如何進行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

　　全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設置辦法

　?。ㄒ唬┐箢惖脑O置原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

　?。ǘ└黝悆葯n案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　檔案整理錄入

　?。?）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系（針對本級）的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

　　此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　（2）保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題（如綜合、政工、業(yè)務）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農業(yè)發(fā)展銀行）。

　　以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

　?。?）問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　?。?）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會計類檔案分類有2種方法

　　（1）采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

　?。?）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

　　三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

　?。ㄒ唬┤谔柕木幹迫谔柼顚憴n案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

　?。ǘ┠夸浱柧幹?。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。

　　每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案（如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）;J代表科技檔案;K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3）;X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

　　2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

　　3、目錄號編制示例

　　業(yè)務檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務檔案;Y2代表長期（或30年）類的業(yè)務檔案;y3代表短期（或10年）類的業(yè)務檔案。

　?。ㄈ┌妇恚┨?、頁號

　　1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

　　如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

　　3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

　　四、檔案整理的質量要求：

　?。ㄒ唬┙M合（卷）要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

　　若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

　　2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內在聯系。

　　A.時間聯系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　?。?）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

　?。?）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。

　?。?）沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。

　?。?）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

　　B.來源聯系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。

　　單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。

　?。?）永久保存的.文件有以下八個重要方面：

　　一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組（黨委）會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。

　　四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。

　　五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料。

　　七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　?。?）定期保管的文書檔案主要包括：

　　一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。

　　二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。

　　三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。

　　五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。

　　六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料（包括一般性的會議文件材料），這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。

　　八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

　　九是下級機關報送的年度或年度以上計劃（含長遠規(guī)劃）、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

　　（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:

　　一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。

　　二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴（政策法規(guī)、方針性文件）,部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

　　B、會計檔案。

　?。?）會計憑證：保管15年。

　?。?）會計帳?。含F金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。

　　（3）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。

　?。?）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年。

　　C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實物檔案：永久。

　　F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

　　檔案錄入工作規(guī)范

　　紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005

　　1范圍

　　本標準規(guī)定了紙質檔案數字化的主要技術要求。

　　本標準適用于用掃描儀對各種紙質檔案的數字化加工處理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

　　GB／T 17235.1連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮編碼

　　GB／T 17235.2連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮編碼

　　GB／T 18894?2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　ITU（CCITT）G3二值圖像壓縮算法

　　ITU（CCITT）G4二值圖像壓縮算法

　　DA／T18?1999檔案著錄規(guī)則

　　檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國家檔案局檔發(fā)[2001]6號

　　3術語和定義

　　下列術語和定義適用于本標準。

　　3.1

　　數字化Digitization

　　用計算機技術將模擬圖像轉換為數字圖像的處理過程。

　　3.2

　　紙質檔案數字化Digitization of Paper?Based Records

　　對普通（黑色字跡清晰）的油印、鉛印、膠印等印刷件或復印件紙質檔案進行數字化及應用的過程。

　　3.3

　　數字圖像Digital Image

　　表示景物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣一連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

　　3.4

　　黑白二值圖像Binary Image

　　只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。

　　3.5

　　連續(xù)色調靜態(tài)圖像Continuous?tone Still Image

　　以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字

　　圖像。

　　3.6

　　失真度Distortion Measure

　　對檔案原件進行數字化轉換后，在同等測試環(huán)境下，數字圖像與檔案原

　　件色彩、幾何、壓縮算法等差值。

　　3.7

　　可懂度intelligibility

　　表示數字圖像向人或機器提供信息的能力。

　　3.8

　　清除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表現。

　　3.9

　　分辨率Resolution

　　指單位長度內圖像包含的點數或像素數。

　　3.10

　　TIFF Tagged Tmage File Format

　　標記圖像文件格式。一種基于標記的無損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應用程序之間和計算機平臺之間交換文件。因為它存儲圖像細微層次的信息非常多，圖像的質量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復制儲存。

　　3.11

　　JPEG Joint photographic Experts Group

　　聯合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計算機平臺和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質量多數情況下均可接受?？紤]儲存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復制儲存。

　　4數字化基本流程

　　紙質檔案數字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序。

　　4.1案卷整理

　　對需要掃描的案卷進行適當整理，做出標識。

　　4.2目錄建庫

　　為數字化的檔案檢索而建立必要的目錄數據庫。

　　4.3批量掃描

　　按照檔案數字化具體任務的整體安排按計劃分批次進行掃描。

　　4.4數據處理

　　4.4.1對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。

　　4.4.2對裸數據進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉換、邏輯分盤處理、添加說明性文件，以及數據的掛接、檢驗、上載、質量檢查和備份。

　　4.5信息存儲

　　根據不同的掃描圖像選擇適當數據格式、編碼方式和存儲介質對信息進行保存。

　　4.6檢索利用

　　按用戶需求提供檢索利用。

　　5案卷整理

　　在批量掃描之前，按下述步驟對案卷進行整理，確保檔案數字化質量。

　　5.1分件

　　5.1.1把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。

　　5.1.2在掃描件中將大圖、照片插入指示頁，便于掃描工序批量掃描，實際圖像放在圖像處理時進行重掃，替換指示頁。

　　5.1.3填寫《數據加工過程處理單》（見附錄A），對需要特殊處理的頁，標識清楚。

　　5.2分頁

　　對批量掃描前的檔案進行頁號、件號的標注。如在標注中與原檔案中的件數、頁號不一致，應以此為準。

　　5.3拆卷

　　去除檔案中原來的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進行。

　　5.4裝卷

　　按檔案保管要求恢復原裝訂。

　　6建目錄庫

　　6.1目錄著錄

　　根據DA／T18確定檔案著錄項，并進行著錄。

　　6.2數據格式選擇

　　所選定的數據格式通用，應能直接或間接與DBF文件格式或通過XML文

　　檔進行數據交換。

　　6.3目錄輸入

　　將著錄好的目錄輸入計算機內，建立機讀目錄數據庫。

　　7批量掃描

　　7.1掃描方式

　　紙質檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調圖像兩種方式。

　　7.1.1頁面為單色文字的紙質檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調圖像掃描。

　　7.1.2字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調圖像掃描。

　　7.2分辨率選擇

　　7.2.1單色頁面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。

　　7.2.2彩色頁面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數值進行。

　　7.2.3大幅面檔案文件，如工程圖紙、報紙等尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（如A0）、大幅面數碼平臺、縮微照像后膠片數字轉換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應選擇1OOdpi以上。

　　7.2.4需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準。

　　7.3特殊頁面的掃描

　　7.3.1粘貼頁與表格

　　對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決

　　7.3.2一般文本流程圖

　　采用適當的分辨率掃描及局部深化技術，確保文本流程圖清晰。同時采用不同設備滿足文本流程圖的掃描工作。

　　7.3.3插圖

　　采用高分辨率灰度或彩色掃描技術將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。

　　7.3.4照片

　　對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時可避免圖像存儲空間過大。

　　7.4文件命名方式

　　7.4.1建立文件夾

　　掃描時文件夾的建立應按檔案實體分級建立，其中的每一份文件也需要單獨建立文件夾。

　　7.4.2文件夾命名方法，以檔案實體中的檔號命名，一般為3位數，不足3

　　位數的左邊補“0”。

　　8數據處理

　　8.1圖像處理

　　8.1.1糾偏

　　對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，保證數字圖像的偏斜角度小于1度。（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）。

　　8.1.2去污

　　去除數字圖像中影響可懂度的雜質。檔案數字化圖像的去污，應遵循在不影響可懂度的前提下展現原貌的原則。

　　8.1.2.1局部去污，如去除黑邊、污點。

　　8.1.2.2整體去污，可一次性去除頁面上的污漬。

　　8.1.3拼接

　　為保證檔案數字化圖像的整體性，對幅面分離的數字圖像進行拼接。

　　8.1.4校對

　　8.1.4.1一次校對，檢查掃描完的圖像質量情況，對不合格的圖像進行標記退回重新掃描。

　　8.1.4.2糾錯處理，根據一次校對中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質

　　量等問題，結合《數據加工過程處理單》（見附錄A）情況，對每份圖像進行相應的處理。

　　8.1.4.3二次校對，對一次校對及數據處理后的數字圖像再次進行檢查，并

　　標記圖像處理過程中不清晰的頁面。不合格的退回重新處理。

　　8.2數據質量檢查

　　8.2.1文字錄入質量

　　對錄入域清單上所標明的各著錄項的文字錄入進行正確率控制，保證錯誤率低于3‰。

　　8.2.2圖像質量

　　對紙質文件掃描后形成的圖像文件進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質量。

　　保證掃描后的數字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應各種紙張和手寫、印刷字的情況。

　　8.3數據掛接

　　檔案條目數據與圖像文件的對應準確程度的控制。

　　在生成裸數據光盤之前，根據資料整理信息、掃描前的標引信息及卷內文件頁號信息核查圖像文件總數是否與實際文件數相等，如不相等則不能生成裸數據光盤，可打印出清單，回退給圖像處理人員補掃。

　　8.4數據檢驗

　　8.4.1將裸數據進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉換、邏輯分盤處理、添加說明性文件。

　　8.4.2對數據進行檢驗，給出合格或不合格結論。

　　8.4.3將數字加工后的數據轉換為裸數據光盤格式，拷貝到活動硬盤上。

　　8.4.4系統(tǒng)應自動記錄檢驗進度。

　　8.5數據上載

　　檔案數字化各工序的數據通過網絡及時上載到數據服務器端匯總，其中數字圖像自動搜索對應的目錄數據，加入對應的電子地址數字圖像文件名，建立起一一對應的關系。

　　8.6數據備份

　　定期對服務器的各類數據進行備份，防止數據丟失。

　　9信息存儲

　　以JPEG數字壓縮編碼或TIFF國際通用標準格式。采用國際標準的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁編號后分頁存儲。

　　數字圖像的存儲管理應保持原紙質檔案的保管模式對應存儲。

　　9.1壓縮存儲格式

　　檔案數字圖像格式采用TIFF和JPEG數字壓縮編碼。

　　9.1.1黑白二值圖像

　　黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr）為15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率（Cr）為3 O：1。

　　9.1.2連續(xù)色調靜態(tài)圖像

　　連續(xù)色調靜態(tài)圖像采用JPEG數字壓縮編碼，平均壓縮率（cr）為15：1。

　　9.2編碼方式

　　應盡是采用實時操作性強的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質量；無失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下

　　宜采用國際通用編解碼算法。

　　9.3存儲方式與載體

　　可選用在線和離線、不同載體進行存儲。

　　10檢索利用

　　10.1檢索利用方式

　　檔案數字圖像檢索利用可采用單機、局域網和互聯網三種方式。

　　局域網中傳輸利用，應保證數據在內部局域網10Base?T帶寬下，平均1秒內顯示響應完成?；ヂ摼W中傳輸利用，互聯網56Kbit／s帶寬下，平均5秒內顯示響應完成。為此要求一般每頁檔案數字圖像的存儲容量為50K以內。

　　10.2檢索軟件配置

　　檢索軟件應符合國家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項要求。檢索軟件應具備目錄檢索與檔案數字圖像方便調閱的基本功能。

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理

　　1、系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調整

　　對于已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

　　3、全過程整理

　　檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　檔案整理工作的重要意義：

　　它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：

　?。?）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；

　?。?）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。

　　對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；

　　（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；

　?。?）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；

　　（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內；

　?。?）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發(fā)文機關、內容、文種三部分構成；

　　（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；

　?。?）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

　　如何整理檔案

　　法律分析：

　　1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

　　7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　法律依據：

　　《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條下列會計資料應當進行歸檔：

　?。ㄒ唬嫅{證，包括原始憑證、記賬憑證；

　?。ǘ嬞~簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

　?。ㄈ┴攧諘媹蟾妫ㄔ露?、季度、半年度、年度財務會計報告；

　　（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　出納檔案整理的方法有哪些？

　?。?）分類。出納檔案應按經濟業(yè)務的性質和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據進行刪除。

　　（2）裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。

　?。?）成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經辦人員等詳細內容，并加蓋單位公章和經辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強調的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式（如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬）或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數和記賬人員簽單等，并加蓋公章。