整理檔案采購

按照企業(yè)檔案管理辦法，分門別類按項目、或者按時間進行整理，裝盒，然后做出檔案目錄，就方便查找了

檔案管理對采購過程中是客戶代表的崗位嗎

政府采購檔案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的總稱，反映政府采購活動的重要記錄。采購代理機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
01檔案管理原則

全面性

收集檔案要具有完整性，政府采購由于與部門預算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會計憑證的內涵，使發(fā)票原始憑證項下的會計信息清楚和明了，解決了發(fā)票與實際品目不符的問題。因此檔案管理要盡量避免殘缺不全、支離破碎，以免削弱檔案應有的資料功能。

客觀性

檔案必須真實客觀地反映政府采購全過程，關鍵內容不得涂改、調換、遺失、殘破，需要特別強調的是現(xiàn)場記錄的真實性，記錄人必須掌握當事人的原話精神，若當事人拒絕現(xiàn)場簽字認可，要取得旁證者的證明。

保密性

采購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結束的采購數(shù)據(jù)與評審意見，更加需要嚴格保密，非開標人員不得接觸采購資料；公開中標結果期間所有資料一律不得外借，待公示結束以后再轉給專職檔案管理人員。

02檔案管理“管”什么

項目的前期準備材料

1.采購項目計劃書；

2.采購項目計劃批復書（含采購方式批復書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標文件論證資料；

5.招標文件確認函。

項目的招標（詢價、談判等）文件材料

1.已發(fā)出采購文件（包括招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的有關文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標公告、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函等）；

4.購買招標（談判、詢價等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應商的資格審查情況報告；

6.邀請招標的供應商邀請過程記錄；

7.詢價及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料；

8.答疑會議記錄和紀要；

9.現(xiàn)場實勘記錄；

10.繳交投標保證金情況表。

項目的開標文件材料

1.收取投標文件的登記記錄；

2.參加開標會議的供應商簽到名單（或開標情況確認表）；

3.開標會議議程（含主持人、唱標人、監(jiān)標人名單）；

4.開標時間、地點、過程的有關記錄；

5.評審專家形成過程和名單；

6.投標人不足三家的廢標材料記錄；

7.不足三家申請繼續(xù)開標的有關申請、審批材料。

項目的投標（報價等）文件材料

1.投標文件的正本（包括投標、報價、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標文件的補充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

項目的評審文件材料

1.確定采購供應商的文件材料（含采購人對采購結果的確定文件、采購結果通知書等）；

2.質疑投訴處理材料（包含供應商質疑書、采購代理機構質疑答復、投訴處理決定等材料）；

項目采購階段的文件資料

1.政府采購項目合同（包括合同的訂立、補充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項目的驗收文件材料；

3.資金支付文件及證明。

其他文件材料

1.項目工作總結；

2.項目效益評估書；

3.其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件材料。

03 契合原則，檔案管理如何“管”？

明確管理內容與職責與分工

采購項目檔案內容要明確，項目負責人應根據(jù)實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效；財務、采購、檔案分工要明確，由于崗位分設，一個采購項目涉及的資料會分布在各個工作人員手中，各項采購任務結束后，收集的一整套政府采購文件，必須及時移交給檔案管理部門統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊，并要與其他日常公務檔案分開歸檔管理。

建立政府采購檔案管理制度

檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時、全面、方便的特點，為政府采購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應按照年度編號順序進行組卷，卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。

推行政府采購檔案電子信息化管理

統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內容和格式，實施以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案存檔方式，因為電子化管理系統(tǒng)能做到以下幾點：確認并記錄所有真實的采購交易活動；及時且充分詳細地描述交易；準確計量交易的價值；確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當?shù)臅嬈陂g；在報表中適當表達交易相關事項。以反映政府采購會計制度要全面反映政府采購的價值運動和實物運動，從而完整、準確、高效地進行對政府采購檔案進行信息化管理。

政府采購的包（檔案）怎么收拾

你說的是檔案歸類問題，按照以下順序歸類：
一是按照年度歸類，一個年度歸集到一起。
二是按文件號歸集，一個年度內相同的文件字號歸集在，比如公告啊，函啊，財發(fā)字啊。
三是相同的文件字號按照文件的號的順序歸集，從001號向后排列。

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