資產(chǎn)檔案管理

　　北京市會(huì)計(jì)師事務(wù)所,資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法
　　京財(cái)協(xié)[2001]1978號
　　頒布時(shí)間：2001-10-17發(fā)文單位：北京市財(cái)政局,北京市檔案局
　　第一章　總則

　　第二章　業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第三章　業(yè)務(wù)檔案的利用

　　第四章　附則

　　第一章　總則

　　第一條　為了維護(hù)會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)及其委托單位的利益和合法權(quán)益，規(guī)范會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和《中國注冊會(huì)計(jì)師獨(dú)立審計(jì)準(zhǔn)則》，結(jié)合行業(yè)實(shí)際情況特制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱業(yè)務(wù)檔案是指會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)在進(jìn)行有關(guān)審計(jì)、驗(yàn)資、資產(chǎn)評估、會(huì)計(jì)咨詢、會(huì)計(jì)服務(wù)、稅務(wù)代理等工作（以下簡稱“業(yè)務(wù)工作”）中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全有效的業(yè)務(wù)檔案管理制度，以確保業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和利用。

　　第四條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)要明確一名負(fù)責(zé)人（法人代表或出資人或合伙人）分工負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)工作；要指定專人對本所的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，檔案人員應(yīng)取得北京市檔案局頒發(fā)的崗位資格證，并接受檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)。

　　第五條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)。

　　第六條　會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，接受同級檔案行政管理部門、北京市財(cái)政局和北京注冊會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)（以下簡稱“北京注協(xié)”）的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第二章　業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第七條　業(yè)務(wù)檔案管理基本內(nèi)容包括：按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化要求，對業(yè)務(wù)報(bào)告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集、分類、立卷、整理、編目、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。

　　第八條　各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過程中形成的文件材料和工作底稿，按歸檔要求進(jìn)行整理后及時(shí)向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

　　第九條　業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料排列與編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表及裝訂等工作內(nèi)容。

　　1、組卷：按照一個(gè)委托單位一項(xiàng)業(yè)務(wù)，原則上組成一個(gè)案卷。對于一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要組成若干冊時(shí)，在每冊封面上必須注明此項(xiàng)業(yè)務(wù)共有多少冊，此冊是第幾冊。

　　2、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)文件材料按時(shí)間順序排列。卷內(nèi)文件材料排列順序：

　?。?）卷內(nèi)文件目錄；

　?。?）業(yè)務(wù)約定書；

　?。?）業(yè)務(wù)報(bào)告（正本在前，修改稿在后），管理建議書底稿及附本，會(huì)計(jì)報(bào)表及附注；

　　（4）委托單位聲明書，委托單位的未審會(huì)計(jì)報(bào)表；

　　（5）工作計(jì)劃；

　?。?）審計(jì)差異調(diào)整表及測算平衡表；

　?。?）業(yè)務(wù)完成后的工作總結(jié)；

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)內(nèi)容

資產(chǎn)管理員需要具備良好的敬業(yè)精神，有上進(jìn)心，反應(yīng)靈活，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，溝通能力和接受能力強(qiáng)，以下是我精心收集整理的資產(chǎn)管理員工作職責(zé)，下面我就和大家分享，來欣賞一下吧。

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)1

1. 負(fù)責(zé)所屬房產(chǎn)的租賃管理等相關(guān)工作 ;

2. 負(fù)責(zé)所屬房產(chǎn)的日常事務(wù)管理與維護(hù);

3. 辦理所屬房產(chǎn)相關(guān)的權(quán)證的登記、領(lǐng)取、存檔、更新等手續(xù);

4. 負(fù)責(zé)資產(chǎn)的收入分析，并建議效益方案;

5. 與中介機(jī)構(gòu)聯(lián)系有關(guān)租賃事宜;

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)2

1、集團(tuán)固定資產(chǎn)管理規(guī)范及 操作系統(tǒng) 的實(shí)施、優(yōu)化、監(jiān)督等全面統(tǒng)籌管理;

2、集團(tuán)資產(chǎn)購置、入庫、折舊、調(diào)撥、處置、出售、報(bào)廢等審核管理;

3、集團(tuán)資產(chǎn)盤點(diǎn)工作的全面組織;

4、協(xié)同集團(tuán)財(cái)務(wù)資產(chǎn)臺帳的帳實(shí)相符。

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)3

l 根據(jù)流程和制度完成項(xiàng)目物資、機(jī)房設(shè)備的接收、領(lǐng)用和保管; 并做好相應(yīng)表格的記錄。

l 所有出入庫的信息及時(shí)在ERP系統(tǒng)記賬，保證賬實(shí)相符

l 建設(shè)階段貴重物資使用位置、使用量的把控

l 項(xiàng)目庫房區(qū)域劃分，標(biāo)識清晰、整潔有序，保證物資安全

l 項(xiàng)目剩余物資的回收及統(tǒng)計(jì)、以及后續(xù)處理(入庫、報(bào)廢)

l 物資管理過程中的異常情況及時(shí)反饋及處理

l 與相關(guān)團(tuán)隊(duì)的緊密合作

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)4

1、針對銀行客戶進(jìn)行電話溝通，提醒

2、給來電客服回電，告知基本信息

3、客戶維護(hù)

4、信息登記

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)5

1、通過電話的形式，根據(jù)分配的不同程度的違約客戶名單，協(xié)助和提醒客戶及時(shí)處理逾期

的款項(xiàng)，并幫助客戶解決還款遇到的問題，并不斷提升催收質(zhì)量和催收效果;

2、通過電話、手機(jī)短信及信函等方式，為客戶提供貸后服務(wù);

3、結(jié)合日常催收工作中發(fā)現(xiàn)的問題和操作 經(jīng)驗(yàn) ，就客戶審核、催收工作提出信用審核或操

作流程的優(yōu)化建議;

4、完成上司安排的其他工作任務(wù)。"

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)6

1.熟悉資產(chǎn)流程、規(guī)范編寫及發(fā)布工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.對資產(chǎn)政策有所研究。

3.對公司固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理工作。

4.編制固定資產(chǎn)檔案，盤活存量資產(chǎn)，要對資產(chǎn)盤點(diǎn)。

5.負(fù)責(zé)調(diào)撥資產(chǎn)部門轉(zhuǎn)移，審核資產(chǎn)驗(yàn)收、報(bào)廢、出售事項(xiàng)。

6.對公司資產(chǎn)檔案管理等。

資產(chǎn)管理員工作職責(zé)7

1、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、辦公用品、禮品的出入庫管理;

2、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、辦公用品、禮品盤點(diǎn)工作;

3、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備維修、報(bào)廢工作;

4、儀器設(shè)備檢定工作;

5、倉庫日常管理工作;

6、設(shè)備日常維護(hù)保養(yǎng)，配合公司資質(zhì)申請;

7、以及其他上級交代的任務(wù)。

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如何進(jìn)行企業(yè)檔案管理

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)展急劇變化，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出一些新的發(fā)展趨勢。

一、法規(guī)遵從

法規(guī)遵從（Regulatory Compliance）是指企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵守各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度，而且能證明自身確實(shí)遵守了相關(guān)要求。檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)、過程和結(jié)果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠信經(jīng)營的可追溯性證明。實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從要求企業(yè)依法、有效地管理檔案，保證信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)活動(dòng)提供合法性證明。

對法規(guī)遵從的強(qiáng)調(diào)，始于美國的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂公司等在內(nèi)的多家美國大公司，相繼爆出偽造文件、銷毀檔案、進(jìn)行財(cái)務(wù)欺詐的丑聞。為了重拾投資者信心，加強(qiáng)對企業(yè)的監(jiān)管，2002年，美國國會(huì)通過《上市公司財(cái)務(wù)改革和投資者保護(hù)法案》（又稱《薩班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），對在美上市公司的文件存檔作出了嚴(yán)格規(guī)定，強(qiáng)調(diào)通過審計(jì)檔案來審計(jì)企業(yè)行為，以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的監(jiān)管?！端_班斯法案》規(guī)定，如果公司故意銷毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監(jiān)禁。此后不久，美國證券交易委員會(huì)（SEC）對摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。2004年，巴塞爾銀行監(jiān)管委員會(huì)通過針對金融業(yè)的“新巴塞爾資本協(xié)定”（New Basel Capital Accord），對企業(yè)信息備存與電子舉證機(jī)制的建立進(jìn)行了規(guī)范。2008年，我國財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、**和保監(jiān)會(huì)聯(lián)合頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對企業(yè)信息的真實(shí)完整、文件的存儲(chǔ)和保管提出了要求。

上述法規(guī)有三個(gè)基本要求：一是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（Storage）。要求企業(yè)的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、完整地保存起來，直至法規(guī)和政策所規(guī)定的期限結(jié)束；數(shù)據(jù)保存期間，必須從技術(shù)上保證其不被修改和刪除。二是安全利用（Access）。企業(yè)應(yīng)充分保護(hù)數(shù)據(jù)中的隱私和情報(bào)成分，同時(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)該在安全存儲(chǔ)的前提下被安全利用。三是審計(jì)（Account）。要求企業(yè)保留數(shù)據(jù)主體，同時(shí)對數(shù)據(jù)的訪問過程進(jìn)行封存，滿足法規(guī)和政策的審計(jì)要求。法規(guī)遵從對企業(yè)檔案管理提出了新的嚴(yán)格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。

二、資產(chǎn)化

資產(chǎn)是指對過去的交易或事項(xiàng)形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預(yù)期會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，尤其是在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)的地位更加凸現(xiàn)。國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)?！眹H標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語》(ISO30300)進(jìn)一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)?！蔽覈鴻n案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42)也強(qiáng)調(diào)：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分?！?/p>

在實(shí)踐中，1992年上海海洋地質(zhì)調(diào)查局在參與組建上海石油天然氣公司時(shí)，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價(jià)1.2億元作為注冊資本認(rèn)繳。2000年,歐盟估計(jì)，歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊(yùn)涵了4700億歐元的價(jià)值。2000年英國發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評估信息資產(chǎn)：政府組織機(jī)構(gòu)電子文件的鑒定》，用于英國聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)對包括檔案在內(nèi)的信息進(jìn)行資產(chǎn)登記和評估。2008年全國**代表、富潤控股集團(tuán)有限公司董事局**趙林中提出：要像“離任財(cái)務(wù)審計(jì)”一樣，對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位法定代表人進(jìn)行“離任檔案審計(jì)”，并納入《檔案法》。將檔案視為資產(chǎn)，進(jìn)行登記、評估和審計(jì)，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢之一。

三、企業(yè)文化

一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術(shù)，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國企業(yè)要做大做強(qiáng)，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國電話電報(bào)公司、福特汽車、IBM、西門子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對企業(yè)歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價(jià)值的產(chǎn)品、紀(jì)念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。我國許多企業(yè)檔案部門也越來越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚(yáng)公司的優(yōu)秀傳統(tǒng)、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質(zhì)，促進(jìn)公司競爭力提升和可持續(xù)發(fā)展。

四、標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化是人們在生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中，廣泛地將科學(xué)研究成果和生產(chǎn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，形成共同準(zhǔn)則，并加以普遍推行的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)含著統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)化的基本原理。推行標(biāo)準(zhǔn)化是大規(guī)模社會(huì)化生產(chǎn)的基本要求。多年來，我國企業(yè)檔案界一直強(qiáng)調(diào)推行標(biāo)準(zhǔn)化，但實(shí)際工作中，主要遵循的是國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而較少關(guān)注國際標(biāo)準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、經(jīng)營跨國化，采用國際標(biāo)準(zhǔn)成為現(xiàn)代企業(yè)的基本趨勢和必然要求。而且，許多國際標(biāo)準(zhǔn)反映了某一領(lǐng)域內(nèi)的先進(jìn)理念和最佳實(shí)踐，卓越企業(yè)應(yīng)該以權(quán)威的國際標(biāo)準(zhǔn)為指引。

檔案管理領(lǐng)域的國際標(biāo)準(zhǔn)主要由ISO/TC46/SC11（國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)）負(fù)責(zé)制訂。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下標(biāo)準(zhǔn)值得企業(yè)檔案部門關(guān)注：《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語》（ISO30300）、《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—需求》（ISO30301）、《信息與文獻(xiàn)—文件管理》（ISO15489）、《信息與文獻(xiàn)—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)管理》（ISO23081）、《信息與文獻(xiàn)—用于文件的工作過程分析》（ISO26122）、《信息與文獻(xiàn)—文件數(shù)字化實(shí)施指南》(ISO13028)、《信息與文獻(xiàn)—數(shù)字文件的轉(zhuǎn)換和遷移流程》(ISO13008)和《信息與文獻(xiàn)—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》(ISO16175)等。

五、組織記憶

“記憶”原為生物學(xué)、心理學(xué)概念，是指個(gè)人在日常生活過程中有意識或無意識地對其經(jīng)驗(yàn)、事物等的保存和再現(xiàn)。記憶是一個(gè)人生存和成長的基礎(chǔ)。后來，社會(huì)學(xué)家提出了“集體記憶”“社會(huì)記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財(cái)富、文化紐帶。上世紀(jì)末，“記憶”被引入檔案學(xué)領(lǐng)域。1996年加拿大檔案學(xué)家特里·庫克在第十三屆國際檔案大會(huì)上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會(huì)上，西班牙國王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會(huì)記憶、個(gè)人記憶的最權(quán)威場所?！?004年第十五屆國際檔案大會(huì)主題即為“檔案、記憶和知識”。ISO15489提出，文件給組織帶來的收益之一即是“維護(hù)組織記憶、個(gè)人記憶或社會(huì)記憶”；ISO30300也強(qiáng)調(diào)，實(shí)施文件管理系統(tǒng)的目標(biāo)之一是“維護(hù)企業(yè)或集體記憶并承擔(dān)社會(huì)責(zé)任”。

管理學(xué)界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過去的知識應(yīng)用于現(xiàn)在的活動(dòng)，并以此來提高組織的業(yè)務(wù)水平，其本質(zhì)上就是企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學(xué)**型組織、人工智能、知識管理系統(tǒng)、組織和個(gè)人發(fā)展等概念密切相關(guān)，甚至等同于知識管理。王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統(tǒng)是指企業(yè)內(nèi)部通過識記、保持、回憶等方式，積累和保持知識的系統(tǒng)。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內(nèi)全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲(chǔ)器等各種形式的信息存儲(chǔ)介質(zhì)等?！笨梢姡瑱n案是組織記憶的重要組成部分，傳承組織記憶應(yīng)該成為企業(yè)檔案管理的重要目標(biāo)。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。

六、知識管理

在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識是唯一有價(jià)值的資源，知識管理是企業(yè)管理的基本范式。知識管理有兩種基本模式：一是編碼化模式（Codification Mode），強(qiáng)調(diào)借助信息技術(shù)構(gòu)建知識庫，通過“人—文檔—人”途徑，實(shí)現(xiàn)對顯性知識的管理與開發(fā)；二是人性化模式（Personalization Mode），強(qiáng)調(diào)投資于人力資源，培養(yǎng)知識交流氛圍，通過“人—人”途徑，實(shí)現(xiàn)對隱性知識的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識的“沉積容器”和隱性知識顯性化的“編碼工具”。編碼化知識管理本質(zhì)上是一種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年，特里·庫克就提出，檔案工作者應(yīng)該從實(shí)體保管者向知識提供者過渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容?！?007年，徐擁軍進(jìn)一步提出“檔案知識管理模式”（“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”），認(rèn)為檔案管理應(yīng)該向知識管理方向創(chuàng)新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步。

早幾年，由于忽視檔案管理，知識無法固化，許多公司的知識管理失敗了。近年來，越來越多的知識管理經(jīng)理認(rèn)識到，知識管理要落地，離不開檔案管理。另一方面，許多企業(yè)檔案部門也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為公司知識管理的主導(dǎo)者或牽頭單位。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理在完成從實(shí)體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務(wù)的過渡。

七、集成管理

集成是指將一些孤立的事物或元素通過某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體的過程。集成管理是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而進(jìn)行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的集成包括以下幾個(gè)層面：一是資源集成，包括文件與檔案的集成（一體化）、圖書情報(bào)和文檔的集成（一體化）、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集成。未來企業(yè)將不再嚴(yán)格區(qū)別文件與檔案、圖書情報(bào)與檔案、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而是將它們都視為信息資源（信息內(nèi)容）予以統(tǒng)一管理。二是系統(tǒng)集成，即檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。先期主要構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔于檔案管理系統(tǒng)；最終將實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設(shè)單獨(dú)的檔案管理系統(tǒng)，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。三是流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務(wù)流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務(wù)流。四是標(biāo)準(zhǔn)集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質(zhì)量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。

八、風(fēng)險(xiǎn)管理

隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和全球化快速推進(jìn)，人類社會(huì)已經(jīng)步入一個(gè)充滿不確定性的“風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)”。無論是自然災(zāi)害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災(zāi)難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰(zhàn)爭，都嚴(yán)重?fù)p毀了大量珍貴的檔案，帶來無法挽回的損失。“9.11”事件之后，世貿(mào)大樓許多公司因?yàn)闃I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部被毀，沒能再恢復(fù)運(yùn)營，而摩根斯坦利公司因?yàn)樵谛聺晌髦萁ㄓ袀浞菹到y(tǒng)，第三天就恢復(fù)了營業(yè)?？梢姡訌?qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理十分必要。

2001年，ISO15489就強(qiáng)調(diào)對文件風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估、分析與應(yīng)對。2004年，國際文件管理與行政工作者協(xié)會(huì)（ARMA）出版了《文件與信息的風(fēng)險(xiǎn)管理》，為各國文件管理人員提供風(fēng)險(xiǎn)管理方法論指導(dǎo)；歐洲數(shù)字保護(hù)中心（DCC）和歐洲數(shù)字保護(hù)（DPE）課題組研制了《基于風(fēng)險(xiǎn)評估的數(shù)字倉儲(chǔ)審計(jì)方法》。2009年，我國DA/T42要求：“制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制訂檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制訂應(yīng)急預(yù)案?！睒?gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系、制訂檔案管理應(yīng)急預(yù)案，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。

九、境外檔案監(jiān)管

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設(shè)廠、開展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國有企業(yè)境外檔案監(jiān)督不力、管理混亂，導(dǎo)致大量國有資產(chǎn)流失，國家核心經(jīng)濟(jì)秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)急劇增加。為此，2005年，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國資委和國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)**企業(yè)檔案工作的意見》，其中強(qiáng)調(diào)要“加強(qiáng)境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理”。

由于國有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內(nèi)外檔案法律、制度、語言、文化、傳統(tǒng)等方面的差異性，給國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管帶來了特殊挑戰(zhàn)，提出了特殊要求。為此，國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管應(yīng)遵循兩項(xiàng)基本原則——“雙重遵從”（同時(shí)遵從中國和所在國家或地區(qū)的檔案法律法規(guī)）、“雙向包容”（相互包容中國和所在國家或地區(qū)的檔案文化傳統(tǒng)）；把握三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，境外檔案向境內(nèi)移交方法的選擇。

十、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)

云計(jì)算（Cloud Computing）和大數(shù)據(jù)（Big Data）是當(dāng)前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢，對各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。和企業(yè)其他活動(dòng)一樣，檔案管理必須適應(yīng)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)與要求，進(jìn)行思想理念、業(yè)務(wù)模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹立“大檔案觀”，將一切具有保存價(jià)值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺的建設(shè)。即基于“云架構(gòu)”，打造覆蓋企業(yè)各個(gè)部門、系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的統(tǒng)一、高效檔案資源管理與服務(wù)平臺。三是檔案存儲(chǔ)與知識挖掘。大數(shù)據(jù)的核心應(yīng)用之一是預(yù)測，而預(yù)測依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲(chǔ)和知識挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數(shù)字化”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)化”。四是檔案安全問題更加嚴(yán)峻與復(fù)雜。

固定資產(chǎn)該如何管理？

管理分工
1．為了更好的利用固定資產(chǎn)，實(shí)行固定資產(chǎn)歸口管理，加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的維修與保養(yǎng)，建立崗位責(zé)任制和操作規(guī)范，按照集中領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的原則以固定資產(chǎn)的類別確定分工管理如下： 　　1.1財(cái)務(wù)部作為固定資產(chǎn)的主管部門，應(yīng)建立健全固定資產(chǎn)的明細(xì)帳卡。 　　1.2公司機(jī)器設(shè)備全部由生產(chǎn)部門歸口管理. 　　1.3.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)車間設(shè)備的購建、安裝、修理和使用管理。 　　1.4生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)廠區(qū)動(dòng)力設(shè)備的購建、安裝、修理和使用管理。 　　1.5.公司儀器儀表設(shè)備應(yīng)由技術(shù)中心歸口管理。技術(shù)中心負(fù)責(zé)公司的儀器儀表的購置、修理和使用管理。 　　1.6公司的電子設(shè)備及廠房建筑物由綜合部進(jìn)行統(tǒng)一管理。 　　1.7綜合部負(fù)責(zé)公司的通用電子計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備購置、安裝、維護(hù)和使用管理。 　　1.8綜合部負(fù)責(zé)公司廠房建筑物及其附屬設(shè)施的購置、安裝、維護(hù)和使用管理。 　　1.9辦公室負(fù)責(zé)公司運(yùn)輸工具的購置、維護(hù)和使用管理。

職責(zé)
主管部門的職責(zé)
2.1隨時(shí)掌握固定資產(chǎn)的使用狀況。 　　2.2負(fù)責(zé)監(jiān)督配合使用單位做好設(shè)備的使用和維護(hù)，確保設(shè)備完好提高利用率，并定期組織設(shè)備的清點(diǎn)，保證帳、卡、物三相符。 　　2.3負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理，搞好固定資產(chǎn)的分類，統(tǒng)一編號，建立固定資產(chǎn)檔案，登記賬卡，負(fù)責(zé)審批并辦理驗(yàn)收、調(diào)撥、報(bào)廢、封存、啟用等事項(xiàng)。 　　2.4根據(jù)使用部門的使用情況，組織編制設(shè)備大中修維修計(jì)劃，按期編報(bào)設(shè)備更新計(jì)劃。 　　2.5嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，對違反固定資產(chǎn)管理制度，擅自贈(zèng)送、變賣、拆除固定資產(chǎn)的行為和破壞固定資產(chǎn)的現(xiàn)象，要嚴(yán)格追查責(zé)任，視情節(jié)給予處罰。

使用部門的職責(zé)
3.1各固定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)本單位的設(shè)備管理工作，應(yīng)設(shè)置專職或兼職的設(shè)備管理員，各生產(chǎn)班組要設(shè)置工人設(shè)備管理員，每臺設(shè)備要明確使用、保管、維護(hù)的責(zé)任者。 　　3.2 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)制度，確保設(shè)備的完好、清潔、潤滑和安全使用。 　　3.3 建立固定資產(chǎn)明細(xì)帳，固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、調(diào)出、報(bào)廢必須經(jīng)主管部門及總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)動(dòng)、報(bào)廢，更不能自行外借和變賣。 　　3.4 根據(jù)主管部門的要求定期組織固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)，做到帳、卡、物三相符。

固定資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、領(lǐng)用
4.1 由于生產(chǎn)、研制需要，各單位購置固定資產(chǎn)必須提前向主管部門提出申請，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)購置。 　　4.2購設(shè)備進(jìn)廠后，由相關(guān)單位開箱檢查、驗(yàn)收，設(shè)備安裝完畢后填“設(shè)備使用單”報(bào)主管部門。主管部門根據(jù)“設(shè)備使用單”建立固定資產(chǎn)卡片，并通知使用單位。 　　4.3 基本建設(shè)項(xiàng)目完工時(shí)，由基建部門辦理“基建項(xiàng)目完工單”，報(bào)主管部門。

固定資產(chǎn)的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移
5.1 凡列入公司的固定資產(chǎn)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位不得擅自調(diào)拔、轉(zhuǎn)移、借出和出售。 　　5.1 .1 公司內(nèi)部設(shè)備的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移，必須通過主管部門辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，同時(shí)由調(diào)出、調(diào)入單位的雙方領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)辦人簽字后，由財(cái)務(wù)部門辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)， 并通知相關(guān)的會(huì)計(jì)進(jìn)行帳、卡交接。 　　5.2 公司對外的設(shè)備調(diào)撥和轉(zhuǎn)移一般實(shí)行有償價(jià)調(diào)撥方式， 設(shè)備主管部門根據(jù)設(shè)備的使用年限、折余價(jià)值、新舊程度按質(zhì)論價(jià)，原則上調(diào)出設(shè)備的價(jià)值不得低于設(shè)備的折余價(jià)值， 對外處理設(shè)備必須由主管部門提出處理價(jià)值，報(bào)總經(jīng)理簽字方可處理，辦理有關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。 　　5.3 未經(jīng)主管部門同意，各使用部門無權(quán)辦理設(shè)備轉(zhuǎn)移及處理，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究部門及經(jīng)辦人的責(zé)任。

固定資產(chǎn)的報(bào)廢與封存
6.1 公司的固定資產(chǎn)報(bào)廢處理時(shí)，須使用部門提出申請，填寫設(shè)備報(bào)廢單一式三份由財(cái)務(wù)部門將其凈損失上報(bào)總經(jīng)理批復(fù)后，辦理報(bào)廢相關(guān)手續(xù)。 　　6.2 凡符合下列條件可申請報(bào)廢： 　　6.2.1 超過使用年限，主要結(jié)構(gòu)陳舊，精度低劣生產(chǎn)率低，耗能高，而且不能改造利用的。 　　6.2.2 不能動(dòng)遷的設(shè)備，因工房改造或工藝布置改變必須拆除的。 　　6.2.3 腐蝕嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或繼續(xù)使用要發(fā)生危險(xiǎn)的。 　　6.2.4 絕緣老化，磁路失效，性能低劣無修復(fù)價(jià)值的。 　　6.2.5 因事故或其他自然災(zāi)害，使設(shè)備遭受損壞無修復(fù)價(jià)值的。 　　6.3 凡經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)不能繼續(xù)在生產(chǎn)線上使用，主管部門與使用部門要及時(shí)作價(jià)處理。 處理后的固定資產(chǎn)由主管部門和使用部門一起辦理固定資產(chǎn)的注銷手續(xù)， 對外處理報(bào)廢固定資產(chǎn)時(shí)由主管部門提出處理意見，總經(jīng)理批準(zhǔn)，變價(jià)收入上交財(cái)務(wù)部。 　　6.4 凡停用三個(gè)月以上的固定資產(chǎn)由使用部門封存、保管。 　　6.5閑置設(shè)備和封存設(shè)備啟封后，由使用部門填寫啟封單，主管部門同意后，方可使用。