關于檔案管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊統(tǒng)計規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計制度，對檔案的接收、轉移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細的記錄，數(shù)字要準確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對整個檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點，是做好檔案業(yè)務基礎工作的基礎，收集工作是整個檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程，這是檔案工作的基礎。識別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價值的檔案，而對檔案不同的保存價值進行區(qū)分，以使檔案能分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長期利用的矛盾，采取各種保護措施，保證其完整、完備，盡可能延長其壽命，從而形成檔案的保管工作。對于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計工作。

使用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

如何進行檔案管理

如何進行檔案管理
1、檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準確無誤。
2、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。
3、 企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。
5、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計。
6、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到賬表相符。
7、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
8、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領導批準，否則不準摘抄、復印。
9、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔案如何管理？

法律分析：檔案的管理應當遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第十二條 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。

經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交。

第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關史料或者進行史料研究。

第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施；（三）根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；（四）根據(jù)需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備。

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，根據(jù)需要，參照前款規(guī)定辦理。

第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密，依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定辦理。

第十七條 屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。

國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉讓需要轉讓有關檔案的，按照國家有關規(guī)定辦理。

各級各類檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流，以及適應經(jīng)濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權審查批準，可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。

第十八條 各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。

各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。

檔案管理基礎知識

檔案管理工作是一項服務型的業(yè)務性工作，做好檔案管理工作是保證檔案服務質(zhì)量的決定因素。以下是由我整理關于檔案管理基礎知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

檔案管理基礎知識一：

一、檔案歸檔范圍

(一)材料種類

1.上級單位下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對本單位下發(fā)的批復、指示、重要通知等;

2.本單位黨、團、工、青、婦等群團工作材料;

3.行政管理工作形成的文件材料，如領導班子變更、機構改革、會議記錄、綜合行政等;

4.業(yè)務職能工作形成的文件材料，如工作請示、重要工作的 報告 、 總結 、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科研等;

5.本單位對下級單位管理中形成的材料;

6.內(nèi)容重要的各類來信，來訪材料，領導的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料等;

7.會計工作形成的文件材料;

8.本單位經(jīng)營管理、職工管理形成的文件材料;

9.本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議，及債權債務文件;

10.領導參加相關會議的講話稿;參加會議帶回的有關材料等;

11.其他有保存利用價值的文件材料。

(二)保管期限

1.保管期限種類分為永久、30年、10年;

2.會計檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;

3.凡對公司有長遠保存價值的檔案列為永久;

4.對在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案列為10年;

5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。

二、立檔單位

形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構成者”。構成立檔單位的主要條件有：

1、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文;

2、是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃;

3、設有專門管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。

三、國家檔案全宗的含義

國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個概念，主要包括兩個問題：一是它的實質(zhì)，二是它的構成。

國家檔案全宗的實質(zhì)，是解決檔案的所有權和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構成有以下三部分：

1、中華人民共和國時期的檔案

2、革命歷史檔案

3、舊政權時期的檔案

中華人民共和國時期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個機關、部門、團體、企事業(yè)單位的檔案，以及由國家征集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案，主要是從1919年五四運動到1949年中華人民共和國成立以前，整個新民主主義革命時期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領導下的人民政權、軍隊、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權時期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機關、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動黨、團、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業(yè)、私立學校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機關、團體、企業(yè)單位的檔案。

四、檔案工作的內(nèi)容

檔案工作，簡單地說就是用科學的原則和 方法 管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。這是關于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環(huán)節(jié)”。 檔案業(yè)務六項工作解釋：

1、檔案收集工作，就是把分散在各機關內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。

2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。

3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。

4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。

5、檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。

6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準備好直接的輔助手段，并通過各種方式實際地提供檔案和有關資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。

五、檔案工作的性質(zhì)

檔案工作是一項很重要的專門事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設，開展歷史研究，進行各項工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。其基本性質(zhì)是：

1、檔案工作是一項管理性的科學性的工作

一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負責管理歷史文獻——檔案的一種獨立的專業(yè)，屬于國家科學 文化 事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機關或單位秘書工作的一部分。

2、檔案工作是一項服務性的條件性的工作

從檔案工作同其他工作的關系來說，它屬于一項服務性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了更好地適應各界的利用需要，為黨和國家各項工作提供檔案材料。 檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。

3、檔案工作是一項政治性的工作

檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務性行業(yè)，它是鞏固人民民主專政、維護國家機密和歷史財富的重要陣地之一。在當前的社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點切實地轉移到為經(jīng)濟建設服務的中心上來。

檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機要性，是由檔案本身的特點以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。

檔案管理基礎知識二：

六、檔案工作的基本原則

為了適應社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導全國檔案工作，在長期的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。

這一原則的基本思想包括三個方面：

第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領導、分級管理，即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案?！睓n案工作的統(tǒng)一領導，是社會主義社會的必然產(chǎn)物，它以社會主義的經(jīng)濟、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務。具體地講，就是：

1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠保存的，由各級檔案館集中保管。

2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負責地進行指導和監(jiān)督。

3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領導。

第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護檔案的完整與安全。維護檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要維護檔案免遭意外的破壞，不失密。

第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標準----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點，并且支配檔案工作的全過程。

七、檔案室的性質(zhì)

檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項工作服務的工作機構。檔案室工作是一項專門工作，具有自己的特殊性質(zhì)。

1、檔案室工作是史料性工作，是維護單位歷史真實面貌的重要工作。

檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進行工作的思想意圖，成功的 經(jīng)驗 和失敗的教訓，反映了一定歷史階段的社會政治、經(jīng)濟和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護檔案的完整和安全，使檔案再現(xiàn)當時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。 各單位的工作，是延續(xù)不斷地進行，檔案是前人智慧的結晶，今天的工作要借鑒過去的經(jīng)驗，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結工作、執(zhí)行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學的依據(jù)和準確的信息，減少無效勞動和重復勞動。

3、檔案室是服務性的工作，是單位業(yè)務工作的組成部分。

檔案室工作，一方面為單位工作服務，另一方面為有關單位提供材料，當然首先是為本單位的領導工作服務。為領導提供過去的工作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領導查考，幫助領導及時地作出決策，處理問題。其次，各業(yè)務部門在進行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業(yè)主管機關，檔案室是一個必不可少的業(yè)務環(huán)節(jié)，本身就是業(yè)務活動不可分割的一部分。比如公安機關、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進行審判工作的工具。

4、檔案室工作是社會各項事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。

社會各項事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對象、任務不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會各項事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監(jiān)督、指導的職責在各單位落實，使社會各項事業(yè)的活動記錄，研究成果得到安全維護，社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認識檔案工作。從而支持檔案工作。

5、檔案室工作是國家檔案事業(yè)的基礎。

在整個國家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個相當重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎。全國檔案室保存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續(xù)和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工作基礎。在全國檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多，發(fā)揮的現(xiàn)實作用最大，而且檔案室機構和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對整個國家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生。可以說，沒有檔案室工作的不斷發(fā)展，就沒有國家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無數(shù)個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎上提高和發(fā)展。

八、檔案室的地位

檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內(nèi)的與各業(yè)務部門有密切聯(lián)系的地位。

九、檔案室的任務

檔案室工作，是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業(yè)務。《檔案法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》，對檔案室的任務都作了明確規(guī)定，其基本任務有五個方面：

1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作的各項 規(guī)章制度 。檔案室是國家檔案事業(yè)的基層組織，必須遵守黨和國家關于檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，檔案室還應該采取一系列有效的 措施 ，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業(yè)法治建設的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。

2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業(yè)務部門，案卷質(zhì)量的高低，與文書部門和業(yè)務部門有直接關系。為使本單位文書部門和業(yè)務部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督指導，以保證歸檔案卷的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權力。

3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要創(chuàng)造良好的基礎和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業(yè)務人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。

4、對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。按照檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，各專業(yè)主管機關的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應負責對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。