文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來(lái)有我為大家整理出文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

　　文書(shū)檔案的整理工作主要包括分類(lèi)、立卷、排列和編目。

　　(1)分類(lèi)。分類(lèi)的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時(shí)間或來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類(lèi)。

　　(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問(wèn)題特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問(wèn)題進(jìn)行排列。

　　(4)編目。編目的類(lèi)型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類(lèi)別或保管期限來(lái)編制。

　　文書(shū)檔案

　　文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　由于這類(lèi)檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類(lèi)檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　也有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類(lèi)檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門(mén)檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　如何做好文書(shū)檔案管理工作

　　一、優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度存在著一定問(wèn)題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書(shū)檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來(lái)進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡(jiǎn)單易行，但由于所需整理存放的文書(shū)檔案數(shù)量過(guò)多，這樣進(jìn)行分類(lèi)太過(guò)于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書(shū)檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類(lèi)型進(jìn)一步分類(lèi)，最終使所有的文書(shū)檔案有序的得到存放。

　　在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過(guò)多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書(shū)管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書(shū)檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

　　在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過(guò)去對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類(lèi)的文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。

　　因此現(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作者，在工作過(guò)程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書(shū)檔案管理工作者要對(duì)文書(shū)檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過(guò)程中得到應(yīng)用。

　　三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

　　所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來(lái)發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖?。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中，將使文書(shū)檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書(shū)檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國(guó)文書(shū)檔案工作更加順利的進(jìn)行。

　　分類(lèi)方法：

　　1）保管期限——年度分類(lèi)法，即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。

　　2）保管期限——年度——問(wèn)題分類(lèi)法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，再在年度下按按問(wèn)題分類(lèi)。

　　3）問(wèn)題——年度——保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。

　　4）年度——保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)。

　　5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法，此為最常用的分類(lèi)方法。先將歸檔文件按年度分類(lèi)，其次按照各個(gè)部門(mén)分類(lèi)，最后按保管期限分類(lèi)。

　　保管

　　我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷(xiāo)毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷(xiāo)毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷(xiāo)毀檔案的監(jiān)銷(xiāo)制度。

　　編制

　　按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。

　　文書(shū)檔案整理與編目方法如下：

　　檔案整理的基本方法有兩種：

　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　二、文書(shū)材料的整理

　　文書(shū)材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。

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　　以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

　　1、分類(lèi)

　　按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)做好平時(shí)文書(shū)材料收集、分類(lèi)工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書(shū)材料按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)：

　?。?）分年度：將文書(shū)材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。

　　（2）分保管期限：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。

　?。?）分內(nèi)容（1、分類(lèi)別：將文件材料按立檔單位檔案分類(lèi)方案中確定的一級(jí)類(lèi)目和二級(jí)類(lèi)目分開(kāi)。2、分問(wèn)題：將文書(shū)材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題再詳細(xì)分開(kāi)。

　　2、組合（卷）

　　組合的基本要求：以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　3、編目

　?。?）卷內(nèi)文書(shū)材料排列

　　卷內(nèi)文書(shū)材料排列前，要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。

　　排列時(shí)，一般結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

　?。?）編頁(yè)號(hào)與蓋檔號(hào)章

　　卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢后，要在文書(shū)材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角。

　　整卷裝訂的案卷，如果文書(shū)材料與卷盒或者卷皮沒(méi)有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書(shū)材料首頁(yè)的右上方，加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書(shū)材料首頁(yè)的右上方加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖2所示。填寫(xiě)方法是：

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　目錄號(hào)：對(duì)每一本案卷目錄的編號(hào)。

　　案卷號(hào)：對(duì)每一個(gè)案卷所的編號(hào)。

　　件號(hào)：對(duì)案卷中每一份文書(shū)材料的編號(hào)。

　　文書(shū)檔案整理的新方法實(shí)際上是指檔案立卷時(shí)采用了件盒級(jí)而非原用的案卷級(jí)立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護(hù)的原則,

　　種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來(lái)進(jìn)行管理.

　　傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法(即案卷級(jí)立卷方法)是建國(guó)以來(lái)延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國(guó)之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國(guó)檔案制度的建立提供了借鑒.我們?cè)刚?qǐng)一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來(lái)我國(guó)傳授檔案學(xué)知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn),也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn).經(jīng)過(guò)數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合,形成了案卷級(jí)立卷方法.

　　在那個(gè)歷史背景下,采用這種方法,使我們國(guó)家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類(lèi)組卷,整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn),給檔案人員帶來(lái)了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門(mén)也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書(shū)檔案,國(guó)家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"(DA/T22-2000),中國(guó)科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書(shū)檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理.

　　我所從2003年開(kāi)始用新方法整理文書(shū)檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書(shū)檔案的過(guò)程,與大家探討交流一下.

　　文書(shū)檔案經(jīng)過(guò)立卷部門(mén)初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.

　　文書(shū)檔案自實(shí)行規(guī)則后,必須重新制定檔號(hào),我所檔號(hào)構(gòu)成如下:

　　檔號(hào)=檔案代號(hào)+年度+保管期限+(分類(lèi)號(hào)+順序號(hào))

　　舉例:

　　一,分類(lèi)調(diào)卷

　　我所文書(shū)檔案的分類(lèi)方案是按問(wèn)題分類(lèi),即綜合管理類(lèi),綜合統(tǒng)計(jì)類(lèi),規(guī)章制度類(lèi),黨群紀(jì)檢類(lèi),人事教育類(lèi),科研管理類(lèi),外事管理類(lèi),技條基建后勤管理類(lèi),安全保密類(lèi),公司管理類(lèi)十大類(lèi),能夠涵括我所所有事務(wù)活動(dòng).有些單位是按部門(mén)分類(lèi),這樣產(chǎn)生的后果是如果部門(mén)進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類(lèi)的連續(xù)性.

　　將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類(lèi)方案比對(duì)調(diào)整后,再按我所文書(shū)檔案保管期限表對(duì)每一類(lèi)中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.

　　二,裝訂

　　一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請(qǐng)示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來(lái)文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過(guò)在文件排序時(shí)就應(yīng)相對(duì)集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來(lái)的文件也可放在最后,不必改動(dòng)前面的檔號(hào).

　　在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂,若過(guò)厚,才采用三針?lè)ň€裝.

　　三,加蓋檔號(hào)章,編頁(yè)碼

　　在每一件的右上角加蓋文書(shū)檔案檔號(hào)專用章,填寫(xiě)其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號(hào),年度,室編件號(hào),機(jī)構(gòu)或問(wèn)題(分類(lèi)號(hào)),保管期限,館編件號(hào)六項(xiàng),這里著重是室編件號(hào)的填寫(xiě),室編件號(hào)一定要從不同分類(lèi),不同保管期限的最低一級(jí)順序從"1"開(kāi)始標(biāo)號(hào),比如永久保管綜合管理類(lèi)檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長(zhǎng)期保管綜合管理類(lèi)有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號(hào).

　　逐件從"1"編頁(yè)碼.

　　四,錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢.

　　五,檔案盒

　　根據(jù)不同分類(lèi)不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類(lèi)同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi),但某一分類(lèi)檔案過(guò)少時(shí)也可多個(gè)分類(lèi)的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類(lèi)號(hào).

　　六,備考表

　　將備考表填寫(xiě)好后放入每盒的最后頁(yè).

　　經(jīng)過(guò)上述五個(gè)步驟,一年的文書(shū)檔案就整理完畢了,顯而易見(jiàn),新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):

　　1.整理方便快捷.每件加蓋檔號(hào)章及用訂書(shū)釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來(lái)案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫(xiě)50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了.

　　2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對(duì)性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密.

　　3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類(lèi)檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯.

　　4.容易調(diào)卷.分類(lèi)錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問(wèn)題,案卷級(jí)組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級(jí)組卷時(shí),就只須改變一下排列件號(hào),相對(duì)容易了許多.

　　5.查閱方便.在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.

　　缺點(diǎn):新方法要求將檔號(hào)章直接蓋在檔案上,這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!

　　順序號(hào),表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計(jì)類(lèi)的第1件

　　分類(lèi)號(hào),表示綜合統(tǒng)計(jì)類(lèi)

　　保管期限

　　2005年度

　　文書(shū)檔案代號(hào)

　　文書(shū)檔案該如何分類(lèi)及管理？

　　1、保管期限—年度分類(lèi)法，即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。

　　2、保管期限—年度—問(wèn)題分類(lèi)法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，再在年度下按按問(wèn)題分類(lèi)。

　　3、問(wèn)題—年度—保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。

　　4、年度—保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)。

　　5、年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類(lèi)法，此為最常用的分類(lèi)方法。先將歸檔文件按年度分類(lèi)，其次按照各個(gè)部門(mén)分類(lèi)，最后按保管期限分類(lèi)。

　　進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。

　　維護(hù)完整有兩方面的含義：從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。

　　便于利用為全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見(jiàn)證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

　　通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。

　　在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

　　由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

　　文書(shū)檔案的管理是對(duì)具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開(kāi)展對(duì)文書(shū)檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書(shū)檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!

　　文書(shū)檔案管理細(xì)則一

　　第一條為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書(shū)檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條執(zhí)法文書(shū)是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書(shū)管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條各級(jí)水行政主管部門(mén)在執(zhí)法工作中形成的全部文書(shū)檔案均由本部門(mén)執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條水行政執(zhí)法文書(shū)檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書(shū)資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條各級(jí)水行政主管部門(mén)的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書(shū)檔案的日常管理工作。

　　第六條執(zhí)法文書(shū)檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動(dòng)中形成的文書(shū)資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書(shū)材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書(shū)材料范圍及分類(lèi);

　　1.水事案件類(lèi)：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場(chǎng)勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書(shū)，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書(shū)，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)，結(jié)案報(bào)告等;

　　2.行政復(fù)議類(lèi)(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書(shū)，行政復(fù)議申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書(shū)等，申請(qǐng)人撤回復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議裁定書(shū)、決定書(shū)，送達(dá)回證等;

　　3.行政訴訟類(lèi)：起訴書(shū)副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門(mén)提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書(shū)，判決書(shū)以及與案件有關(guān)的司法文書(shū)等;

　　4.統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(lèi)：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

　　5.法規(guī)文件類(lèi)：上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說(shuō)明、實(shí)施細(xì)則等，本部門(mén)制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6.其他類(lèi)：人民來(lái)信、來(lái)訪記錄及處理意見(jiàn)，水行政執(zhí)法活動(dòng)中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等。

　　(四)檔案管理人員在接收文書(shū)檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對(duì)已接收的材料應(yīng)根據(jù)類(lèi)別、保存期限分別在檔案目錄冊(cè)上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條執(zhí)法文書(shū)檔案的整理與保管

　　(一)按照類(lèi)別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類(lèi)別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條執(zhí)法文書(shū)檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書(shū)檔案。其他部門(mén)需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條各區(qū)縣水行政主管部門(mén)，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。

　　文書(shū)檔案管理細(xì)則二

　　1、文書(shū)立卷

　　每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目，根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開(kāi)。

　?、诜旨?jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。

　?、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。

　　④分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

　?、莘制谙?。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

　　在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱、文件往來(lái)機(jī)關(guān))，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　案卷正式確定下來(lái)后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào);填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。

　　4、檔案統(tǒng)計(jì)

　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

　　文書(shū)檔案管理細(xì)則三

　　為了貫徹落實(shí)國(guó)家《檔案法》、中國(guó)科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書(shū)檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項(xiàng)工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國(guó)家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.

　　一、文書(shū)檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)(即各處、室職能部門(mén))整理歸檔制度.

　　2.由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人(以下稱為文書(shū)兼職檔案員)管理本部門(mén)形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書(shū)檔案管理職責(zé)

　　1.文書(shū)檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)本所文書(shū)檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開(kāi)展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負(fù)責(zé)本所文書(shū)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作,定期向上級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案.

　　三、文書(shū)檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門(mén)工作業(yè)務(wù),掌握文書(shū)歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、積累,對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動(dòng)做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類(lèi)目及時(shí)"對(duì)號(hào)入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認(rèn)真做好本部門(mén)文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時(shí)移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的、并已辦理完畢、具有保存價(jià)值的的、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類(lèi)整理.

　　2.各職能部門(mén)平時(shí)建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書(shū)檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書(shū)檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書(shū)材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡(jiǎn)稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種.永久為50年以上,長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1凡是反映本所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本所、對(duì)社會(huì)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問(wèn)題形成的文件材料,召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料,重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù),計(jì)劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.

　　3.2凡是反映本所一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管.它主要包括:本所科研、管理活動(dòng)中形成的一般工作問(wèn)題的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.3凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本所有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門(mén)一般事務(wù)性的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.4根據(jù)本所各職能部門(mén)管理工作實(shí)際,文書(shū)檔案按問(wèn)題歸納為六大類(lèi):⑴綜合管理類(lèi),⑵黨群工作類(lèi),⑶人事教育類(lèi),⑷科研管理類(lèi),⑸基建資財(cái)類(lèi),⑹后勤企業(yè)類(lèi).

　　六、文書(shū)檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.

　　3.整理方法

　　3.1本所文書(shū)檔案分類(lèi)方案采用"年度m問(wèn)題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期.

　　3.2歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖紙等一冊(cè)(本)為一件;來(lái)文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后.

　　3.4歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5歸檔文件的排列方法,在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合文件形成時(shí)間順序排列.

　　3.6歸檔文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件編制室編件號(hào).根據(jù)分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目,按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注.

　　3.7歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對(duì)同一問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9責(zé)任者:填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.

　　3.10文號(hào):體系文件的發(fā)文字號(hào).填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.

　　3.11題名:填寫(xiě)文件標(biāo)題.文件沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充,并外加"[]".會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí),應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和重要內(nèi)容.

　　3.12日期:填寫(xiě)文件形的成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開(kāi),如2006-01-09.

　　3.13頁(yè)數(shù):填寫(xiě)每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù).計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面位一頁(yè),空白頁(yè)不計(jì).

　　3.15備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況.

　　3.16備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況,并填寫(xiě)歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17不同歸檔年度、不同類(lèi)別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目.

　　3.19歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫(xiě)"年度歸檔文件整理說(shuō)明".

　　七、文書(shū)檔案的歸檔

　　1.文書(shū)檔案由各部門(mén)兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時(shí)間:歸檔部門(mén)應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時(shí),應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門(mén)和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗(yàn)收.

　　4.文書(shū)檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類(lèi)與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書(shū)檔案的保管和利用

　　1.本所各類(lèi)文書(shū)檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門(mén)要配置適宜檔案安全保存的專用庫(kù)房,落實(shí)"八防"措施,保持庫(kù)房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點(diǎn)庫(kù)存檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理解決.

　　4.建立必要的文書(shū)檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺(jué)遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛(ài)護(hù)檔案,自覺(jué)維護(hù)檔案本來(lái)面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作或退休時(shí),必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).

　　九、文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

　　1.根據(jù)文書(shū)檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.

　　2.文書(shū)檔案必須經(jīng)文書(shū)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷(xiāo)毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷(xiāo)毀,須編制銷(xiāo)毀清冊(cè);銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字.

　　十、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門(mén)預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評(píng)比.對(duì)能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時(shí)完成文書(shū)整理歸檔工作的部門(mén)和兼職檔案員,予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì).

　　2.凡沒(méi)有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門(mén)及個(gè)人,取消年終評(píng)先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報(bào)人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細(xì)則適用于本所文書(shū)檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細(xì)則與上級(jí)檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時(shí),按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行.

　　如何進(jìn)行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。

　　文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類(lèi)原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　二、檔案的分類(lèi)和大類(lèi)設(shè)置辦法

　　(一)大類(lèi)的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類(lèi)，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

　　(二)各類(lèi)內(nèi)檔案的分類(lèi)辦法

　　1、文書(shū)檔案分類(lèi)有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類(lèi)法，即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類(lèi)比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對(duì)本級(jí))的材料組合在一起;將本單位各部門(mén)及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開(kāi)，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。

　　此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類(lèi)法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問(wèn)題分類(lèi)法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。再在年度下按按問(wèn)題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類(lèi)，此種分類(lèi)法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。

　　以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級(jí)別分類(lèi)，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類(lèi)目中。此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(3)問(wèn)題---年度----保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每各問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。此種分類(lèi)法只適合于按十大類(lèi)分類(lèi)的企業(yè)單位(如自來(lái)水公司)，此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一問(wèn)題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(4)年度---保管期限分類(lèi)法。即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)，此種分類(lèi)法我縣只有中國(guó)銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類(lèi)----保管期限---年度分類(lèi)法。

　　3、科技檔案采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。

　　4、會(huì)計(jì)類(lèi)檔案分類(lèi)有2種方法

　　(1)采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類(lèi)別---保管期限的分類(lèi)方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(lèi)(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類(lèi)內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類(lèi)目時(shí)，音像類(lèi)可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法。電子類(lèi)可分為磁帶、光盤(pán);

　　7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類(lèi)法-，實(shí)物類(lèi)可分為榮譽(yù)類(lèi)、紀(jì)念品(禮品)類(lèi)、印信類(lèi)，也可以分為可折疊類(lèi)和不可折疊類(lèi)等。

　　8、圖書(shū)資料按照類(lèi)別---年度分類(lèi)法。圖書(shū)資料類(lèi)別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(hào)(全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)(件號(hào))、頁(yè)號(hào))的編制

　　(一)全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.

　　(二)目錄號(hào)編制。填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》編制分類(lèi)方案的單位，可填寫(xiě)類(lèi)別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類(lèi)別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類(lèi)別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

　　1、一級(jí)類(lèi)目的目錄號(hào)采用其類(lèi)目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即W代表文書(shū)檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門(mén)類(lèi)很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

　　3、目錄號(hào)編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)y1代表永久類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長(zhǎng)期(或30年)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號(hào)、頁(yè)號(hào)

　　1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類(lèi)體系的最低一級(jí)類(lèi)目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫(xiě)案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫(xiě)件號(hào)(填寫(xiě)在順序號(hào)欄)和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫(xiě)案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類(lèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)件號(hào)。

　　3、頁(yè)號(hào)是填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門(mén)形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

　　若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類(lèi)科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類(lèi)方案，分類(lèi)層次清楚，類(lèi)、項(xiàng)、目概念明確，并列的類(lèi)別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　　(2)按專門(mén)年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門(mén)年度組卷。

　　(3)沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類(lèi)。

　　(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

　　B.來(lái)源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤(pán)等與內(nèi)容相關(guān)的文書(shū)檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說(shuō)明。在按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類(lèi)中，今年亦歸入同一類(lèi)中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。

　　A、文書(shū)檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開(kāi)。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：

　　一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開(kāi)的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來(lái)比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來(lái)考慮。

　　(2)定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

　　一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見(jiàn)等文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。

　　五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門(mén)自己形成的，僅反映一個(gè)部門(mén)或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。

　　六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門(mén)制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)時(shí)要注意以下幾點(diǎn):

　　一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。

　　二是應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年

　　B、會(huì)計(jì)檔案。

　　(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

　　(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

　　(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

　　(4)其他類(lèi)：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年。

　　C、科技檔案?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。

　　E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。