文書檔案的歸檔整理規(guī)則

　　文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。以下我為大家整理了文書檔案管理規(guī)定，希望對大家有所幫助！

　　第一條為了加強建設銀行文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的，具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。

　　第三條建設銀行文書檔案的收集范圍包括：

　　1、本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動的文件材料；

　　2、上級行和上級黨政機關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級行報送的具有查考利用價值的文件材料；

　　4、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。

　　第四條各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料，均應由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個人都不得據(jù)為己有，以維護建設銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級建設銀行應實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度，檔案部門負責對立卷工作進行業(yè)務指導和檢查督促。

　　第六條各立卷部門應指定人員負責文書立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應及時將全部文件材料交文書立卷人員，由文書立卷人員負責整理立卷，并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。移交時，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料，均應齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應分開立卷。

　　3、行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，可放在復文年立卷；未作批復的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)期的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；各類案件放在結(jié)案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應按下述要求進行排列：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的.案卷，應在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷應在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。

　　7、歸檔的每一案卷均應填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門留底，另一份交檔案部門作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應放置備考表，用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。

　　8、案卷封皮應逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的張頁應進行托裱，寬大的張頁應折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁應加寬邊。案卷采用三點一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應逐件用細線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門留存，另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。

　　第九條本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作，比照本行職能部門辦理。本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書部門或本行業(yè)務管理部門一并立卷歸檔。

　　第十條文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對不易判定保管期限的檔案材料，應按照宜長不宜短的原則進行保管。

　　第十一條凡是反映本級行主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的，對本級行各項工作和經(jīng)濟建設、歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表；機構(gòu)演變，本級行領導人任免的文件材料等。

　　2、上級機關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級行工作活動，在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行處理一般工作問題形成的文件材料，一般會議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行一般事務性的文件材料。

　　2、上級機關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　4、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　第十四條文書檔案的保管期限應從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。

　　第十五條各級行檔案部門對所接收的案卷應進行審核把關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的案卷應退立卷部門重新加工整理。

　　第十六條各級行檔案部門應以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點，選擇年度——組織機構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。所用的分類方法應保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動。

　　第十七條案卷的排列應以檔案分類方法為基礎，按照不同的保管期限分別排列入庫。案卷排列方法應統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號。

　　第十九條案卷目錄應區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號。在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不能重復。

　　第二十條各級行檔案部門應充分利用檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料，主動為機關(guān)各項工作服務。

　　第二十一條各級行檔案部門應努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準確。

　　第二十二條各級行檔案部門應根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級行應定期向當?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時間、范圍和進館要求，按照當?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對超過保管期限的文書檔案，應由本行檔案部門按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級建設銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負責解釋。補充、修改時同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。;

　　法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局，中央和國家機關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學檔案學院：檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準為推薦性行業(yè)標準，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標準目錄中可查到該標準全文內(nèi)容。

　　法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》4整理原則

　　4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　4.2歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

　　4.4歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　現(xiàn)行公文整理歸檔的規(guī)定是

　　歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　2012年印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。

　　公文整理歸檔是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對其中有查考保存價值的文件，按照他們在形成過程中的自然規(guī)律和特點，進行分類、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過程。

　　公文格式，即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應準確掌握和使用。

　　公務員事業(yè)編考試備考，詳情了解：

　　工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

　　1）歸檔應符合下列規(guī)定：

　?、贇w檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程

　?、跉w檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

　　2）歸檔時間應符合下列規(guī)定：

　　文書檔案的歸檔整理規(guī)則

　　1）根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　　2）勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設單位歸檔。

　　3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

　　4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

　　5）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

　　工程管理文件資料分類：

　　1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

　　2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

　　3）行政文件，歸綜合管理部；

　　4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

　　以上內(nèi)容參考：百度百科-建設工程文件歸檔整理規(guī)范

　　文書檔案的歸檔整理規(guī)則

　　機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。

　　以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

　　實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。

　　采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。

　　同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

　　實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。