檔案整理標書

根據(jù)公司文件檔案管理的原則：
首先查閱公司對于文件管理的制度——該標書是否屬于機密文件？存檔時間為多長？如果沒有相關制度，可以參考以下做法：
一般來說，公司招標或是投標的相關文件即便是招標已經(jīng)結束，也應存檔在相關部門（負責招標的部門或統(tǒng)一在行政部），多余文檔應統(tǒng)一銷毀，不應將該范本外部流傳。
1、保存一份完整標書的紙質(zhì)文檔、及電子文檔——建立招標項目的檔案盒。
2、如果公司已經(jīng)存檔相關文件后，仍富余大量，可考慮由指定部門的專人集中銷毀（用碎紙機等，不建議拿這個賣廢紙，涉及泄密問題）
以上為一般公司對于較機密文件（含標書）的處理方式，請根據(jù)自己公司的需要進行銷毀處理。如確實上面不涉及什么公司信息，僅僅是一個招標初步的意向文書的話，可以賣廢紙，也是從另一角度的節(jié)約嘛。

如何做好工程項目管理中工程檔案的收集和整理工作

在項目立項、設計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應收集齊全。例如：征用地申請，紅線圖、坐標圖、征地拆遷、安置、補償批準文件等。應注意招投標過程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標人員在評議標過程中，針對具體項目不同標段形成的評分表等材料，同時應加強未中標標書的收集。在項目施工階段，注意檢查施工基礎資料收集是否齊全，尤其要注意設計變更與測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、質(zhì)量檢查等材料，同時應仔細檢查施工基礎資料的修改方式是否符合有關規(guī)定。監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理月報、開停工令、設備材料報審、計量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。工程竣工驗收后及試運行期間，注意試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實狀況，與變更是否符合。預、決算形成的文件材料等應直接整理歸入工程項目檔案。聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設前原始地形、地貌；開工典禮、領導人或著名人物參加相關活動照片；項目相關評審、紀要會議等具有保存價值的照片檔、錄音案。

新手如何做標書？

新手如何做標書？招投標過程中，投標方對于投標文件方案的制作是很關鍵的一步。投標文件如果出現(xiàn)錯誤，這將影響投標能否中標甚至可能導致廢標。那么為了讓大家能夠高質(zhì)量的去制作一份投標文件方案，小編整理了一套投標文件方案制作技巧及流程，希望大家閱讀后能有所收獲。

一、閱讀標書

認真閱讀招標文件2-3遍，對招標文件個別條款不明確的，應及時與招標機構溝通，標示出重點部分及必須提供的材料，最好建立個備忘表（有些材料必須得提供，否則會導致廢標）；

思考以下問題：

1.招標人是哪個單位？

2.哪些是控標點？

3.報價有哪些要求？

4.哪些材料需要及時處理？

5.判斷是哪種品牌的標的？

6.是否需要尋求合作伙伴？

7.我們的競爭對手有哪些？

8.是否需要廠家授權？

9.哪些要求我司達不到？

10.裝訂密封、份數(shù)要求

11.業(yè)績要求（合同）、財務報表？

12.是否參與此次投標？

…………

二、制作標書

標書結構

一般標書的結構：

(1)商務部分

(2)技術部分

(3)報價部分

（招標文件特殊要求格式除外）

標書整體結構的考慮

首先應根據(jù)招標文件的要求擬定本次投標文件的整體關于商務和技術部分章節(jié)的名稱和大致內(nèi)容要求，一定要按招標文件的要求內(nèi)容依次進行編排并填充相應內(nèi)容，以充分說明我司能夠滿足招標方的要求。

1.2. 對招標方的商務要求，例如產(chǎn)品型式、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等以及投標方所需的資質(zhì)條件能否滿足招標方要求；

1.3.對招標方的技術要求，我司有那些產(chǎn)品不能滿足，應及時提出來，以便研究如何投標。

4.1商務部分：

一般包括投標人說明、廠家介紹、業(yè)績、合同、產(chǎn)品授權書、法人授權書、三證、資格證書、交貨期、付款方式、售后服務、承諾書、商務偏離表、商務應答、備品備件專用工具清單等，要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。

商務部分內(nèi)文件的編排注意

1.成功案例 ?要將主要業(yè)績（案例圖片）放在突出位置，黑體

2.資質(zhì)文件 ?檢查有效性，避免放錯文件或者放入過期文件

3.廠家授權 ?先掃描后原件寄送投標單位，注意快遞時間。

4.業(yè)績合同 ?注意合同金額、時間是否要體現(xiàn)，原則上體現(xiàn)高價。

4.2技術部分：

包括投標設備技術說明、圖紙設計、技術參數(shù)、產(chǎn)品配置、技術規(guī)格偏離表，技術力量簡介、安裝施工方案、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品簡介、產(chǎn)品彩頁等等，要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。

技術部分應注意的地方

1.抓重點，不必要太詳細，要有針對性介紹，根據(jù)招標要求是否要提供產(chǎn)品彩頁、截圖界面。

2.對我司的優(yōu)點和長處一定要表述清楚并放到突出位置，一般情況下，放在技術部分的前部，以提升產(chǎn)品形象。

3.審核產(chǎn)品技術參數(shù)、技術性能的表述是否滿足招標方的技術要求

4.審核技術差異表的編排內(nèi)容是否合理準確，有無遺漏或者多余的

5.審核技術部分編排順序是否符合招標方的要求及其是否合理 ，

6.審核有無多余或者不足的文件需要剔除和補充

偏離表的制作說明

1.偏離說明：正偏離、負偏離、無偏離

2.如投標產(chǎn)品的技術指標優(yōu)于招標要求即為正偏離，反之為負偏離，符合招標要求即為無偏離

3. 要完全響應或者超越其要求，絕對不能填寫滿足不了的參數(shù)，一定要讓參數(shù)相對應，不可串行 。

4.多寫正偏離，換種語言文字描述，寫明投標產(chǎn)品的技術參數(shù)特點、產(chǎn)品優(yōu)勢

5.正偏離描述要加粗或用其它醒目符號★▲

4.3報價部分：注意

1.一定要有：報價一覽表(總價）、分項報價表

2.報價表中設備名稱、品牌、型號、數(shù)量、參數(shù)等是否與招投標文件一致。

3. 大小寫是否正確同時、數(shù)目是否相符

4.注意報價表中貨幣單位前后一致 ，是否安裝招標文件要求

5.格式一定要和招標方要求的格式一樣

6.要多打印幾份空白報價備用。

三、目錄編排

1.初次目標編排：根據(jù)招標文件的要求，初步編寫投標文件目錄；為了方便收集投標書的資料。對評分點、控標點、優(yōu)勢應在初步目錄中標注，其目的為了讓標書制作者重視該部分文檔。

2.后期編排：按事先擬定好的投標文件目錄，對正文內(nèi)容的標題設置為標題1、標題2、標題3、標題4等，然后自動生成投標文件的目錄，對目錄設置大小字體格式、行間距等。

3.目錄盡量做到詳細明了，便于評標者迅速查找關鍵點

4.若要提交電子版的投標文件，需設置好目錄索引

其他注意事項

1.日期：一般寫從購買標書日起至投標當日，其它日期不行。

2.每一級標題之后需落款，投標單位、投標代表、日期（根據(jù)招標文件和排版美觀而定）

3.需要投標代表簽字和法人代表簽字的，不能用印刷體

4.對于是掃描文件的，需插入“與原件一致”字樣

5.對于有手寫處、投標單位名稱、“與原件一致”需蓋公章

6.有蓋章的掃描件圖片需設置灰白

7.在制作標書過程中要時刻保存，文件命名清楚明了

四、編輯技巧

1.制作標書常用的內(nèi)容

在標書制作前，對于標書內(nèi)容常要填空的名稱（如公司名稱、投標人、日期、投標項目、項目編號等）單獨提供制作一個文件（格式與投標文件要求格式一致），這樣可實現(xiàn)快速復制，提高效率且可以保證所有的制作日期時間顯示均一樣。

如： ? ? ? ? 授權代表姓名：

投標人名稱：*******有限公司 （公章）

日 ? ? ?期： 20**年 0*月 **日

招標編號：****

項目名稱：****

2.圖文混合排版注意事項

圖片插入后不要用襯于文字上方、下方、文字中間（特別是低版本的word）等這樣的格式。如真的需要這樣操作，可以利用表格，將圖片插入表格所需要的位置，再將表格的邊線設為無即可。

如：

頁面布局∶左邊距 3cm（裝釘線），右邊距 2cm，上邊距 3cm ，下邊距 2cm

中文：宋體小4號（部分黑體以突出重點），表格部分可以采用5號字體

英文：Times New Roman 或 Arial

數(shù)字：宋體、Times New Roman 或 Arial（推薦

Arial )

其它格式∶

標點：正文部分采用中文半角狀態(tài)部分標點如金額、項目符號采用英文半角狀態(tài)

段間距、行均為1.5倍間距

段前、段后均為0

標題格式規(guī)范∶

一、一級標題

（小二/加粗/居中/1.5倍/段前后均為0）

2、二級標題

（小三/加粗/居中/1.5倍/段前后均為0）

2.1三級標題

（小四或是四號/加粗/左對齊/1.5倍/段前后均為0）

2.1.1 四級標題

（小四/加粗/空2格/1.5倍/段前后均為0）

五、互審標書

1.在標書電子版制作完成后，讓參與人員進行互審，對錯誤的地方進行指正修改，并通報各個組員以防重復出現(xiàn)錯誤。

2.正本制作 正副本內(nèi)容一致，正本是整個招標的依據(jù)，所以要審慎再三，方可打印

3.字體、格式是否統(tǒng)一

4.審查報價產(chǎn)品名細是否符合招標產(chǎn)品需求名細（包括產(chǎn)品型號和數(shù)量），分項（分包）報價是否符合和正確，這點一定要仔細查對；

5.審查報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正確，報價表、投標一覽表、投標函中的報價大小寫是否一致，進行仔細核對和校對；

6.審查開標文件書寫格式是否與招標方的要求一致

7.互審過的文檔要重命名，例如**11，**22，**最終。

8.各個文檔要詳細命名，并存放清楚。

六、標書打印、裝訂

1.打印標書，按招標文件要求打印標書正本、副本、封面，封條，報價一般在公司打印即可。

2. 需檢查排版是否有錯亂，確認后才可打印

3.錯誤的紙質(zhì)文檔應帶回公司作廢處理

4.圖片需彩打，其他文本黑白即可

5. 認真核對有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現(xiàn)象。

6.對于大項目需打印一份給投標代表使用

7.打印后需及時徹底刪除文檔

8.按照招標文件要求和實際情況，進行打孔裝訂或膠裝。

七、標書簽字蓋章

1.需簽字處：含授權書法人代表、投標代表簽字

2.需蓋章處： 騎縫章、封面、封條、報價表、投標單位名稱、“與原件一致”、簽字處

注意：

1.根據(jù)招標文件要求蓋章

2.公章需蓋正清晰，若一個不明顯，需重新再蓋一個，且兩個不能重疊一起

3.在密封條上蓋章盡量一半在密封條上一半在密封袋上

八、標書最后審查

1.審查是否有漏簽字、漏蓋章處

2.招標文件要求的文檔資料是否有放齊全

3.是否需要將原件、彩頁放入標書中

4.標書中是否有其它未發(fā)現(xiàn)的錯誤

九、文件的密封

1.按招標文件要求將正本、副本、報價文件單獨密封文件進行單獨封裝，在文件袋封面和“于***時之前不得啟封處”等加蓋公章。

2.若需要提交電子文檔，將和正本一起封裝。

3.如有條件的話可以單獨制作一個投標專用箱將所有文件裝在一起，既方便又美觀。

4. 封口：在未得到項目負責人或投標代表同意的前提下，投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口，由投標代表整理后自行密封

十、開標前的準備工作

1.查詢登記：開標時間、開標地點、招標機構聯(lián)系人、聯(lián)系電話、乘車路線、交通方式、乘車時間

2.整理收集：招標文件、投標文件明細清單及招標文件規(guī)定其他在開標前需要提交的資料

3.資料如下：包括但不限于：投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、報名函證明、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現(xiàn)金、彩頁、代理證書、合同原件、公章（若可以）、印盒、文具等

十一、開標現(xiàn)場

1.記錄開標情況，如各投標單位名稱、數(shù)量、投標產(chǎn)品、投標價格、投標代表、評分排名、預中標單位等

2.可與其他投標單位交流，但不透入對公司不利的事情，特別是本次投標價格

3.記錄招標單位負責人、評委、關鍵人

4.平常多鍛煉，精彩的講標，注意講標時間（5-10分），把評分關鍵點和把投標產(chǎn)品的優(yōu)勢重點描述

十二、專家提問問題整理

1.你們產(chǎn)品有什么優(yōu)勢？

2.你們產(chǎn)品在哪里有什么成功案例？

3.你們廠家實力怎么樣？

4.你們的產(chǎn)品太貴了？

5.其他投標單位都降了￥，你降多少？

6.你們有贈送其他什么設備嗎？

7.你們售后服務是怎么樣的？

…………

十三、開標后的整理、跟進工作

1.如果沒有確定投標結果，應及時向領導匯報，后期應及時跟蹤。

2.如果中標，及時向領導匯報，感謝評標專家，跟蹤到項目簽訂內(nèi)部合同為止。

3.如果落標，分析落標原因，填寫到標書登記表中。

4.標公告公示期滿后，辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構溝通。

標書該怎么做

工具/原料

標書

Word

檔案袋

方法/步驟1:

第一封面。一般來說，標書是先制作封面。封面上要有XX單位XX設備公開招標、投標編號、投標文件、項目名稱、投標單位、聯(lián)系方式、聯(lián)系人這幾個要素。有時候招標單位也會要求填寫產(chǎn)地，當然要是投標單位要是有要求，就按照招標單位的要求來填寫。

方法/步驟2:

第二目錄。目錄是第二頁的，目錄的編寫也要根據(jù)參數(shù)文件的格式來排序（詳見4步驟圖）。也是要等到標書所需的材料都收集全，才能進行編寫，編頁碼。

方法/步驟3:

第三標書的獲取。一般情況下，是要等到報名審核通過，投標單位的產(chǎn)品資質(zhì)符合招標單位產(chǎn)品的要求。標書也要繳標書費，還要繳參選保證金，這些關于錢的事都是要在投標文件遞交截止前完成的。所以，要時刻關注招標單位的公告動態(tài)，以防錯過。

方法/步驟4:

第四公司準備材料。假如不是生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)銷公司，只需準備的材料，有公司營業(yè)執(zhí)照（現(xiàn)在大部分公司都已經(jīng)三證合一），醫(yī)療器械經(jīng)營許可證，法人身份證復印件，授權人復印件（所屬公司授權給業(yè)務員或者去投標的這個人）。當然，也要根據(jù)招標單位文件要求。需要什么就給他什么。

方法/步驟5:

第五廠家準備的材料。廠家要準備的就多了，假如不是生產(chǎn)廠家，那我們就可以把鏈接，招標公告，比選文件，參數(shù)要求等發(fā)給廠家那邊。需要他們填寫的讓他們填寫，大概有廠家營業(yè)執(zhí)照，生產(chǎn)許可證，注冊登記表，授權書（授權給經(jīng)銷商的），產(chǎn)品參數(shù)，技術偏離表，等等。具體問題具體分析。還是要根據(jù)標書要求。

方法/步驟6:

第六副本，以上步驟都完成之后，都要加蓋公司公章。之后要把這些資料復印幾份，根據(jù)要求做幾份副本（一般一正兩副，再留一份存檔）。此外可以到公司樓下的打印店去膠裝。一般打印店都可以裝訂標書。他們做的標書樣式比較多，有顏色各樣的標書封皮（根據(jù)公司要求選擇）。

方法/步驟7:

第七封條。標書等制作好之后，就要開始制作封條。封條一般由項目名稱，投標單位名稱，招標單位構成。如果招標單位有要求還是要根據(jù)要求來制作。沒要求就自己寫啦。

注意事項

具體問題據(jù)分析，標書也是一樣。

標書的種類有很多，但還是一句話，要根據(jù)投標單位文件要求。