紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存

紙質(zhì)檔案可以長(zhǎng)久保存，但要具備一定的條件：

紙質(zhì)檔案存放的基本物質(zhì)條件包括：檔案庫(kù)房、庫(kù)房設(shè)備、檔案裝具、包裝材料等。
●避免酸性環(huán)境的生成
酸性環(huán)境的形成主要有兩條途徑：一是造紙過(guò)程中殘留的酸；二是當(dāng)紙張濕度過(guò)大時(shí)吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。
●防治光化學(xué)反應(yīng)發(fā)生
最好將檔案庫(kù)房建在環(huán)廊內(nèi)，不但避免陽(yáng)光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。
●控制庫(kù)房溫度
溫度升高，物質(zhì)分子獲得熱能，分子運(yùn)動(dòng)加快，動(dòng)能增大，活化分子數(shù)量增多，化學(xué)反應(yīng)也會(huì)加快。平時(shí)幾乎不進(jìn)行的纖維素有關(guān)反應(yīng)也會(huì)發(fā)生，紙質(zhì)老化速度就會(huì)加快。當(dāng)溫度過(guò)高時(shí)，紙質(zhì)會(huì)失去水分而變硬變脆。溫度繼續(xù)升高就會(huì)使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫(kù)房一定要控制溫度，不可過(guò)高也不可過(guò)低，最好控制在14-24℃之間。
●控制庫(kù)房濕度
空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質(zhì)對(duì)紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對(duì)濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當(dāng)相對(duì)濕度超過(guò)85%時(shí)，紙張物理強(qiáng)度損失30%以上，彈性完全失去，曬干后也不能恢復(fù)原來(lái)的狀態(tài)。另外，相對(duì)濕度若低于25%以下，紙張又會(huì)因干燥失去水分而發(fā)硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫(kù)房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩(wěn)定，最好控制在45%—60%。
●除塵殺菌
灰塵是細(xì)菌、霉菌的攜帶者，本身也會(huì)對(duì)紙張產(chǎn)生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫(kù)前就要進(jìn)行除塵、殺菌。入庫(kù)后要嚴(yán)格控制溫濕度，因?yàn)楦邷馗邼袷羌?xì)菌、霉菌繁殖的必要條件。

紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存

紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存

目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來(lái)有我為大家整理出紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存。希望大家喜歡！

紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存

一、知識(shí)背景

重視紙質(zhì)文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認(rèn)真對(duì)待的重要問(wèn)題。由于歷史的原因，當(dāng)前主要的檔案資料都是采用紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行保存，特別是一些機(jī)密性較高的文件，大多采用紙質(zhì)文件存檔，這樣就為保存紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案提出了較高的要求。

二、古代方法

為了能讓紙張能保存較長(zhǎng)時(shí)間，在造紙時(shí)，會(huì)采用石灰和石棉等含堿性較強(qiáng)的天然材料，因?yàn)樵谌蘸蟮谋４嬷?，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長(zhǎng)久保存。

三、現(xiàn)代存放

國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》做了明確界定：檔案庫(kù)房（含膠片室、磁帶室）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)5%。由此可見(jiàn)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)條件的嚴(yán)苛，這樣才能有效保存紙質(zhì)檔案。

四、避免酸性環(huán)境的生成

酸性環(huán)境的形成主要有兩條途徑：

1、造紙過(guò)程中殘留的酸；

2、當(dāng)紙張濕度過(guò)大時(shí)吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。

五、防治光化學(xué)反應(yīng)發(fā)生

最好將檔案庫(kù)房建在環(huán)廊內(nèi)，不但避免陽(yáng)光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。

六、控制庫(kù)房溫度

溫度升高，物質(zhì)分子獲得熱能，分子運(yùn)動(dòng)加快，動(dòng)能增大，活化分子數(shù)量增多，化學(xué)反應(yīng)也會(huì)加快。平時(shí)幾乎不進(jìn)行的纖維素有關(guān)反應(yīng)也會(huì)發(fā)生，紙質(zhì)老化速度就會(huì)加快。當(dāng)溫度過(guò)高時(shí)，紙質(zhì)會(huì)失去水份而變硬變脆。溫度繼續(xù)升高就會(huì)使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫(kù)房一定要控制溫度，不可過(guò)高也不可過(guò)低，最好控制在14—24℃之間。

七、控制庫(kù)房濕度

空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質(zhì)對(duì)紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對(duì)濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當(dāng)相對(duì)濕度超過(guò)85%時(shí)，紙張物理強(qiáng)度損失30%以上，彈性完全失去，曬干后也不能恢復(fù)原來(lái)的狀態(tài)。另外，相對(duì)濕度若低于25%以下，紙張又會(huì)因干燥失去水分而發(fā)硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫(kù)房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩(wěn)定，最好控制在45%—60%。

八、除塵殺菌

灰塵是細(xì)菌、霉菌的攜帶者，本身也會(huì)對(duì)紙張產(chǎn)生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫(kù)前就要進(jìn)行除塵、殺菌。入庫(kù)后要嚴(yán)格控制溫濕度，因?yàn)楦邷馗邼袷羌?xì)菌、霉菌繁殖的必要條件。

拓展閱讀：聲像檔案的保存與利用

聲像檔案是以照片、影片、錄音帶、光盤(pán)及硬盤(pán)等不同載體來(lái)對(duì)聲音和圖像進(jìn)行保存，并能夠再現(xiàn)，同時(shí)也可以輔以文字的具有保存價(jià)值的歷史記錄。其種類(lèi)較為豐富，在保存和利用過(guò)程中需要采取必要的措施確保其功能性，實(shí)現(xiàn)其實(shí)現(xiàn)更好的查詢(xún)和檢索能力。

一、確保錄制質(zhì)量和格式的規(guī)范性

對(duì)于聲像檔案的質(zhì)量的保證，則需要從源頭上進(jìn)行干擾，這才能起到根本性的效果。所以作為檔案部門(mén)，則需要有取主動(dòng)干擾的措施，通過(guò)對(duì)音視頻文件攝錄標(biāo)準(zhǔn)、攝錄器材和存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇、攝錄人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)等源頭上來(lái)對(duì)音視頻文件的錄制質(zhì)量和錄制格式的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行有效的控制，為聲像檔案的歸檔案保存和利用奠定良好的基礎(chǔ)。

二、強(qiáng)化對(duì)歸檔聲像文件的接收、校驗(yàn)和保存

（一）堅(jiān)持歸檔聲像文件入庫(kù)格式的規(guī)范化、入庫(kù)內(nèi)容的選擇性

（1）對(duì)擬歸檔聲像文件的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格挑選

作為聲像檔案其一定要具有長(zhǎng)期、持久保存的意義，所以對(duì)需要擬歸檔的聲像文件的內(nèi)容要進(jìn)行評(píng)估，對(duì)其是否具有持久價(jià)值和檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)擬歸檔文件進(jìn)行挑選。

（2）把好對(duì)擬歸檔聲像文件格式的`校驗(yàn)關(guān)

對(duì)于需要長(zhǎng)期和永久保存的聲像檔案，理論上需要按照未壓縮或是無(wú)損壓縮的格式來(lái)進(jìn)行保存，但在實(shí)際聲像檔案形成過(guò)程中，存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)載體在滿足國(guó)家相關(guān)參數(shù)要求下，則需要在保證視聽(tīng)質(zhì)量的同時(shí)，確保做到存儲(chǔ)空間的最小化。

（3）把好對(duì)擬歸檔聲像文件所確定的密級(jí)、保存要求與保管期限的鑒定關(guān)

對(duì)擬歸檔的聲像則需要根據(jù)同類(lèi)內(nèi)容的紙質(zhì)檔案管理規(guī)定對(duì)其密級(jí)和保存期限進(jìn)行確定，但不管是需要長(zhǎng)期還是永久保存的聲像檔案，其存儲(chǔ)的介質(zhì)即使在符合條件的要求下進(jìn)行存儲(chǔ)，但由于其自身物理和化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定性較差，所以想要長(zhǎng)期安全存放具有一定的難度，對(duì)聲像檔案所記載的信息進(jìn)行到更新或是遷移具有必要性。

（二）根據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)和讀取方式的特殊性，對(duì)聲像檔案采取相應(yīng)的安全措施

（1）做好提前備份工作

對(duì)于聲像檔案為了確保其安全性，則需要提前做好備份。利用耐久材質(zhì)的備份介質(zhì)，使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和文件格式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，減少存儲(chǔ)和利用過(guò)程中導(dǎo)致聲像檔案出現(xiàn)損壞的情況發(fā)生。對(duì)于備份的聲像檔案要減少數(shù)據(jù)遷移的頻率，從而避免由于數(shù)據(jù)丟失而導(dǎo)致的損失發(fā)生。對(duì)于備份檔案的保存以遠(yuǎn)距離異地存儲(chǔ)為宜，這樣不僅可以有效的避免由于污跡、霉變和介質(zhì)層間開(kāi)裂等原因所導(dǎo)致的聲像檔案無(wú)法讀取的情況發(fā)生，同時(shí)在一些自然災(zāi)害和人為損壞發(fā)生時(shí)，避免聲像檔案的安全受到威脅。

（2）對(duì)歸檔的聲像檔案要定期檢查

單位和保管部門(mén)每年均應(yīng)對(duì)聲像文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。由于聲像檔案一般都是脫機(jī)保存在唱片、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設(shè)備及播放軟件，同時(shí)注意做好聲像檔案的載體轉(zhuǎn)換工作。

（3）對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)要適時(shí)更新

通過(guò)將聲像檔案的內(nèi)容信息從原存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)換到新的或穩(wěn)定性更高的同類(lèi)載體上，是避免因存儲(chǔ)載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲(chǔ)載體質(zhì)量、加大更新的時(shí)間跨度、將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)等方式，都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法。

（4）對(duì)存儲(chǔ)信息要適時(shí)遷移

近年來(lái)，開(kāi)盤(pán)錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數(shù)字錄音方式取代，磁帶錄音機(jī)的市場(chǎng)份額急劇下降，無(wú)論是生產(chǎn)廠家還是維修單位都迅速減少，適時(shí)采取數(shù)字錄音方式按照最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)錄備份，并實(shí)現(xiàn)規(guī)?；袃?chǔ)存和備份，可以為將來(lái)的進(jìn)一步轉(zhuǎn)換升級(jí)創(chuàng)造更加便利的條件。

三、確保讀取方式的最優(yōu)選擇與最佳效果

（一）提高讀取方式的安全性

提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲(chǔ)信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性。確保錄音錄像檔案存儲(chǔ)信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲(chǔ)內(nèi)容被改動(dòng)，歸檔后的聲像文件應(yīng)當(dāng)被設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計(jì)算機(jī)病毒的侵害。確保錄音錄像檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，主要是指防止存儲(chǔ)介質(zhì)在借閱過(guò)程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。

（二）提高內(nèi)容檢索的便捷性

盡管目前并不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語(yǔ)言信息相對(duì)應(yīng)的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語(yǔ)言類(lèi)音頻、視頻文件總數(shù)的不斷增加，從海量的庫(kù)存中快速檢索特定語(yǔ)言信息的難度越來(lái)越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統(tǒng)，將與特定錄音錄像檔案相對(duì)應(yīng)的，對(duì)于克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進(jìn)行海量搜索的缺點(diǎn)，提高對(duì)關(guān)鍵信息的查找能力是非常有價(jià)值的。

四、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，語(yǔ)音識(shí)別和人像識(shí)別技術(shù)開(kāi)始在聲像檔案信息檢索中開(kāi)始應(yīng)用，這不僅有利于提高聲像檔案信息查詢(xún)的準(zhǔn)確性和便捷性，而且也是對(duì)聲像檔案內(nèi)容快速檢索能力得以實(shí)現(xiàn)的重要突破，必將推動(dòng)聲像檔案得到健康的發(fā)展。

談實(shí)物檔案如何整理

[摘要]各單位在工作中都會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的實(shí)物，如獎(jiǎng)狀等榮譽(yù)性實(shí)物，失效的印章，著名人物的題詞、書(shū)畫(huà)、名優(yōu)產(chǎn)品實(shí)物等。要使這些實(shí)物發(fā)揮更大作用，就必須對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)單位；實(shí)物檔案；整理

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類(lèi)的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門(mén)類(lèi)檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類(lèi)

分類(lèi)是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類(lèi)別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類(lèi)可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類(lèi)方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類(lèi)就是將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容和形式特征進(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免和減少同類(lèi)實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類(lèi)一般分為獎(jiǎng)品類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)四大類(lèi)。每類(lèi)的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類(lèi)主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物；信品類(lèi)主要有有本單位的證件（法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物；贈(zèng)品類(lèi)主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫(huà)，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶(hù)收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類(lèi)主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶(hù)試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢(qián)幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類(lèi)目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類(lèi)可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類(lèi)可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類(lèi)可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類(lèi)可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類(lèi)、排列、貼簽的結(jié)果，逐類(lèi)逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱(chēng)和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱(chēng)并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)；信品類(lèi)的

印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)?wù)?，證品類(lèi)的印章，產(chǎn)品類(lèi)的徽標(biāo)、錢(qián)幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門(mén)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門(mén)有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

紙質(zhì)文件保存的最高年限是多少？怎樣保存？

紙質(zhì)文件保存的最高年限是10年以上。

國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》做了明確界定：檔案庫(kù)房(含膠片室、磁帶室)的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)2℃。

相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±5%。由此可見(jiàn)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)條件的嚴(yán)苛，這樣才能有效保存紙質(zhì)檔案。

避免酸性環(huán)境的生成

酸性環(huán)境的形成主要有兩條途徑：一是造紙過(guò)程中殘留的酸；二是當(dāng)紙張濕度過(guò)大時(shí)吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。

防治光化學(xué)反應(yīng)發(fā)生

最好將檔案庫(kù)房建在環(huán)廊內(nèi)，不但避免陽(yáng)光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。

擴(kuò)展資料

古代保存紙質(zhì)文件的方法

為了能讓紙張能保存較長(zhǎng)時(shí)間，在造紙時(shí)，會(huì)采用石灰和石棉等含堿性較強(qiáng)的天然材料，因?yàn)樵谌蘸蟮谋４嬷?，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長(zhǎng)久保存。

現(xiàn)代檔案存放的基本物質(zhì)條件包括：檔案庫(kù)房、庫(kù)房設(shè)備、檔案裝具、包裝材料等。

控制庫(kù)房溫度

溫度升高，物質(zhì)分子獲得熱能，分子運(yùn)動(dòng)加快，動(dòng)能增大，活化分子數(shù)量增多，化學(xué)反應(yīng)也會(huì)加快。平時(shí)幾乎不進(jìn)行的纖維素有關(guān)反應(yīng)也會(huì)發(fā)生，紙質(zhì)老化速度就會(huì)加快。

當(dāng)溫度過(guò)高時(shí)，紙質(zhì)會(huì)失去水份而變硬變脆。溫度繼續(xù)升高就會(huì)使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫(kù)房一定要控制溫度，不可過(guò)高也不可過(guò)低，最好控制在14-24℃之間。

紙質(zhì)檔案存放有環(huán)境要求嗎

紙質(zhì)檔案存放有環(huán)境要求嗎

檔案庫(kù)房是單位或者公司長(zhǎng)久保存檔案、其他暫時(shí)用不動(dòng)的物質(zhì)設(shè)備的地方，為了能很好地保護(hù)檔案和各種設(shè)備，延長(zhǎng)其壽命，避免灰塵、陽(yáng)光等因素的破壞作用，以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案存放是否有環(huán)境要求的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！

紙質(zhì)檔案存放有環(huán)境要求嗎

有要求。因?yàn)榧堎|(zhì)容易對(duì)溫度、濕度、灰塵和光線鄧的影響。

電子文件與紙質(zhì)檔案保存環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的`讀寫(xiě)。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45%—60%，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40%±5%，可見(jiàn)，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異?；覊m對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤(pán)，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。