檔案一體化管理

檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進行管理，數據可以共享、可以交換、可以協同，可實現一次錄入多次利用的設想。
樓主可以考慮紹林科技開發(fā)的匯博通是一個綜合文檔管理平臺，前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng)，它把企業(yè)的文件、檔案、門戶網站，內外信息管理以及溝通與協作等，有機的結合到一起，使得整條業(yè)務鏈條上的信息管理，傳遞，共享，協作與溝通變得更加容易，有序與方便。
應用范圍涵蓋辦公自動化，文件管理，檔案管理，內容管理，證照管理，綜合知識資源整合以及大數據應用等以知識文檔為基礎的眾多領域。
同時，系統(tǒng)提供論壇中心、知識問答、微博等知識共享平臺，在管理企業(yè)顯性知識的基礎下，有效促進隱性知識的沉淀。
另外，企業(yè)內部的文檔管理應該照顧到文檔的全生命周期管理，從文檔的產生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個生命周期階段中都應該有對應的功能進行管理支持。
并且，匯博通將文檔管理的應用進一步擴展到手機和平板電腦，可實現公文審批，移動協作，移動考勤，即時溝通，信息查閱以及共享等功能，隨時隨地把企業(yè)文檔庫帶在身邊。
總的來說，可以應用到文檔管理的各個方面，通用性較強，同時也是一套OA系統(tǒng)，可以推進企業(yè)知識文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識都有相應的功能模塊，實用性較強。樓主可以參考一下他們官網的解決方案吧。

檔案管理軟件的檔案管理一體化系統(tǒng)

對于上級來文，錄入電腦后，可同時打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動接上次打印，當然也可以指定本次打印起始行。收文序號由電腦自動編號，收文序號打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時檢索。本次錄入數據可“提交”到數據庫，供以后查詢及入檔時調用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數據庫中調出補充打印。 可以各部室行一個總號，如 *中銀，也可以行多個號，如*中銀財，*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動對行文編號，包括行文序號和行文字號。行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動接上次行數或指定起始行數打印，也可積累一段時間后統(tǒng)一打印。登記時只需手工輸入三項內容：“附件”、“主題詞”和“標題”，其它內容在備選項中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當然這需要你事先做一些必要的設置。本次錄入數據可“提交”到數據庫，供以后查詢及入檔時調用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：“年度—機構(問題)—保管期限”分類法；“年度—保管期限—機構(問題)”分類法；“機構(問題)—保管期限—年度”分類法；“機構(問題)—年度—保管期限”分類法；“保管期限—年度—機構(問題)”分類法；“保管期限—機構(問題)—年度”分類法；“年度—保管期限”分類法。檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應收文（或行文）序號，即調出將相應文件，新增內容是指會議記錄、領導講話及其它未經本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。檔號、責任者等均為電腦自動產生。檔號格式可以自定義?？纱蛴〉膬热莅ǎ簹w檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對收文數據、行文數據、合同數據、檔案數據進行查詢?？芍付ㄒ粋€或多個條件進行查詢，如對于收文數據可指定“標題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個條件進行查詢，所指定條件是“并且“關系?？纱蛴〔樵儓蟾?，打印出所查詢到的內容。 檔案管理系統(tǒng)應具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對檔案數字化工作中的掃描、數據轉換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數據采集、類目設置、分類排序、數據校檢、目錄生成、數據統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能實現根據主題詞（或關鍵詞）及分類號自動標引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理)。主要功能一是通過與公文管理子系統(tǒng)的連接實現綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉結束后進行預歸檔，通過系統(tǒng)提供的數據接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數字化，實現檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網絡查詢利用服務。根據當前IT技術在檔案行業(yè)的應用潮流，參照國內數字化檔案館的應用需求，檔案管理系統(tǒng)應包括以下幾個方面的模塊：●檔案數據采集與加工模塊●檔案數據存儲及管理模塊●檔案數據查詢利用模塊●系統(tǒng)維護模塊●系統(tǒng)幫助模塊●用戶權限分配模塊

高校怎么做好檔案管理

導語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、提高檔案管理人員的素質。

不少高校的檔案管理人員缺乏專門的檔案管理人才，管理人員也缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和它的實際意義。

有的還是兼職人員，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，對檔案工作重要性認識不夠等問題，而且計算機應用水平不高和實際操作能力低，管理凌亂無序，不能適應現代化檔案管理工作的要求。

高校檔案工作的'發(fā)展和現代化的需要對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務技能已經不能適應工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務知識和實際工作能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機操作技術和網絡信息技術，系統(tǒng)地學習檔案管理的基本知識，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質是至關重要的，所以建立一支高素質、高水平的專業(yè)人才隊伍是目前最緊迫的任務。

隨著社會的發(fā)展，鼓勵大家樹立不斷學習的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，堅持與時俱進，不斷提高自己的業(yè)務水平，使檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。

二、建立建全的檔案管理規(guī)定和制度。

近幾年，雖然高校采取措施，花了不少力氣、功夫，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全、不完善的現象。一是檔案收集材料制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄和原始材料，喪失了部分利用價值;二是因保管制度不完善、基礎設施差等原因造成紙質檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發(fā)生。

(1)完善各項規(guī)章制度

充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。根據我國《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)和有關檔案管理規(guī)定，以法制檔，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定、人員要求等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度，并根據各個部門特色和需要制定相關的補充規(guī)定。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

(2)引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準、制定嚴密電子文件安全管理制度

檔案管理工作的發(fā)展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。

在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、提高信息化管理水平。

隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由原來單一的紙質載體發(fā)展為紙質、電子、硬盤等多種載體共存的局面。然而通過調查發(fā)現，不少高校信息化設備依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工來完成。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展和利用價值，造成了資源浪費。

以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序查找、排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，降低了出錯率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞、關鍵詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用，才能發(fā)揮檔案管理的作用。

在現代化過程中，高校檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發(fā)展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。

高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內外提供高效、優(yōu)質的服務。

總之隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。在現代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內容更加復雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。

加強高校檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質，不斷完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網絡技術等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐，在推動教學改革、擴大宣傳、提高教學質量等方面發(fā)揮更大的作用和利用價值，服務于學校，服務于社會。

如何做好檔案管理工作？

如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質
　　要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：
　　1.管理人員應該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的 滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領導留下深刻的印象。
　　2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產生極大的認同感。
二、綜合利用各種資源，實現現代化管理
　　當前各個領域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現一系列需要解決的問題。檔案數量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。
　　1.加強職業(yè)素質：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。
　　2.提高綜合管理素質：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業(yè)技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。
　　3.充分利用現有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度?，F代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。
三、加強培訓的工作力度
　　檔案管理工作這的自身素質和業(yè)務水平對于檔案管理工作的質量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。
　　1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。
　　2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎，建立有關繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。
　　3.開展綜合培訓：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現代的檔案資料
　　檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務質量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

什么是文檔一體化，有什么用？

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。 文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準確；從文件生產到歸檔全程控制；數據信息重復利用，提高工作效率； 在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業(yè)則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。 文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。 可以通過辦公自動化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結合等不同的方式實現文檔一體化管理。

紙質檔案管理的原則

紙質檔案管理的原則

按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時檢索和清點較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當下，以件為單位進行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下我為大家整理了紙質檔案管理的原則的詳細內容，希望對大家有所幫助！

1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯系。

文檔、檔案、電子文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規(guī)律和特點。《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。遵循檔案形成規(guī)律，對歸檔整理，能夠大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。檔案在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯系，既能更好地反映機關主要工作活動，也便于日后的檢索和利用。

2、檔案整理做好價值區(qū)分，便于保管和利用。

文檔、檔案的價值是由它的內容及其對組織單位工作的作用決定。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，針對性地開展，也為后續(xù)工作打下基礎。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。

3、文檔、檔案一體化管理機制

文檔一體化管理機制，是一項比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。

4、保證紙質、電子文件協調統(tǒng)一

在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協調統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。