類分為：

1、學(xué)歷學(xué)位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

4、培訓(xùn)材料等。

第九類材料二級分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、參加會議的代表登記表等其它材料。

今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進行二級分類。

（二）內(nèi)容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號”改為“序號”；

二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；

三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術(shù)加工

技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進行技術(shù)加工。

1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進行改變。首先，要對信息服務(wù)理念進行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進行樹立。其次，還要強調(diào)主動服務(wù)，在對用戶潛在需求進行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強烈的市場競爭，承建一級路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構(gòu)創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的需要，轉(zhuǎn)換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結(jié)考評。職責(zé)明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

人事檔案如何管理

一、人事檔案管理政策依據(jù)

v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)

v《濟南市人事代理暫行辦法》(濟政辦字﹝1998﹞81號)

v《山東省流動人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)

v《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)

v《中華人民共和國檔案法》

v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)

二、流動人員人事檔案的范圍

v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;

v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

v外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

v其他流動人員的人事檔案;

v注：按照組織部現(xiàn)行規(guī)定，機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。

三、流動人員人事檔案的管理

v流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。

v 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

四、檔案工作人員職責(zé)

v一、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。

v四、登記干部職務(wù)、工資等變動情況。

v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。

v六、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。

v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ，搞好干 部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案

v十、辦理其他有關(guān)事項。

五、人事檔案保管保密制度

v一、牢固樹立安全保密觀念、增強保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》

v二、干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。

v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對濕度45-65﹪)，安全防護措施要經(jīng)常檢查，杜絕隱患。

v四、檔案管理人員離開庫房時要及時關(guān)燈、鎖好門窗，無關(guān)人員一律不得進入庫房。

v五、任何個人不得私自保存他人檔案，禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場所。

v六、保管干部檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

六、人事檔案查閱檔案制度

v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。

v2、閱檔人員必須是中共黨員。

v3、任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。

v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

v5、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟私者，按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

v7、閱檔人員在查閱干部檔案時嚴(yán)禁吸煙

人事檔案怎么處理

人事檔案怎么處理

人事檔案，是記錄一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料。學(xué)生在校時期是“學(xué)籍檔案”，畢業(yè)之后是“人事檔案。以下我為大家整理了人事檔案怎么處理的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

一、人事檔案怎么處理

一般大學(xué)畢業(yè)考上研究生檔案的去向就是學(xué)校開調(diào)檔函本校郵寄即可，是不可以自己攜帶檔案的。如果是沒有找到工作單位。如果高校畢業(yè)生畢業(yè)后還沒有找到合適的工作，學(xué)籍檔案將由學(xué)校轉(zhuǎn)到你戶籍所在地的縣級以上公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)，你可以通過網(wǎng)上報到系統(tǒng)查詢檔案的去向。

還有就是如果你的公司不是公有制企業(yè)以及事業(yè)單位或者自主創(chuàng)業(yè)的話你可以把檔案寄存在所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)。

還有就是畢業(yè)留學(xué)的話，一是可由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)至戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)；二是可以咨詢教育廳留學(xué)服務(wù)中心，辦理檔案委托保管。

二、未找到工作，三方空白的。處理辦法：

（1）放在學(xué)校（不建議）。

大學(xué)畢業(yè)兩年內(nèi)，都處于擇業(yè)期，擇業(yè)期內(nèi)可以放在學(xué)校。但放在學(xué)校是沒有報到證的，所以檔案是沒辦法封口的，中間丟失材料將無法補辦，并且擇業(yè)期一過，學(xué)校就會將你的.檔案打回原籍；

（2）主動打回原籍（建議）。

學(xué)生可以在校就業(yè)部門網(wǎng)站上下載回原籍申請表，填好之后交給院系負(fù)責(zé)人，就可以開出報到證，學(xué)校會將你的檔案郵寄到生源地人才服務(wù)交流中心。學(xué)生在報到證有效期內(nèi)去原籍人才市場報到即可。待同學(xué)們找到工作，就可以通過到人才市場改派轉(zhuǎn)到工作地點；

（3）放在學(xué)校所在地人才市場(建議)。

學(xué)生可以通過與一些人事代理公司或者任何一家只要是當(dāng)?shù)氐墓竞炗喨剑ù蛴〉?、超市都行），然后憑借簽好的三方，到當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行淖屓瞬沤涣髦行纳w章。拿著蓋好章的三方交給你老師就可以開出報到證了，拿著報到證去人才中心存檔。此種適合希望在學(xué)校所在地工作或者創(chuàng)業(yè)的同學(xué)。

三、找到可以處理檔案的單位。比如：國企或事業(yè)單位。有2種處理辦法：

（1）遵循公司人事安排。

讓公司開具調(diào)檔函，持調(diào)檔案讓學(xué)校郵寄檔案至公司指定地址，按規(guī)定時間報道即可，當(dāng)然也可以持有效三方去學(xué)校開具報到證；

（2）放在工作所在地人才市場(建議)。

學(xué)生可以讓公司開具正式勞務(wù)合同，拿著勞務(wù)合同去人才市場，讓其開具接收函，拿著接收函去教育廳就業(yè)部門開具報到證，自己拿著報到證去辦理存檔。

如何做好人事檔案管理

導(dǎo)語： 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。對于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經(jīng)驗和方法。

一、 人事檔案管理中存在的主要問題

1、人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細(xì)則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴(yán)，收集歸檔工作被動、不及時。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一，記載不實，審核不準(zhǔn)，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時，使人事檔案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組，人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松，人才流動靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。

4、檔案室設(shè)備配備不齊全

大多采取“因陋就簡”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5、檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作，無紙質(zhì)閱檔基本沒有實施。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、做好人事檔案管理的對策

1、重視人事檔案管理工作

單位要將人事檔案納入議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2、提高人事檔案管理工作水平

一是進一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。

特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的及時轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進一步的.嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。

二是把好“入門關(guān)”，對人事檔案缺少材料情況進行集中清理，通過書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問題的影響，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

三是把好“更新關(guān)”，檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延，不積壓，確保人事檔案材料完備，與實際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)

選擇政治上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4、更新檔案管理設(shè)施

配備堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜，庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開，要加大資金投入，配備先進計算機管理設(shè)備。

5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現(xiàn)有效共享。

綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。