圖片檔案管理

文件一般是有保存期限的，先按年份分開，然后按類別分，制作目錄以及電子目錄。照片屬于特種載體檔案，要有照片和電子版的，還要有底片。按活動分，完整的，一步步來，按照活動順序來..

地質(zhì)檔案資料中數(shù)碼照片檔案的管理

王紅

（青島海洋地質(zhì)研究所　青島　266071）

摘要　目前，在地質(zhì)檔案資料的歸檔中，出現(xiàn)了越來越多的數(shù)碼照片檔案。本文針對數(shù)碼照片檔案在歸檔、管理上遇到的問題，提出了相應(yīng)的措施與建議。

關(guān)鍵詞　地質(zhì)檔案資料　數(shù)碼照片　檔案管理

近幾年，數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)如同手機(jī)一樣得到了普遍應(yīng)用，數(shù)碼相機(jī)在拍攝、保存、傳輸?shù)确矫嫠哂械膬?yōu)勢，是傳統(tǒng)的膠片攝影無法相比的。隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍使用，目前，在地質(zhì)資料的歸檔中，也出現(xiàn)了越來越多的數(shù)碼照片，科研人員經(jīng)常會把數(shù)碼照片作為野外工作成果的一部分送到檔案室歸檔。雖然數(shù)碼照片檔案也是電子文件的一種，但它畢竟有著獨特的屬性和特征，在保存、管理上也應(yīng)該有別于普通紙質(zhì)檔案和電子檔案。

1 數(shù)碼照片的特性

1.1 數(shù)碼照片檔案是也是電子文件

數(shù)碼相機(jī)是一種利用電子傳感器把光學(xué)影像轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的照相機(jī)。它具有數(shù)字化存取模式、與電腦交互處理和實時拍攝等特點。

在《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中，對電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募薄?/p>

由以上的定義我們可以判斷，數(shù)碼照片檔案是電子文件的一種。

1.2 數(shù)碼照片本質(zhì)上仍屬于照片范疇

數(shù)碼照片不僅是電子文件，它還具有照片的屬性?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》中對照片檔案的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分”。生成數(shù)碼照片的主要目的就是以靜止攝影影像記錄定義中提到的各種活動，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片雖然從原始表現(xiàn)形態(tài)和保存載體都不相同，沒有傳統(tǒng)意義上的底片，但數(shù)碼照片本身就可以沖印成紙質(zhì)相片，也可以生成底片，傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片是可以相互轉(zhuǎn)換的。所以說，數(shù)碼照片主要的屬性仍是照片。

1.3 數(shù)碼照片的優(yōu)缺點

數(shù)碼照片的優(yōu)勢是顯而易見的：成像快、傳輸快、易處理、易編輯、易查閱，而且，即使存儲時間很久也不會出現(xiàn)變色、變形，便于長期保存；數(shù)碼照片還有著應(yīng)用范圍較廣的優(yōu)勢，可以在數(shù)碼相機(jī)和電腦上顯示、瀏覽、處理；以與刻錄機(jī)、打印機(jī)、電視機(jī)等多種設(shè)備連接傳輸，能夠在網(wǎng)上發(fā)布。

在有著顯著優(yōu)勢的同時，數(shù)碼照片也存在著不容忽視的缺點：首先，數(shù)碼照片檔案信息與載體的可分離性，會導(dǎo)致對數(shù)碼照片的真實性的鑒別出現(xiàn)困難，通過電腦對數(shù)碼照片進(jìn)行處理、修改是件很容易的事，這給原始檔案的認(rèn)定帶來了難度。其次，是對軟件和硬件具有依賴性，數(shù)碼照片主要采取數(shù)據(jù)存儲，對它的處理過程必須通過電腦和各種軟件，一旦這兩者出現(xiàn)損壞，對數(shù)碼照片的破壞會是毀滅性的

2 地質(zhì)資料中數(shù)碼照片管理存在的問題

雖然各地質(zhì)單位對地質(zhì)檔案資料中數(shù)碼照片檔案的管理都非常重視，但目前數(shù)碼照片檔案還沒有實現(xiàn)真正意義上的規(guī)范化管理，主要包括以下兩個方面：

2.1 缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)碼照片的格式、分辨率標(biāo)準(zhǔn)等方面都不能統(tǒng)一，各單位對數(shù)碼照片檔案的管理有些是參照地方檔案管理部門制定的標(biāo)準(zhǔn)來管理，有些干脆參照《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理》自行制定本單位的管理方法，這些都會直接影響數(shù)碼照片檔案管理的質(zhì)量。

2.2 數(shù)碼照片檔案在收集、歸檔、保管時存在一系列問題

數(shù)碼照片多數(shù)采取數(shù)據(jù)存儲而非實物存儲，它本身沒有傳統(tǒng)意義上的底片，不用沖洗。數(shù)碼照片的拍攝者不一定馬上把拍攝到的照片及時歸檔，檔案管理人員又無法對數(shù)碼照片的形成過程進(jìn)行監(jiān)控，這會造成數(shù)碼照片檔案歸檔不及時，容易導(dǎo)致漏歸。在保管方面也存在問題，數(shù)碼照片必須要依賴計算機(jī)等存儲設(shè)備才能存在，而這些設(shè)備本身的條件、故障，加上電腦病毒等，會造成數(shù)碼照片檔案的損壞和丟失。

3 加強地質(zhì)資料中數(shù)碼照片歸檔的主要措施

與紙質(zhì)照片檔案相比，數(shù)碼照片檔案無論是原始表現(xiàn)形態(tài)還是保存載體都不相同。因此，在管理上存在很大的區(qū)別，對數(shù)碼照片檔案的管理更加復(fù)雜。主要應(yīng)從以下幾個方面入手，加強數(shù)碼照片檔案的管理。

3.1 地質(zhì)行業(yè)的檔案資料管理人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)

21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，知識具有非常突出的地位，不斷有新思想、新知識、新載體出現(xiàn)，這就在客觀上要求檔案資料管理人員必須不斷充實自己，不斷更新知識。除了掌握檔案學(xué)基本知識以外，還要多學(xué)習(xí)了解地質(zhì)行業(yè)以及與本單位專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相關(guān)的專業(yè)知識，力爭使自己成為一個既熟悉檔案專業(yè)又懂得本單位相關(guān)的專業(yè)知識，熟悉現(xiàn)代設(shè)備操作，一專多能的復(fù)合型優(yōu)秀檔案管理人才。

3.2 完善數(shù)碼照片歸檔制度

可參照和借鑒其他城市、其他行業(yè)以及兄弟單位的經(jīng)驗，在收集、歸檔方面下工夫。地質(zhì)檔案資料管理人員要及時了解課題進(jìn)展情況，督促攝影者及時把數(shù)碼照片及時移交給檔案管理部門，并做好與照片相匹配的文字說明，包括日期、地點等，盡量做到反映照片的全部信息。

3.3 對數(shù)碼照片原始性的鑒定

原始性是檔案的基本屬性，這一條對數(shù)碼照片檔案同樣適用。檔案資料管理人員應(yīng)該平時多學(xué)習(xí)相關(guān)的知識，不斷積累經(jīng)驗。數(shù)碼照片歸檔時，一定要確定它們沒有經(jīng)過修改、合成等后期加工。這項工作需要檔案工作人員的細(xì)心和耐心，應(yīng)當(dāng)參照歸檔課題的其他成果，仔細(xì)分析照片的畫面、色調(diào)、比例、整體風(fēng)格等，在必要時，可以請相關(guān)專業(yè)的專家來鑒定真?zhèn)??？傊?，對?shù)碼照片的原始性的鑒定和確認(rèn)是非常重要的環(huán)節(jié)。

4 對數(shù)碼照片檔案的整理和保管

對地質(zhì)檔案資料中數(shù)碼照片的管理，應(yīng)該同電子文件的管理一樣，實行雙套管理。一套完整的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)該包括數(shù)碼圖像文件、紙質(zhì)數(shù)碼文件、文字說明3個部分。

4.1 數(shù)碼圖像文件部分

歸檔前，首先同歸檔的科研人員一起對數(shù)碼照片進(jìn)行篩選，把重復(fù)的、不清晰的數(shù)碼照片剔除掉，然后將確定歸檔的數(shù)碼照片作為一份電子文件著錄，在不同的計算機(jī)上至少保存兩個備份。光盤至少要刻錄出兩套，一套作為歸檔內(nèi)容的一部分，隨其他的研究報告、圖件等一同歸檔，順序編號，不需要單獨分類。這樣，在將來查找同一課題的檔案資料時比較方便快捷。另一套單獨存放，封存保管。

4.2 紙質(zhì)數(shù)碼照片部分

一些文章作者認(rèn)為，把數(shù)碼照片制作成紙質(zhì)照片保存沒有必要，我個人認(rèn)為是很有必要的。與數(shù)碼照片相比，紙質(zhì)照片具有它獨特的優(yōu)勢。備份1套紙質(zhì)數(shù)碼照片，可以防止重要數(shù)碼文件被破壞造成的損失，具體的管理方法參照紙質(zhì)照片的歸檔管理方法即可。歸檔紙質(zhì)數(shù)碼照片時，應(yīng)仔細(xì)與數(shù)碼圖像文件核對，數(shù)碼圖像文件內(nèi)容與相應(yīng)的紙質(zhì)照片內(nèi)容完全一致才能歸檔。

4.3 數(shù)碼照片的文字說明部分

文字說明部分應(yīng)反映數(shù)碼照片的主要信息內(nèi)容，標(biāo)明所屬課題名稱、拍攝時間、地點、拍攝者、像素、圖像格式等。數(shù)碼照片刻錄成光盤后，應(yīng)在光盤上附外標(biāo)簽，粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標(biāo)記，以免影響光盤的閱讀。標(biāo)簽上應(yīng)填寫地質(zhì)檔案案卷號、載體號、題名、寫入數(shù)據(jù)的日期等。除此之外，在光盤盒上一定要標(biāo)識出光盤的硬件和軟件環(huán)境。

目前，對于地質(zhì)資料中數(shù)碼照片的管理，盡管還存在著很多有待于探索的地方，但只要能清醒地認(rèn)識和正確對待這些問題，并采取相應(yīng)的措施，相信一定會很快形成一套有效、規(guī)范的管理方法，以確保數(shù)碼照片的原始性、真實性和可靠性，使數(shù)碼照片檔案能夠充分發(fā)揮它的優(yōu)勢，極大地豐富地質(zhì)資料的內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

李麗云.加強數(shù)碼照片檔案管理的幾點思考.中國檔案，2007(3）

王鳳剛.對數(shù)碼照片檔案管理的思考.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006(1）

傅榮校，翁敏曦.檔案數(shù)字化掃描與存儲格式比較研究.檔案學(xué)通訊，2007(2）

“照片檔案”由什么構(gòu)成？只用三分鐘，輕松帶你了解

現(xiàn)在各種各樣的信息對于我們的生活與工作起到了巨大的作用， 而這也奠定了檔案的重要地位與價值 ，但也會有人對檔案存在不滿。

因為多數(shù)檔案都為紙質(zhì)，不好利用以及保存時間短成為了弊端， 于是“照片”被保存下來，成為了可利用的“檔案” ，那么這樣的 “照片檔案”是由什么構(gòu)成的呢？ 我來分享一下。

檔案管理，我來幫你，我是案多星

照片是采用感光材料、利用攝影的方法記錄形象的單個畫面。 照片檔案是一種專門性的檔案。

在《照片檔案管理規(guī)范》中指出，照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的、以靜止攝影影像為主要反映方式、 有保存價值的歷史記錄 。

雖然說到這里，但是不要認(rèn)為照片檔案就是只有照片， 照片檔案中是有很多種成份構(gòu)成的 。

照片檔案主要是由三部分構(gòu)成的，分別是： 底片、照片、文字說明 構(gòu)成的。

底片分為原底片與翻版底片。原底片是照片在形成過程中，開始產(chǎn)生的底片。 原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案中的重點部分。

翻版底片，又稱復(fù)制底片。復(fù)制底片的目的，除了保護(hù)原底片以外， 還在于補充缺損或遺失的底片。一旦原底片損壞或損失，就可以將翻版底片補充進(jìn)去 ，作為檔案保管。

照片是通過底片洗印而成的。照片清晰，便于辨認(rèn)，一般情況下， 歸檔的每張底片均附有一張照片。

在底片損壞或遺失時，還可以根據(jù)照片翻制。隨底片同時歸檔的照片，可以作為檔案保存。

文字說明材料主要是指照片的題名與文字說明。 照片上所表現(xiàn)的形象只是事件的一個或幾個片段，它所反映和說明的事實具有一定的局限性 。

這個時候就需要有文字說明加以補充。 照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體 。與聲像檔案的文字說明是一樣的。

1. 新聞?wù)掌?/p>

新聞?wù)掌瑱n案是將已經(jīng)選編并辦理審批手續(xù)， 完成新聞報道任務(wù)后的新聞?wù)掌?，配以文字說明 ，經(jīng)過分類整理集中保管起來的。

2. 科技照片

科技照片檔案是記錄和反映自然界中的各種現(xiàn)象的某個過程、某種現(xiàn)象的照片， 這些照片對以后的科學(xué)研究起到了不小的作用。

3. 藝術(shù)類照片

藝術(shù)照片是攝影造型藝術(shù)照片篩選而成，包括人像照片檔案、風(fēng)景照片檔案、花卉照片檔案、動物照片檔案以及經(jīng)過加工的歷史文物照片檔案、工藝美術(shù)品照片檔案等。

說到這，相信大家也知道照片檔案的組成部分了，照片檔案對于之后工作的利用， 以及科學(xué)研究都起到了很重要的作用。

所以我們要使用更加有效的檔案管理方式來管理檔案，這里就可以給大家推薦一下， 那就是“檔案管理系統(tǒng)”

這也是現(xiàn)在檔案館與檔案保管組織使用的方式了，它可以將 檔案管理的過程進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)型，減輕檔案管理的工作強度，提高效率。

如果是你，你會選擇使用“檔案管理系統(tǒng)”嗎？

這期就說到這里，覺得有用可以分享給身邊的人，有問題可以關(guān)注咨詢我，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，我們下期再見。

有沒有那種管理照片和視頻的檔案管理系統(tǒng)？

檔案管理系統(tǒng)有兩種：一種是管理電子類文檔（照片、視頻、word、excel、ppt、pdf、cad等）為主的系統(tǒng)，不涉及硬件設(shè)備，這種系統(tǒng)適用于各類型單位；二種是管理實體紙質(zhì)文檔或電影拷貝等為主的系統(tǒng)，需要涉及硬件設(shè)備，這類系統(tǒng)主要在人事部門、財務(wù)部門等需要對紙質(zhì)文件進(jìn)行長期存儲的地方。
第二種因為涉及硬件設(shè)備及應(yīng)用場合較為特殊，所以價格通常非常昂貴。我目測樓主想探討的應(yīng)該是第一種，例如我工作中拍的各種照片和視頻，希望有個系統(tǒng)能幫我存儲起來，想要看或使用時能夠快速的搜索出來，還能快速的分享給其他同事便于工作協(xié)同，那這就是我們通常說的KM知識文檔管理系統(tǒng)了，市面上對應(yīng)的產(chǎn)品很多，Teemlink KM系統(tǒng)、藍(lán)凌KM系統(tǒng)、致得KM。。。都應(yīng)該能滿足。

照片檔案管理規(guī)范GB/T11821-2002,有哪位高手知道？請不吝賜教，謝謝了！

查詢到一些資料，希望能幫助到你
標(biāo)準(zhǔn)編號:GB/T 11821-2002
標(biāo)準(zhǔn)名稱:照片檔案管理規(guī)范
標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài):現(xiàn)行
英文標(biāo)題:Specification of photographic archives management
實施日期:2003-5-1
頒布部門:中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局
內(nèi)容簡介:本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理。

一個地方的舊照片與老街是到當(dāng)?shù)貦n案局找嗎

是的。 照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和題名三部分。整理歸檔照片，保存其完整性是檔案工作者的一大重要任務(wù)，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合實際，4月17日，縣檔案局整理歸檔老舊片。在整理過程中發(fā)現(xiàn)，一是許多照片因年代久遠(yuǎn)出現(xiàn)老化、褪色、信息模糊等問題;二是檔案照片來源于不同的部門和個人，具有來源廣泛的特點;三是檔案照片一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強的特點。根據(jù)上述問題及特點，在整理照片檔案時，檔案人員將一組組、一張張有聯(lián)系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統(tǒng)、規(guī)范地整理，對照片檔案的歸屬進(jìn)行分類、組卷，然后編目。目的是科學(xué)地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用。