檔案專業(yè)知識

檔案管理工作是一項服務(wù)型的業(yè)務(wù)性工作，做好檔案管理工作是保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。以下是由我整理關(guān)于檔案管理基礎(chǔ)知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

檔案管理基礎(chǔ)知識一：

一、檔案歸檔范圍

(一)材料種類

1.上級單位下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對本單位下發(fā)的批復(fù)、指示、重要通知等;

2.本單位黨、團(tuán)、工、青、婦等群團(tuán)工作材料;

3.行政管理工作形成的文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)班子變更、機(jī)構(gòu)改革、會議記錄、綜合行政等;

4.業(yè)務(wù)職能工作形成的文件材料，如工作請示、重要工作的 報告 、 總結(jié) 、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科研等;

5.本單位對下級單位管理中形成的材料;

6.內(nèi)容重要的各類來信，來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料等;

7.會計工作形成的文件材料;

8.本單位經(jīng)營管理、職工管理形成的文件材料;

9.本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議，及債權(quán)債務(wù)文件;

10.領(lǐng)導(dǎo)參加相關(guān)會議的講話稿;參加會議帶回的有關(guān)材料等;

11.其他有保存利用價值的文件材料。

(二)保管期限

1.保管期限種類分為永久、30年、10年;

2.會計檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;

3.凡對公司有長遠(yuǎn)保存價值的檔案列為永久;

4.對在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案列為10年;

5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。

二、立檔單位

形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構(gòu)成者”。構(gòu)成立檔單位的主要條件有：

1、可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文;

2、是一個會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃;

3、設(shè)有專門管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

三、國家檔案全宗的含義

國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個概念，主要包括兩個問題：一是它的實質(zhì)，二是它的構(gòu)成。

國家檔案全宗的實質(zhì)，是解決檔案的所有權(quán)和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構(gòu)成有以下三部分：

1、中華人民共和國時期的檔案

2、革命歷史檔案

3、舊政權(quán)時期的檔案

中華人民共和國時期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個機(jī)關(guān)、部門、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案，以及由國家征集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案，主要是從1919年五四運(yùn)動到1949年中華人民共和國成立以前，整個新民主主義革命時期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的人民政權(quán)、軍隊、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權(quán)時期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機(jī)關(guān)、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動黨、團(tuán)、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業(yè)、私立學(xué)校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)單位的檔案。

四、檔案工作的內(nèi)容

檔案工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和 方法 管理檔案，為黨和國家各項工作服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。這是關(guān)于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環(huán)節(jié)”。 檔案業(yè)務(wù)六項工作解釋：

1、檔案收集工作，就是把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。

2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。

3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。

4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。

5、檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。

6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準(zhǔn)備好直接的輔助手段，并通過各種方式實際地提供檔案和有關(guān)資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。

五、檔案工作的性質(zhì)

檔案工作是一項很重要的專門事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。其基本性質(zhì)是：

1、檔案工作是一項管理性的科學(xué)性的工作

一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理歷史文獻(xiàn)——檔案的一種獨立的專業(yè)，屬于國家科學(xué) 文化 事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機(jī)關(guān)或單位秘書工作的一部分。

2、檔案工作是一項服務(wù)性的條件性的工作

從檔案工作同其他工作的關(guān)系來說，它屬于一項服務(wù)性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進(jìn)行編著等活動，其主要目的還是為了更好地適應(yīng)各界的利用需要，為黨和國家各項工作提供檔案材料。 檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。

3、檔案工作是一項政治性的工作

檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務(wù)，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，它是鞏固人民民主專政、維護(hù)國家機(jī)密和歷史財富的重要陣地之一。在當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點切實地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心上來。

檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機(jī)要性，是由檔案本身的特點以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。

檔案管理基礎(chǔ)知識二：

六、檔案工作的基本原則

為了適應(yīng)社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國檔案工作，在長期的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。

這一原則的基本思想包括三個方面：

第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案?！睓n案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是社會主義社會的必然產(chǎn)物，它以社會主義的經(jīng)濟(jì)、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務(wù)。具體地講，就是：

1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠(yuǎn)保存的，由各級檔案館集中保管。

2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。

第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要維護(hù)檔案免遭意外的破壞，不失密。

第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點，并且支配檔案工作的全過程。

七、檔案室的性質(zhì)

檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項工作服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。檔案室工作是一項專門工作，具有自己的特殊性質(zhì)。

1、檔案室工作是史料性工作，是維護(hù)單位歷史真實面貌的重要工作。

檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進(jìn)行工作的思想意圖，成功的 經(jīng)驗 和失敗的教訓(xùn)，反映了一定歷史階段的社會政治、經(jīng)濟(jì)和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，使檔案再現(xiàn)當(dāng)時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。 各單位的工作，是延續(xù)不斷地進(jìn)行，檔案是前人智慧的結(jié)晶，今天的工作要借鑒過去的經(jīng)驗，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結(jié)工作、執(zhí)行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息，減少無效勞動和重復(fù)勞動。

3、檔案室是服務(wù)性的工作，是單位業(yè)務(wù)工作的組成部分。

檔案室工作，一方面為單位工作服務(wù)，另一方面為有關(guān)單位提供材料，當(dāng)然首先是為本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)提供過去的工作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領(lǐng)導(dǎo)查考，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時地作出決策，處理問題。其次，各業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業(yè)主管機(jī)關(guān)，檔案室是一個必不可少的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，本身就是業(yè)務(wù)活動不可分割的一部分。比如公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進(jìn)行審判工作的工具。

4、檔案室工作是社會各項事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。

社會各項事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對象、任務(wù)不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會各項事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)在各單位落實，使社會各項事業(yè)的活動記錄，研究成果得到安全維護(hù)，社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認(rèn)識檔案工作。從而支持檔案工作。

5、檔案室工作是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

在整個國家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個相當(dāng)重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。全國檔案室保存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續(xù)和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工作基礎(chǔ)。在全國檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多，發(fā)揮的現(xiàn)實作用最大，而且檔案室機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對整個國家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生?？梢哉f，沒有檔案室工作的不斷發(fā)展，就沒有國家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無數(shù)個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補(bǔ)充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎(chǔ)上提高和發(fā)展。

八、檔案室的地位

檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。

九、檔案室的任務(wù)

檔案室工作，是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業(yè)務(wù)?！稒n案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，對檔案室的任務(wù)都作了明確規(guī)定，其基本任務(wù)有五個方面：

1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作的各項 規(guī)章制度 。檔案室是國家檔案事業(yè)的基層組織，必須遵守黨和國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，檔案室還應(yīng)該采取一系列有效的 措施 ，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業(yè)法治建設(shè)的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。

2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門，案卷質(zhì)量的高低，與文書部門和業(yè)務(wù)部門有直接關(guān)系。為使本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應(yīng)對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，以保證歸檔案卷的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權(quán)力。

3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

4、對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。按照檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應(yīng)負(fù)責(zé)對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

檔案學(xué)學(xué)什么

檔案專業(yè)基本的課程有：《檔案學(xué)概論》、《檔案管理學(xué)》、《中國檔案史》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《檔案網(wǎng)站建設(shè)》、《科技檔案管理》、《檔案法規(guī)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)檢索》、《專門檔案管理學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》、《檔案計算機(jī)管理》、《外國檔案管理》等。

檔案學(xué)是一門普通高等學(xué)校本科專業(yè)

屬圖書情報與檔案管理類專業(yè)，基本修業(yè)年限為四年，授予管理學(xué)學(xué)士學(xué)位，是旨在對文件從其形成之初到最終被銷毀或作為檔案永久保存的全過程進(jìn)行監(jiān)督控制，對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，以守護(hù)國家、社會和組織的記憶，滿足人們的信息和知識需求的專業(yè)。

該專業(yè)學(xué)生主要學(xué)習(xí)文件和檔案全程管理的基本理論知識和技術(shù)運(yùn)用，受到有關(guān)文件撰擬與處理、檔案的收集、整理、鑒定、保管、保護(hù)與利用等方面相關(guān)方法與技能的系統(tǒng)教育和訓(xùn)練。

檔案管理學(xué)的知識

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強(qiáng)館外調(diào)查和指導(dǎo)；（3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個機(jī)關(guān)就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個全宗。（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個單位的獨立性。最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構(gòu)成一個立檔單位時，應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機(jī)關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個全宗。（2）立檔單位。5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機(jī)關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機(jī)關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補(bǔ)充形式：（1）聯(lián)合全宗。是若干獨立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計工作的一個具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房內(nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。流水法，無論是一律大流水，還是先分類別，而對每個具體全宗的排序和給號，都是依時順列。分類法，無論是統(tǒng)編號還是分編號，無論是一次劃分還是多層分類，而對每個具體全宗的排序和給號，主要不以序時方法，而用邏輯方法。對全宗編號，主要應(yīng)采用流水編號的方法。12、分類的一般方法：（1）按文件的產(chǎn)生時間分類，具體包括年度分類法、時期分類法兩種；（2）按文件來源分類，包括組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法三利；（3）按文件的內(nèi)容分類，包括問題分類法、實物分類法、地理分類法三種；（4）按文件的形式分類，包括按文件的種類來分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。13、常用的分類方法：（1）年度分類法：也稱年代分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。（2）組織機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。（3）問題分類法，就是按照檔案內(nèi)容所說明的總是將全宗內(nèi)檔案分為各個類別。14、分類法的選擇和分類方案的編制：（1）組合分法：年度-組織機(jī)構(gòu)分類法；組織機(jī)構(gòu)-年度分類法；年度-問題分類法；問題-年度分類法。（2）分類方案：為了便于對全宗內(nèi)檔案具體地進(jìn)行分類，在選定某種分類方法之后，就應(yīng)編制一份“分類方案”。分類方案，就是標(biāo)列各個類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，所以又稱“分類大綱”。分類方案的類目力求明確和具有系統(tǒng)性。15、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工團(tuán)檔案分類：（1）在一個全宗內(nèi)，首先將檔案分成黨政工團(tuán)等若干部分，在每一部分中再行分類整理；（2）在全宗內(nèi)，先將機(jī)關(guān)內(nèi)最高機(jī)構(gòu)和各單位的檔案分別分成黨政工團(tuán)若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類整理；（3）全宗之內(nèi)的檔案首先按年度分類，每年度分成黨政工團(tuán)若干部分，再繼續(xù)分類整理；（4）在全宗內(nèi)，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。16、人物全宗內(nèi)檔案的分類：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務(wù)活動材料；（4）個人書信；（5）經(jīng)濟(jì)材料；（6）親屬材料；（7）評價材料；（8）音像材料；（9）其他材料。17、立卷：（1）定義：一個全宗的文件經(jīng)過分類之后，各個類內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件，還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷，稱為立卷（也稱組卷）。（2）立卷工作的內(nèi)容：組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。（3）意義：案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案的保管單位，通常也是統(tǒng)計檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)。18、案卷組合方法：主要是根據(jù)文件構(gòu)成的特點，將具有某方面共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成一個案卷；一些具有不同特點、聯(lián)系不密切的文件，可以分別組成案卷。立卷的“六個特征”。（1）按問題立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名稱）立卷；（4）按時間立卷；（5）按地區(qū)立卷；（6）按收發(fā)機(jī)關(guān)立卷。六個特征綜合運(yùn)用。19、卷內(nèi)文件整理：內(nèi)容：卷內(nèi)排列和編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。20、案卷封面編目和案卷裝封：（1）主要項目包括：立檔單位名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、總頁數(shù)、保管期限以及全宗號、案卷目錄號、案卷號等。（2）擬寫案卷標(biāo)題以及整個案卷封面編目的基本要求：A歷史觀點和政治上的正確性；B文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確；C標(biāo)題基本結(jié)構(gòu)力求完整。21、類內(nèi)案卷排列和案卷目錄：（1）案卷排列：全宗內(nèi)檔案，經(jīng)分類、立卷以后（或檔案館、檔案室接收的案卷），還必須進(jìn)行系統(tǒng)的排列。全宗內(nèi)各類的序列，已在分類方案中排定，所以通常所說的案卷排列，就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系來排列；B可以按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題來排列；C可以按照案卷所屬的起止日期（時間）來排列；D也可以按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)來排列；E事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。（3）案卷目錄：一個全宗內(nèi)的全部檔案，經(jīng)過分類、立卷進(jìn)行了系統(tǒng)的排列以后，應(yīng)當(dāng)將案卷逐個登記到案卷目錄上。案卷目錄也就是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。（4）案卷目錄的作用：A固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；B介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；C它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。（5）案卷目錄的類型和選擇：綜合目錄和分冊目錄。分冊目錄又可分為：A以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄；B按保管期限編制的案卷目錄；C按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄；D按機(jī)密程度分別編制。（6）案卷目錄的結(jié)構(gòu)：封面和扉頁，目次，序言或說明，簡稱表，案卷目錄表，備考表。至少一式兩份，一般一式四份為好。以全宗為單位編定各本目錄的順序號，稱作“案卷目錄號”，簡稱“目錄號”，是“檔號”的重要組成部分。22、檔案整理工作的組織：（1）檔案整理工作基本程序：區(qū)分全宗、分類、案卷的編立、案卷排列以及編制案卷目錄等主要步驟。（2）檔案的系統(tǒng)化與基本編目。（3）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織：歸檔制度與檔案室檔案整理工作的關(guān)系；檔案形成過程中劃分全宗和分類；檔案形成過程中案卷的編立和目錄的編制工作。（4）積存檔案和零散文件整理工作的組織：整理工作方案，對立檔單位的歷史沿革和檔案狀況的態(tài)度，零散文件的整理程序。23、檔號：（1）使用的混亂現(xiàn)象：一是檔號殘缺不全，館內(nèi)許多全宗沒有全宗號，全宗內(nèi)許多案卷目錄沒有目錄號；二是編號重復(fù)，一個館內(nèi)有相同的全宗號，一個全宗號內(nèi)有相同的目錄號，一本案卷目錄中有相同的全宗號，一卷之內(nèi)有相同的文件頁碼。（2）組成：全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內(nèi)文件頁（張）號。對不裝訂的案卷，往往還編有文件的件號。（3）檔號的使用規(guī)則要求：檔號要完整成套，一般說上述幾部分檔號均應(yīng)編排；一個檔案館內(nèi)的全宗號不能重，一個全宗內(nèi)的案卷目錄號不能重，一本案卷目錄中的案卷號不能重，一個案卷之內(nèi)的文件件號、頁號也不能重。三、檔案鑒定1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：一方面確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長時間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進(jìn)行銷毀。2、檔案鑒定工作的意義：（1）如果無論檔案有無價值和價值的大小，全部加以保存，而且還會源源不斷地涌進(jìn)新的檔案，這樣首先就會使原有的檔案體系逐漸擁塞龐大起來，有價值的珍貴的檔案淹沒于大量失去價值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)和難以找到，因而也就影響了效率，并使檔案的效益不能得到充分發(fā)揮；（2）大量失去價值的檔案充塞庫房，與有價值的珍貴的檔案同樣進(jìn)行整理和保管，無疑是浪費人力和物力，相對地延緩有價值的檔案的整理速度，妨礙有價值檔案保管條件的改善；（3）如發(fā)生突然事變，就不易及時搶救出重要的珍貴的檔案。為了有區(qū)別、有重點地保存檔案，必須鑒別各種檔案的價值，去粗取精，使保存的檔案具有較高的質(zhì)量。3、決定檔案保存價值的因素：一方面，檔案自身的特點和狀況是決定檔案保存價值的基礎(chǔ)；另一方面，社會利用需要是檔案發(fā)揮作用的必要條件，是決定檔案保存價值的社會因素。兩方面的因素是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會價值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價值實現(xiàn)的社會條件。兩方面的因素，都是客觀存在的。鑒定檔案的保存價值，就是鑒別和分析決定檔案保存價值的客觀因素，估計和預(yù)測每份文件、每個案卷、每部分檔案是否有作用，能起什么樣的積極作用，以及這種作用的時限，從而確定它們是否需要繼續(xù)保存，需要保存多長時間。4、鑒定檔案的原則：鑒定檔案，必須從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點，確定檔案的保存價值。5、分析檔案價值的一般方法：（1）分析文件的內(nèi)容是鑒定檔案價值最重要的一個方面；（2）分析文件的來源、時間和形式等特點；（3）分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。鑒定檔案必須根據(jù)每份文件或每組文件的具體情況，一方面分析文件載體上所表現(xiàn)的各種特點，即以文件內(nèi)容為中心，全面聯(lián)系地分析文件所屬的立檔單位、文件的作者、產(chǎn)生時間、名稱、可靠程度、有效性和外形特點等諸種因素；另一方面，同時分析檔案的被保存程度，即以全宗、全宗群以至館藏對象，全面聯(lián)系地分析它的成分及其完整性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析文件自身的有關(guān)特點，科學(xué)地判定檔案的價值。6、關(guān)于鑒定檔案的方法論問題：（1）研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測未來利用需要；（2）研究檔案保存的效益；（3）掌握檔案的重要性和保存時間長短的關(guān)系；（4）檔案保存價值分析的彈性處理方法；（5）檔案保管期限結(jié)構(gòu)的科學(xué)處理。7、檔案保管期限表：（1）定義：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）類型：A標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表；B專門的檔案保管期限表；C同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；D同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；E機(jī)關(guān)檔案保管期限表。以上各類型之間具有一定的相互關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表對其他幾種保管期限表具有指導(dǎo)意義；機(jī)關(guān)檔案保管期限表又必須以標(biāo)準(zhǔn)的和上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種通用檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限表為依據(jù)。各種類型的檔案保管期限表不能縮短標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長保管期限。這種相互制約關(guān)系，是社會主義的檔案集中統(tǒng)一管理原則的體現(xiàn)，它有利于妥善地制訂有關(guān)的檔案保管期限表和實際確定檔案材料的保管期限。（3）結(jié)構(gòu)：通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。條款較多的保管期限表，還須把條款加以分類。（4）保管期限的劃分：分永久、長期、短期三種。永久保存，就是無限期地盡可能長遠(yuǎn)地保存下去。長期保存，一般是指檔案須保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后兩者稱為定期保存。定期保存的計算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復(fù)查一次，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的延長保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。（5）不同保管期限的檔案構(gòu)成：列為永久保存的檔案，是對社會主義事業(yè)的各項工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長期保存的檔案，是不具有廣泛社會意義和科學(xué)歷史意義的，而屬本機(jī)關(guān)在較長時間內(nèi)進(jìn)行機(jī)關(guān)工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低于上述兩個層次的，本機(jī)關(guān)在較短時間內(nèi)需要查考的文件材料。（6）編制方法：A準(zhǔn)備工作；B起草工作；C征求意義和修正草案。8、檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容：（1）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)；（2）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；（3）銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度。
9、檔案鑒定工作的組織方法：（1）鑒定檔案價值的基本工作方法——直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實際情況直接著定其價值，同時，根據(jù)檔案保管期限表來鑒定檔案價值時，也只有在直接審查了檔案的實際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價值。直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進(jìn)行的。（2）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案價值的鑒定工作。（3）檔案館檔案價值的鑒定工作。10、檔案的銷毀：（1）檔案銷毀清冊；（2）立檔單位和全宗簡要說明；（3）檔案銷毀方法。四、檔案保管1、檔案保管工作概述：（1）含義：檔案的保管，就是根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護(hù)措施。（2）內(nèi)容：A檔案的庫房管理；B檔案流動過程中的保護(hù)；C保護(hù)檔案的專門措施。（3）任務(wù)：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會原因或自然原因，或者說是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過經(jīng)常性工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。（4）意義：檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個檔案工作有機(jī)組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開其他環(huán)節(jié)而單獨存在和孤立進(jìn)行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用基本上是一致的。2、檔案的包裝：（1）卷皮：是包裝文件的基本方法，不僅是為了保護(hù)文件，同時它本身又是案卷的封面，有利于檔案的檢索利用和取放。要注意其堅韌性，并要防止生蟲，適宜于裝訂或存放不同厚薄的案卷，尺寸應(yīng)根據(jù)文件的大小設(shè)計。賬本、照片等可不另加卷皮。（2）卷盒：是一種比較好的方法。不僅能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，還便于檔案的科學(xué)管理，搬運(yùn)起來也方便。要注意堅固性，防止生蟲；卷盒的開關(guān)和檔案的取放必須方便，以減少磨損；表面有光滑便于除塵，色調(diào)宜于暗色不易污染；尺寸必須根據(jù)案卷的大小擬定，長和寬可以比案卷稍大一點，高在25厘米以內(nèi)。對于能夠豎立存放的案卷，也可以采用書套式的卷盒。（3）包裝紙，臨時措施。3、庫房的管理：（1）檔案庫房編號：一種是為所有的庫房編一個總的順序號，適合于庫房較少的檔案館（室）；另一種是根據(jù)庫房所在地的方位及庫房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號。（2）檔案架（柜）的排放和編號：要求排列一致，橫豎成行；有窗庫房的架柜排列，應(yīng)與窗戶垂直，不要有礙通風(fēng)；架柜排列應(yīng)注意最大限度地利用庫房的地面與空間，但也便于檔案的搬運(yùn)和取放。（3）檔案的存放與全宗排列：A在我國一般的檔案館和檔案室所保存的檔案，都是按照全宗進(jìn)行整理和保管的，考慮存放時，首先應(yīng)按全宗來進(jìn)行，一個全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。但是也有特殊情況，如庫房或柜架預(yù)留的空位已被排滿或新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案放在一起的時候，可以暫時單獨保存，待有可能調(diào)整時，再將一個全宗的檔案集中起來；又如有的全宗內(nèi)可能還包括一部分影片、照片、錄音帶、錄像帶、技術(shù)圖紙或會計表報等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對于暫時或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應(yīng)填寫參見卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內(nèi)，指明其存放的地點，以保持其應(yīng)有的聯(lián)系。B庫房內(nèi)各個全宗單位，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列方法主要有按全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法兩種。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在我國，通常采用按全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放地點的時候，盡量將同一時期同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。在安排一個全宗內(nèi)案卷排列次序時，必須嚴(yán)格按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。C當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序后，就可以組織上架，上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架柜及欄、格的編號次序進(jìn)行。D存放方式一般有兩種：豎放和平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不方便，但對保護(hù)檔案是有利的，比較舒展，文件上的皺紋日久后就會消失，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案，堆疊高度以不超過40厘米為宜。E庫房內(nèi)檔案的存放位置，是以全宗和全宗群理論為指導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)排放的，而全宗及其內(nèi)部成分的具體排列又有自己的特點，一是全宗內(nèi)檔案成分一般按整理編號的順序排列上架；二是檔案館內(nèi)全宗的排列則一般不按全宗順序號，而按全宗的性質(zhì)分類排列。（4）檔案存放位置索引：第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放位置；第二種指明各檔案庫房保存檔案情況，即以檔案庫房和檔案架柜為單位，指出它們保存了些什么檔案。這兩種索引，按形式又可分為簿籍式和卡片式兩種。（5）檔案代理卡。由于提供利用或檔案館（室）內(nèi)部工作需要（如重新整理、修補(bǔ)、復(fù)制、編檢索工具等），經(jīng)常需要將庫房中已上架安排放好的檔案暫時移出庫外，為便于庫房管理人員掌握檔案流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，即通常所謂的代理卡或代卷卡。（6）全宗卷：在檔案館（室）工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明其全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，稱為全宗卷。全宗卷通常包括下列材料：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊，檔案銷毀清冊，全宗指南等。全宗卷是在檔案館或現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案館（室）所保管的全宗有著密切的聯(lián)系，是對全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)檔案的重要依據(jù)，是檔案館（室）管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗移交另一個檔案館（室）保管時，其相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗移交。（7）溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生。（8）保衛(wèi)和保密。（9）防火。（10）檔案在搬動中的保護(hù)。（11）檔案的安全檢查。這些是主要的其它的由于這里字?jǐn)?shù)限制就不多說了。

檔案基本知識宣傳資料

檔案基本知識宣傳資料

以下是由PQ我為大家推薦的檔案基本知識宣傳資料，歡迎大家學(xué)習(xí)參考。

1、《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)自哪年開始施行?

答：自1988年1月1日起施行。

2、《檔案法》對“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民”規(guī)定有何義務(wù)?

答：有保護(hù)檔案的義務(wù)。

3、誰對違反《檔案法》的行為有處罰權(quán)?

答：縣級以上人民政府檔案行政管理部門。

4、檔案的含義是什么?

答：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

5、我國現(xiàn)存最早的檔案文字材料是什么?

答：是甲骨檔案(甲骨檔案是以龜甲和獸骨為材料形成的古代檔案)。

6、我們常見的檔案有哪些?

答：有文書、基建、設(shè)備、會計、聲像、人事、婚姻、家庭、電子等檔案。

7、檔案工作的基本內(nèi)容包括哪些?

答：檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作。

8、縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門的職責(zé)是什么?

答：主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

9、縣以上地方各級國家檔案館的職責(zé)是什么?

答：是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

10、我區(qū)檔案館現(xiàn)館藏主要有哪些門類和載體檔案?館藏主要民生檔案有哪些?

答：主要有文書、專門、科技、聲像、電子、實物等六大門類和載體檔案。館藏主要民生檔案有：婚姻、公證、知青、社保、林權(quán)證等9種。

11、中華人民共和國公民和組織利用檔案館檔案有哪些要求?

答：持有介紹信或者身份證、戶口薄、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案和現(xiàn)行公開文件。

12、到檔案館利用檔案，所提供的復(fù)制件必須經(jīng)檔案館蓋章嗎?

答：是。復(fù)制件經(jīng)檔案館蓋章后是有與檔案原件同等的利用價值和引證效力，未經(jīng)蓋章是無效的。

13、集體所有和公民個人所有的檔案可以向當(dāng)?shù)貒覚n案館寄存或捐贈嗎?

答：可以。如果是向檔案館捐贈的，檔案館應(yīng)當(dāng)予以獎勵。

14、到我區(qū)檔案館利用檔案，區(qū)檔案館要收取哪些費用?

答：除收取檔案復(fù)印費外不再收取其它費用。

15、流動人員人事檔案由什么機(jī)構(gòu)管理?

答：由縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。

16、勞動合同關(guān)系解除后，原檔案保存單位是否還有保存員工人事檔案的義務(wù)?

答：原單位(檔案保存單位)仍有妥善保管檔案的義務(wù)和根據(jù)需要進(jìn)行流轉(zhuǎn)和移交檔案的義務(wù)。

17、公民、法人和其他組織可以成立檔案中介機(jī)構(gòu)嗎?

答 ：可以依法成立檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，其從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和職業(yè)技能。

18、家庭檔案的含義是什么?主要包括哪些內(nèi)容?

答：家庭檔案是家庭及其成員在家務(wù)和社會活動中形成的原始記錄。主要包括成員活動經(jīng)歷、證件、書信、著作、健康、財產(chǎn)、聲像等家庭生活中的各方面內(nèi)容。

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檔案室的任務(wù)

檔案室工作，是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動中形成的`全部檔案而建立起來的一項專門業(yè)務(wù)。《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，對檔案室的任務(wù)都作了明確規(guī)定，其基本任務(wù)有五個方面：

1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。

2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。

4、對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

5、依法向檔案館移交檔案。

6、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案法制基本知識解答

1、《檔案法》是什么時候頒布和施行的?何時修改?

答：《檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過， 1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次《關(guān)于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正，同日以中華人民共和國第七十一號主席令公布施行。

2、《檔案法實施辦法》是什么時候頒布和施行的?何時修改?

答：《檔案法實施辦法》1990年10月24日國務(wù)院批準(zhǔn)，1990年11月19日國家檔案局第一號令發(fā)布;1999年5月5日國務(wù)院批準(zhǔn)修訂，1999年6月7日國家檔案局第5號令重新發(fā)布施行。

3、《檔案法》所稱的檔案是指什么?

答：《檔案法》所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

4、什么是檔案行政執(zhí)法和檔案法規(guī)體系?

答：檔案行政執(zhí)法是指國家檔案行政管理部門依照檔案法律法規(guī)、規(guī)章所規(guī)定的職權(quán)和程序，通過行政處罰、行政強(qiáng)制執(zhí)行、行政獎勵、行政監(jiān)督檢查等具體行政行為實施《檔案法》等國家法律的活動。檔案法規(guī)體系是指以《中華人民共和國檔案法》為核心，由符合《中華人民共和國立法法》規(guī)定的若干有關(guān)檔案工作的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件所構(gòu)成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的統(tǒng)一體。

5、《檔案法》對地方各級人民政府的職責(zé)是如何規(guī)定的?

答：《檔案法》規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃”。

6、《檔案法法實施辦法》對地方各級人民政府的職責(zé)是如何規(guī)定的?

答：《檔案法實施辦法》規(guī)定：“縣級以上各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃，建立、健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。”

7、《檔案法》規(guī)定我國檔案工作的原則是什么?

答：《檔案法》規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！?/p>

8、《檔案法》對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)如何規(guī)定的?

答：《檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)”。

9、《檔案法法實施辦法》對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)如何規(guī)定的?

答：《檔案法實施辦法》規(guī)定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是：“(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;(二)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;(四)監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！?/p>

10、《檔案法》規(guī)定我國檔案機(jī)構(gòu)有幾種?

答：根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，我國檔案機(jī)構(gòu)包括：國家檔案行政管理部門和縣以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門;機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案機(jī)構(gòu);中央和縣級以上各級各類檔案館共三種。

11、《檔案法》規(guī)定鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府檔案工作人員的職責(zé)是什么?

答：《檔案法》規(guī)定：“鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

12、《檔案法》規(guī)定檔案工作人員應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)?

答：《檔案法》規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識?！?/p>

13、《檔案法實施辦法》規(guī)定各級各類檔案館應(yīng)對檔案的管理采取哪些措施?

答：《檔案法實施辦法》明確規(guī)定：“各級國家檔案館應(yīng)當(dāng)對所保管的檔案采取下列管理措施：(一)建立科學(xué)的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施;(三)根據(jù)檔案的`不同等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理;(四)根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備?！?/p>

14、《檔案法》規(guī)定了哪些法律責(zé)任?行政處罰的種類有哪些?

答：《檔案法》規(guī)定的法律責(zé)任有行政處分、行政處罰、責(zé)令賠償和依法追究刑事責(zé)任?！稒n案法》規(guī)定的行政處罰的種類有警告、罰款、沒收違法所得、沒收檔案或者其復(fù)印件。

15、《檔案法》規(guī)定在利用檔案館的檔案中何種違法行為給予行政處罰?

答：《檔案法》規(guī)定，在利用檔案館的檔案中，對(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的;(三)涂改、偽造檔案的，由縣以上檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款。

16、《檔案法》規(guī)定對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料應(yīng)怎樣處理?

答：《檔案法》規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人個不得據(jù)為已有。

17、《檔案法實施辦法》對檔案違法行為規(guī)定的罰款數(shù)額是多少?

答：《檔案法實施辦法》第二十八條規(guī)定，罰款數(shù)額根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。

18、對違反《檔案法》的行為，哪一級人民政府檔案行政管理部門有處罰權(quán)?

答：縣級以上人民政府檔案行政管理部門有處罰權(quán)。

19、什么是檔案公布權(quán)?《檔案法》對檔案公布權(quán)是怎樣規(guī)定的?

答：檔案公布權(quán)是依照法律誰有權(quán)利公布檔案的問題?！稒n案法》 第22條規(guī)定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布;未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益?！?/p>

20、《檔案法》是怎樣規(guī)定公民保護(hù)檔案的義務(wù)的?

答：《檔案法》第三條規(guī)定：一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為已有?！钡谑鶙l規(guī)定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管?！?/p>

21、國家所有的檔案能夠進(jìn)行買賣嗎?

答：《檔案法》第十七條規(guī)定“禁止出賣屬于國家所有的檔案?！薄稒n案法實施辦法》第十八條規(guī)定，“屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣?！币虼耍瑖宜械臋n案不能進(jìn)行買賣。

22、依據(jù)《檔案法實施辦法》規(guī)定，檔案館保存的檔案中哪些檔案應(yīng)當(dāng)向社會開放?

答：依據(jù)《檔案法實施辦法》第二十條規(guī)定，檔案館保存的檔案中，下列檔案應(yīng)當(dāng)向社會開放：(一)中華人民共和國成立以前的檔案：(二)中華人民共和國成立以來，自形成之日起滿30年的檔案：(三)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案。以上檔案中涉及國際、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起滿30年但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開放的檔案，經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以延期向社會開放。

23、我國對本國公民和組織利用已開放檔案的程序有什么規(guī)定?

答：依據(jù)《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及國家檔案局頒布的《各級國家檔案館開放檔案辦法》等有關(guān)規(guī)定，中華人民共和國的公民和組織凡是持有工作證、居民身份證、單位介紹信、學(xué)生證等合法證明之一，都可直接到檔案館利用已開放的檔案，有提供利用義務(wù)的單位不得以非法借口拒絕提供利用。

24、向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人享有哪些權(quán)利?

答：《檔案法》第二十一條規(guī)定：向檔案館移交、捐贈寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。《檔案法實施辦法》第二十五條規(guī)定，各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用，應(yīng)當(dāng)征得檔案所有者同意。

25、人民政府、檔案行政管理部門或者單位對在檔案工作中有顯著成績的哪些行為應(yīng)當(dāng)予以獎勵?

答：《檔案法實施辦法》第六條規(guī)定了 5 種應(yīng)予獎勵的行為：(1)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。(2)對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。(3)對檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的。(4)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的。(5)同違反中華人民共和國檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

26、哪些情況下，才可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復(fù)制件?

答：《檔案法》第十七條規(guī)定：“檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，按照國家規(guī)定辦理?！备鶕?jù)《檔案法實施辦法》第十八條第三款規(guī)定，只有在下列情況下，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，才可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復(fù)制件：(1)為了收集和交換我國散失在國外的檔案;(2)為了進(jìn)行國際文化交流;(3)為了社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要;(4)為了科學(xué)研究的需要;(5)為了推廣科技成果的需要;(6)為了國家利益的其他需要。

27、違反檔案法律規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，需要追究什么樣的刑事責(zé)任?

答：根據(jù)《中華人民共和國刑法》第三百二十九條的規(guī)定，搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役。違反《檔案法》的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的處三年以下有期徒刑或者拘役。

28、依據(jù)《檔案法》規(guī)定，公民能向社會公布屬于個人的檔案嗎?

答：依據(jù)《檔案法》第二十二條的規(guī)定，集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

29、依據(jù)《檔案法實施辦法》規(guī)定，公布檔案有哪些形式?

答：依據(jù)《檔案法實施辦法》第二十三條的規(guī)定，檔案的公布，是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容：(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表;(二)通過電臺、電視臺播放;(三)通過公眾計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播;(四)在公開場合宣讀、播放;(五)出版發(fā)行檔案史料、資料和全文或者摘錄匯編;(六)公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件;(七)展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。

30、婚姻登記檔案的保管期限是多少年?會計檔案包括那些內(nèi)容?

答：按照《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定，婚姻登記檔案的保管期限為100年，對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期限直至永久。

會計檔案的內(nèi)容具體包括：(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。(二)會計賬簿類：總賬，明細(xì)帳，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬薄，其他會計賬薄。(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。