檔案管理重點

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)

檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中，檔案管理工作要把握兩個重點環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

結(jié)合單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系;協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權(quán)，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。

階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務(wù)，為各項管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應(yīng)加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

1.加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的'內(nèi)容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強編研工作

搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務(wù)，改變以往被動服務(wù)的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)性工作之一，是衡量一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。教學(xué)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，對學(xué)校來說具有非常重要的意義。

1.體現(xiàn)學(xué)校的綜合實力。教學(xué)檔案是社會了解學(xué)校的一個窗口，通過這個窗口人們能夠了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是學(xué)校辦學(xué)和增強辦學(xué)實力的主要依據(jù)之一。此外，教學(xué)檔案是對教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的最原始的記錄，也能促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的提高。教學(xué)工作者在教學(xué)活動結(jié)束之余可以通過教學(xué)檔案，對教學(xué)活動過程進(jìn)行分析、研究、總結(jié)，并及時發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問題，從而提升教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。

2.進(jìn)行教學(xué)改革離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記錄的教學(xué)活動是長期的、真實的、系統(tǒng)的，若要進(jìn)行教學(xué)改革它可以提供針對性的參考，教學(xué)檔案有利于制定出符合實際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗的重要載體。優(yōu)秀的教學(xué)工作者，其教學(xué)檔案的編制質(zhì)量也很高。當(dāng)前，學(xué)校上下都在開展“傳、幫、帶”活動，活動中，教學(xué)檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學(xué)習(xí)優(yōu)秀教師的教案等資料，來獲取最直接、最有效的教學(xué)經(jīng)驗。此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學(xué)檔案中蘊含著大量信息資源，它能夠為學(xué)校工作的信息化和智能化提供信息上的支持?？偨Y(jié)起來，要重新認(rèn)識教學(xué)檔案，高度重視教學(xué)檔案的重要性，為了學(xué)校的發(fā)展，提升教學(xué)檔案的管理水平。

二、完善學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的措施

因為教學(xué)檔案記錄了一個學(xué)校發(fā)展的歷史，所以教學(xué)檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學(xué)活動的每個地方，完善教學(xué)檔案管理工作的措施，將進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校教務(wù)工作的順利開展。

1.有效收集整理教學(xué)檔案。收集整理和管理利用教學(xué)檔案是教學(xué)檔案工作的第一步，教師、學(xué)生和一些教務(wù)管理團(tuán)隊在日常的各種教學(xué)活動中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價值的，作為一名教學(xué)檔案的管理者，必須對這些具有保存價值的文件資料、電子資料以及經(jīng)驗總結(jié)進(jìn)行分類，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學(xué)檔案的收集整理工作。另外，必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行檔案材料的分類范圍劃分，做好相應(yīng)的管理計劃，讓教學(xué)檔案的收集具有計劃性和實效性。每一份教學(xué)檔案的材料從收集到整理成檔都要經(jīng)過復(fù)雜的程序，比如：收集整理、分類、擬寫標(biāo)題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴(yán)密組織教學(xué)檔案管理工作。首先，做好一項工作的前提是寫好工作計劃，其他工作如此，教學(xué)檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個周詳?shù)挠媱?，年終時要做好年終總結(jié)，并且對檔案管理的工作人員進(jìn)行考核，將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次，健全教學(xué)檔案管理體系。學(xué)校一方面要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度與實際情況聯(lián)系起來，制定一個體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個管理在職工作人員的制度，如進(jìn)行細(xì)致分工，明確每個工作人員的職責(zé)和工作范圍。最后，要嚴(yán)密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強，若要保證檔案管理工作正常進(jìn)行，必須要嚴(yán)密組織。如學(xué)校要建立教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立校領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案業(yè)務(wù)部門具體管理，其他部門應(yīng)該密切配合一起管理網(wǎng)絡(luò)，同時經(jīng)費也要隨時保證充足。

3.促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化。當(dāng)前，教學(xué)事業(yè)不斷發(fā)展，教學(xué)改革不斷深入，原有的教學(xué)檔案管理的方式不僅滿足不了當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。因此，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是：學(xué)校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，與時俱進(jìn)，學(xué)習(xí)并利用好先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，力爭早日實現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化。比如：成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費。同時，學(xué)校應(yīng)努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)。如可以在網(wǎng)上建立服務(wù)平臺，便于師生進(jìn)行教學(xué)資料的查詢。

三、結(jié)語

教學(xué)檔案對于一個學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，學(xué)校要深入認(rèn)識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)工作服務(wù)。

做好檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對檔案管理的重視，深刻認(rèn)識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設(shè)施。有利于資料的存儲和管理，從而實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

2、強化檔案管理者的技術(shù)水平

2.1 加強培訓(xùn)

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

為了不被時代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實為出發(fā)點，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓(xùn)[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會服務(wù)也是開展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實現(xiàn)[5]。

其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗要主動吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?，F(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

3.2 觀念認(rèn)識有偏差

一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識還不到位。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強。單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理關(guān)注不高，對于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責(zé)任心不強的問題十分突出。

3.4 監(jiān)管機制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點

針對當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識入手，用制度規(guī)定作保證，落實考核和監(jiān)管機制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加強對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識，切實按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責(zé)任意識，切實做好檔案管理相關(guān)工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實。一是建立資源共享機制。檔案管理關(guān)系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù)，及時更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

4.3 落實責(zé)任，加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來促進(jìn)規(guī)范性落實。一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時要建立檔案交接等機制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機制，促進(jìn)工作制度落實。

4.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才;其次，要加強對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結(jié)合;二要加強對其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

5、結(jié)束語

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實現(xiàn)的。要緊隨時代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動，通過自身實際行動去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

檔案管理注意事項

導(dǎo)語：檔案管理工作是十分重要的環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，檔案的數(shù)量逐漸增加，檔案的內(nèi)容也日益豐富，檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此，要進(jìn)一步規(guī)范對于檔案的管理工作，加強對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，并在檔案管理的過程中融入現(xiàn)代化的管理技術(shù)，使檔案工作得以更好的進(jìn)行。

文件分類

公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進(jìn)行文件分類。

分類裝好

分好類別的文件，不要就那么一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進(jìn)行逐一裝盒收納。

標(biāo)簽表明

把文件逐一裝好之后，記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標(biāo)明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

特殊文件

每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標(biāo)記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

做好收放記錄

公司用檔案的，一般就是大小領(lǐng)導(dǎo)們，只是不要太信任那些領(lǐng)導(dǎo)，他們都記性有時候也是非常差的，當(dāng)他們拿走了文件并不知放在哪兒的時候，他們最大的可能就是埋怨你的保管不力，那么你一定要做一個收放記錄登記本，誰拿走誰簽名，領(lǐng)導(dǎo)絕對不會因為你的認(rèn)真而責(zé)備你的。

鑰匙的保管

一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進(jìn)行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責(zé)任不在你身上，而隨身佩戴就表明你一直承擔(dān)著責(zé)任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹(jǐn)慎，不要隨意交給他人。

1 強化隊伍建設(shè)，全面提高從業(yè)人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

首先是提高檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德。這就要求檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論，要與時俱進(jìn)，加強政治紀(jì)律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案工作紀(jì)律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機密，熱愛檔案事業(yè)。

其次是提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)實踐能力，即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)，比如文史知識、社會學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進(jìn)技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

再次是恪守檔案管理人員的職責(zé)。作為檔案管理人員，要定期對檔案進(jìn)行查看。首先要保持檔案的完整性，確保檔案的安全，即保證檔案無因人為原因造成破損，檔案內(nèi)容以及實體不被他人竊取。一旦發(fā)現(xiàn)檔案有破損的情況，要及時對其進(jìn)行修復(fù)。其次，要保證檔案有序排列，規(guī)范整齊，按照檔案的類型及大小進(jìn)行排列，保證檔案方便查閱。再次，要將檔案集中保管，不可將檔案分散開來，造成檔案管理不便甚至是檔案丟失的情況發(fā)生。檔案的保管工作十分重要，對于管理人員來說可能比較辛苦，但是這是一份光榮的職業(yè)，因此檔案管理人員要持之以恒，努力完成本職工作，時刻保持警惕，確保檔案的安全與完好。

另外要注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的人才。隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面由于檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí).積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。還要加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，以適應(yīng)目前的現(xiàn)代化檔案管理工作。

2 要突出做好檔案保管過程中的保密工作

保護(hù)國家機密不外泄是每個公民的責(zé)任和義務(wù)，尤其是對于檔案管理人員來說，更是一種神圣的職責(zé)。檔案管理工作人員確實對于檔案的保密工作盡職盡責(zé)，但是也由此產(chǎn)生了一些弊端，很多檔案由于長時間被束之高閣，發(fā)揮不了其應(yīng)有的價值，久而久之就變得一文不值，加上有些領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面的對這些檔案進(jìn)行查閱，導(dǎo)致了檔案的浪費，檔案管理人員的管理價值也沒辦法在利用檔案的過程中得以體現(xiàn)。檔案的保密工作確實十分重要，但是對檔案的保密是為了更好的加以利用，否則檔案的保密工作也變得毫無意義。檔案的利用應(yīng)建立在保密的基礎(chǔ)上，即在正確的時間、地點以及合理的范圍內(nèi)使用檔案，這樣才能體現(xiàn)出檔案存在的價值。

檔案的保密重點之處在于檔案的庫房管理。對于有條件的機關(guān)單位來說，檔案的庫房應(yīng)設(shè)置在單獨的建筑內(nèi)，由專人管理。但是有些單位不具備條件，把庫房設(shè)置在辦公樓內(nèi)，需要注意的是，這些在辦公樓內(nèi)的庫房不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層，而且應(yīng)該與辦公室與閱覽室區(qū)分開，庫房的門窗要采取一定的加固加密措施，防止檔案被竊取。另外，應(yīng)該制定嚴(yán)格的庫房管理制度，并有專人對庫房進(jìn)行管理與保護(hù)，禁止一切無關(guān)人員進(jìn)入庫房，這樣才能保障檔案的保密與安全。

3 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

3.1 采取科學(xué)合理的監(jiān)督措施

在利用檔案的過程中，為了安全起見，檔案室要安裝監(jiān)控探頭，以方便對于利用者的實時監(jiān)督。作為監(jiān)管人員，要在利用者入館前向他們交代清楚利用檔案時應(yīng)遵守的規(guī)章制度與注意事項，并與他們交談，根據(jù)不同利用對象的不同目的，有的放矢的.開展監(jiān)督工作。對于那些有不良習(xí)慣的來館查閱檔案人員，管理者要對其進(jìn)行及時的提醒，以防止在檔案上留下劃線或是口水等記號，保證檔案的整潔。在利用者查閱完檔案后，應(yīng)提醒他們及時將檔案交回，管理人員要仔細(xì)查看被查閱被利用過的文件，檢查其是否有缺失或是破損的現(xiàn)象，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要立刻查出，并在利用登記簿上備注說明。對于那些被嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，應(yīng)該向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，追究利用者的責(zé)任，并盡快對檔案進(jìn)行修復(fù)，以挽回不必要的損失。

3.2 建立健全的檔案利用制度

檔案的利用具有一定的規(guī)章制度，一般包括閱覽制度、復(fù)制制度以及外借制度等。管理人員要針對不同的利用對象，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手段，保證利用檔案的工作有制度可依。值得注意的是，檔案利用制度的內(nèi)容應(yīng)該簡潔明了，便于執(zhí)行，同時還要嚴(yán)謹(jǐn)，沒有漏洞。在以后的實踐中，要總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷充實檔案利用制度的條款，使其更加完善，更好的服務(wù)于檔案的保密工作。

1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正;每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團(tuán)的材料。

(7)各種獎勵及縣團(tuán)級以上機關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況;各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進(jìn)行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺;需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔;凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局(1981)63號文件的準(zhǔn)則歸檔;歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。

(2)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

(6)堅持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

檔案管理制度應(yīng)該有什么要點,什么東西比較重要？

檔案管理工作很重要。
檔案管理工作主要包括檔案材料的收集；檔案的歸檔，立卷與管理；檔案的保管；檔案的鑒定；檔案的銷毀以及檔案借閱，利用工作等六大方面。
　　?。ㄒ唬n案材料的收集：
　　1．建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時間，保管期限；
　　2．對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
　　3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
　　（二）檔案的歸檔，立卷與管理。
　　1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。
　　2．分類。依據(jù)檔案來源，時間，題目，內(nèi)容，字母順序分成若干層次和類別。
　　3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。中 華 考 試 網(wǎng)
　　4．案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文，底稿，附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。
　　5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
　　6．對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
　　7．每年對檔案進(jìn)行一次清理：清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。
　?。ㄈn案的保管：
　　1．防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；
　　2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；
　　3．做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
　?。ㄋ模n案的鑒定：
　　1．從檔案的內(nèi)容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價值。
　　2．確定各類檔案的中管期限表．其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。
　　公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種．介于兩種保管期限的，保管期限從長。
　?。ㄎ澹n案的銷毀：
　　1．對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；
　　2．辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；
　　3．銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。
　　4．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
　?。n案借閱，利用工作
　　1．凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱
　　2．卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
　　3．借閱期限不得超過3天。

如何做好檔案保密管理工作

如何做好檔案保密管理工作
（一）做好檔案的審查工作，區(qū)分一般檔案和絕密檔案。為了做好檔案安全和保密工作，積極地進(jìn)行檔案審查并對檔案進(jìn)行保密類別區(qū)分十分重要。在目前的檔案管理工作中，主要存在普通檔案和保密檔案兩種類別，而保密檔案根據(jù)其保密的級別，又可以進(jìn)行秘密和絕密的劃分。不同密保級別的檔案其公眾性不同，所以在檔案管理工作中，接收檔案的時候必須要對檔案的秘密程度進(jìn)行審查，從而確定其保密級別。通過審查和保密級別的區(qū)分，一般檔案和絕密檔案有了統(tǒng)一的劃歸，其管理也會采取不同的措施，所以管理工作的安全性和保密性會提升。
（二）加強制度管理和法律約束，設(shè)置專管人員。在檔案管理工作中，要保證檔案的安全性和保密性，需要對管理制度進(jìn)行完善性建設(shè)。在制度建設(shè)中，一方面是要建立完善的責(zé)任制度，也就是說在檔案管理的時候要設(shè)置專門的管理人員來承擔(dān)管理責(zé)任，這樣檔案管理的責(zé)任范圍更加明確，在法律責(zé)任的確定方面也更加的清晰。另一方面，還需要進(jìn)行監(jiān)管制度的完善。在監(jiān)管制度完善中主要是發(fā)揮監(jiān)管人員的基本作用，從而對一系列的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，實現(xiàn)其管理質(zhì)量的提升。
（三）加強硬件軟件建設(shè)，實行規(guī)范化管理。在檔案管理工作中，加強其安全性和保密性的另一項主要措施是進(jìn)行軟硬件的建設(shè)，從而實現(xiàn)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因為目前的檔案管理大都是以數(shù)字化形式進(jìn)行的，而此種形式的管理工作需要借助計算機設(shè)備。就目前的研究來看，計算機軟件和硬件存在著一定的帶病毒幾率，而一旦病毒通過計算機軟硬件進(jìn)行擴散，檔案安全和保密就會受到嚴(yán)重的威脅，所以為了消除這種隱患，要積極進(jìn)行檔案管理的軟硬件強化，從而保證管理工作的規(guī)范化運行。
（四）加強管理人員保密意識，提高管理效率。加強管理人員的保密意識，提高管理的效率也是目前檔案管理工作中安全強化的一項重要措施。要加強管理人員的保密意識，一方面是對檔案秘密的重要性進(jìn)行闡述，從而讓管理人員從正面角度了解到檔案的價值。另一方面，可以就檔案泄露帶來的嚴(yán)重后果以及泄密人員擔(dān)負(fù)的責(zé)任進(jìn)行側(cè)面強調(diào)，這樣，管理人員自身對于檔案的安全性和保密性會有足夠的重視。在管理人員的保密意識得到強化的時候，其工作的積極性以及質(zhì)量都會得到顯著提升。