整理電子檔案

1.同一事件的檔案材料收集到一起，形成一個(gè)文件夾。（上級(jí)文件，校級(jí)文件，事件過(guò)程材料，結(jié)果材料）

2.沒(méi)有電子版的材料排成照片作為電子版。

3.把這些材料合并成一個(gè)word文件。做好重新命名。

插入-頁(yè)碼-頂端居中。（如果遇到頁(yè)眉中有橫線，處理方法為ctrl+a全選頁(yè)眉，ctrl+shift+n）

按照編輯好的文檔雙面打印出來(lái)整理好的這一文檔

打開共享里面（A:)的檔案管理excel表格。

根據(jù)內(nèi)容新建一個(gè)文檔，打開鏈接。

在錄入項(xiàng)里面錄入內(nèi)容。

舉例：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選

所屬工作：人事

標(biāo)題：石樓中心校2020年人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選相關(guān)材料

年度：2021年2月19日至2021年2月22日

保管期限：50年

本卷檔案共4件 12頁(yè)

（1）關(guān)于教育系統(tǒng)文明單位、人民滿意標(biāo)兵學(xué)校和* 人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選工作的 通知 1

（2）石樓中心校黨支部關(guān)于人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選工作安排 6

（3）人民滿意教師標(biāo)兵評(píng)選過(guò)程性資料 8

（4）人民滿意教師標(biāo)兵登記表 12-12

目錄號(hào)：看六類中的一種 本卷為2 案卷號(hào)：接原來(lái)還編號(hào)

立卷人：范連啟

檢查人：高貴興

立卷時(shí)間：2021年2月22日

電子檔案管理

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)：

涵蓋檔案全生命周期管理的專業(yè)功能

提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

如何整理建立電子檔案并歸類

可以買個(gè)檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對(duì)企事業(yè)單位的一些標(biāo)準(zhǔn)。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編
目的過(guò)程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國(guó)家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)
技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；?br>工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、
編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說(shuō)明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：

電子檔案管理的原則什么

電子檔案管理的原則什么

近年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化的普 及，電子檔案的數(shù)量不斷增加，這就對(duì)電子檔案的管理工作提出了更高的要求。以下我為大家整理了電子檔案管理的原則，希望對(duì)大家有所幫助！

電子檔案的管理原則

1、檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。

即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號(hào)。電子檔案順序號(hào)應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號(hào)的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來(lái)電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

2、嚴(yán)密的監(jiān)察。

會(huì)計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對(duì)操作活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對(duì)控制臺(tái)記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

3、應(yīng)急規(guī)則。

應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來(lái)應(yīng)對(duì)程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4、數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。

文件的.處置規(guī)則是用來(lái)防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

電子檔案的用途

虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。

電子檔案要點(diǎn)

1、應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件）等。

3、具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀(jì)錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個(gè)過(guò)程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)（電子封面）。

5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

論如何做好電子檔案的管理工作

論如何做好電子檔案的管理工作

在各領(lǐng)域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學(xué)術(shù)界進(jìn)行成果交流的工具。相信寫論文是一個(gè)讓許多人都頭痛的問(wèn)題，以下是我整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

【摘要】 就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述，希望能夠通過(guò)這些倡議和策略來(lái)改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

【關(guān)鍵詞】 電子文件；檔案管理；策略。

計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來(lái)電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字，而且還有計(jì)算機(jī)軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過(guò)歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對(duì)于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)公信力都會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響

1.1電子文檔成為了過(guò)去的紙質(zhì)文檔代替品

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，無(wú)疑是電子文檔興趣的開始，電子文檔是借助計(jì)算機(jī)終端來(lái)將資料進(jìn)行磁盤的記錄，因此其內(nèi)容都是存儲(chǔ)在磁盤、光盤等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性，在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計(jì)算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ)，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

1.2電子文檔的應(yīng)用可以對(duì)文檔進(jìn)行自由組合

利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類整理。

1.3電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改.便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

1.4電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。

1.5電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響，檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對(duì)象所決定的

以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來(lái)開展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

2、如何改善電子檔案管理工作

2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位

電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過(guò)程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作，對(duì)這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識(shí)別處理上的。對(duì)于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對(duì)電子文檔原始性的'保護(hù)和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì)作用。

2.2加思考想認(rèn)知性

首先我們?cè)趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對(duì)于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)非常的淺薄。即便后來(lái)我們開展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒(méi)有重視其管理，則無(wú)疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，加上信息化時(shí)代的信息增加速度過(guò)快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè)，還需要加強(qiáng)思想建設(shè)，加思考想認(rèn)知性，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。

2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作

信息技術(shù)需要我們對(duì)其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容，我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過(guò)程都規(guī)范化，使用身份驗(yàn)證來(lái)獲取不同的檔案調(diào)用資格，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。

2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性

電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對(duì)于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會(huì)導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)，通過(guò)制度來(lái)保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改，因此在計(jì)算機(jī)中可能存在不同的版本，這個(gè)時(shí)候就應(yīng)該對(duì)這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。

3、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對(duì)目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。