紙質(zhì)文件整理

紙質(zhì)文件的整理方法：

裝訂是紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過裝訂，從實(shí)體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

常見的裝訂方式有：

01

線裝法

線裝法是以棉線作為裝訂材料，對文件進(jìn)行固定的方式。線裝法主要有“三孔一線”裝訂和直角裝訂?！叭滓痪€”裝訂是一種傳統(tǒng)的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應(yīng)用于較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側(cè)裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用于較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料變形對文件進(jìn)行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂采用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據(jù)文件頁數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進(jìn)行裝訂。

在進(jìn)行裝訂方式選擇時(shí)，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進(jìn)館等因素，永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質(zhì)檔案在材料上類似，從檔案保護(hù)的角度看，線裝是最利于檔案長期保存的一種裝訂方式。

頁數(shù)較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執(zhí)行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執(zhí)行，也可以使用不銹鋼訂書釘?shù)妊b訂，但應(yīng)保證裝訂材料符合保管期限內(nèi)的耐久性需求。

如何整理家里的紙質(zhì)文件？

紙類文件的特點(diǎn)是很薄，很多紙類文件還很小，比如我們隨手帶回家的廣告，名片，優(yōu)惠券，正是因?yàn)檫@些東西完全不占地方，所以每次帶回家之后，都會(huì)被我們自覺地扔進(jìn)抽屜里或者盒子里、籃子里囤積著，你也不以為然。

可是時(shí)間久了，當(dāng)他們越積越多，占用的空間也越來越大，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們變成了大問題，收拾起來很費(fèi)勁。這個(gè)時(shí)候你就需要嚴(yán)格地對這些材料進(jìn)行篩選，留下你需要使用的和可能用到的，對于那些早已遺忘的和根本不需要要的將其通通丟棄。

拜讀了麻理惠老師關(guān)于紙類文件整理的技巧，我昨天閑暇之余也將家中堆積了幾年的紙類文件進(jìn)行了一番整理。一輪整理下來還是頗有心得，這里將自己的總結(jié)的適合國人的紙類文件整理方法與大家分享。

首先，結(jié)合中國人的生活習(xí)慣，我們家里的紙類文件一般主要包括這么這種：

[if !supportLists]一、?????????????[endif]重要文件類：這類文件主要包括你的房子，車子，保險(xiǎn)等文件，還有就是你學(xué)生時(shí)代的證書，以及你的孩子的證書，這些東西不管你是不是喜歡，它都應(yīng)該是你必須好好保存的重要文件。另外還有一些例如戶口本、銀行卡、市民卡、醫(yī)?？ā①徫锟?、會(huì)員卡等，也應(yīng)該歸為這一類，他們都是很重要的文件類，只是后者是屬于重要文件中的常用類，所以，應(yīng)該和前者區(qū)別對待。對于不常用的重要文件，可以用不同的文件袋分別存放，然后再文件袋上貼上標(biāo)簽，存放在抽屜或者箱子里，需要的時(shí)候在拿出來；而對于常用的重要文件，可以找一個(gè)大小合適的收納筐，將它們統(tǒng)一收納于便于拿取的地方，需要的時(shí)候隨手拿起，用完回到家之后又放回原位，這樣就不會(huì)因?yàn)橹背鲩T辦事而找不到重要文件而煩躁。

[if !supportLists]二、?????????????[endif]待處理文件：我們每個(gè)人家里應(yīng)該都有數(shù)量巨大的待處理文件。主要包括：一些未開啟的信件、超市的優(yōu)惠券、廣告紙、淘寶購物的清單、溫馨提示掃碼領(lǐng)紅包、好評返現(xiàn)等中國特色的小卡片、一些家用電器的說明書、保修卡、旅游景點(diǎn)的門票、地圖、銀行業(yè)務(wù)的回執(zhí)單、各種費(fèi)用的收據(jù)單、發(fā)票單、醫(yī)院檢查化驗(yàn)的報(bào)告單、取藥單、學(xué)生時(shí)代收到的生日卡、明信片、信件、童年時(shí)候的老照片、同學(xué)錄等等。我想上面提到的這些東西應(yīng)該是每個(gè)家庭都存在的。對于這些東西，很多人都把他們存放在家里，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)東西也許你幾年甚至幾十年都沒有去觸碰過。那么對于這些東西，到底應(yīng)該怎么處理。我想說的是，你要做一個(gè)認(rèn)真的篩選，雖然這件事情會(huì)花費(fèi)你很多的時(shí)間，但是卻很值得，也是必須要去做的。有些人可能覺得這東西占不了家里的多少空間，也沒有那個(gè)閑時(shí)間去整理，但是，空間是一點(diǎn)點(diǎn)整理出來的，如果你不清理東西，不這樣一點(diǎn)點(diǎn)地整合空間，那么空間只會(huì)越來越小，相反，如果你將空間一點(diǎn)點(diǎn)的整合之后就會(huì)發(fā)現(xiàn)，家里一下子清通了許多。另外對于有沒有時(shí)間做家務(wù)整理這個(gè)事情，我覺得肯定有，只是你愿意不愿意，不要拿忙來當(dāng)借口，只要你還有拍照發(fā)圈的時(shí)間，只要你還有出去吃飯聚會(huì)的時(shí)間，只要你還有看電視追劇的時(shí)間，只要你還有玩手機(jī)刷抖音的時(shí)間，你就完全有整理家務(wù)的時(shí)間。不需要為自己的懶惰和安逸找借口。

那么下面說重點(diǎn)，我們該如何整理這些待處理文件。你需要準(zhǔn)備幾樣?xùn)|西：垃圾簍、文件袋，標(biāo)簽貼、文件盒。接下來我們就可以開始篩選。這是一個(gè)考驗(yàn)毅力很耐心的過程，當(dāng)然也是一個(gè)最重要的過程。

[if !supportLists]1、?[endif]可以直接丟棄的文件：廣告紙，其實(shí)一般我們都不需要帶回家，收到廣告紙之后如果這對這類廣告毫無興趣，可以直接丟棄，如果有你感興趣的部分，可以快速瀏覽一下，然后將可能用到的地方手機(jī)拍照，廣告紙可以直接丟棄；對于淘寶的購物清單和掃碼紅包、好評返現(xiàn)也是一樣的道理，如果你有記賬的習(xí)慣，那么收到清單之后回到家第一時(shí)間完成記賬，清單即可丟棄，如果你熱衷于掃碼紅包和好評返現(xiàn)，那么也請盡快完成相關(guān)操作，然后將其丟棄，如果你對于這些其實(shí)并沒有習(xí)慣，那么根本不必將其保留，清單快速確認(rèn)無誤后即可丟棄。對于信件，我們則需要認(rèn)真篩選，如果只是一些通知類的日常信件，那么在讀取有效內(nèi)容之后即可丟棄，如果是重要信件，那么就妥善收藏保存。

[if !supportLists]2、?[endif]根據(jù)時(shí)效決定取舍的文件：對于家用電器的說明書、保修卡、各種費(fèi)用的收據(jù)、發(fā)票、醫(yī)院的檢查報(bào)告，汽車保險(xiǎn)等，我們需要做一個(gè)時(shí)間期限的篩選，首先對于每種文件的實(shí)效都不一樣，所以，根據(jù)日期來決定取舍。家電說明書主要是看是否還有需要，往往來說，新家電買回家之后，我們都是稍微看一下說明書，但是對于一些常用家電，其實(shí)安裝師傅一般都會(huì)向我們簡單介紹使用方法，所以這一類說明書基本是沒有用的，我們很多時(shí)候只是習(xí)慣性地將它們妥善保存，但是回過頭想想，有幾本說明書是你經(jīng)?；厝シ吹?，肯定微乎其微吧。另外就是如果這臺(tái)家電在你家里已經(jīng)使用了3-5年以上了，那么這樣的說明完全可以不需要考慮直接丟棄，你再去翻看它的可能性幾乎為零。保修卡和收據(jù)發(fā)票是一樣的道理，假設(shè)一臺(tái)家電的保修時(shí)間為3年或者5年，那么一旦過了這個(gè)時(shí)間，這些票據(jù)也就完全沒有了價(jià)值，可以直接丟棄。醫(yī)院的檢查報(bào)告我們往往會(huì)一張張的卡在病歷本里很多人都有這樣的經(jīng)歷，有時(shí)候拿出病歷本來，還沒有翻開，里面卡著這一打化驗(yàn)單、票據(jù)就全部散落一地，于是趕緊去撿。你認(rèn)真想過沒有，這些東西真的有用嗎？對于化驗(yàn)單而言，一般的有效期限就是1個(gè)月到1年之間，因?yàn)槿说纳眢w是很復(fù)雜的，變化也很快，所以，很久以前的化驗(yàn)單是不可能作為你下次看病的依據(jù)的，完全沒有必要留下。至于收據(jù)，如果你是需要報(bào)銷的話，這些收據(jù)就應(yīng)該用專用的文件袋妥善保存，如果不需要作為報(bào)銷憑證，那么直接丟棄即可。對于優(yōu)惠券更是看日期說話的，優(yōu)惠券往往都有有效期，過了有效期的優(yōu)惠券當(dāng)然是直接扔掉，而那些還未使用的優(yōu)惠券，如果是可能需要的就暫時(shí)保留，如果是和自己的喜好無關(guān)的那么可以選擇送人或丟棄。汽車保險(xiǎn)也是1年的有效期，過了有效期的汽車保險(xiǎn)資料就可以銷毀。這些東西都完全沒有收藏的意義。放在家里，只是占空間而已。

[if !supportLists]三、?????????????[endif]根據(jù)興趣愛好決定取舍的文件：這一類文件主要包括名片和各種其它卡，我們很多時(shí)候都會(huì)收到一些有用無用的名片，對于這類東西，我們也是需要一個(gè)認(rèn)真篩選的過程。如果這張名片上的人你根本毫無印象，而且他所從事的業(yè)務(wù)與你沒有半毛錢關(guān)系，那么這種名片可以直接丟棄。如果名片上的人你雖然不認(rèn)識(shí)，但是他所從事的業(yè)務(wù)可能會(huì)與你有關(guān)，或者與家人和家庭生活有關(guān)，那么選擇保留。如果名片上的人你很熟，那么最簡單不過，把他存進(jìn)你的通訊錄，名片可以直接扔掉。然后是一些其它的卡片，這里主要包括多余的銀行卡、信用卡、會(huì)員卡等等，對于這些卡，不外乎兩種情況，一種是公司單位群開的信用卡、銀行卡，你從未使用和激活過，那么請確認(rèn)無效后剪碎丟棄?，F(xiàn)在很多會(huì)員卡都是用手機(jī)號(hào)注冊的，所以，往往不需要實(shí)體卡，所以一些過期的老會(huì)員卡、或是一些你已經(jīng)不再光顧的會(huì)員卡都可以剪碎丟棄，留下它們只是浪費(fèi)空間。

最后，對于學(xué)生時(shí)代收到的生日卡、明信片、信件、童年時(shí)候的老照片、同學(xué)錄等。這些充滿回憶的東西，我們往往看到的時(shí)候都會(huì)帶著一些心情，所以我建議留到最后整理，這樣可以在前面完成了令人頭疼的整理之后放松心情，經(jīng)過前面一系列文件的篩選和整理，到了這一類文件的時(shí)候，我們一般都會(huì)感覺有些疲憊，力不從心，而將這類型文件放在最后做整理，可以一邊整理一邊感受當(dāng)時(shí)的心境，說不定還能發(fā)現(xiàn)一些許久以前的美好。一般來說，這類物品我們主要是需要做一個(gè)詳細(xì)的分類和歸檔，然后用合適的收納盒或者文件袋妥善保存。無論這些東西是讓你開心的還是傷心的，我覺得都應(yīng)該留下。除非有一些特別的文件，你覺得已經(jīng)沒有了意義，那么可以選擇丟棄。另外還有一部分文件也屬于這一類，主要包括旅游景點(diǎn)的門票和地圖。對于這一類，可以根據(jù)你的喜好來決定取舍，當(dāng)然，對于那些游樂場、附近公園的門票，因?yàn)槟愠Ｈ?，并無紀(jì)念意義，可以舍棄，而對于一部分重要的景點(diǎn)，也許你一輩子也就去這一次，或者你特別喜歡的景點(diǎn)，再或者是很精致的門票選擇收藏。

完成了以上的篩選之后，其實(shí)我們的整理工作也就接近收尾，這時(shí)候只需要最后一個(gè)步驟。丟棄的東西扔進(jìn)垃圾簍，把需要留下的東西分類之后裝進(jìn)文件袋或者收納盒，然后貼上標(biāo)簽，再分成常用的和收藏的兩類，常用的放在可移動(dòng)文件盒內(nèi)，方便拿取；收藏的妥善存放到抽屜或者收納盒。這樣，我們的紙類文件就整理完成。接下來，你只要繼續(xù)遵循我們上面提到的篩選原則，做到不把無用的文件帶回家，及時(shí)處理帶回家的等待性文件，妥善保管重要文件和收藏類文件，做到這三點(diǎn)，你家里的紙類文件就能一直保持一個(gè)最佳狀態(tài)。

紙質(zhì)版文件有什么好的歸納方法？

一窩多年做人事的經(jīng)驗(yàn)來說，首先要把紙質(zhì)文件按照文件的類別分類，每類越細(xì)越好。用便簽子寫清楚這類分類的意義和用途，然后用訂書機(jī)定好，如果你的分類越細(xì)，那么理論上應(yīng)該是每一類都紙比較少的。如果訂書機(jī)定不了很多的話，可以考慮用不同顏色的回形針，按事情的輕重緩急來分類標(biāo)明。最后要記得的事情就是一定要經(jīng)常清理文件，已經(jīng)可以塵封鎖在抽屜的文件就不要放在常用的文件夾里面了。

整理文件的工作怎么做

工具材料：
文件

檔案盒

操作方法
01
將全部文件收集起來。
文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個(gè)季度，因此進(jìn)行歸檔工作時(shí)，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。

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02
按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選。
一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

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03
劃分類別和級別。
篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

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04
確定保管期限。
凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

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05
修繕文件內(nèi)容。
對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

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06
對文件進(jìn)行編號(hào)。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個(gè)基本單位，再按照類別、級別和時(shí)間裝訂成一個(gè)二級單位，然后用歸檔章編號(hào)。

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07
裝盒并編制檢索目錄。
按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào)，編號(hào)要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

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紙質(zhì)檔案管理的原則

紙質(zhì)檔案管理的原則

按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時(shí)檢索和清點(diǎn)較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，以件為單位進(jìn)行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案管理的原則的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系。

文檔、檔案、電子文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。遵循檔案形成規(guī)律，對歸檔整理，能夠大限度減少個(gè)人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。檔案在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)，也便于日后的檢索和利用。

2、檔案整理做好價(jià)值區(qū)分，便于保管和利用。

文檔、檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對組織單位工作的作用決定。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，針對性地開展，也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。

3、文檔、檔案一體化管理機(jī)制

文檔一體化管理機(jī)制，是一項(xiàng)比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

4、保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。