檔案整理文員

　　檔案文員是負責(zé)接收、整理、編排、保管、保護、提供借閱檔案等。工作內(nèi)容：

　　1、負責(zé)起草公司行政會議及其他例會的會議紀要。

　　2、負責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理。

　　3、負責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計。

　　4、負責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄。

　　5、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作。

　　檔案文員的職業(yè)技能要求

　　1、專業(yè)技能。信息社會對檔案工作人員提出新要求，檔案工作人員不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識，還需要具備多方面的素質(zhì)，如：廣博的知識結(jié)構(gòu)，創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，這樣，才能實施和勝任數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理工作?，F(xiàn)代化信息技術(shù)運用的能力包括：信息處理能力、信息問題解決能力和信息交流能力。

　　2、心理素質(zhì)。在復(fù)雜多變的當(dāng)今社會，個人的心理素質(zhì)正起著愈加重要的作用。檔案管理工作由于其復(fù)雜的資料來源，枯燥無味的工作內(nèi)容，使得檔案工作人員很容易出現(xiàn)心理問題，如職業(yè)厭倦等，進而嚴重影響檔案工作人員工作時的積極性與熱心程度，影響檔案事業(yè)的發(fā)展。良好的心理素質(zhì)便逐漸成為檔案工作人員不可或缺的品質(zhì)，檔案工作人員要注意提高自身素質(zhì)，克服心理障礙。

　　文員應(yīng)該如何進行檔案的收集和整理？

　　(一)做好檔案收集工作。

　　1、為防止文件傳閱過程中遺失，當(dāng)文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時、完整歸檔的責(zé)任。

　　2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責(zé)收集部門檔案。對一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。

　　3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。

　　(二)制定合理的分類方案。

　　1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。

　　2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。

　　3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。

　　(三)認真做好日常檔案管理。

　　各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。

　　(四)加強檔案管理工作的學(xué)習(xí)。

　　恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

　　檔案文員是做什么的?

　　大部分的文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、掃地、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作。

　　還有銷售文員主要負責(zé)協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。作為一名文員要有一定的語言組織及表達能力，另外還需善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

　　工行文員分兩類：

　　第一類，文員即普通意義的文員；

　　第二類，“文員”即非普通意義的文員。

　　主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員行政文員主要負責(zé)辦公室日常事務(wù)。人事文員主要負責(zé)人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。文案文員主要負現(xiàn)起草文件合同等文件。

　　辦公室文員是怎樣整理檔案資料管理的

　　一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。

　　1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留，或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。

　　其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；

　　資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。

　　2.電子文檔。首先，名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。

　　管檔案的文員需要什么專業(yè)知識

　　崗位名稱：檔案文員

　　直接上級：文秘科科長

　　工作目標：負責(zé)檔案的管理工作

　　權(quán)力和責(zé)任：

　　1．負責(zé)收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、當(dāng)檔保存；

　　2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限；

　　3．負責(zé)對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式，進行登記和統(tǒng)計；

　　4．負責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全；

　　5．負責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等；

　　6．負責(zé)建立檔案借閱管理制度；

　　7．遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程；

　　8．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項；

　　9．熟悉計算機的使用；

　　崗位要求：

　　1．具有高中以上的文化程度；

　　2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗；

　　3．工作心細，品行端正，原則性強；

　　參加會議：

　　1．參加每周一次的工作會議；

　　2．參加每月一次的管理工作評比會；

　　3．參加公司召開的職工大會。

　　項目檔案員、檔案文員、資料文員是做什么的?

　　具體工作內(nèi)容

　　打碼：用打碼機在檔案上打碼（等于用蓋章在作業(yè)本上蓋，蓋第一個，頁碼001，蓋第二個，頁碼002）。

　　掃描：把檔案放在掃描機上掃，變成電子圖片JPG（等于把作業(yè)本放在復(fù)印機上掃，電腦上出現(xiàn)圖片）。

　　著錄：把檔案的文字錄入到系統(tǒng)里（相當(dāng)于把作業(yè)本上的字打在電腦上）。

　　質(zhì)檢：檢查檔案內(nèi)容和錄入內(nèi)容是否一致（相當(dāng)于檢查下電腦上，作業(yè)本的內(nèi)容有沒有打錯）。

　　還原：把檔案整理好，還回去（等于寫完作業(yè)，把作業(yè)收拾好，放回書包）。

　　這些工作，要不是小學(xué)生太調(diào)皮搗蛋，小朋友都能勝任，沒有任何的技術(shù)含量，對后期職業(yè)基本沒有任何幫助。本質(zhì)是坐在辦公室的工廠生產(chǎn)工人，不斷重復(fù)著簡單的操作，生產(chǎn)相應(yīng)的產(chǎn)品，完成產(chǎn)量。

　　項目周期

　　一般來說，檔案項目周期，短期項目3-4個月，長一點就5-8個月。A公司只是接了政府的一個項目，然后招人進去干活。一旦項目完成，就會解散所有員工。這就是為什么它本質(zhì)是臨時工的原因，沒有任何保證和發(fā)展前途。